Créer, envoyer et clôturer des commandes fournisseurs

Si vous vous approvisionnez en ingrédients, en décoration ou en équipement auprès de fournisseurs externes, Univents regroupe automatiquement les lignes de réservation concernées par fournisseur et en fait une commande prête à être envoyée, avec heure de livraison, interlocuteur et PDF. Cet article s’adresse à toutes les personnes qui gèrent dans un événement des réservations impliquant des fournisseurs externes, de l’envoi jusqu’à la réception de marchandises.

La vidéo montre comment enregistrer la réception de marchandises, gérer les stocks minimaux, envoyer des réapprovisionnements aux fournisseurs et reprendre des devis de fournisseurs.

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Vous retrouvez également les différentes étapes ci-dessous, à lire à votre rythme.

Prérequis : renseigner le fournisseur sur le produit

Univents regroupe les commandes selon le fournisseur renseigné sur chaque produit.

1. Ouvrez Inventaire > Catalogue, sélectionnez le produit et passez à l’onglet Back-office à gauche.
2. Dans la section Notifications et fournisseurs, saisissez le contact approprié dans le champ Fournisseur.
3. Si le fournisseur n’existe pas encore en tant que contact, créez-le d’abord sous Contacts.

Les produits sans fournisseur renseigné se retrouvent plus tard dans le groupe Sans fournisseur et ne peuvent pas être envoyés directement.

Renseigner la référence article du fournisseur

Juste sous le fournisseur, vous trouvez le champ Réf. chez le fournisseur. Vous y saisissez le numéro sous lequel ce fournisseur référence l’article dans son catalogue, et non votre propre référence article.

L’intérêt apparaît à l’envoi : sur la commande, la ligne porte alors le numéro que connaît le fournisseur, qui n’a pas besoin de rechercher l’article à partir du nom du produit. Sans saisie, rien ne change : c’est alors votre propre référence article qui s’affiche.

Où le numéro apparaît :

Deux astuces qui vous font gagner du temps :

• L’intégrer directement à l’import. Le modèle Excel de l’inventaire contient la colonne Référence article fournisseur. Si la colonne porte un autre nom dans la liste de prix de votre fournisseur, par exemple « numéro de commande », l’import la reconnaît quand même automatiquement. Détails sous Importer des produits.
• Une saisie ultérieure prend effet immédiatement. Si vous saisissez le numéro seulement après la création d’une commande, il apparaît automatiquement à la prochaine ouverture de l’aperçu et du PDF.

Envoyer une commande depuis l’événement

1. Ouvrez l’événement et passez à la section Réservations.
2. La section Commandes fournisseurs est toujours visible, que vous ayez ou non généré une liste de production au préalable. Tant qu’aucune ligne avec un fournisseur renseigné n’est réservée, elle affiche un bref message à la place des groupes de commande.
3. Cliquez sur Envoyer à [Fournisseur] pour un groupe de fournisseur, ou utilisez Envoyer toutes les ouvertes pour expédier d’un coup tous les groupes ouverts.

Une pastille de statut indique l’état de chaque commande :

Après l’envoi, Univents vous indique honnêtement si l’e-mail est bien arrivé chez le fournisseur : par exemple, si aucune adresse e-mail n’est renseignée, la confirmation le signale au lieu d’afficher un simple « Envoyé » générique.

Définir l’heure de livraison, l’interlocuteur et l’adresse de livraison

1. Cliquez sur Modifier les détails de la commande pour un groupe de fournisseur.
2. Renseignez Livraison et Enlèvement (date + heure).
3. Pour l’Interlocuteur, choisissez une personne de votre équipe ou saisissez librement un nom ; ajoutez si besoin le numéro de Téléphone.
4. Si nécessaire, saisissez une Adresse de livraison différente ; sans saisie, Univents utilise automatiquement le lieu de l’événement.

Toutes les informations enregistrées apparaissent automatiquement dans l’e-mail au fournisseur et dans le PDF. Si une commande a déjà été envoyée, les champs sont en lecture seule : renvoyez la commande pour que les modifications soient prises en compte.

Comment le fournisseur confirme lui-même

L’e-mail de commande contient un lien personnel vers le portail partenaire Univents : le fournisseur n’a besoin ni de mot de passe ni de compte Univents.

1. Le fournisseur ouvre le lien de l’e-mail et arrive dans le portail partenaire, sur l’onglet Commandes.
2. Il y voit la commande avec toutes les lignes, les quantités et, si elle est renseignée, la date de livraison (par défaut sans prix).
3. Tant que la commande porte pour lui le statut Ouvert, les boutons Confirmer et Refuser sont à sa disposition. En cas de refus, il peut saisir un motif facultatif ; celui-ci apparaît ensuite chez vous comme motif de refus sur la commande.

