Leggere i listini prezzi dei fornitori e applicare i prezzi d’acquisto da una data

Quando un fornitore aumenta i prezzi, di solito ti manda un listino in PDF o Excel. Finora dovevi digitare i nuovi prezzi d’acquisto articolo per articolo. In Ricezione prezzi Univents legge il listino, abbina ogni riga a uno dei tuoi articoli e ti mostra il prezzo d’acquisto attuale e quello nuovo. Cambia qualcosa solo quando clicchi su Applica.

Prerequisiti

• Piano: la ricezione prezzi è inclusa dal piano Growth. Senza Growth non si può caricare né applicare nulla. Un prezzo d’acquisto a partire da una data, invece, lo pianifichi in ogni piano direttamente sull’articolo.
• Autorizzazione: ti serve l’autorizzazione a modificare l’inventario.
• Fornitore sull’articolo: vengono applicati solo gli articoli su cui il mittente del listino è indicato come fornitore, preferito o aggiuntivo (Inventario › Catalogo › articolo › scheda Prezzo e giacenza › Fornitori).
• Cod. articolo del fornitore: la cosa migliore è compilare sull’articolo il campo Cod. articolo del fornitore. È il modo più sicuro con cui Univents abbina le righe; vedi Ordini fornitore. Per un fornitore aggiuntivo conta il cod. articolo della sua voce in Fornitori.

Caricare un listino

1. Apri Inventario e, sotto la riga degli indicatori, clicca su Ricezione prezzi.
2. Clicca su Carica listino.
3. Scegli il file: PDF, JPG, PNG, WebP, CSV, XLSX o JSON, fino a 25 MB. I vecchi file Excel (.xls) salvali prima come xlsx o csv.
4. Facoltativamente scegli il fornitore sotto Fornitore (facoltativo). Se non lo indichi, lo sceglierai più tardi nell’elenco di controllo: solo allora le righe vengono abbinate ai tuoi articoli.
5. Clicca su Carica. Poi si apre l’elenco di controllo. La lettura prosegue lì anche se lasci la pagina.

La pagina Ricezione prezzi mostra tutti i listini ricevuti con fornitore, origine (Caricato, Via e-mail o Dal fornitore), ricezione, stato e «n articoli riconosciuti, m abbinati». Un file già presente come listino non viene creato di nuovo: con Apri listino esistente arrivi a quello esistente.

Quanto costa la lettura

• Excel, CSV e JSON vengono letti subito e gratuitamente.
• PDF e foto vengono letti dall’IA. Il costo viene addebitato sui crediti IA del tuo workspace, nella misura del consumo effettivo. Nella finestra di caricamento compare l’avviso «Viene letto con l’IA e addebitato sui crediti IA.»
• Se carichi tu stesso, il caricamento è il segnale di avvio: l’IA parte subito.
• Se i crediti IA sono esauriti, il listino resta in stato Crediti IA esauriti. Dopo la ricarica si riparte da soli.

I file molto lunghi Univents non li legge in un colpo solo: se un file ha moltissime pagine, è meglio chiedere al fornitore Excel o CSV. Se è stata letta solo una parte, l’elenco di controllo ti avvisa con «Lettura incompleta» e indica la pagina.

Un indirizzo dedicato ai listini

Invece di caricare, i fornitori possono anche inviare il listino per e-mail a un indirizzo dedicato.

1. Apri Integrazioni e lì la scheda E-mail in entrata.
2. Nella scheda Indirizzo per i listini prezzi il proprietario clicca su Configura indirizzo. L’indirizzo ha la forma preise-<code>@in.univents.app. L’indirizzo da copiare si trova anche in alto nella pagina Ricezione prezzi.
3. Dallo al tuo fornitore. Lui invia il listino come allegato (PDF, foto, Excel, CSV o JSON).

Ogni listino accettato compare nella Ricezione prezzi e ricevi una notifica («Nuovo listino prezzi da …»). Se il mittente non è un fornitore registrato, compare «da un mittente sconosciuto». Univents riconosce un fornitore dall’indirizzo del mittente registrato sul contatto del fornitore (anche come indirizzo aggiuntivo).

Con le e-mail l’IA non parte mai da sola: Excel, CSV e JSON sono letti subito, PDF e foto attendono Avvia lettura (ca. … €). Il pulsante indica il costo stimato; viene addebitato il consumo effettivo. Come motivo nell’elenco compare per esempio «Il mittente non è abbinato a nessun fornitore» o «Non è stato possibile confermare il mittente». Così nessuno può consumare i tuoi crediti IA con un indirizzo mittente falsificato.

