Wczytywanie cenników dostawców i przejmowanie cen zakupu od wybranego dnia

Gdy dostawca podnosi ceny, zwykle przesyła cennik jako PDF lub Excel. Dotąd nowe ceny zakupu przepisywałeś artykuł po artykule. We Wpływie cen Univents odczytuje listę, przypisuje każdy wiersz do jednego z Twoich artykułów i pokazuje dotychczasową oraz nową cenę zakupu. Dopiero gdy klikniesz Przejmij, coś się zmienia.

Wymagania

• Plan: Wpływ cen jest dostępny od planu Growth. Bez Growth nie można niczego wgrać ani przejąć. Cenę zakupu od wybranego dnia zaplanujesz natomiast w każdym planie bezpośrednio na artykule.
• Uprawnienie: Potrzebujesz uprawnienia do edycji w inwentarzu.
• Dostawca przy artykule: Przejmowane są tylko artykuły, przy których nadawca listy figuruje jako dostawca — preferowany lub dodatkowy (Inwentarz › Katalog › artykuł › karta Cena i stan magazynowy › Dostawcy).
• Nr art. u dostawcy: Najlepiej uzupełnij przy artykule pole Nr art. u dostawcy. Po nim Univents przypisuje wiersze najpewniej — zobacz Zamówienia u dostawców. Przy dodatkowym dostawcy liczy się nr art. z jego wpisu w sekcji Dostawcy.

Wgranie cennika

1. Otwórz Inwentarz i kliknij pod rzędem wskaźników Wpływ cen.
2. Kliknij Prześlij cennik.
3. Wybierz plik: PDF, JPG, PNG, WebP, CSV, XLSX lub JSON, do 25 MB. Starsze pliki Excel (.xls) zapisz wcześniej jako xlsx lub csv.
4. Opcjonalnie wybierz w polu Dostawca (opcjonalnie) dostawcę. Bez wskazania wybierzesz go później na liście kontrolnej — dopiero wtedy wiersze zostaną przypisane do Twoich artykułów.
5. Kliknij Prześlij. Potem otworzy się lista kontrolna. Odczyt trwa tam dalej, nawet jeśli opuścisz stronę.

Strona Wpływ cen pokazuje wszystkie otrzymane listy z dostawcą, źródłem (Przesłany, E-mailem lub Od dostawcy), datą wpływu, stanem i informacją „Rozpoznane artykuły: n, przypisane: m”. Pliku, który już istnieje jako lista, Univents nie zakłada ponownie — przez Otwórz istniejącą listę przejdziesz do istniejącej.

Ile kosztuje odczyt

• Excel, CSV i JSON Univents odczytuje od razu i bezpłatnie.
• PDF i zdjęcia odczytuje AI. Koszt jest pobierany z salda AI Twojego workspace’u, i to w faktycznym zużyciu. W oknie przesyłania widnieje wskazówka „Zostanie odczytany przez AI i pobierze środki z salda AI.”
• Jeśli wgrywasz sam, przesłanie jest Twoim sygnałem startu — AI zaczyna od razu.
• Jeśli saldo AI jest puste, lista ma stan Brak środków AI. Po doładowaniu wszystko rusza dalej samo.

Bardzo długich plików Univents nie odczytuje za jednym razem: jeśli plik ma bardzo wiele stron, lepiej poproś dostawcę o Excel lub CSV. Jeśli odczytano tylko część, lista kontrolna ostrzega „Odczyt niepełny” i podaje stronę.

Własny adres na cenniki

Zamiast wgrywać, dostawcy mogą też wysyłać swój cennik e-mailem na osobny adres.

1. Otwórz Integracje i tam kartę Odbiór e-maili.
2. Przy karcie Adres do cenników właściciel klika Skonfiguruj adres. Adres wygląda jak preise-<code>@in.univents.app. Adres do skopiowania jest też na górze strony Wpływ cen.
3. Przekaż go dostawcy. Wysyła cennik jako załącznik (PDF, zdjęcie, Excel, CSV lub JSON).

Każda przyjęta lista pojawia się we Wpływie cen i dostajesz powiadomienie („Nowy cennik od …”). Jeśli nadawca nie jest zapisanym dostawcą, brzmi to „od nieznanego nadawcy”. Dostawcę Univents rozpoznaje po adresie nadawcy zapisanym przy kontakcie dostawcy (także jako adres dodatkowy).

Przy e-mailach AI nigdy nie startuje sama: Excel, CSV i JSON są odczytywane od razu, PDF-y i zdjęcia czekają na Rozpocznij odczyt (ok. … €). Przycisk podaje szacowany koszt, rozliczane jest faktyczne zużycie. Jako powód na liście widnieje na przykład „Nadawca nie jest przypisany do żadnego dostawcy.” albo „Nie udało się potwierdzić nadawcy.” Dzięki temu nikt nie zużyje Twojego salda AI przy pomocy sfałszowanego adresu nadawcy.

