Włącz partnera do wydarzenia
Po przeczytaniu będziesz wiedzieć, jak zaprosić e-mailem do wydarzenia zewnętrznych partnerów, takich jak fotograf, DJ czy firma wynajmująca namioty, oraz co mogą oni zobaczyć i zrobić w swoim obszarze portalu.
Zewnętrznych usługodawców, takich jak fotograf, DJ czy firma wynajmująca namioty, możesz włączyć bezpośrednio do wydarzenia, a oni nie potrzebują własnego konta w Univents. Zapraszasz ich e-mailem, potwierdzają lub odrzucają zlecenie przez osobisty link, a potem pracują we własnym, dopasowanym do nich obszarze z zadaniami, statusem na miejscu i plikami. Ten artykuł jest przeznaczony dla wszystkich, którzy regularnie współpracują z zewnętrznymi partnerami.
Zapraszanie partnera
- Otwórz wydarzenie i przejdź do karty Współpracownicy.
- Kliknij Zaproś partnera w prawym górnym rogu.
- W oknie dialogowym wybierz Istniejący kontakt, jeśli partner jest już zapisany jako kontakt z adresem e-mail, albo Nowy adres e-mail, aby zaprosić zupełnie nową osobę.
- Przy Istniejący kontakt: wybierz kontakt w polu Kontakt.
- Przy Nowy adres e-mail: wpisz E-mail, opcjonalnie także Nazwa (opcjonalnie).
- Kliknij Zaproś. Univents automatycznie wyśle e-mail z zaproszeniem i osobistym linkiem do portalu.
Jeśli kontakt jest nowy, pojawi się komunikat Partner zaproszony. Gdy zaprosisz tę samą osobę po raz drugi, Univents wyświetli komunikat Partner został już zaproszony i nie zmieni już potwierdzonego ani odrzuconego statusu.
Jak wygląda to po stronie partnera
Partner otwiera link z e-maila i trafia na stronę „Zaproszono Cię do współpracy”. Tam potwierdza przyciskiem Potwierdź zlecenie albo klika Odrzuć. W przypadku odrzucenia może opcjonalnie podać powód. O decyzji dostajesz powiadomienie od razu. Obszar partnera jest technicznie częścią portalu klienta EventHub, tylko z treściami dla partnera zamiast dokumentów klienta.
Gdy partner potwierdzi zlecenie, widzi w swoim obszarze portalu:
| Obszar | Co może zrobić partner |
|---|---|
| Zgłoś status | Zgłosić status na miejscu: W drodze, Na miejscu, Montaż zakończony lub Demontaż zakończony, opcjonalnie z notatką |
| Zlecenia | Przeglądać pozycje zamówienia przeznaczone dla tego wydarzenia (produkt, ilość, cena jednostkowa, podatek, suma) i potwierdzać otwarte zlecenia pojedynczo przyciskiem Potwierdź dostawę |
| Zadania | Przeglądać przypisane mu zadania, filtrować je (Wszystkie / Otwarte / Zakończone) i oznaczać jako zakończone |
| Pliki | Pobierać udostępnione przez Ciebie dokumenty i wgrywać własne pliki (obrazy, PDF, maks. 10 MB) |
| Function Sheet | Otworzyć swój Function Sheet bez cen. Widoczny tylko wtedy, gdy udostępnisz mu go |
| Wiadomości | Czatować bezpośrednio z Tobą. Każda wiadomość jest dodatkowo wysyłana e-mailem |
Partner nie potrzebuje do tego pełnego konta w Univents. Dostęp odbywa się wyłącznie przez osobisty link.
Przegląd partnerów
W karcie Współpracownicy sekcja Partnerzy i współpracownicy (zewnętrzni) zbiera wszystkich zaproszonych partnerów:
- Plakietka statusu pokazuje Potwierdzone, Oczekuje lub Odrzucone. W przypadku odrzucenia od razu widzisz podany powód.
- Gdy partner zgłosi status na miejscu, pojawia się dodatkowa plakietka, np. Na miejscu lub Montaż zakończony, wraz z godziną zgłoszenia.
- Przy potwierdzonych partnerach z przypisanymi zadaniami widzisz postęp, np. „Zadania 2/5 zakończone”.
- Ostatnio otwarto pokazuje, kiedy partner ostatnio użył swojego linku, albo Nigdy nie otwarto, jeśli nie kliknął jeszcze w e-mail.
Najczęstsze pytania
Czy partner potrzebuje własnego konta w Univents? Nie. Dostęp odbywa się wyłącznie przez osobisty link z e-maila z zaproszeniem, bez rejestracji.
Czy partner widzi ceny? Nie. Function Sheet, który może otworzyć w swoim obszarze portalu, ukrywa wszystkie ceny.
Czym różni się partner od dostawcy? Dostawca otrzymuje zamówienie u dostawcy z pozycjami, ilościami i terminem dostawy, które musi wyraźnie zaakceptować lub odrzucić. Zaproszony partner (fotograf, DJ, firma wynajmująca namioty) widzi natomiast swoje pozycje zamówienia w karcie Zlecenia i potwierdza tam tylko dostawę, bez osobnego procesu akceptacji i odrzucenia, jaki dotyczy dostawcy. Dodatkowo partner ma dostęp do zadań, statusu na miejscu, plików i Function Sheet.
Czy mogę wysłać zaproszenie ponownie? Po prostu zaproś ten kontakt jeszcze raz przez Zaproś partnera. Jeśli został już zaproszony, jego aktualny status pozostaje bez zmian. Univents nie resetuje potwierdzonego ani odrzuconego zaproszenia.
Gdzie określę, kto jeszcze bierze udział w wydarzeniu? Wewnętrznych pracowników oraz pozostałe kontakty zewnętrzne bez własnego dostępu do portalu grupujesz nadal przez zarządzanie współpracownikami w wydarzeniach.