L’indirizzo non accetta e-mail senza un allegato adatto, messaggi di sistema e più di 30 e-mail all’ora. La scheda li conta sotto Rifiutati, con il motivo. Come rigenerare o sospendere l’indirizzo è descritto nell’articolo Ricevere richieste via e-mail: l’uso è lo stesso.

I fornitori inviano il listino da soli

Se un fornitore ha accesso al portale partner (lo riceve con il tuo ordine fornitore), nella pagina Ordini ha a disposizione il pulsante Invia listino prezzi, purché il tuo workspace abbia la ricezione prezzi nel piano. Excel, CSV, JSON, PDF o foto fino a 25 MB. Il listino arriva da te nella Ricezione prezzi con l’origine Dal fornitore. Poiché il fornitore è chiaramente identificato, qui l’IA legge un PDF o una foto senza clic. Un limite giornaliero protegge i tuoi crediti: se è raggiunto, il listino attende il tuo clic su Avvia lettura.

L’elenco di controllo

Apri un listino Pronto per il controllo. In alto trovi:

• Fornitore: se è ancora da indicare, lo scegli qui. Poi Univents abbina di nuovo le righe.
• Vedi file: l’originale per il confronto.
• Valido dal: la data da cui valgono i nuovi prezzi d’acquisto. È precompilata con la data del listino, ma mai un giorno nel passato: i prezzi d’acquisto non vengono modificati con effetto retroattivo. Se sul listino c’è una data precedente, compare l’avviso «Secondo il listino valido dal …».
• Avvisi: valuta estera, «solo prezzi lordi», lettura incompleta.

Sotto c’è la tabella con Articolo secondo il fornitore, Cod. art., Articolo abbinato, Prezzo d’acquisto attuale, Nuovo prezzo d’acquisto, Variazione e Nota. Con i filtri Tutti, Applicabili, Con nota, Non applicabili e Applicati mantieni la visione d’insieme.

Come avviene l’abbinamento

Univents abbina solo tra gli articoli di questo fornitore (preferito o aggiuntivo), e solo in modo univoco, mai «più o meno»:

1. abbinamento memorizzato tramite il cod. art.,
2. il cod. articolo di questo fornitore sull’articolo (mai quello di un altro fornitore),
3. abbinamento memorizzato tramite il nome,
4. il nome dell’articolo, esatto.

Se corrispondono due articoli, la riga resta aperta: «Più articoli corrispondono: sceglierne uno». Con Scegli articolo correggi o completi ogni abbinamento a mano; con Rimuovi abbinamento lo annulli. Quando applichi un listino, Univents memorizza i tuoi abbinamenti per il listino successivo.

Perché una riga non è applicabile

Per ogni riga bloccata compare il motivo, per esempio:

• Nessun articolo abbinato o Più articoli corrispondono
• Questo fornitore non è indicato sull’articolo: aggiungilo all’articolo in Fornitori (come fornitore aggiuntivo, vedi Più fornitori per articolo). Dopo la riga si può applicare.
• Nessun fornitore indicato sull’articolo
• Valuta diversa da quella della tua attività
• Prezzo netto mancante: il listino riporta solo prezzi lordi
• Gli articoli di costo del personale, i biglietti e i pacchetti con prezzo d’acquisto calcolato automaticamente non hanno un prezzo d’acquisto proprio.
• Dimensione della confezione mancante

Le righe con una nota come Grande variazione: controlla unità e confezione (da 30 %) non sono preselezionate: controllale prima di spuntarle.

Applicare

1. Spunta le righe che devono valere (oppure seleziona tutte quelle applicabili).
2. Clicca su Applica (n).
3. La finestra indica numero e data: «Applicare n prezzi d’acquisto dal …? Nomi e descrizioni degli articoli restano invariati.» Conferma con Applica.

