Partners betrekken bij een evenement
Na het lezen kun je externe partners zoals een fotograaf, dj of tentverhuurder per e-mail voor een evenement uitnodigen en weet je wat ze in hun eigen portaalgedeelte kunnen zien en doen.
Externe dienstverleners – fotograaf, dj, tentverhuurder en andere – kun je rechtstreeks bij een evenement betrekken, zonder dat ze een eigen Univents-account nodig hebben. Je nodigt ze per e-mail uit, ze bevestigen of wijzen de opdracht af via een persoonlijke link en werken daarna in een eigen, op hen afgestemd gedeelte met taken, status ter plaatse en bestanden. Dit artikel is bedoeld voor iedereen die regelmatig met externe partners samenwerkt.
Partner uitnodigen
- Open het evenement en ga naar het tabblad Medewerkers.
- Klik rechtsboven op Partner uitnodigen.
- Kies in het dialoogvenster Bestaand contact als de partner al als contact met e-mailadres is opgeslagen, of Nieuw e-mailadres om iemand helemaal nieuw uit te nodigen.
- Bij Bestaand contact: selecteer het contact in het veld Contact.
- Bij Nieuw e-mailadres: vul E-mail in, en eventueel ook Naam (optioneel).
- Klik op Uitnodigen. Univents verstuurt automatisch een uitnodigingsmail met de persoonlijke portaallink.
Is het contact nieuw, dan verschijnt de melding Partner uitgenodigd. Nodig je dezelfde persoon een tweede keer uit, dan meldt Univents Partner is al uitgenodigd en verandert er niets aan een reeds bevestigde of afgewezen status.
Zo werkt het voor de partner
De partner opent de link uit de mail en komt terecht op „Je bent uitgenodigd als medewerker”. Daar bevestigt hij met Opdracht bevestigen of klikt hij op Afwijzen – bij afwijzing kan hij optioneel een reden opgeven. Je krijgt direct een melding van de beslissing. Het partnergedeelte maakt technisch deel uit van het EventHub-klantenportaal, alleen met partnerspecifieke inhoud in plaats van klantdocumenten.
Zodra de partner heeft bevestigd, ziet hij in zijn portaalgedeelte:
| Onderdeel | Wat de partner kan doen |
|---|---|
| Status melden | Status ter plaatse melden als Onderweg, Ter plaatse, Opbouw klaar of Afbouw klaar, eventueel met notitie |
| Opdrachten | De voor dit evenement bestemde bestelregels bekijken (product, aantal, stukprijs, btw, totaalbedrag) en openstaande opdrachten afzonderlijk afhandelen met Levering bevestigen |
| Taken | Aan hem toegewezen taken bekijken, filteren (Alle / Open / Afgerond) en als afgerond markeren |
| Bestanden | Door jou gedeelde documenten downloaden en eigen bestanden (afbeeldingen, PDF, max. 10 MB) uploaden |
| Function Sheet | Zijn Function Sheet zonder prijzen openen – alleen zichtbaar als je er een met hem hebt gedeeld |
| Berichten | Rechtstreeks met jou chatten; elk bericht gaat bovendien per e-mail de deur uit |
Een volledig Univents-account heeft de partner hiervoor niet nodig – de toegang loopt uitsluitend via de persoonlijke link.
Partners in de gaten houden
In het tabblad Medewerkers vat het onderdeel Partners & bijdragers (extern) alle uitgenodigde partners samen:
- Een statusbadge toont Bevestigd, In afwachting of Afgewezen – bij afwijzing zie je meteen de opgegeven reden.
- Zodra een partner een status ter plaatse heeft gemeld, verschijnt er bovendien een badge zoals Ter plaatse of Opbouw klaar, met het tijdstip van de melding.
- Bij bevestigde partners met toegewezen taken zie je de voortgang, bijvoorbeeld „Taken 2/5 afgerond”.
- Laatst geopend toont wanneer de partner zijn link voor het laatst heeft gebruikt – of Nog nooit geopend als hij de mail nog niet heeft aangeklikt.
Veelgestelde vragen
Heeft de partner een eigen Univents-account nodig? Nee. De toegang verloopt uitsluitend via de persoonlijke link uit de uitnodigingsmail, zonder registratie.
Ziet de partner prijzen? Nee. Het Function Sheet dat hij via zijn portaalgedeelte kan openen, verbergt alle prijzen.
Wat is het verschil met een leverancier? Een leverancier krijgt een leveranciersbestelling met regels, aantallen en leverdatum, die hij uitdrukkelijk moet accepteren of afwijzen. Een uitgenodigde partner (fotograaf, dj, tentverhuurder) ziet zijn bestelregels in plaats daarvan op het tabblad Opdrachten en bevestigt daar alleen de levering – zonder de aparte accepteer-/afwijsprocedure van de leverancier. Daarnaast heeft de partner toegang tot taken, status ter plaatse, bestanden en Function Sheet.
Kan ik de uitnodiging opnieuw versturen? Nodig het contact gewoon opnieuw uit via Partner uitnodigen. Is de partner al uitgenodigd, dan blijft zijn huidige status ongewijzigd – Univents zet een bevestigde of afgewezen uitnodiging niet terug.
Waar leg ik vast wie er verder bij een evenement betrokken is? Interne medewerkers en andere externe contacten zonder eigen portaaltoegang groepeer je nog steeds via Medewerkers in evenementen beheren.