Criar, enviar e concluir encomendas a fornecedores

Quando ingredientes, decoração ou equipamento são adquiridos a fornecedores externos, o Univents agrupa automaticamente as linhas de reserva em causa por fornecedor e transforma-as numa encomenda pronta a enviar — com hora de entrega, pessoa de contacto e PDF. Este artigo destina-se a quem gere, num evento, reservas com fornecedores externos, desde o envio até à entrada de mercadoria.

No vídeo, é possível ver como registar a entrada de mercadoria, gerir stocks mínimos, enviar reencomendas a fornecedores e aproveitar orçamentos de fornecedores.

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Os passos individuais estão também descritos por escrito abaixo.

Pré-requisito: definir o fornecedor no produto

O Univents agrupa as encomendas com base no fornecedor definido em cada produto.

1. Abrir Inventário > Catálogo, selecionar o produto e mudar, à esquerda, para o separador Backoffice.
2. Na secção Notificações e fornecedor, introduzir o contacto correspondente no campo Fornecedor.
3. Se o fornecedor ainda não existir como contacto, criá-lo primeiro em Contactos.

Os produtos sem fornecedor definido ficam mais tarde no grupo Sem fornecedor e não podem ser enviados diretamente.

Registar o número de artigo do fornecedor

Logo abaixo do fornecedor encontra-se o campo N.º de artigo no fornecedor. Aí introduz-se o número com que esse fornecedor identifica o artigo no seu catálogo — não o número de artigo interno.

A vantagem nota-se no envio: na encomenda, a linha aparece com o número que o fornecedor conhece, sem que este tenha de procurar o artigo pelo nome do produto. Sem preenchimento, tudo se mantém como antes — nesse caso aparece o número de artigo interno.

Onde o número aparece:

Duas dicas que poupam trabalho:

• Incluir logo na importação. O modelo Excel do inventário tem a coluna Número de artigo do fornecedor. Se, na lista de preços do fornecedor, a coluna tiver outro nome — por exemplo «Número de encomenda» — a importação reconhece-a na mesma automaticamente. Mais detalhes em Importar produtos.
• O preenchimento posterior tem efeito imediato. Se o número for introduzido só depois de a encomenda já ter sido criada, aparece automaticamente na próxima vez que a pré-visualização e o PDF forem abertos.

Enviar a encomenda no evento

1. Abrir o evento e mudar para a área Reservas.
2. A área Encomendas a fornecedores está sempre visível — independentemente de ter sido gerada previamente uma lista de produção. Se ainda não houver linhas reservadas com fornecedor definido, mostra uma breve nota em vez dos grupos de encomenda.
3. Num grupo de fornecedor, clicar em Enviar a [fornecedor] ou usar Enviar todas as em aberto para enviar de uma só vez todos os grupos em aberto.

Um indicador de estado mostra a situação de cada encomenda:

Após o envio, o Univents indica com transparência se o e-mail chegou ao fornecedor — por exemplo, se não houver endereço de e-mail registado, a confirmação refere-o em vez de um «Enviado» genérico.

Definir hora de entrega, pessoa de contacto e morada de entrega

1. Num grupo de fornecedor, clicar em Editar detalhes da encomenda.
2. Preencher Entrega e Recolha (data + hora).
3. Em Pessoa de contacto, escolher uma pessoa da equipa ou escrever livremente um nome; opcionalmente, acrescentar o número de Telefone.
4. Se necessário, indicar uma Morada de entrega diferente — sem preenchimento, o Univents usa automaticamente o local do evento.

Todos os dados guardados aparecem automaticamente no e-mail ao fornecedor e no PDF. Se a encomenda já tiver sido enviada, os campos ficam só de leitura — para aplicar alterações, enviar a encomenda novamente.

Como o fornecedor confirma por si

O e-mail de encomenda contém uma ligação pessoal para o portal de parceiros do Univents — o fornecedor não precisa de palavra-passe nem de conta própria no Univents.

1. O fornecedor abre a ligação do e-mail e chega ao portal de parceiros, no separador Encomendas.
2. Aí vê a encomenda com todas as linhas, quantidades e — se definida — a data de entrega (por predefinição, sem preços).
3. Enquanto a encomenda tiver, do lado dele, o estado Em aberto, ficam disponíveis os botões Confirmar e Recusar. Ao recusar, pode opcionalmente indicar um motivo; este aparece depois do vosso lado como motivo de recusa na encomenda.