Cosa succede:

• Il nuovo prezzo d’acquisto vale dal giorno scelto. Fino ad allora Univents calcola con quello attuale. È lo stesso meccanismo di Prezzo da una data sull’articolo, vedi Adeguare i prezzi in blocco.
• Per quale fornitore: se il mittente è il fornitore preferito dell’articolo, il nuovo prezzo diventa il prezzo d’acquisto dell’articolo, come un prezzo d’acquisto pianificato sull’articolo. Se è un fornitore aggiuntivo, il prezzo vale solo per ordini e righe presso di lui, come Prezzo di acquisto dal … nella sua voce in Fornitori. Il prezzo d’acquisto del fornitore preferito non cambia.
• Nome, descrizione e prezzo d’acquisto di base dell’articolo restano invariati.
• Le bozze aperte degli eventi da quel giorno in poi adottano il nuovo prezzo d’acquisto quando vengono ricalcolate. I documenti inviati restano com’erano.
• Se per lo stesso giorno e lo stesso fornitore era già previsto un prezzo d’acquisto, l’applicazione lo sostituisce: la riga te lo dice prima.
• Per ogni passaggio vengono applicate al massimo 500 righe. Il resto resta selezionato, Applica altri prosegue.
• Se una riga è cambiata dopo il caricamento, non viene applicata e la finestra lo segnala.

Una riga applicata riporta Applicato dal …. Non esiste un pulsante per annullare; un prezzo sbagliato si corregge come qualsiasi prezzo d’acquisto pianificato, sull’articolo o nella voce del fornitore in Fornitori.

Scartare

Con Scarta chiudi un listino senza applicare nulla. Nessun prezzo d’acquisto cambia e gli abbinamenti di questo listino non vengono memorizzati. Univents elimina il file dopo 30 giorni, la riga resta come prova.

Se la lettura non riesce

Il listino mostra il motivo, per esempio «Le colonne della tabella non sono state riconosciute» (allora l’IA legge con Avvia lettura), «Il file ha troppe pagine. Invialo come Excel o CSV.» oppure «Il file non sembra un listino.» Con Riprova avvii un nuovo tentativo. Per ogni sezione Univents prova fino a tre volte; le chiamate esaurite o interrotte non vanno a tuo carico.

Con l’assistente IA

In chat puoi farti mostrare i listini e farne controllare uno. Ogni modifica — cambiare fornitore o abbinamento, Applica, Scarta — l’assistente te la mostra prima su una scheda di conferma (per l’applicazione con articolo, prezzo d’acquisto attuale e nuovo). Solo dopo il tuo clic succede qualcosa. La lettura dei PDF la avvii nell’interfaccia.

Da sapere

• Listini ricevuti per e-mail: L’elenco di controllo mostra «Mittente non verificato: controlla fornitore e prezzi» e non preseleziona alcuna riga. Il motivo: il mittente di un’e-mail può essere falsificato. Controlla quindi fornitore e prezzi prima di spuntare le righe.
• Articolo presente più volte: Se un articolo compare più volte, l’elenco indica «L’articolo compare più volte: scegli una riga» e nulla è preselezionato. Se selezioni due righe per lo stesso articolo, Univents rifiuta l’applicazione e non modifica nulla.
• Foto: Le foto possono pesare fino a circa 3,7 MB. Quelle più grandi vengono rifiutate con «Foto troppo grande: inviala come PDF o riducila.» Vale per il caricamento, il portale partner e l’e-mail.
• File JSON: Un file JSON può avere al massimo 200 campi diversi; oltre 3.000 posizioni vengono troncate e l’elenco di controllo lo segnala.
• L’applicazione si blocca: Se un listino resta per più di 5 minuti su «I prezzi d'acquisto vengono applicati» (ad esempio dopo un’interruzione), puoi di nuovo Applicare o Scartare il listino.

Domande frequenti

L’applicazione cambia i miei prezzi di vendita? No. Cambiano solo i prezzi d’acquisto, e solo dal giorno scelto. I prezzi di vendita li adegui come al solito, per esempio con Modifica prezzi nel catalogo.

Posso scegliere una data nel passato? No. «Valido dal» è al più presto oggi, perché le bozze aperte di eventi già pianificati non cambino silenziosamente il loro margine. Dopo la prima applicazione la data del listino è fissata.

Perché una riga risulta presso un altro fornitore? Il cod. art. è indicato anche su un articolo di un altro fornitore (Stesso cod. articolo in: …). Non viene applicata: le decisioni sul fornitore il listino non le prende mai. Se acquisti l’articolo anche da questo fornitore, aggiungilo all’articolo in Fornitori e abbina la riga.

Il mio fornitore vede cosa ne faccio? No. Nel portale vede solo nome file e data dei suoi caricamenti, nessun prezzo e nessuno stato della tua applicazione.

Caricare un Excel costa qualcosa? No. Excel, CSV e JSON sono gratuiti. Solo PDF e foto consumano crediti IA.