Reprendre un devis fournisseur avec majoration dans votre propre devis

Lorsque vous achetez des prestations pour un événement (sonorisation, un second traiteur, du personnel de service d’une agence), le fournisseur vous envoie un devis. Jusqu’ici, vous deviez saisir ses lignes à la main dans votre propre devis et calculer la majoration de tête.

C’est désormais possible en trois étapes, directement dans le document.

1. Importer le devis

Ouvrez le devis (ou la facture) dans lequel la prestation externe doit figurer : ouvrez l’événement, onglet Documents, puis cliquez sur le document. Le bouton Devis fournisseur se trouve uniquement là, dans l’éditeur de document, entre la sélection des lignes et la liste des lignes, et seulement tant que le document est un brouillon. Si vous créez le document depuis l’onglet Réservations, vous restez sur la page des réservations ; ouvrez ensuite le document via l’onglet Documents.

• Dans la fenêtre, glissez le devis de votre fournisseur ou sélectionnez-le : PDF, JPG, PNG ou WebP. Une photo prise avec votre téléphone suffit.
• Nous ne pouvons pas lire les photos HEIC (le réglage par défaut de l’iPhone). Réglez l’appareil photo sur « Le plus compatible » ou importez un JPG.
• Nous lisons ensuite le devis. Cela prend un moment. Vous pouvez fermer la fenêtre : nous continuons, et à la prochaine ouverture, le bouton indique combien de devis attendent encore d’être repris.

Si nous n’avons pas pu lire un devis, vous le voyez dans la même fenêtre et pouvez cliquer sur Réessayer.

2. Vérifier les lignes et définir la majoration

Dans la fenêtre de vérification, l’original s’affiche à gauche et chaque ligne lue à droite :

• Désignation, Quantité et unité comme dans le devis du fournisseur
• Dépenses (HT) : son prix est votre prix d’achat
• Majoration en %
• Vente (HT) : ce que cela devient pour votre client

Au-dessus de la liste, un champ Majoration en % s’applique à toutes les lignes. La dernière valeur utilisée est préremplie.

Si vous modifiez la majoration d’une seule ligne, celle-ci reste ensuite inchangée : le champ du haut ne la modifie plus. La ligne est signalée en conséquence.

Décochez simplement les lignes dont vous n’avez pas besoin.

Lorsqu’un prix manque

Nous ne devinons jamais un prix. À la place, nous signalons la ligne et c’est vous qui décidez :

• « Aucun prix HT détecté » : le devis ne contenait que des prix TTC ou le scan était illisible. Saisissez vous-même le prix d’achat.
• « Déduction détectée » : il s’agissait d’une ligne de remise ou d’avoir avec un montant négatif. Nous ne la reprenons pas comme prix d’achat ; déterminez comment vous souhaitez la faire figurer dans votre document.
• Si le devis est établi dans une autre devise que celle de votre workspace, la reprise est bloquée. Créez alors les lignes à la main.

3. Appliquer

Appliquer ajoute les lignes sélectionnées à la fin de votre document. Chaque ligne comporte :

• votre prix de vente comme prix unitaire
• le prix d’achat du fournisseur comme dépense

C’est précisément pour cela que les dépenses et la marge contributive du document sont ensuite justes, sans retouche. Vous pouvez ensuite modifier le texte, la quantité et les prix comme pour n’importe quelle autre ligne.

La reprise est du type tout ou rien : en cas de problème, aucune ligne n’est ajoutée au document.

Bon à savoir

• Uniquement sur les brouillons. Dès qu’un document est envoyé, accepté ou payé, ses lignes sont figées : le bouton n’apparaît plus.
• Un devis n’est pas une facture. Un devis fournisseur repris ne déplace aucune enveloppe budgétaire et ne crée aucune dépense. Il s’agit d’une indication de prix. Vous saisissez comme d’habitude la facture fournisseur ultérieure dans l’onglet Finances de l’événement.
• La même ligne n’est ajoutée qu’une seule fois dans un même document. Vous pouvez la reprendre à nouveau dans un second document, par exemple la facture correspondant à votre devis.
• Si vous supprimez une ligne reprise, le devis est automatiquement considéré de nouveau comme « en attente de reprise ».
• Autorisation et formule. Vous avez besoin de l’autorisation de modifier les documents financiers et de la formule Core ou supérieure. Le bouton est visible même sans formule adaptée, mais il n’est alors pas possible d’importer ni de reprendre un devis.