Prijslijsten van leveranciers inlezen en inkoopprijzen vanaf een bepaalde datum overnemen

Verhoogt een leverancier zijn prijzen, dan stuurt hij je meestal een prijslijst als pdf of Excel. Tot nu toe typte je de nieuwe inkoopprijzen artikel voor artikel over. In de Prijsinvoer leest Univents de lijst uit, koppelt elke regel aan een van je artikelen en toont je de huidige en de nieuwe inkoopprijs. Pas als je op Overnemen klikt, verandert er iets.

Voorwaarden

• Abonnement: De prijsinvoer zit vanaf het Growth-abonnement erbij. Zonder Growth kun je niets uploaden of overnemen. Een inkoopprijs vanaf een datum plan je daarentegen in elk abonnement direct op het artikel.
• Machtiging: Je hebt de machtiging nodig om in de inventaris te bewerken.
• Leverancier bij het artikel: Alleen artikelen waarbij de afzender van de lijst als leverancier staat, worden overgenomen — als voorkeursleverancier of als extra leverancier (Inventaris › Catalogus › artikel › tabblad Prijs & voorraad › Leveranciers).
• Artikelnr. bij leverancier: Vul bij het artikel bij voorkeur het veld Artikelnr. bij leverancier in. Daarmee koppelt Univents de regels het betrouwbaarst — zie Leveranciersbestellingen. Bij een extra leverancier telt het art.nr. uit zijn regel onder Leveranciers.

Een prijslijst uploaden

1. Open Inventaris en klik onder de rij met kengetallen op Prijsinvoer.
2. Klik op Prijslijst uploaden.
3. Kies het bestand: PDF, JPG, PNG, WebP, CSV, XLSX of JSON, tot 25 MB. Oudere Excel-bestanden (.xls) sla je eerst op als xlsx of csv.
4. Kies eventueel bij Leverancier (optioneel) de leverancier. Zonder opgave kies je hem later in de controlelijst — pas dan worden de regels aan je artikelen gekoppeld.
5. Klik op Uploaden. Daarna opent de controlelijst. Het uitlezen loopt daar door, ook als je de pagina verlaat.

De pagina Prijsinvoer toont alle ontvangen lijsten met leverancier, bron (Geüpload, Per e-mail of Van leverancier), ontvangst, status en „n artikelen herkend, m gekoppeld”. Een bestand dat al als lijst bestaat, legt Univents niet nog eens aan — met Bestaande lijst openen ga je naar de bestaande lijst.

Wat het uitlezen kost

• Excel, CSV en JSON leest Univents direct en gratis uit.
• PDF en foto’s leest de AI. Dat wordt van het AI-tegoed van je workspace afgeschreven, en wel het werkelijke verbruik. In het uploadvenster staat daarbij de opmerking „Wordt met AI uitgelezen en van het AI-tegoed afgeschreven.”
• Upload je zelf, dan is de upload je startsein — de AI begint meteen.
• Is het AI-tegoed op, dan staat de lijst op AI-tegoed op. Na het opwaarderen gaat het vanzelf verder.

Zeer lange bestanden leest Univents niet in één keer: heeft een bestand heel veel pagina’s, vraag je leverancier dan liever om Excel of CSV. Is maar een deel gelezen, dan waarschuwt de controlelijst met „Onvolledig uitgelezen” en noemt ze de pagina.

Een eigen adres voor prijslijsten

In plaats van te uploaden kunnen leveranciers hun lijst ook naar een eigen adres mailen.

1. Open Integraties en daar het tabblad Inkomende e-mail.
2. Bij de kaart Adres voor prijslijsten klikt de eigenaar op Adres instellen. Het adres ziet eruit als preise-<code>@in.univents.app. Het adres om te kopiëren staat ook bovenaan de pagina Prijsinvoer.
3. Geef het aan je leverancier. Hij stuurt de lijst als bijlage (PDF, foto, Excel, CSV of JSON).

Elke geaccepteerde lijst verschijnt in de Prijsinvoer en je krijgt een melding („Nieuwe prijslijst van …”). Is de afzender geen ingestelde leverancier, dan staat er „van een onbekende afzender”. Een leverancier herkent Univents aan het afzenderadres dat bij het leverancierscontact is ingesteld (ook als extra adres).

Bij e-mails start de AI nooit uit zichzelf: Excel, CSV en JSON zijn direct uitgelezen, PDF’s en foto’s wachten op Uitlezen starten (ca. … €). De knop noemt de geschatte kosten; afgeschreven wordt het werkelijke verbruik. Als reden staat in de lijst bijvoorbeeld „De afzender is aan geen enkele leverancier gekoppeld.” of „Afzender kon niet worden bevestigd.” Zo kan niemand met een vervalst afzenderadres je AI-tegoed opmaken.

