Produkte erstellen & konfigurieren

Du weißt, wie du im Inventar neue Produkte jedes Typs anlegst, bepreist, mit Kategorien und Verfügbarkeiten verknüpfst und für Automatisierungen konfigurierst.

Das Inventar ist die zentrale Produktdatenbank in Univents. Jedes Produkt, das auf einer Buchungsseite erscheint, in ein Angebot aufgenommen wird oder auf einem Function Sheet landet, muss hier zuerst angelegt werden.

Inventar öffnen und die Tabs verstehen

Das Inventar erreichst du in der linken Navigation unter Inventar. Die Seite zeigt oben eine Tab-Leiste mit sieben Bereichen:

Katalog — Liste aller Produkte mit Suche, Typ- und Kategoriefilter
Küche — Küchenmonitor für laufende Produktionsaufgaben
Produktionsliste — aggregierte Produktionsübersicht nach Event oder Kategorie
Kalender — Kalenderansicht aller gebuchten Produkte
Kategorien — Produkt- und Buchungsseitenkategorien verwalten
Produktionskategorien — Strukturierung des Küchenmonitors
Fragen — wiederverwendbare Benutzerfragen für Buchungsseiten

Für den Alltag arbeitest du überwiegend im Tab Katalog.

Neues Produkt anlegen

Klicke oben rechts auf Produkt hinzufügen. Es öffnet sich ein Dialog zur Auswahl des Produkttyps. Wähle einen der fünf Typen:

Typ	Wann verwenden
Rezept	Speisen und Getränke, die in der Küche produziert werden. Zutaten und Allergene hinterlegbar.
Artikel	Physische Gegenstände wie Möbel, Dekoration oder Technik.
Bundle	Mehrere Produkte als Einheit — z. B. ein Getränkepaket aus mehreren Einzelartikeln.
Verleih	Mietartikel wie Beamer oder Fotobox. Bestand wird nur für die Buchungsdauer reduziert.
Service	Dienstleistungen wie Personal, Aufbau oder Transport.

Nach der Auswahl legt Univents sofort einen Entwurf an und öffnet den Produkt-Editor. Du kannst alle Abschnitte direkt befüllen, ohne das Produkt zuerst speichern zu müssen.

Stammdaten

Der erste Abschnitt in der linken Seitenleiste des Editors heißt Stammdaten. Hier trägst du die Grundinformationen ein:

Lade optional ein Hauptbild hoch (Klicken oder Bild hochladen).
Trage den Name ein — sichtbar für Kunden auf Buchungsseiten und Finanzdokumenten.
Fülle Interner Name aus — nur intern sichtbar, steuert die Sortierung in Listen.
Wähle eine Kategorie aus der Dropdown-Liste oder lege mit dem Plus-Button direkt eine neue an.
Schreibe eine Beschreibung — erscheint auf Buchungsseiten, Angeboten und Rechnungen.
Setze das Abrechnungsmodell: Pro Stück, Pro Gast, Pro Stunde, Pro Kilometer oder Pro Gast/Stunde. Das Modell bestimmt, wie die Menge bei Angeboten automatisch berechnet wird.
Optional: Farbe (für den Kalender) und Alternative Einheit (DE) / Alternative Einheit (EN) für eine abweichende Mengenbezeichnung wie "Gläser" oder "Portionen".

Mehrsprachige Namen und Beschreibungen pflegst du über den Sprachen-Umschalter oben in diesem Abschnitt.

Rezeptur (nur bei Typ „Rezept")

Bei Produkten vom Typ Rezept zeigt die Seitenleiste zusätzlich den Abschnitt Rezept, gegliedert in Allergene & Diäten (immer sichtbar) und weitere Felder, die du erst nach Aktivierung der Küchenproduktion siehst.

