Importação de Excel: produtos, contactos e eventos

Desde 10 de julho, a Univents dispõe de um assistente de importação de Excel unificado para três tipos de dados: produtos (incluindo receitas e pacotes), contactos e eventos. Em vez de introduzir listas manualmente, basta transferir um modelo, preenchê-lo e deixar o assistente tratar do resto. Este artigo dá uma visão geral dos três fluxos de importação — os passos detalhados de cada tipo de dados encontram-se nos artigos individuais ligados.

O que pode ser importado

As três áreas usam o mesmo assistente e o mesmo processo de cinco passos — só o modelo e os campos de destino diferem consoante o tipo de dados.

Iniciar a importação

1. Abrir a área pretendida no menu: Inventário, Contactos ou Eventos.
2. Clicar em Importar, no canto superior direito.
3. O assistente guia ao longo de cinco passos: Modelo → Carregar → Associação → Verificação → Importação.

Como decorre a importação

Modelo. Transferir o modelo de Excel adequado através de Transferir modelo (.xlsx) — contém os cabeçalhos de coluna corretos, linhas de exemplo e uma folha Notas com todos os valores permitidos. Uma lista própria com colunas diferentes também funciona; a associação é feita manualmente no passo seguinte.

Carregar. Arrastar o ficheiro para o campo ou selecioná-lo. São suportados os formatos .xlsx, .xls e .csv, com um máximo de 10 MB.

Associação. O assistente reconhece automaticamente os cabeçalhos das colunas e propõe uma associação aos campos de destino. Os campos obrigatórios estão assinalados; as colunas desnecessárias definem-se como Ignorar. Nos produtos, o assistente reconhece também automaticamente uma folha com linhas de receitas/pacotes e mostra uma nota a esse respeito (ficheiros antigos com a folha «Rezeptur & Bundles» continuam a ser reconhecidos).

Verificação. Antes de guardar, uma vista geral mostra, linha a linha, se esta é classificada como Novo, Atualizados ou Ignorado — os erros bloqueiam apenas a linha afetada, não o ficheiro inteiro. As linhas com erros podem ser transferidas como ficheiro Excel.

Importação. Depois de confirmada a verificação, a importação decorre com indicador de progresso. No fim, surge um relatório com o número de registos criados, atualizados e ignorados.

Campos obrigatórios por tipo de dados

Todas as outras colunas são opcionais. Se num evento faltar a data de fim, a Univents define automaticamente as 23:59 do dia de início; se faltar o estado, é usado Rascunho.

Como a Univents deteta entradas duplicadas

Os três tipos de dados tratam importações repetidas de forma diferente:

O último ponto é importante: nos eventos, um evento existente nunca é alterado por importação, porque isso seria arriscado em eventos já em curso. Para editar um evento depois da importação, abri-lo diretamente em Eventos.

Erros típicos

• Campo obrigatório vazio ou valor incorreto. As linhas sem nome/data de início (eventos), sem tipo/e-mail (contactos) ou sem nome/preço (produtos) são marcadas como erro e ignoradas — o resto do ficheiro é importado na mesma.
• Valor de estado ou de tipo desconhecido. Nos eventos, o estado tem de ser um dos valores permitidos (Rascunho, Opção, Pedido, Confirmado, Cancelado, Concluído); um erro de digitação gera um erro, em vez de uma associação errada silenciosa.
• Ficheiro demasiado grande ou formato incorreto. Só são aceites ficheiros .xlsx, .xls e .csv até 10 MB.
• Linha de receita/pacote sem produto correspondente. O produto e o componente têm de já existir na Univents ou estar incluídos na mesma importação — caso contrário, a associação é ignorada.

Perguntas frequentes

É possível importar vários tipos de dados com um único ficheiro? Não. Cada importação aplica-se a exatamente um tipo de dados (produtos, contactos ou eventos), através da área correspondente.

O que acontece ao carregar novamente o mesmo ficheiro Excel? Nos produtos e nos contactos, as entradas existentes são reconhecidas e apenas completadas com os dados em falta. Nos eventos, um evento já existente (mesmo nome, mesma data de início com hora, mesmo espaço) é simplesmente ignorado. O mesmo curso no mesmo dia em quatro espaços resulta, portanto, em quatro eventos — para isso, a coluna Espaço tem de ter exatamente o mesmo nome que o espaço na Univents.

É obrigatório usar o modelo exatamente como foi transferido? Não. Ficheiros próprios com cabeçalhos de coluna diferentes também funcionam — no passo Associação, associam-se manualmente aos campos de destino.

Os números com vírgula e os valores noutros idiomas são reconhecidos? Sim. A importação reconhece automaticamente formatos numéricos alemães e ingleses, bem como valores em alemão e em inglês (p. ex. «pro Stück» ou «Per Piece»). Isto aplica-se por igual a ficheiros Excel e CSV.

O que acontece com um valor como 1.500? O ponto pode ser separador de milhares (1500) ou separador decimal (1,5). A importação decide com base nos restantes valores da mesma coluna: se existir aí alguma vírgula, vale a leitura alemã. Se existir um valor como 2.5 ou 0.75, o ponto conta como separador decimal. Se todos os valores de uma coluna forem ambíguos, vale a leitura alemã. O mais seguro é escrever no ficheiro os números decimais com vírgula.

Calculei os valores no Excel — chegam corretamente? Sim. Ao calcular no ficheiro (p. ex. metros vezes 100 para centímetros), o Excel guarda internamente um número com um resto minúsculo que nunca mostra: de 7,2 passa a 7,199999999999999. A importação elimina esse resto, sem alterar nenhum valor real. Os preços resultantes de uma divisão (p. ex. preço da caixa a dividir por 24) são ainda arredondados a quatro casas decimais — suficientemente preciso para preços unitários como 0,0125 €.

Continuar a ler

• Importar produtos — passos detalhados para produtos, incl. receitas e pacotes
• Importar contactos — passos detalhados da importação de contactos
• Criar um evento com o assistente de criação — criar manualmente um único evento em vez de por importação