Produkte erstellen & konfigurieren

Das Inventar ist die zentrale Produktdatenbank in Univents. Jedes Produkt, das auf einer Buchungsseite erscheint, in ein Angebot aufgenommen wird oder auf einem Function Sheet landet, muss hier zuerst angelegt werden.

Inventar öffnen und die Tabs verstehen

Das Inventar erreichst du in der linken Navigation unter Inventar. Die Seite zeigt oben eine Tab-Leiste mit sieben Bereichen:

• Katalog — Liste aller Produkte mit Suche, Typ- und Kategoriefilter
• Küche — Küchenmonitor für laufende Produktionsaufgaben
• Produktionsliste — aggregierte Produktionsübersicht nach Event oder Kategorie
• Kalender — Kalenderansicht aller gebuchten Produkte
• Kategorien — Produkt- und Buchungsseitenkategorien verwalten
• Produktionskategorien — Strukturierung des Küchenmonitors
• Fragen — wiederverwendbare Benutzerfragen für Buchungsseiten

Für den Alltag arbeitest du überwiegend im Tab Katalog.

Neues Produkt anlegen

Klicke oben rechts auf Produkt hinzufügen. Es öffnet sich ein Dialog zur Auswahl des Produkttyps. Wähle einen der fünf Typen:

Nach der Auswahl legt Univents sofort einen Entwurf an und öffnet den Produkt-Editor. Du kannst alle Abschnitte direkt befüllen, ohne das Produkt zuerst speichern zu müssen.

Stammdaten

Der erste Abschnitt in der linken Seitenleiste des Editors heißt Stammdaten. Hier trägst du die Grundinformationen ein:

1. Lade optional ein Hauptbild hoch (Klicken oder Bild hochladen).
2. Trage den Name ein — sichtbar für Kunden auf Buchungsseiten und Finanzdokumenten.
3. Fülle Interner Name aus — nur intern sichtbar, steuert die Sortierung in Listen.
4. Wähle eine Kategorie aus der Dropdown-Liste oder lege mit dem Plus-Button direkt eine neue an.
5. Schreibe eine Beschreibung — erscheint auf Buchungsseiten, Angeboten und Rechnungen.
6. Setze das Abrechnungsmodell: Pro Stück, Pro Gast, Pro Stunde, Pro Kilometer oder Pro Gast/Stunde. Das Modell bestimmt, wie die Menge bei Angeboten automatisch berechnet wird. Woher die Menge kommt: Pro Gast zieht die Gästezahl der Veranstaltung, Pro Stunde deren Dauer, Pro Kilometer das Feld Entfernung (km) aus dem Schritt „Termin & Ort“ der Veranstaltung. Die Entfernung wird beim Speichern automatisch aus deiner Firmenadresse zur Veranstaltungsadresse berechnet, sofern unter Einstellungen → Unternehmen eine Adresse hinterlegt ist; du kannst sie jederzeit überschreiben. Ist das Feld leer, rechnet die Position mit 1 — der Beleg-Editor weist an der betroffenen Position darauf hin; trage die Entfernung dann von Hand ein. Denselben Hinweis bekommst du bei „Pro Gast“, wenn an der Veranstaltung keine Gästezahl steht. Enthält ein Angebot oder eine Rechnung eine solche Position, siehst du die Entfernung auch dort auf der Karte Veranstaltungsort und kannst sie über Bearbeiten direkt im Beleg ändern.
7. Optional: Farbe (für den Kalender) und Alternative Einheit (DE) / Alternative Einheit (EN) für eine abweichende Mengenbezeichnung wie "Gläser" oder "Portionen".

Mehrsprachige Namen und Beschreibungen pflegst du über den Sprachen-Umschalter oben in diesem Abschnitt.

Rezeptur (nur bei Typ „Rezept")

Bei Produkten vom Typ Rezept zeigt die Seitenleiste zusätzlich den Abschnitt Rezept, gegliedert in Allergene & Diäten (immer sichtbar) und weitere Felder, die du erst nach Aktivierung der Küchenproduktion siehst.