Les deux boutons n’apparaissent que dans le statut Ouvert, c’est-à-dire uniquement tant que le fournisseur n’a pas encore réagi. Ensuite, il ne voit la commande qu’en détail : pour Confirmé et Livré sans autre action possible, pour Refusé avec le motif qu’il a indiqué. Une commande déjà traitée ne peut donc plus être modifiée de son côté ; les changements passent ensuite par vous. Une livraison partielle que vous enregistrez n’y change rien : pour le fournisseur, la commande reste Confirmé tant que toutes les quantités ne sont pas enregistrées, et ne passe à Livré qu’à ce moment-là.

Si le fournisseur confirme ou refuse lui-même, le statut change automatiquement dans Univents : vous n’avez alors plus besoin de cliquer sur Marquer comme confirmée.

Dans ce même portail partenaire, le fournisseur dispose, en plus de Commandes, des onglets Aperçu, Tâches et Fichiers : une vue sans connexion de tout ce que vous partagez avec lui. Pour en savoir plus sur l’implication des partenaires en général (y compris pour d’autres rôles de partenaires comme photographe ou DJ), consultez Impliquer des partenaires dans des événements.

Confirmer la commande et enregistrer la réception de marchandises

1. Si le fournisseur ne confirme pas lui-même, cliquez sur Marquer comme confirmée sur la commande envoyée.
2. Dès que la commande est Confirmé, le bouton Enregistrer la réception de marchandises apparaît.
3. Saisissez la quantité réellement livrée pour chaque ligne. Les livraisons partielles sont possibles, et la quantité restante est préremplie lors de la réception suivante.
4. Lorsque toutes les lignes sont entièrement enregistrées, la commande passe automatiquement à Livré.

Télécharger le PDF

Dès qu’une commande existe pour un fournisseur (brouillon ou envoyée), le bouton Télécharger le PDF apparaît. Le PDF contient la liste des lignes, l’événement, la date, le lieu de l’événement ainsi que, si elles sont renseignées, l’heure de livraison, l’heure d’enlèvement, l’interlocuteur et l’adresse de livraison. Pratique si vous souhaitez en plus imprimer la commande ou la remettre en main propre.

Prendre une ligne en charge en interne sans la facturer au client

Certains coûts ne doivent pas figurer sur la facture client, par exemple lorsque vous les prenez en charge en interne.

1. Dans l’onglet Réservations, ouvrez la ligne concernée en modification.
2. Activez l’interrupteur Ne pas facturer au client.
3. La ligne reste visible dans la commande fournisseur, mais elle est ignorée lors de la génération automatique des devis et des factures. Dans le sélecteur manuel de lignes, elle apparaît préexclue, mais peut tout de même être ajoutée si besoin.

Différence avec les listes de production

Les commandes fournisseurs partent vers l’extérieur, à destination de fournisseurs externes. Les listes de production, de chargement et de livraison sont en revanche des listes de travail internes pour votre équipe, par exemple pour la cuisine ou la sortie de stock. Les deux types de listes s’appuient sur les mêmes lignes réservées, mais servent des objectifs différents. Vous trouverez des détails sous Créer des listes de commande, de chargement, de livraison et de production.

Commande sans événement

Toutes les commandes fournisseurs de cette page sont issues des réservations d’un événement. Pour le réapprovisionnement du stock ou les achats ponctuels sans aucun lien avec un événement, par exemple déclenchés par un stock trop bas, il existe un autre chemin via la vue de réapprovisionnement dans l’inventaire, voir Stock minimum et réapprovisionnement.

Questions fréquentes

Le fournisseur voit-il les prix dans la commande ? Non. Par défaut, l’e-mail et le PDF n’indiquent que le nom du produit, la quantité et l’unité, sans prix.

Puis-je encore modifier les détails de la commande après l’envoi ? Les champs sont en lecture seule dès qu’une commande a été envoyée. Renvoyez la commande pour transmettre au fournisseur les détails modifiés.

Que se passe-t-il avec les lignes sans fournisseur ? Elles apparaissent dans le groupe Sans fournisseur et ne peuvent pas être envoyées directement à un fournisseur. Chaque ligne y dispose d’un lien Renseigner un fournisseur, qui vous mène directement au produit pour y saisir un fournisseur.

Mon fournisseur numérote ses articles différemment de nous : dois-je modifier nos références article ? Non. Saisissez son numéro dans le champ Réf. chez le fournisseur sur le produit. Votre propre référence article reste inchangée ; sur la commande, c’est celle du fournisseur qui apparaît.

Puis-je enregistrer une livraison partielle ? Oui. Lors de la réception de marchandises, vous pouvez saisir pour chaque ligne une quantité inférieure à celle commandée. La commande affiche alors Partiellement livrée jusqu’à ce que toutes les quantités soient entièrement enregistrées.