Recevoir des demandes par e-mail
Grâce à ce guide, votre workspace dispose de sa propre adresse e-mail à laquelle les demandes des clients arrivent automatiquement sous forme de demande dans le Kanban des demandes, sans que personne ait à transférer l’e-mail manuellement.
Chaque workspace peut obtenir sa propre adresse Univents. Tout ce qui arrive à cette adresse devient automatiquement une demande dans le Kanban des demandes, que vous saisissiez l'adresse comme destinataire dans le formulaire de votre site web ou que vous y transfériez manuellement les demandes de vos clients.
Configurer l'adresse
Vous accédez à la carte Demandes par e-mail via Intégrations dans la barre latérale gauche. Vous arrivez sur la page Toutes les intégrations ; cliquez à gauche, dans la barre Catégories, sur E-mail et calendrier, ou saisissez « demandes » dans le champ de recherche en haut, puis ouvrez la carte. Le lien ← Toutes les intégrations en haut à gauche vous ramène à l'annuaire.
- Ouvrez la carte Demandes par e-mail.
- Cliquez sur Créer l'adresse.
- Univents génère immédiatement une adresse selon le modèle
anfragen-<zufallscode>@in.univents.appet l'affiche. - Cliquez sur l'icône de copie à côté de l'adresse pour la copier.
Seul le propriétaire peut créer, renouveler ou désactiver l'adresse. Tous les autres admins voient l'adresse et les statistiques, mais sans les éléments de commande.
Utiliser l'adresse
Saisissez l'adresse copiée chez votre fournisseur de formulaires comme destinataire supplémentaire : la plupart des créateurs de sites web et des outils de formulaires (Typeform, Elementor, formulaires de contact WordPress, …) permettent d'indiquer plusieurs adresses de notification. Vous pouvez aussi simplement transférer manuellement une demande client à cette adresse.
À la réception, Univents reprend directement trois champs :
- Objet → devient le nom de la demande (jusqu'à 255 caractères ; les objets plus longs sont tronqués).
- Texte de l'e-mail → devient le message de la demande (jusqu'à 20 000 caractères ; un e-mail HTML est converti en texte brut).
- Adresse de réponse (Reply-To ou expéditeur) → devient l'expéditeur de la demande ; vous pouvez ainsi répondre directement.
La demande apparaît automatiquement dans votre Kanban des demandes, avec l'origine « par e-mail ».
⚠️ Les pièces jointes ne sont pas reprises. Univents ne lit que l'objet, le texte et l'adresse de l'expéditeur : un devis au format PDF ou des photos envoyés par votre fournisseur de formulaires n'arrivent pas dans Univents. Vous devez ajouter manuellement par la suite les fichiers importants à la demande.
Statut et statistiques
À côté de l'adresse, la carte affiche :
- Actif ou Désactivé sous forme de badge.
- Reçus : nombre d'e-mails devenus une demande avec succès, plus la date du dernier.
- Refusé : nombre d'e-mails qu'Univents a rejetés, avec le motif et la date du dernier refus. Cela vous aide à repérer, par exemple, un fournisseur de formulaires mal configuré, au lieu de voir les e-mails disparaître sans explication.
Motifs de refus possibles :
| Motif | Signification |
|---|---|
| message système | Les réponses automatiques et les e-mails de rebond sont détectés et rejetés afin de ne pas créer de fausses demandes. |
| trop d'e-mails en une heure | Plus de 30 e-mails par heure vers la même adresse : protection contre le spam et les abus. |
| aucune adresse d'expéditeur détectée | L'e-mail ne contient aucune adresse d'expéditeur ou de réponse exploitable. |
| adresse désactivée | L'adresse de réception est actuellement désactivée (voir ci-dessous). |
| e-mail trop volumineux | L'e-mail d'origine dépasse 5 Mo. |
| e-mail remis en double | Ce même e-mail a déjà été traité (remise répétée par le serveur de messagerie). |
| adresse inconnue | L'adresse de destination n'appartient plus à aucun workspace actif, par exemple après un renouvellement (voir ci-dessous). |
Suspendre la réception
Avec l'interrupteur Accepter les demandes, le propriétaire peut désactiver temporairement l'adresse sans la supprimer. Les e-mails qui arrivent entre-temps sont refusés avec le motif « adresse désactivée » : ils ne sont pas mis en attente. Réactivez l'adresse dès que vous êtes prêt à accepter de nouveau des demandes.
Renouveler l'adresse
Si vous souhaitez remplacer l'adresse pour des raisons de sécurité (par exemple parce qu'elle est parvenue à un mauvais endroit) :
- Cliquez sur Renouveler l'adresse.
- Confirmez dans la boîte de dialogue Renouveler l'adresse ? en cliquant sur Oui, renouveler.
L'ancienne adresse n'accepte ensuite plus aucune demande immédiatement : les e-mails qui continuent d'y arriver sont refusés avec le motif « adresse inconnue ». Saisissez d'abord la nouvelle adresse chez votre fournisseur de formulaires avant de retirer l'ancienne où que ce soit, sinon les envois se perdront pendant la période de transition.
Questions fréquentes
Qui peut consulter et gérer l'adresse e-mail ? Tous les admins ayant accès au workspace peuvent la consulter. Seul le propriétaire peut la créer, la renouveler et la désactiver.
Les pièces jointes de l'e-mail du formulaire arrivent-elles dans la demande ? Non. Univents ne reprend que l'objet, le texte et l'adresse de l'expéditeur. Vous devez ajouter les pièces jointes manuellement à la demande.
Pourquoi un e-mail est-il refusé avec le motif « trop d'e-mails en une heure » ? L'adresse accepte au maximum 30 e-mails par heure afin de prévenir le spam et les abus. Si vous recevez régulièrement davantage de vraies demandes, contactez le support Univents.
Puis-je créer plusieurs adresses de réception pour différents formulaires ? Non. Chaque workspace dispose d'une seule adresse de réception. Saisissez la même adresse dans tous les formulaires qui doivent générer des demandes.
Que deviennent les demandes déjà créées si je renouvelle l'adresse ? Rien : les demandes existantes restent inchangées. Le renouvellement détermine uniquement quelle adresse accepte les e-mails à l'avenir.