Wiadomości bez odpowiedniego załącznika, wiadomości systemowych i więcej niż 30 wiadomości na godzinę adres nie przyjmuje. Karta zlicza pod Odrzucone, dlaczego. Jak odnowić lub wstrzymać adres, opisuje artykuł Odbieranie zapytań e-mailem — obsługa jest taka sama.

Dostawcy sami wysyłają cennik

Jeśli dostawca ma dostęp do portalu partnera (dostaje go wraz z Twoim zamówieniem dla dostawcy), na stronie Zlecenia ma do dyspozycji przycisk Wyślij cennik — o ile Twój workspace ma Wpływ cen w planie. Excel, CSV, JSON, PDF lub zdjęcie do 25 MB. Lista trafia do Twojego Wpływu cen ze źródłem Od dostawcy. Ponieważ dostawca jest jednoznacznie znany, AI odczytuje tu PDF lub zdjęcie bez kliknięcia. Dzienny limit chroni Twoje saldo: po jego osiągnięciu lista czeka na Twoje kliknięcie Rozpocznij odczyt.

Lista kontrolna

Otwórz listę, która jest Gotowy do sprawdzenia. Na górze znajdziesz:

• Dostawca: jeśli jest jeszcze nieustalony, wybierz go tutaj. Potem Univents przypisze wiersze od nowa.
• Zobacz plik: oryginał do porównania.
• Obowiązuje od: data, od której obowiązują nowe ceny zakupu. Wstępnie ustawiona jest data z listy, ale nigdy dzień z przeszłości — ceny zakupu nie są zmieniane wstecz. Jeśli na liście stoi wcześniejsza data, pojawia się wskazówka „Według cennika obowiązuje od …”.
• Wskazówki: obca waluta, „tylko ceny brutto”, odczyt niepełny.

Poniżej tabela z kolumnami Artykuł wg dostawcy, Nr art., Przypisany artykuł, Dotychczasowa cena zakupu, Nowa cena zakupu, Zmiana i Uwaga. Filtrami Wszystkie, Do przejęcia, Z uwagą, Nie do przejęcia i Przejęte zachowasz przegląd.

Jak przebiega przypisanie

Univents przypisuje tylko wśród artykułów tego dostawcy (preferowanego lub dodatkowego) i tylko jednoznacznie, nigdy „mniej więcej”:

1. zapamiętane przypisanie po nr art.,
2. nr art. tego dostawcy przy artykule (nigdy numer innego dostawcy),
3. zapamiętane przypisanie po nazwie,
4. nazwa artykułu, dokładnie.

Jeśli pasują dwa artykuły, wiersz pozostaje otwarty: „Pasuje kilka artykułów — wybierz jeden”. Przyciskiem Wybierz artykuł poprawiasz lub uzupełniasz każde przypisanie ręcznie; przyciskiem Usuń przypisanie je cofasz. Gdy przejmiesz listę, Univents zapamięta Twoje przypisania na następną listę.

Dlaczego wiersza nie można przejąć

Przy każdym zablokowanym wierszu podany jest powód, na przykład:

• Brak przypisanego artykułu lub Pasuje kilka artykułów
• Tego dostawcy nie ma przy artykule: dodaj go do artykułu w sekcji Dostawcy (jako dodatkowego dostawcę, zobacz Wielu dostawców na artykuł). Potem wiersz można przejąć.
• Przy artykule nie ma dostawcy
• Inna waluta niż w Twojej firmie
• Brak ceny netto — cennik podaje tylko ceny brutto
• Artykuły płacowe, bilety i pakiety z automatycznie wyliczaną ceną zakupu nie mają własnej ceny zakupu.
• Brak wielkości opakowania

Wiersze z uwagą, takie jak Duża zmiana — sprawdź jednostkę i opakowanie (od 30 %), nie są domyślnie zaznaczone: sprawdź je, zanim je zaznaczysz.

Przejmowanie

1. Zaznacz wiersze, które mają obowiązywać (albo wybierz wszystkie możliwe do przejęcia).
2. Kliknij Przejmij (n).
3. Okno podaje liczbę i datę: „Przejąć n cen zakupu od …? Nazwy i opisy artykułów pozostają bez zmian.” Potwierdź przyciskiem Przejmij.