Os dois botões só aparecem no estado Em aberto — ou seja, apenas enquanto o fornecedor ainda não reagiu. Depois disso, vê a encomenda apenas como detalhe: em Confirmado e Entregue sem mais ações, em Recusado com o motivo que indicou. Uma encomenda já respondida não pode, portanto, ser alterada posteriormente do lado do fornecedor; as alterações passam a ser feitas por quem emitiu a encomenda. Uma entrega parcial registada não altera isto: para o fornecedor, a encomenda permanece Confirmado até todas as quantidades estarem registadas e só então passa a Entregue.

Se o fornecedor confirmar ou recusar por si, o estado muda automaticamente no Univents — deixa de ser necessário clicar em Marcar como confirmada.

No mesmo portal de parceiros, o fornecedor tem, além de Encomendas, os separadores Resumo, Tarefas e Ficheiros — uma vista, sem início de sessão, de tudo o que é partilhado com ele. Mais informações sobre a integração de parceiros em geral (também para outras funções de parceiro, como fotógrafo ou DJ) em Envolver parceiros em eventos.

Confirmar a encomenda e registar a entrada de mercadoria

1. Se o fornecedor não confirmar por si, clicar, na encomenda enviada, em Marcar como confirmada.
2. Assim que a encomenda estiver Confirmado, aparece o botão Registar entrada de mercadoria.
3. Introduzir a quantidade efetivamente entregue por linha — são possíveis entregas parciais e a quantidade restante fica pré-preenchida na entrada de mercadoria seguinte.
4. Quando todas as linhas estiverem totalmente registadas, a encomenda passa automaticamente a Entregue.

Transferir PDF

Assim que existir uma encomenda para um fornecedor (rascunho ou enviada), aparece o botão Transferir PDF. O PDF contém a lista de linhas, o evento, a data, o local do evento e — se definidos — hora de entrega, hora de recolha, pessoa de contacto e morada de entrega. Prático para imprimir a encomenda ou entregá-la em mão.

Assumir uma linha internamente, sem a cobrar ao cliente

Alguns custos não devem aparecer na fatura do cliente, por exemplo quando são suportados internamente.

1. No separador Reservas, abrir a linha em causa para edição.
2. Ativar o interruptor Não cobrar ao cliente.
3. A linha continua visível na encomenda ao fornecedor, mas é ignorada nos orçamentos e faturas gerados automaticamente. No seletor manual de linhas aparece pré-excluída, mas pode, se necessário, ser adicionada na mesma.

Diferença em relação às listas de produção

As encomendas a fornecedores seguem para o exterior, para fornecedores externos. As listas de produção, de carga e de entrega são, pelo contrário, listas de trabalho internas para a equipa — por exemplo, para a cozinha ou para a saída de armazém. Ambas recorrem às mesmas linhas reservadas, mas servem finalidades diferentes. Mais detalhes em Criar listas de encomenda, carga, entrega e produção.

Encomenda sem evento

Todas as encomendas a fornecedores descritas nesta página resultam das reservas de um evento. Para reposição de stock ou compras pontuais sem qualquer ligação a um evento — por exemplo, desencadeadas por um stock demasiado baixo — existe um caminho próprio através da vista de reencomenda no inventário; ver Stock mínimo e reencomenda.

Perguntas frequentes

O fornecedor vê preços na encomenda? Não. Por predefinição, o e-mail e o PDF mostram apenas o nome do produto, a quantidade e a unidade — sem preços.

É possível alterar os detalhes da encomenda depois do envio? Os campos ficam só de leitura assim que a encomenda é enviada. Enviar a encomenda novamente para transmitir ao fornecedor os detalhes alterados.

O que acontece com as linhas sem fornecedor? Aparecem no grupo Sem fornecedor e não podem ser enviadas diretamente a um fornecedor. Cada linha tem aí uma ligação Definir fornecedor, que leva diretamente ao produto para aí indicar um fornecedor.

O meu fornecedor numera os artigos de forma diferente da nossa — tenho de alterar os nossos números de artigo? Não. Introduzir o número do fornecedor no campo N.º de artigo no fornecedor do produto. O número de artigo interno permanece inalterado; na encomenda aparece o do fornecedor.

É possível registar uma entrega parcial? Sim. Na entrada de mercadoria, pode introduzir-se, por linha, uma quantidade inferior à encomendada. A encomenda mostra então Entregue parcialmente até todas as quantidades estarem totalmente registadas.