Immer sichtbar:

Allergene — als Tags eintragen (Enter zum Bestätigen)
Diät-Informationen — z. B. vegan oder glutenfrei, ebenfalls als Tags
Der Button Alle aus Bundle hinzufügen ist nur bei Bundle-Produkten aktiv — bei normalen Rezepten bleibt er ausgegraut
Zutaten — sobald das Produkt einmal gespeichert ist, verknüpfst du hier Zutaten aus deinem Inventar

Aktiviere Für die Küchenproduktion verwenden, um weitere Felder freizuschalten:

Zeiten & Haltbarkeit — Haltbarkeit (Tage), Vorbereitungszeit (Stunden) (spätestens X Stunden vor Lieferung mit der Produktion starten, 0 = am selben Tag) und Produktionstyp (Intern oder Extern)
Rezept — Rezept Bilder, Produktionskategorie (mit optionaler Unterkategorie — neue Kategorien legst du direkt über das Plus-Symbol an), ein Rezept-Freitextfeld und Hinweise

Fehlen Haltbarkeit, Vorbereitungszeit oder Produktionstyp, während die Küchenproduktion aktiviert ist, zeigt Univents eine Warnung an — ohne diese Angaben erscheint das Produkt nicht korrekt auf der Produktionsliste.

Inventar & Logistik (nur bei Typ „Artikel" und „Verleih")

Bei Produkten vom Typ Artikel oder Verleih zeigt die Seitenleiste den Abschnitt Inventar:

Identifikation — Artikelnummer (SKU) und Barcode
Lagerung & Verpackung — Lagerort, Verpackungseinheit und Verpackungsgröße
Maße & Gewicht — Gewicht (kg), Höhe (m), Breite (m) und Länge (m)
Strom — Stromspannung, Wattzahl und Stromanschluss, nützlich für technisches Verleih-Equipment wie Beamer oder Lichtanlagen

Bundle-Inhalt (nur bei Typ „Bundle")

Bei Produkten vom Typ Bundle zeigt die Seitenleiste den Abschnitt Bundle:

Aktiviere Bundle-Produkte in die Angebots-Beschreibung übernehmen, damit die enthaltenen Einzelprodukte auf Angeboten und Rechnungen automatisch mit aufgeführt werden.
Unter Bundle-Komponenten fügst du die einzelnen Produkte hinzu, aus denen sich das Bundle zusammensetzt, und legst pro Komponente die Menge fest.

Service-Details (nur bei Typ „Service")

Bei Produkten vom Typ Service zeigt die Seitenleiste einen eigenen Abschnitt Service:

Buchungs-Dauer — Mindestdauer (Stunden) und Maximaldauer (Stunden)
Mengen-Grenzen — Mindestmenge und Höchstmenge

Abrechnungsmodell, Verfügbarkeit und Zeitslots pflegst du weiterhin in den jeweils eigenen Abschnitten. Der nachfolgende Preis-Abschnitt heißt bei Service-Produkten Preis & Abrechnung statt Preis & Lagerbestand, da Dienstleistungen keinen Lagerbestand führen.

Preis & Lagerbestand

Klicke in der Seitenleiste auf Preis & Lagerbestand.

Unter Preis gibst du ein:

Preis (€) — Netto-Verkaufspreis
Kosten (€) — Netto-Einkaufspreis (für Deckungsbeitragsrechnung)
Steuer — Steuersatz in Prozent, z. B. 19 für Standard-MwSt. oder 7 für Lebensmittel

Der Bruttopreis wird automatisch berechnet und schreibgeschützt angezeigt.

Unter Lagerbestand trägst du den aktuellen Bestand ein. Aktiviere Unbegrenzter Lagerbestand, wenn du keinen Bestand führen möchtest. Das Häkchen Ausblenden wenn ausverkauft blendet das Produkt auf Buchungsseiten aus, sobald der Bestand auf null fällt.

Verfügbarkeit

Der Abschnitt Verfügbarkeit legt fest, wann ein Produkt buchbar ist:

Puffertage (Verleih) — vor allem bei Verleih-Produkten relevant: reserviert zusätzliche Tage vor und nach der Buchung für Spül- oder Logistikzeit, bevor der Artikel erneut gebucht werden kann
Min. Gäste / Max. Gäste — Gästegrenzen für die automatische Filterung
Verfügbare Wochentage — Tage anklicken; leer bedeutet alle Tage verfügbar
Zeitfenster (Von/bis Uhrzeit) und Saison (Von/bis Datum) — schränken die Buchbarkeit auf bestimmte Tageszeiten oder Jahreszeiten ein

Auf Buchungsseiten wird die Verfügbarkeit streng geprüft. In Angeboten und Rechnungen erscheint sie nur als Hinweis.