Co się dzieje:

• Nowa cena zakupu obowiązuje od wybranego dnia. Do tego czasu Univents liczy z dotychczasową. To ten sam mechanizm co Cena od wybranej daty przy artykule, zobacz Zbiorcza zmiana cen.
• Dla którego dostawcy: Jeśli nadawca jest preferowanym dostawcą artykułu, nowa cena staje się ceną zakupu artykułu — jak zaplanowana cena zakupu przy artykule. Jeśli jest dodatkowym dostawcą, cena obowiązuje tylko dla zamówień i pozycji u niego, jak Cena zakupu od … w jego wpisie w sekcji Dostawcy. Cena zakupu preferowanego dostawcy się nie zmienia.
• Nazwa, opis i podstawowa cena zakupu artykułu pozostają bez zmian.
• Otwarte wersje robocze wydarzeń od tego dnia przejmują nową cenę zakupu, gdy tylko zostaną przeliczone na nowo. Wysłane dokumenty pozostają, jakie są.
• Jeśli na ten sam dzień i dla tego samego dostawcy była już zaplanowana cena zakupu, przejęcie ją zastępuje — wiersz mówi Ci o tym wcześniej.
• W jednym przebiegu przejmowanych jest najwyżej 500 wierszy. Reszta pozostaje zaznaczona, Przejmij kolejne kontynuuje.
• Jeśli wiersz zmienił się od załadowania, nie zostaje przejęty, a okno o tym informuje.

Przejęty wiersz ma oznaczenie Przejęto od …. Przycisku cofania nie ma; błędną cenę poprawiasz jak każdą zaplanowaną cenę zakupu — przy artykule albo we wpisie dostawcy w sekcji Dostawcy.

Odrzucanie

Przyciskiem Odrzuć zamykasz listę, niczego nie przejmując. Żadna cena zakupu się nie zmienia, a przypisania z tej listy nie są zapamiętywane. Plik Univents usuwa po 30 dniach, wiersz pozostaje jako dowód.

Gdy odczyt się nie powiedzie

Lista pokazuje powód, na przykład „Nie rozpoznano kolumn tabeli.” (wtedy AI odczytuje po Rozpocznij odczyt), „Plik ma zbyt wiele stron. Wyślij go jako Excel lub CSV.” albo „Plik nie wygląda na cennik.” Przyciskiem Spróbuj ponownie rozpoczynasz nową próbę. Univents próbuje każdy fragment do trzech razy; wyczerpane lub przerwane wywołania nie obciążają Ciebie.

Z asystentem AI

W czacie możesz pokazać sobie cenniki i kazać sprawdzić listę. Każdą zmianę — zmianę dostawcy lub przypisania, Przejmij, Odrzuć — asystent pokazuje Ci wcześniej na karcie potwierdzenia (przy przejęciu z artykułem, dotychczasową i nową ceną zakupu). Dopiero po Twoim kliknięciu coś się dzieje. Odczyt PDF-ów uruchamiasz w interfejsie.

Warto wiedzieć

• Cenniki przesłane e-mailem: Lista kontrolna pokazuje „Nadawca niepotwierdzony — sprawdź dostawcę i ceny” i nie zaznacza z góry żadnych wierszy. Powód: nadawcę e-maila można podrobić. Sprawdź więc dostawcę i ceny, zanim zaznaczysz wiersze.
• Artykuł występuje kilka razy: Jeśli artykuł występuje kilka razy, pojawia się „Artykuł występuje kilka razy — wybierz jeden wiersz” i nic nie jest zaznaczone z góry. Jeśli zaznaczysz dwa wiersze dla tego samego artykułu, Univents odrzuci przejęcie i niczego nie zmieni.
• Zdjęcia: Zdjęcia mogą mieć do około 3,7 MB. Większe są odrzucane z komunikatem „Zdjęcie jest za duże — wyślij je jako PDF albo zmniejsz.” Dotyczy to wgrywania, portalu partnera i e-maila.
• Pliki JSON: Plik JSON może mieć najwyżej 200 różnych pól; powyżej 3000 pozycji lista jest obcinana, a lista kontrolna o tym informuje.
• Przejmowanie się zawiesiło: Jeśli cennik wisi dłużej niż 5 minut na „Trwa przejmowanie cen zakupu” (np. po przerwaniu), możesz go ponownie Przejąć lub Odrzucić.

Najczęstsze pytania

Czy przejęcie zmienia moje ceny sprzedaży? Nie. Zmieniają się tylko ceny zakupu i to tylko od wybranego dnia. Ceny sprzedaży dostosowujesz jak zwykle, na przykład przez Dostosuj ceny w katalogu.

Czy mogę wybrać datę z przeszłości? Nie. „Obowiązuje od” to najwcześniej dziś, aby otwarte wersje robocze już zaplanowanych wydarzeń po cichu nie zmieniały swojej marży. Po pierwszym przejęciu data listy jest ustalona.

Dlaczego wiersz stoi przy innym dostawcy? Nr art. jest zapisany także przy artykule innego dostawcy (Ten sam nr art. przy: …). Nie zostaje przejęty — o dostawcy lista nigdy nie decyduje. Jeśli kupujesz artykuł także u tego dostawcy, dodaj go do artykułu w sekcji Dostawcy i przypisz wiersz.

Czy mój dostawca widzi, co z tym robię? Nie. W portalu widzi tylko nazwę pliku i datę swoich przesłań, bez cen i bez statusu Twojego przejęcia.

Czy wgranie Excela coś kosztuje? Nie. Excel, CSV i JSON są bezpłatne. Tylko PDF-y i zdjęcia zużywają saldo AI.