Lire les listes de prix des fournisseurs et appliquer les prix d’achat à partir d’une date

Lorsqu’un fournisseur augmente ses prix, il vous envoie généralement une liste de prix en PDF ou en Excel. Jusqu’ici, vous saisissiez les nouveaux prix d’achat article par article. Dans la Réception des prix, Univents lit la liste, associe chaque ligne à l’un de vos articles et vous montre le prix d’achat actuel et le nouveau. Rien ne change tant que vous n’avez pas cliqué sur Appliquer.

Prérequis

• Offre : la réception des prix est incluse à partir de l’offre Growth. Sans Growth, il n’est pas possible d’importer ni d’appliquer quoi que ce soit. Un prix d’achat à une date donnée se planifie en revanche dans chaque formule, directement sur l’article.
• Droit : vous devez avoir le droit de modifier l’inventaire.
• Fournisseur sur l’article : seuls sont repris les articles sur lesquels l’expéditeur de la liste figure comme fournisseur, privilégié ou supplémentaire (Inventaire › Catalogue › article › onglet Prix et stock › Fournisseurs).
• Réf. chez le fournisseur : le mieux est de renseigner sur l’article le champ Réf. chez le fournisseur. C’est ce qui permet à Univents d’associer les lignes le plus sûrement — voir Commandes fournisseurs. Pour un fournisseur supplémentaire, c’est la réf. de son entrée sous Fournisseurs qui compte.

Importer une liste de prix

1. Ouvrez Inventaire et cliquez sur Réception des prix, sous la rangée d’indicateurs.
2. Cliquez sur Importer une liste de prix.
3. Choisissez le fichier : PDF, JPG, PNG, WebP, CSV, XLSX ou JSON, jusqu’à 25 Mo. Enregistrez au préalable les anciens fichiers Excel (.xls) en xlsx ou csv.
4. Choisissez si vous le souhaitez le fournisseur sous Fournisseur (facultatif). Sans indication, vous le choisirez plus tard dans la liste de vérification — ce n’est qu’alors que les lignes sont associées à vos articles.
5. Cliquez sur Importer. La liste de vérification s’ouvre ensuite. La lecture s’y poursuit même si vous quittez la page.

La page Réception des prix affiche toutes les listes reçues avec le fournisseur, la source (Importée, Par e-mail ou Du fournisseur), la réception, le statut et « n articles reconnus, m associés ». Un fichier qui existe déjà comme liste n’est pas recréé par Univents — avec Ouvrir la liste existante, vous accédez à celle qui existe.

Ce que coûte la lecture

• Excel, CSV et JSON sont lus immédiatement par Univents et gratuitement.
• PDF et photos sont lus par l’IA. Cela est déduit du crédit IA de votre workspace, à hauteur de la consommation réelle. La boîte de dialogue d’import l’indique : « Lu par l’IA et déduit du crédit IA. »
• Si vous importez vous-même, l’import est le signal de départ — l’IA commence aussitôt.
• Si le crédit IA est épuisé, la liste passe sur Crédit IA épuisé. Après rechargement, la lecture reprend d’elle-même.

Univents ne lit pas les très longs fichiers d’un seul bloc : si un fichier compte énormément de pages, il vaut mieux demander à votre fournisseur un Excel ou un CSV. Si seule une partie a été lue, la liste de vérification vous avertit par « Lecture incomplète » et indique la page.

Une adresse dédiée aux listes de prix

Au lieu d’importer, les fournisseurs peuvent aussi envoyer leur liste par e-mail à une adresse dédiée.

1. Ouvrez Intégrations puis l’onglet Réception d'e-mails.
2. Sur la carte Adresse pour les listes de prix, le propriétaire clique sur Configurer l’adresse. L’adresse ressemble à preise-<code>@in.univents.app. L’adresse à copier figure aussi en haut de la page Réception des prix.
3. Communiquez-la à votre fournisseur. Il envoie la liste en pièce jointe (PDF, photo, Excel, CSV ou JSON).

Chaque liste acceptée apparaît dans la Réception des prix, et vous recevez une notification (« Nouvelle liste de prix de … »). Si l’expéditeur n’est pas un fournisseur enregistré, il est indiqué qu’elle vient d’un expéditeur inconnu. Univents reconnaît un fournisseur à l’adresse de l’expéditeur enregistrée sur le contact du fournisseur (y compris comme adresse supplémentaire).

Pour les e-mails, l’IA ne démarre jamais d’elle-même : Excel, CSV et JSON sont lus immédiatement, les PDF et les photos attendent Lancer la lecture (env. … €). Le bouton indique le coût estimé ; c’est la consommation réelle qui est facturée. La liste en donne le motif, par exemple « L’expéditeur n’est associé à aucun fournisseur. » ou « L’expéditeur n’a pas pu être confirmé. » Ainsi, personne ne peut consommer votre crédit IA avec une fausse adresse d’expéditeur.