Preis-Konditionen

Unter Preis-Konditionen kannst du dynamische Preisregeln hinterlegen — z. B. Feiertagszuschläge oder Mengenrabatte. Klicke auf Preisregel hinzufügen und wähle die Art der Regel:

Uhrzeit, Gästezahl, Menge, Entfernung, Wochentag, Saison, Dauer, Feiertage oder Formularantwort

Pro Regel legst du einen Aufschlagstyp (prozentual oder fest in EUR) und den Wert fest. Alle festen Beträge werden addiert, dann wird der prozentuale Aufschlag auf die Zwischensumme angewendet.

Regeln, die der Kategorie des Produkts zugeordnet sind, erscheinen im Block Aus Kategorie geerbte Regeln als Nur-Lese-Ansicht.

Buchung

Unter Buchung findest du zwei Unterbereiche:

Benutzerdefinierte Fragen — Verknüpfe Fragen mit diesem Produkt. Sie erscheinen auf der Buchungsseite, sobald ein Kunde das Produkt auswählt (z. B. "Sollen die Cocktails alkoholfrei sein?"). Neue Fragen kannst du direkt hier erstellen oder aus dem zentralen Fragenpool im Tab Fragen hinzufügen.

Buchbare Zeitslots — Aktiviere Zeitslots, wenn das Produkt zu konkreten Uhrzeiten gebucht werden soll (z. B. eine Fotobox von 14:00–16:00 Uhr, unabhängig von der Eventdauer). Wähle einen Modus (manuelle Zeiten oder feste Intervalle) und eine Kapazität pro Slot.

Backoffice

Der Abschnitt Backoffice bündelt Einstellungen, die Kunden nie sehen. Er gliedert sich in drei Bereiche:

Buchhaltung — Trage Gegenkonto und Kostenstelle ein. Über den Link Erweiterte Felder anzeigen werden zusätzlich Habenkonto und Erlöskonto sichtbar — nützlich für DATEV-Exporte.

Automatisierung — Wähle unter Personalplan-Vorlagen eine Vorlage aus, damit bei Buchungsbestätigung automatisch Schichten erstellt werden. Aktiviere Bestellmail automatisch senden, um bei einer neuen Buchung eine interne Benachrichtigung auszulösen. Über Wer soll bei einer neuen Buchung benachrichtigt werden? fügst du Benutzer oder Kontakte hinzu.

Sonstiges — Vergib Tags zur Filterung und trage Interne Notizen ein, die auf Produktionslisten und Function Sheets erscheinen.

Tipps

Entwurf vs. Veröffentlicht: Ein neu angelegtes Produkt startet als Entwurf. Erst nach Klick auf Veröffentlichen ist es auf Buchungsseiten sichtbar. Gespeicherte Änderungen an bereits aktiven Produkten sind sofort wirksam.
Interner Name für Sortierung nutzen: Präfixe wie 00, 01, 02 am Anfang des internen Namens steuern die Reihenfolge in Listen und Angeboten.
Bundle-Preis automatisch berechnen: Aktiviere Errechne den Preis des Bundles aus den Bundle Produkten im Abschnitt Preis & Lagerbestand, damit der Verkaufspreis aus den Einzelkomponenten summiert wird.
Mehrsprachige Produkte: Über den Sprachen-Umschalter im Abschnitt Stammdaten kannst du Namen und Beschreibungen auf Englisch (oder weiteren Sprachen) pflegen — nützlich für internationale Kunden.
Kategorien direkt im Produkt anlegen: Wenn eine passende Kategorie fehlt, klicke im Kategorie-Feld auf das Plus-Symbol. Der Kategorien-Dialog öffnet sich, ohne dass du den Produkt-Editor verlassen musst.