Immer sichtbar:

• Allergene — als Tags eintragen (Enter zum Bestätigen)
• Diät-Informationen — z. B. vegan oder glutenfrei, ebenfalls als Tags
• Der Button Alle aus Bundle hinzufügen ist nur bei Bundle-Produkten aktiv — bei normalen Rezepten bleibt er ausgegraut
• Zutaten — sobald das Produkt einmal gespeichert ist, verknüpfst du hier Zutaten aus deinem Inventar

Aktiviere Für die Küchenproduktion verwenden, um weitere Felder freizuschalten:

• Zeiten & Haltbarkeit — Haltbarkeit (Tage), Vorbereitungszeit (Stunden) (spätestens X Stunden vor Lieferung mit der Produktion starten, 0 = am selben Tag) und Produktionstyp (Intern oder Extern)
• Rezept — Rezept Bilder, Produktionskategorie (mit optionaler Unterkategorie — neue Kategorien legst du direkt über das Plus-Symbol an), ein Rezept-Freitextfeld und Hinweise

Fehlen Haltbarkeit, Vorbereitungszeit oder Produktionstyp, während die Küchenproduktion aktiviert ist, zeigt Univents eine Warnung an — ohne diese Angaben erscheint das Produkt nicht korrekt auf der Produktionsliste.

Inventar & Logistik (nur bei Typ „Artikel" und „Verleih")

Bei Produkten vom Typ Artikel oder Verleih zeigt die Seitenleiste den Abschnitt Inventar:

• Identifikation — Artikelnummer (SKU) und Barcode
• Lagerung & Verpackung — Lagerort, Verpackungseinheit und Verpackungsgröße
• Maße & Gewicht — Gewicht (kg), Höhe (cm), Breite (cm) und Tiefe/Länge (cm)
• Strom — Stromspannung, Wattzahl und Stromanschluss, nützlich für technisches Verleih-Equipment wie Beamer oder Lichtanlagen

Bundle-Inhalt (nur bei Typ „Bundle")

Bei Produkten vom Typ Bundle zeigt die Seitenleiste den Abschnitt Bundle:

• Aktiviere Bundle-Produkte in die Angebots-Beschreibung übernehmen, damit die enthaltenen Einzelprodukte auf Angeboten und Rechnungen automatisch mit aufgeführt werden.
• Unter Bundle-Komponenten fügst du die einzelnen Produkte hinzu, aus denen sich das Bundle zusammensetzt, und legst pro Komponente die Menge fest.

Service-Details (nur bei Typ „Service")

Bei Produkten vom Typ Service zeigt die Seitenleiste einen eigenen Abschnitt Service:

• Buchungs-Dauer — Mindestdauer (Stunden) und Maximaldauer (Stunden)
• Mengen-Grenzen — Mindestmenge und Höchstmenge

Abrechnungsmodell, Verfügbarkeit und Zeitslots pflegst du weiterhin in den jeweils eigenen Abschnitten. Der nachfolgende Preis-Abschnitt heißt bei Service-Produkten Preis & Abrechnung statt Preis & Lagerbestand, da Dienstleistungen keinen Lagerbestand führen.

Preis & Lagerbestand

Klicke in der Seitenleiste auf Preis & Lagerbestand.

Unter Preis gibst du ein:

• Preis (netto) — Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer
• Preis (brutto) — Verkaufspreis inklusive Mehrwertsteuer
• Steuer — Steuersatz in Prozent, z. B. 19 für Standard-MwSt. oder 7 für Lebensmittel
• Einkaufspreis (netto) — was dich das Produkt kostet; Grundlage für Deckungsbeitrag und Wareneinsatz

Die beiden Preisfelder hängen zusammen: du tippst in eines, das andere rechnet sich mit. Welche Seite du zuletzt geführt hast, merkt sich das Produkt — Details unter Preise brutto oder netto eingeben.

Beim Einkaufspreis auf die Grundlage achten. Hast du eine Gebindegröße hinterlegt — etwa 24 Flaschen je Kiste — kannst du wählen, ob der eingetippte Betrag je Stück oder für das ganze Gebinde gilt. Steht die Grundlage auf „je Stück", du tippst aber den Kistenpreis, rechnet der Wareneinsatz-Bericht mit dem 24-fachen deiner echten Kosten. Univents weist dich darauf hin, sobald der Einkaufspreis über dem Verkaufspreis liegt.

Ein Feld Kosten siehst du nur noch bei Personalprodukten; dort ist es der Stundenlohn des Mitarbeiters und bewusst getrennt vom Preis, den der Kunde zahlt. Bei allen anderen Produkten meinte es dasselbe wie der Einkaufspreis — beide Felder wurden zusammengeführt, dein hinterlegter Wert steht jetzt beim Einkaufspreis.

