Associer des partenaires à un événement
Après lecture, vous saurez inviter par e-mail des partenaires externes, comme un photographe, un DJ ou un loueur de tentes, à un événement, et vous saurez ce qu’ils peuvent voir et faire dans leur propre espace du portail.
Les prestataires externes – photographe, DJ, loueur de tentes et autres – peuvent être associés directement à un événement, sans avoir besoin de leur propre compte Univents. Vous les invitez par e-mail, ils confirment ou refusent la mission via un lien personnel, puis travaillent dans un espace dédié, adapté à leurs besoins, avec tâches, statut sur place et fichiers. Cet article s’adresse à toutes les personnes qui collaborent régulièrement avec des partenaires externes.
Inviter un partenaire
- Ouvrez l’événement et passez à l’onglet Intervenants.
- Cliquez en haut à droite sur Inviter un partenaire.
- Dans la boîte de dialogue, choisissez Contact existant si le partenaire est déjà enregistré comme contact avec une adresse e-mail, ou Nouvelle adresse e-mail pour inviter une personne entièrement nouvelle.
- Avec Contact existant : sélectionnez le contact dans le champ Contact.
- Avec Nouvelle adresse e-mail : renseignez E-mail et, si vous le souhaitez, Nom (facultatif).
- Cliquez sur Inviter. Univents envoie automatiquement un e-mail d’invitation contenant le lien personnel vers le portail.
Si le contact est nouveau, le message Partenaire invité s’affiche. Si vous invitez une seconde fois la même personne, Univents indique Le partenaire est déjà invité et ne modifie pas un statut déjà confirmé ou refusé.
Côté partenaire
Le partenaire ouvre le lien reçu par e-mail et arrive sur la page « Vous êtes invité en tant qu'intervenant ». Il y confirme avec Confirmer la mission ou clique sur Refuser – en cas de refus, il peut indiquer un motif s’il le souhaite. Vous êtes immédiatement informé de sa décision. L’espace partenaire fait techniquement partie du portail client EventHub, avec des contenus propres aux partenaires à la place des documents clients.
Dès que le partenaire a confirmé, il voit dans son espace du portail :
| Zone | Ce que le partenaire peut faire |
|---|---|
| Signaler le statut | Signaler son statut sur place : En route, Sur place, Montage terminé ou Démontage terminé, avec une note si besoin |
| Commandes | Consulter les lignes de commande prévues pour cet événement (produit, quantité, prix unitaire, TVA, total) et valider individuellement les commandes ouvertes avec Confirmer la livraison |
| Tâches | Consulter les tâches qui lui sont assignées, les filtrer (Tous / Ouvert / Terminé) et les marquer comme terminées |
| Fichiers | Télécharger les documents que vous avez partagés et importer ses propres fichiers (images, PDF, 10 Mo max.) |
| Function Sheet | Ouvrir son Function Sheet sans les prix – visible uniquement si vous en avez partagé un avec lui |
| Messages | Discuter directement avec vous ; chaque message est en plus envoyé par e-mail |
Le partenaire n’a pas besoin d’un compte Univents complet pour cela – l’accès passe exclusivement par le lien personnel.
Suivre vos partenaires
Dans l’onglet Intervenants, la section Partenaires et intervenants (externes) regroupe tous les partenaires invités :
- Un badge de statut affiche Confirmé, En attente ou Refusé – en cas de refus, vous voyez directement le motif indiqué.
- Dès qu’un partenaire a signalé un statut sur place, un badge supplémentaire tel que Sur place ou Montage terminé apparaît, accompagné de l’heure du signalement.
- Pour les partenaires confirmés auxquels des tâches sont assignées, vous voyez l’avancement, par exemple « Tâches 2/5 terminées ».
- Dernière ouverture indique quand le partenaire a utilisé son lien pour la dernière fois – ou Jamais ouvert s’il n’a pas encore cliqué sur l’e-mail.
Questions fréquentes
Le partenaire a-t-il besoin de son propre compte Univents ? Non. L’accès se fait exclusivement via le lien personnel contenu dans l’e-mail d’invitation, sans aucune inscription.
Le partenaire voit-il les prix ? Non. Le Function Sheet qu’il peut ouvrir depuis son espace du portail masque tous les prix.
Quelle est la différence avec un fournisseur ? Un fournisseur reçoit une commande fournisseur avec des lignes, des quantités et une date de livraison, qu’il doit explicitement accepter ou refuser. Un partenaire invité (photographe, DJ, loueur de tentes) voit à la place ses lignes de commande dans l’onglet Commandes et y valide uniquement la livraison – sans le processus distinct d’acceptation ou de refus du fournisseur. Le partenaire a en outre accès aux tâches, au statut sur place, aux fichiers et au Function Sheet.
Puis-je renvoyer l’invitation ? Invitez simplement à nouveau le contact via Inviter un partenaire. S’il est déjà invité, son statut actuel reste inchangé – Univents ne réinitialise pas une invitation confirmée ou refusée.
Où définir qui d’autre participe à un événement ? Les employés internes et les autres contacts externes sans accès propre au portail se regroupent toujours via Gérer les intervenants dans les événements.