Zulieferer-Bestellungen anlegen, versenden & abschließen

Beziehst du Zutaten, Deko oder Equipment von externen Lieferanten, bündelt Univents die betroffenen Buchungspositionen automatisch pro Zulieferer und macht daraus eine versendbare Bestellung — mit Anlieferzeit, Ansprechpartner und PDF. Dieser Artikel richtet sich an alle, die im Event Buchungen mit externen Lieferanten abwickeln, vom Versand bis zum Wareneingang.

Voraussetzung: Zulieferer am Produkt hinterlegen

Univents gruppiert Bestellungen anhand des Zulieferers, der am jeweiligen Produkt hinterlegt ist.

1. Öffne Inventar, wähle das Produkt und trage im Feld Zulieferer den passenden Kontakt ein.
2. Existiert der Lieferant noch nicht als Kontakt, lege ihn zuerst unter Kontakte an.

Produkte ohne hinterlegten Zulieferer landen später in der Gruppe Ohne Zulieferer und lassen sich nicht direkt versenden.

Bestellung im Event versenden

1. Öffne das Event und wechsle in den Bereich Buchungen.
2. Sobald Positionen mit hinterlegtem Zulieferer gebucht sind, erscheint automatisch der Bereich Zulieferer-Aufträge — unabhängig davon, ob du vorher eine Produktionsliste generiert hast.
3. Klicke bei einer Zulieferer-Gruppe auf An [Zulieferer] senden, oder nutze Alle offenen senden, um alle offenen Gruppen auf einmal zu verschicken.

Ein Status-Pill zeigt den Stand jeder Bestellung:

Anlieferzeit, Ansprechpartner und Lieferadresse festlegen

1. Klicke bei einer Zulieferer-Gruppe auf Bestelldetails bearbeiten.
2. Trage Anlieferung und Abholung (Datum + Uhrzeit) ein.
3. Wähle beim Ansprechpartner ein Team-Mitglied aus deinem Team oder tippe einen Namen frei ein; ergänze optional die Telefon-Nummer.
4. Trage bei Bedarf eine abweichende Lieferadresse ein — ohne Eintrag nutzt Univents automatisch den Veranstaltungsort.

Alle gespeicherten Angaben erscheinen automatisch in der Mail an den Zulieferer und im PDF. Ist eine Bestellung bereits versendet, sind die Felder schreibgeschützt — sende die Bestellung erneut, um Änderungen zu übernehmen.

Bestellung bestätigen und Wareneingang buchen

1. Bestätigt der Zulieferer nicht selbst, klicke bei der gesendeten Bestellung auf Als bestätigt markieren.
2. Sobald die Bestellung Bestätigt ist, erscheint der Button Wareneingang buchen.
3. Trage die tatsächlich gelieferte Menge je Position ein — Teillieferungen sind möglich, die Restmenge ist beim nächsten Wareneingang vorbelegt.
4. Sind alle Positionen vollständig eingebucht, wechselt die Bestellung automatisch auf Geliefert.

PDF herunterladen

Sobald für einen Zulieferer eine Bestellung existiert (Entwurf oder gesendet), erscheint der Button PDF herunterladen. Das PDF enthält die Positionsliste, Event, Datum, Veranstaltungsort sowie — falls hinterlegt — Anlieferzeit, Abholzeit, Ansprechpartner und Lieferadresse. Praktisch, wenn du die Bestellung zusätzlich ausdrucken oder persönlich übergeben willst.

Position intern tragen, ohne sie dem Kunden zu berechnen

Manche Kosten sollen nicht auf der Kundenrechnung erscheinen, z. B. wenn du sie intern trägst.

1. Öffne im Buchungen-Tab die betreffende Position zum Bearbeiten.
2. Aktiviere den Schalter Nicht dem Kunden berechnen.
3. Die Position bleibt in der Zulieferer-Bestellung sichtbar, wird aber bei automatisch erzeugten Angeboten und Rechnungen übersprungen. Im manuellen Positions-Picker erscheint sie vor-ausgeschlossen, lässt sich bei Bedarf aber trotzdem hinzufügen.

Abgrenzung zu Produktionslisten

Zulieferer-Bestellungen gehen nach außen an externe Lieferanten. Produktions-, Pack- und Lieferlisten sind dagegen interne Arbeitslisten für dein Team — z. B. für die Küche oder den Lager-Abgang. Beide Listen greifen auf dieselben gebuchten Positionen zurück, dienen aber unterschiedlichen Zwecken. Details dazu findest du unter Bestell-, Pack-, Liefer- & Produktionslisten erstellen.

Häufige Fragen

Sieht der Zulieferer Preise in der Bestellung? Nein. Mail und PDF zeigen standardmäßig nur Produktname, Menge und Einheit — keine Preise.

Kann ich die Bestelldetails nach dem Versand noch ändern? Die Felder sind schreibgeschützt, sobald eine Bestellung versendet wurde. Sende die Bestellung erneut, um geänderte Details an den Zulieferer zu übermitteln.

Was passiert mit Positionen ohne Zulieferer? Sie erscheinen in der Gruppe Ohne Zulieferer und lassen sich nicht direkt an einen Lieferanten senden — hinterlege dafür zuerst einen Zulieferer am Produkt.

Kann ich eine Teillieferung buchen? Ja. Beim Wareneingang kannst du je Position eine kleinere Menge als bestellt eintragen. Die Bestellung zeigt dann Teilgeliefert, bis alle Mengen vollständig eingebucht sind.