L’adresse n’accepte pas les e-mails sans pièce jointe adaptée, les messages système ni plus de 30 e-mails par heure. La carte indique sous Refusés pourquoi. La façon de renouveler ou de suspendre l’adresse est décrite dans l’article Recevoir des demandes par e-mail — l’utilisation est la même.

Les fournisseurs envoient eux-mêmes la liste

Si un fournisseur a accès au portail partenaire (il l’obtient avec votre commande fournisseur), il dispose sur la page Commandes du bouton Envoyer la liste de prix — à condition que votre workspace ait la réception des prix dans son offre. Excel, CSV, JSON, PDF ou photo jusqu’à 25 Mo. La liste arrive chez vous dans la Réception des prix avec la source Du fournisseur. Comme le fournisseur est clairement identifié, l’IA lit ici un PDF ou une photo sans clic. Une limite quotidienne protège votre crédit : une fois atteinte, la liste attend votre clic sur Lancer la lecture.

La liste de vérification

Ouvrez une liste Prête à vérifier. En haut figurent :

• Fournisseur : s’il n’est pas encore défini, choisissez-le ici. Univents réassocie ensuite les lignes.
• Voir le fichier : l’original pour comparer.
• Valable à partir du : la date à partir de laquelle les nouveaux prix d’achat s’appliquent. La date de la liste est préremplie, mais jamais un jour passé — les prix d’achat ne sont pas modifiés rétroactivement. Si la liste indique une date antérieure, la remarque « Selon la liste, valable à partir du … » s’affiche.
• Remarques : devise étrangère, « uniquement des prix TTC », lecture incomplète.

En dessous se trouve le tableau avec Article selon le fournisseur, Réf., Article associé, Prix d’achat actuel, Nouveau prix d’achat, Variation et Remarque. Les filtres Toutes, Applicables, Avec remarque, Non applicables et Appliquées vous aident à garder une vue d’ensemble.

Comment l’association est faite

Univents n’associe que parmi les articles de ce fournisseur (privilégié ou supplémentaire), et uniquement de façon univoque, jamais « à peu près » :

1. association mémorisée via la réf.,
2. la réf. de ce fournisseur sur l’article (jamais celle d’un autre fournisseur),
3. association mémorisée via le nom,
4. le nom de l’article, exact.

Si deux articles correspondent, la ligne reste ouverte : « Plusieurs articles correspondent, veuillez en choisir un ». Avec Choisir un article, vous corrigez ou complétez à la main chaque association ; avec Retirer l’association, vous l’annulez. Lorsque vous appliquez une liste, Univents mémorise vos associations pour la liste suivante.

Pourquoi une ligne n’est pas applicable

Pour chaque ligne bloquée, le motif est indiqué, par exemple :

• Aucun article associé ou Plusieurs articles correspondent
• Ce fournisseur ne figure pas sur l’article : ajoutez-le à l’article sous Fournisseurs (comme fournisseur supplémentaire, voir Plusieurs fournisseurs par article). Ensuite, la ligne peut être appliquée.
• Aucun fournisseur n’est défini sur l’article
• Devise différente de celle de votre entreprise
• Prix HT manquant : la liste n’indique que des prix TTC
• Les articles de salaire, les billets et les packs avec prix d’achat calculé automatiquement n’ont pas de prix d’achat propre.
• Taille du conditionnement manquante

Les lignes portant une remarque telle que Forte variation : vérifiez l’unité et le conditionnement (à partir de 30 %) ne sont pas présélectionnées : vérifiez-les avant de les cocher.

Appliquer

1. Cochez les lignes qui doivent s’appliquer (ou sélectionnez toutes celles qui sont applicables).
2. Cliquez sur Appliquer (n).
3. La boîte de dialogue indique le nombre et la date : « Appliquer n prix d’achat à partir du … ? Les noms et descriptions des articles restent inchangés. » Confirmez avec Appliquer.

