Cómo implicar a partners en un evento
Después de leer este artículo sabrás invitar por correo electrónico a partners externos como fotógrafos, DJ o empresas de alquiler de carpas a un evento, y qué pueden ver y hacer en su propia área del portal.
Los proveedores de servicios externos (fotógrafo, DJ, alquiler de carpas y similares) pueden participar directamente en un evento sin necesidad de tener una cuenta propia de Univents. Los invitas por correo electrónico, ellos confirman o rechazan el encargo mediante un enlace personal y después trabajan en un área propia, adaptada a ellos, con tareas, estado en el lugar y archivos. Este artículo va dirigido a quienes colaboran con regularidad con partners externos.
Invitar a un partner
- Abre el evento y ve a la pestaña Colaboradores.
- Haz clic en Invitar partner, arriba a la derecha.
- En el cuadro de diálogo, elige Contacto existente si el partner ya está guardado como contacto con dirección de correo electrónico, o Correo nuevo para invitar a alguien completamente nuevo.
- Con Contacto existente: selecciona el contacto en el campo Contacto.
- Con Correo nuevo: introduce el Correo electrónico y, opcionalmente, el Nombre (opcional).
- Haz clic en Invitar. Univents envía automáticamente un correo de invitación con el enlace personal al portal.
Si el contacto es nuevo, aparece el aviso Partner invitado. Si invitas a la misma persona por segunda vez, Univents muestra El partner ya está invitado y no modifica un estado que ya esté confirmado o rechazado.
Cómo funciona para el partner
El partner abre el enlace del correo y llega a «Te han invitado como colaborador». Allí confirma con Confirmar encargo o hace clic en Rechazar; si rechaza, puede indicar un motivo de forma opcional. Recibes una notificación inmediata de su decisión. Técnicamente, el área de partners forma parte del portal de clientes de EventHub, pero con contenidos específicos para partners en lugar de documentos de clientes.
Una vez que el partner ha confirmado, ve lo siguiente en su área del portal:
| Área | Qué puede hacer el partner |
|---|---|
| Informar del estado | Informar de su estado en el lugar como De camino, En el lugar, Montaje terminado o Desmontaje terminado, opcionalmente con una nota |
| Encargos | Consultar las líneas de pedido destinadas a este evento (producto, cantidad, precio unitario, impuesto, total) y acusar recibo de cada encargo abierto con Confirmar entrega |
| Tareas | Ver las tareas que se le han asignado, filtrarlas (Todos / Abierto / Completada) y marcarlas como completadas |
| Archivos | Descargar los documentos que compartas con él y subir sus propios archivos (imágenes, PDF, máx. 10 MB) |
| Function Sheet | Abrir su Function Sheet sin precios; solo es visible si has compartido uno con él |
| Mensajes | Chatear directamente contigo; además, cada mensaje se envía también por correo electrónico |
Para todo esto el partner no necesita una cuenta completa de Univents: el acceso se realiza exclusivamente mediante el enlace personal.
Tener a los partners controlados
En la pestaña Colaboradores, la sección Partners y colaboradores (externos) reúne a todos los partners invitados:
- Una insignia de estado muestra Confirmado, Pendiente o Rechazado; si ha rechazado, ves directamente el motivo indicado.
- En cuanto un partner informa de un estado en el lugar, aparece además una insignia como En el lugar o Montaje terminado junto con la hora del aviso.
- En el caso de partners confirmados con tareas asignadas, ves el avance, por ejemplo «Tareas 2/5 completadas».
- Abierto por última vez muestra cuándo usó el partner su enlace por última vez, o Nunca abierto si aún no ha hecho clic en el correo.
Preguntas frecuentes
¿Necesita el partner una cuenta propia de Univents? No. El acceso se realiza exclusivamente mediante el enlace personal del correo de invitación, sin necesidad de registrarse.
¿Ve el partner los precios? No. El Function Sheet que puede abrir desde su área del portal oculta todos los precios.
¿Qué diferencia hay con un proveedor? Un proveedor recibe un pedido de proveedor con líneas, cantidades y fecha de entrega que debe aceptar o rechazar de forma expresa. Un partner invitado (fotógrafo, DJ, alquiler de carpas) ve en cambio sus líneas de pedido en la pestaña Encargos y allí solo acusa recibo de la entrega, sin el flujo independiente de aceptar o rechazar del proveedor. Además, el partner tiene acceso a tareas, estado en el lugar, archivos y Function Sheet.
¿Puedo volver a enviar la invitación? Basta con invitar de nuevo al contacto mediante Invitar partner. Si ya está invitado, su estado actual no cambia: Univents no restablece una invitación confirmada o rechazada.
¿Dónde defino quién más participa en un evento? Los empleados internos y otros contactos externos sin acceso propio al portal los sigues agrupando en Gestionar colaboradores en eventos.