Coinvolgere i partner in un evento
Dopo la lettura saprai invitare via e-mail partner esterni come fotografo, DJ o noleggiatore di tendoni a un evento e capirai cosa possono vedere e fare nella loro area del portale.
I fornitori di servizi esterni, come fotografo, DJ, noleggiatore di tendoni e così via, possono essere coinvolti direttamente in un evento senza bisogno di un account Univents personale. Li inviti via e-mail, loro confermano o rifiutano l'incarico tramite un link personale e poi lavorano in un'area dedicata, pensata per loro, con attività, stato sul posto e file. Questo articolo è pensato per chi collabora regolarmente con partner esterni.
Invitare un partner
- Apri l'evento e passa alla scheda Collaboratori.
- In alto a destra, clicca su Invita partner.
- Nella finestra di dialogo scegli Contatto esistente se il partner è già salvato come contatto con indirizzo e-mail, oppure Nuova e-mail per invitare una persona del tutto nuova.
- Con Contatto esistente: seleziona il contatto nel campo Contatto.
- Con Nuova e-mail: inserisci E-mail e, se vuoi, anche Nome (facoltativo).
- Clicca su Invita. Univents invia automaticamente un'e-mail di invito con il link personale al portale.
Se il contatto è nuovo, compare il toast Partner invitato. Se inviti la stessa persona una seconda volta, Univents segnala Il partner è già stato invitato e non modifica uno stato già confermato o rifiutato.
Cosa succede dal lato del partner
Il partner apre il link ricevuto via e-mail e arriva alla pagina «Hai ricevuto un invito a collaborare». Qui conferma con Conferma incarico oppure clicca su Rifiuta: in caso di rifiuto può indicare facoltativamente un motivo. Ricevi subito una notifica con la sua decisione. L'area partner fa tecnicamente parte del portale clienti EventHub, solo con contenuti specifici per i partner invece dei documenti per i clienti.
Una volta confermato, il partner vede nella sua area del portale:
| Area | Cosa può fare il partner |
|---|---|
| Segnala stato | Segnalare lo stato sul posto come In viaggio, Sul posto, Allestimento completato o Smontaggio completato, con una nota facoltativa |
| Ordini | Consultare le righe d'ordine previste per questo evento (prodotto, quantità, prezzo unitario, imposta, totale) e confermare uno per uno gli ordini aperti con Conferma consegna |
| Attività | Vedere le attività che gli sono state assegnate, filtrarle (Tutti / Aperta / Completata) e segnarle come completate |
| File | Scaricare i documenti che hai condiviso e caricare i propri file (immagini, PDF, max 10 MB) |
| Function Sheet | Aprire il proprio Function Sheet senza prezzi: è visibile solo se ne hai condiviso uno con lui |
| Messaggi | Chattare direttamente con te; ogni messaggio viene inviato anche via e-mail |
Per tutto questo il partner non ha bisogno di un account Univents completo: l'accesso avviene esclusivamente tramite il link personale.
Tenere d'occhio i partner
Nella scheda Collaboratori, la sezione Partner e collaboratori (esterni) riunisce tutti i partner invitati:
- Un badge di stato mostra Confermato, In attesa o Rifiutato: in caso di rifiuto vedi subito il motivo indicato.
- Non appena un partner segnala uno stato sul posto, compare anche un badge come Sul posto o Allestimento completato con l'orario della segnalazione.
- Per i partner confermati con attività assegnate vedi l'avanzamento, ad es. «Attività 2/5 completate».
- Ultima apertura indica quando il partner ha usato il suo link per l'ultima volta oppure Mai aperto se non ha ancora cliccato sull'e-mail.
Domande frequenti
Il partner ha bisogno di un proprio account Univents? No. L'accesso avviene esclusivamente tramite il link personale contenuto nell'e-mail di invito, senza alcuna registrazione.
Il partner vede i prezzi? No. Il Function Sheet che può aprire dalla sua area del portale nasconde tutti i prezzi.
Qual è la differenza rispetto a un fornitore? Un fornitore riceve un ordine al fornitore con righe, quantità e data di consegna, che deve accettare o rifiutare esplicitamente. Un partner invitato (fotografo, DJ, noleggiatore di tendoni) vede invece le sue righe d'ordine nella scheda Ordini e lì conferma soltanto la consegna, senza il flusso separato di accettazione/rifiuto previsto per il fornitore. Inoltre, il partner ha accesso a attività, stato sul posto, file e Function Sheet.
Posso inviare di nuovo l'invito? Invita semplicemente di nuovo il contatto tramite Invita partner. Se è già stato invitato, il suo stato attuale resta invariato: Univents non reimposta un invito confermato o rifiutato.
Dove stabilisco chi altro partecipa a un evento? I dipendenti interni e gli altri contatti esterni senza accesso al portale continui a raggrupparli tramite Gestire i collaboratori negli eventi.