Ce qui se passe :

• Le nouveau prix d’achat s’applique à partir du jour choisi. D’ici là, Univents calcule avec l’ancien. C’est le même mécanisme que Prix à partir d’une date sur l’article, voir Ajuster les prix en masse.
• Pour quel fournisseur : si l’expéditeur est le fournisseur privilégié de l’article, le nouveau prix devient le prix d’achat de l’article, comme un prix d’achat planifié sur l’article. S’il s’agit d’un fournisseur supplémentaire, le prix ne vaut que pour les commandes et les lignes chez lui, comme Prix d’achat à partir du … dans son entrée sous Fournisseurs. Le prix d’achat du fournisseur privilégié ne change pas.
• Le nom, la description et le prix d’achat de base de l’article restent inchangés.
• Les brouillons ouverts d’événements à partir de ce jour reprennent le nouveau prix d’achat lors de leur recalcul. Les documents envoyés restent tels quels.
• Si un prix d’achat était déjà prévu pour le même jour et le même fournisseur, l’application le remplace — la ligne vous le signale au préalable.
• 500 lignes au maximum sont appliquées par passage. Le reste reste sélectionné, Appliquer la suite poursuit.
• Si une ligne a changé depuis le chargement, elle n’est pas appliquée et la boîte de dialogue l’indique.

Une ligne appliquée porte la mention Appliqué à partir du …. Il n’y a pas de bouton d’annulation ; un prix erroné se corrige comme tout prix d’achat planifié — sur l’article ou dans l’entrée du fournisseur sous Fournisseurs.

Ignorer

Avec Ignorer, vous clôturez une liste sans rien appliquer. Aucun prix d’achat ne change, et les associations de cette liste ne sont pas mémorisées. Univents supprime le fichier au bout de 30 jours ; la ligne reste comme preuve.

Quand la lecture échoue

La liste indique le motif, par exemple « Les colonnes du tableau n’ont pas été reconnues. » (l’IA lit alors avec Lancer la lecture), « Le fichier compte trop de pages. Veuillez l’envoyer en Excel ou CSV. » ou « Le fichier ne ressemble pas à une liste de prix. » Avec Réessayer, vous lancez une nouvelle tentative. Par section, Univents essaie jusqu’à trois fois ; les appels épuisés ou interrompus ne sont pas à votre charge.

Avec l’assistant IA

Dans le chat, vous pouvez vous faire montrer les listes de prix et faire vérifier une liste. Chaque modification — changer le fournisseur ou une association, Appliquer, Ignorer — l’assistant vous la présente au préalable sur une carte de confirmation (pour l’application, avec l’article, le prix d’achat actuel et le nouveau). Rien ne se passe avant votre clic. La lecture des PDF se lance depuis l’interface.

Bon à savoir

• Listes de prix reçues par e-mail : La liste de vérification affiche « Expéditeur non vérifié : vérifiez le fournisseur et les prix » et ne présélectionne aucune ligne. La raison : l’expéditeur d’un e-mail peut être falsifié. Vérifiez donc le fournisseur et les prix avant de cocher des lignes.
• Article présent plusieurs fois : Si un article apparaît plusieurs fois, la liste indique « L’article apparaît plusieurs fois : choisissez une ligne » et rien n’est présélectionné. Si vous sélectionnez deux lignes pour le même article, Univents refuse l’application et ne modifie rien.
• Photos : Les photos peuvent peser jusqu’à environ 3,7 Mo. Les photos plus grandes sont refusées avec « Photo trop volumineuse : envoyez-la en PDF ou réduisez-la. » Cela vaut pour l’import, le portail partenaire et l’e-mail.
• Fichiers JSON : Un fichier JSON peut contenir au plus 200 champs différents ; au-delà de 3 000 positions, la liste est tronquée et la liste de vérification le signale.
• L’application reste bloquée : Si une liste reste plus de 5 minutes sur « Les prix d’achat sont en cours d’application » (par exemple après une interruption), vous pouvez de nouveau Appliquer ou Ignorer la liste.

Questions fréquentes

L’application modifie-t-elle mes prix de vente ? Non. Seuls les prix d’achat changent, et uniquement à partir du jour choisi. Vous ajustez les prix de vente comme d’habitude, par exemple avec Ajuster les prix dans le catalogue.

Puis-je choisir une date dans le passé ? Non. « Valable à partir du » est au plus tôt aujourd’hui, afin que les brouillons ouverts d’événements déjà planifiés ne modifient pas silencieusement leur marge. Après la première application, la date de la liste est figée.

Pourquoi une ligne apparaît-elle chez un autre fournisseur ? La réf. est aussi renseignée sur un article d’un autre fournisseur (Même réf. chez : …). Elle n’est pas appliquée — la liste ne décide jamais du fournisseur. Si vous achetez aussi l’article chez ce fournisseur, ajoutez-le à l’article sous Fournisseurs et associez la ligne.

Mon fournisseur voit-il ce que j’en fais ? Non. Dans le portail, il ne voit que le nom de fichier et la date de ses envois, ni prix ni statut de votre application.

L’import d’un fichier Excel coûte-t-il quelque chose ? Non. Excel, CSV et JSON sont gratuits. Seuls les PDF et les photos consomment du crédit IA.