Mails zonder geschikte bijlage, systeemberichten en meer dan 30 mails per uur neemt het adres niet aan. De kaart telt onder Geweigerd mee en geeft de reden. Hoe je het adres vernieuwt of pauzeert, staat beschreven in het artikel Aanvragen per e-mail ontvangen — de bediening is dezelfde.

Leveranciers sturen de lijst zelf

Heeft een leverancier toegang tot het partnerportaal (die krijgt hij met je leveranciersbestelling), dan staat hem op de pagina Opdrachten de knop Prijslijst versturen ter beschikking — mits je workspace de prijsinvoer in het abonnement heeft. Excel, CSV, JSON, PDF of foto tot 25 MB. De lijst komt bij jou in de Prijsinvoer terecht met de bron Van leverancier. Omdat de leverancier vaststaat, leest de AI een PDF of foto hier zonder klik uit. Een daglimiet beschermt je tegoed: is die bereikt, dan wacht de lijst op jouw klik op Uitlezen starten.

De controlelijst

Open een lijst die Klaar voor controle is. Bovenaan staan:

• Leverancier: Is die nog open, dan kies je hem hier. Daarna koppelt Univents de regels opnieuw.
• Bestand bekijken: het origineel om mee te vergelijken.
• Geldig vanaf: de datum vanaf wanneer de nieuwe inkoopprijzen gelden. Vooraf ingevuld is de datum uit de lijst, maar nooit een dag in het verleden — inkoopprijzen worden niet met terugwerkende kracht gewijzigd. Staat er op de lijst een eerdere datum, dan verschijnt de opmerking „Volgens de lijst geldig vanaf …”.
• Opmerkingen: vreemde valuta, „alleen brutoprijzen”, onvolledig uitgelezen.

Daaronder de tabel met Artikel volgens leverancier, Art.nr., Gekoppeld artikel, Inkoopprijs tot nu toe, Nieuwe inkoopprijs, Verschil en Opmerking. Met de filters Alle, Over te nemen, Met opmerking, Niet over te nemen en Overgenomen houd je overzicht.

Hoe er wordt gekoppeld

Univents koppelt alleen onder de artikelen van deze leverancier (voorkeurs- of extra leverancier), en alleen eenduidig, nooit „ongeveer”:

1. onthouden koppeling via het art.nr.,
2. het artikelnummer van deze leverancier bij het artikel (nooit dat van een andere leverancier),
3. onthouden koppeling via de naam,
4. de naam van het artikel, exact.

Passen twee artikelen, dan blijft de regel open: „Meerdere artikelen passen — kies er één”. Met Artikel kiezen corrigeer of vul je elke koppeling met de hand aan; met Koppeling verwijderen maak je haar ongedaan. Neem je een lijst over, dan onthoudt Univents je koppelingen voor de volgende lijst.

Waarom een regel niet over te nemen is

Bij elke geblokkeerde regel staat de reden, bijvoorbeeld:

• Geen artikel gekoppeld of Meerdere artikelen passen
• Deze leverancier staat niet bij het artikel: voeg hem bij het artikel toe onder Leveranciers (als extra leverancier, zie Meerdere leveranciers per artikel). Daarna kun je de regel overnemen.
• Bij het artikel is geen leverancier ingesteld
• Andere valuta dan in jouw bedrijf
• Nettoprijs ontbreekt — de lijst noemt alleen brutoprijzen
• Loonartikelen, tickets en pakketten met automatisch berekende inkoopprijs hebben geen eigen inkoopprijs.
• Verpakkingsgrootte ontbreekt

Regels met een opmerking als Groot verschil — controleer eenheid en verpakking (vanaf 30 %) zijn niet vooraf geselecteerd: controleer ze voordat je ze aanvinkt.

Overnemen

1. Vink de regels aan die moeten gelden (of kies alle over te nemen regels).
2. Klik op Overnemen (n).
3. Het venster noemt aantal en datum: „n inkoopprijzen vanaf … overnemen? Artikelnamen en beschrijvingen blijven ongewijzigd.” Bevestig met Overnemen.

