Aplicar um orçamento de fornecedor ao próprio orçamento, com margem

Quando se adquirem serviços a terceiros para um evento — técnica de som, um segundo catering, pessoal de serviço de uma agência —, o fornecedor envia um orçamento. Até agora, as linhas desse orçamento eram escritas à mão no orçamento próprio e a margem era calculada de cabeça.

Agora faz-se em três passos, diretamente no documento.

1. Carregar o orçamento

Abrir o orçamento (ou a fatura) onde o serviço subcontratado deve entrar: abrir o evento, separador Documentos, clicar no documento. O botão Orçamento de fornecedor só se encontra aí, no editor de documentos, entre a seleção de linhas e a lista de linhas — e apenas enquanto o documento for um rascunho. Se o documento for criado a partir do separador Reservas, permanece-se na página Reservas; abrir depois o documento através do separador Documentos.

• Na janela, arrastar o orçamento do fornecedor ou selecioná-lo: PDF, JPG, PNG ou WebP. Uma fotografia tirada com o telemóvel é suficiente.
• Não é possível ler fotografias HEIC (a predefinição do iPhone). Definir a câmara para «Mais compatível» ou carregar um JPG.
• Em seguida, o orçamento é lido. Demora um momento. A janela pode ser fechada — o processamento continua e, na próxima vez que for aberta, o botão indica quantos orçamentos aguardam aplicação.

Se não for possível ler um orçamento, isso aparece na mesma janela e pode clicar-se em Tentar novamente.

2. Verificar as linhas e definir a margem

Na janela de verificação, o original aparece à esquerda e, à direita, cada linha lida:

• Designação, quantidade e unidade como no orçamento do fornecedor
• Despesa (sem IVA) — o preço do fornecedor é o preço de compra
• Margem em %
• Venda (sem IVA) — o que daí resulta para o cliente

Acima da lista há um campo para a Margem em %, que vale para todas as linhas. O último valor utilizado vem pré-preenchido.

Se a margem for alterada numa linha individual, essa linha deixa de ser afetada a partir daí — o campo de cima já não a altera. A linha fica identificada em conformidade.

As linhas desnecessárias desmarcam-se simplesmente.

Quando falta um preço

Nunca se adivinha um preço. Em vez disso, a linha é assinalada e a decisão cabe ao utilizador:

• «Nenhum preço sem IVA detetado» — no orçamento só constavam preços com IVA ou a digitalização estava ilegível. Introduzir o preço de compra manualmente.
• «Dedução detetada» — constava aí uma linha de desconto ou de nota de crédito com valor negativo. Esta não é aplicada como preço de compra; verificar como a representar no documento.
• Se o orçamento estiver emitido numa moeda diferente daquela em que o workspace calcula, a aplicação fica bloqueada. Criar então as linhas manualmente.

3. Aplicar

Aplicar acrescenta as linhas selecionadas no fim do documento. Cada linha contém:

• o preço de venda como preço unitário
• o preço de compra do fornecedor como Despesa

É precisamente por isso que a despesa e a margem de contribuição do documento ficam corretas sem qualquer retrabalho. Depois, o texto, a quantidade e os preços podem ser editados como em qualquer outra linha.

A aplicação é tudo ou nada: se algo correr mal, nenhuma linha chega ao documento.

Bom saber

• Só em rascunhos. Assim que um documento é enviado, aceite ou pago, as suas linhas ficam bloqueadas — o botão deixa de aparecer.
• Um orçamento não é uma fatura. Um orçamento de fornecedor aplicado não movimenta nenhum envelope do orçamento interno nem cria qualquer despesa. É apenas uma indicação de preço. A fatura de fornecedor posterior regista-se como habitualmente no separador Finanças do evento.
• A mesma linha só entra uma vez no mesmo documento. Num segundo documento — por exemplo, a fatura correspondente ao orçamento — pode ser aplicada novamente.
• Se uma linha aplicada for eliminada, o orçamento volta automaticamente a contar como «aguarda aplicação».
• Permissão e plano. É necessária a permissão para editar documentos financeiros e o plano Core ou superior. O botão é visível mesmo sem o plano adequado; nesse caso, porém, não é possível carregar nem aplicar um orçamento.