Wat er gebeurt:

• De nieuwe inkoopprijs geldt vanaf de gekozen dag. Tot dan rekent Univents met de huidige. Dat is hetzelfde mechanisme als de prijs vanaf een ingangsdatum bij het artikel, zie Prijzen in bulk aanpassen.
• Voor welke leverancier: Is de afzender de voorkeursleverancier van het artikel, dan wordt de nieuwe prijs de inkoopprijs van het artikel — zoals een geplande inkoopprijs bij het artikel. Is het een extra leverancier, dan geldt de prijs alleen voor bestellingen en regels bij hem, zoals Inkoopprijs vanaf … in zijn regel onder Leveranciers. De inkoopprijs van de voorkeursleverancier verandert niet.
• Naam, beschrijving en de basisinkoopprijs van het artikel blijven ongewijzigd.
• Openstaande concepten voor evenementen vanaf die dag nemen de nieuwe inkoopprijs over zodra ze opnieuw worden berekend. Verzonden documenten blijven zoals ze zijn.
• Was er voor dezelfde dag en dezelfde leverancier al een inkoopprijs gepland, dan vervangt de overname die — de regel vertelt je dat vooraf.
• Per ronde worden maximaal 500 regels overgenomen. De rest blijft geselecteerd, met Meer overnemen ga je verder.
• Is een regel sinds het laden gewijzigd, dan wordt hij niet overgenomen en noemt het venster dat.

Een overgenomen regel draagt Overgenomen vanaf …. Een knop om ongedaan te maken is er niet; een verkeerde prijs corrigeer je zoals elke geplande inkoopprijs — bij het artikel of in de regel van de leverancier onder Leveranciers.

Verwerpen

Met Verwerpen handel je een lijst af zonder iets over te nemen. Er verandert geen inkoopprijs en de koppelingen uit deze lijst worden niet onthouden. Het bestand verwijdert Univents na 30 dagen, de regel blijft als bewijs.

Als het uitlezen niet lukt

De lijst toont de reden, bijvoorbeeld „De kolommen van de tabel zijn niet herkend.” (dan leest de AI mee met Uitlezen starten), „Het bestand heeft te veel pagina’s. Stuur het als Excel of CSV.” of „Het bestand lijkt niet op een prijslijst.” Met Opnieuw proberen start je een nieuwe poging. Per deel probeert Univents tot drie keer; opgebruikte of afgebroken aanroepen komen niet voor jouw rekening.

Met de AI-assistent

In de chat kun je prijslijsten laten tonen en een lijst laten controleren. Elke wijziging — leverancier of koppeling wijzigen, Overnemen, Verwerpen — toont de assistent je vooraf op een bevestigingskaart (bij de overname met artikel, huidige en nieuwe inkoopprijs). Pas na jouw klik gebeurt er iets. Het uitlezen van PDF’s start je in de interface.

Goed om te weten

• Prijslijsten per e-mail: De controlelijst toont „Afzender niet bevestigd — controleer leverancier en prijzen” en selecteert geen regels vooraf. De reden: de afzender van een e-mail kan vervalst zijn. Controleer dus leverancier en prijzen voordat je regels aanvinkt.
• Artikel komt meermaals voor: Komt een artikel meerdere keren voor, dan staat er „Artikel komt meerdere keren voor — kies één regel” en is er niets vooraf geselecteerd. Selecteer je twee regels voor hetzelfde artikel, dan weigert Univents het overnemen en wijzigt niets.
• Foto’s: Foto’s mogen tot ongeveer 3,7 MB groot zijn. Grotere foto’s worden geweigerd met „Foto te groot — stuur hem als pdf of maak hem kleiner.” Dit geldt voor uploaden, het partnerportaal en e-mail.
• JSON-bestanden: Een JSON-bestand mag hoogstens 200 verschillende velden hebben; meer dan 3.000 posities worden afgekapt en de controlelijst wijst daarop.
• Overnemen blijft hangen: Staat een lijst langer dan 5 minuten op „De inkoopprijzen worden overgenomen” (bijvoorbeeld na een onderbreking), dan kun je de lijst opnieuw Overnemen of Verwerpen.

Veelgestelde vragen

Verandert de overname mijn verkoopprijzen? Nee. Alleen inkoopprijzen veranderen, en alleen vanaf de gekozen dag. Verkoopprijzen pas je zoals gewoonlijk aan, bijvoorbeeld met Prijzen aanpassen in de catalogus.

Kan ik een datum in het verleden kiezen? Nee. „Geldig vanaf” is op zijn vroegst vandaag, zodat openstaande concepten voor al geplande evenementen niet ongemerkt hun marge wijzigen. Na de eerste overname ligt de datum van de lijst vast.

Waarom staat een regel bij een andere leverancier? Het art.nr. is ook bij een artikel van een andere leverancier ingesteld (Zelfde artikelnr. bij: …). Overgenomen wordt de regel niet — beslissingen over de leverancier neemt de lijst nooit. Koop je het artikel ook bij deze leverancier, voeg hem dan bij het artikel toe onder Leveranciers en koppel de regel.

Ziet mijn leverancier wat ik ermee doe? Nee. In het portaal ziet hij alleen bestandsnaam en datum van zijn uploads, geen prijzen en geen status van jouw overname.

Kost het uploaden van Excel iets? Nee. Excel, CSV en JSON zijn gratis. Alleen PDF’s en foto’s verbruiken AI-tegoed.