Unter Lagerbestand trägst du den aktuellen Bestand ein. Aktiviere Unbegrenzter Lagerbestand, wenn du keinen Bestand führen möchtest. Das Häkchen Ausblenden wenn ausverkauft blendet das Produkt auf Buchungsseiten aus, sobald der Bestand auf null fällt.

Verfügbarkeit

Der Abschnitt Verfügbarkeit legt fest, wann ein Produkt buchbar ist:

• Puffertage (Verleih) — vor allem bei Verleih-Produkten relevant: reserviert zusätzliche Tage vor und nach der Buchung für Spül- oder Logistikzeit, bevor der Artikel erneut gebucht werden kann
• Min. Gäste / Max. Gäste — Gästegrenzen für die automatische Filterung
• Verfügbare Wochentage — Tage anklicken; leer bedeutet alle Tage verfügbar
• Zeitfenster (Von/bis Uhrzeit) und Saison (Von/bis Datum) — schränken die Buchbarkeit auf bestimmte Tageszeiten oder Jahreszeiten ein

Auf Buchungsseiten wird die Verfügbarkeit streng geprüft. In Angeboten und Rechnungen erscheint sie nur als Hinweis.

Preis-Konditionen

Unter Preis-Konditionen kannst du dynamische Preisregeln hinterlegen — z. B. Feiertagszuschläge oder Mengenrabatte. Klicke auf Preisregel hinzufügen und wähle die Art der Regel:

• Uhrzeit, Gästezahl, Menge, Entfernung, Wochentag, Saison, Dauer, Feiertage oder Räumlichkeit

Pro Regel legst du einen Aufschlagstyp (prozentual oder fest in EUR) und den Wert fest. Alle festen Beträge werden addiert, dann wird der prozentuale Aufschlag auf die Zwischensumme angewendet. Ein negativer Wert ist ein Rabatt — trage z. B. -20 ein, wenn der Preis um 20 % sinken soll.

Beispiel: Anfahrt nach Entfernung staffeln. Öffne das Produkt für die Anfahrt (Abrechnung Pro Kilometer), lege unter Preis-Konditionen eine Regel der Art Entfernung an, trage bei Min. km 40 ein und lass Max. km leer. Ab 40 km gilt dann der geänderte Kilometerpreis. Mehrere Stufen bildest du über mehrere Regeln ab, z. B. eine für 40 bis 80 km und eine ab 80 km. Wichtig: Der geänderte Preis gilt für die gesamte Strecke, nicht nur für die Kilometer oberhalb der Grenze. Voraussetzung ist, dass an der Veranstaltung eine Entfernung (km) steht — sie wird beim Anlegen automatisch aus deiner Firmenadresse berechnet und lässt sich jederzeit überschreiben.

Beispiel: Provision oder Rabatt je nach Räumlichkeit. Wähle als Art der Regel Räumlichkeit und hake im Auswahlfeld die Räumlichkeiten an, an denen die Regel gelten soll. Für Fremd-Locations mit prozentualer Abgabe legst du z. B. +12 an, für eure eigenen Häuser einen negativen Wert als Rabatt. Drei Dinge sind wichtig:

• Geprüft wird die Haupt-Räumlichkeit der Veranstaltung — also die, die in der Veranstaltung an erster Stelle steht. Weitere Räumlichkeiten derselben Veranstaltung zählen nicht. Wenn du eine Regel für einen zweiten Raum anlegst, wirkt sie nicht.
• Hat eine Veranstaltung gar keine Räumlichkeit hinterlegt, oder gehört ein Beleg zu keiner Veranstaltung, greift die Regel nicht. Es wird nichts geraten.
• Prozentwerte sind die sichere Wahl. Ein fester Abschlag, der für eine Kategorie oder den ganzen Workspace gilt, wird bei sehr günstigen Artikeln übersprungen (siehe „Warum kostet eine Position plötzlich 0,00 €?" im Artikel zu den Finanzdokument-Einstellungen). Ein Prozentsatz hat dieses Verhalten nicht.

Auf Buchungsseiten: Hat die Buchungsseite einen Schritt zur Ortswahl, wirkt die Regel sofort, sobald der Kunde eine Räumlichkeit gewählt hat — im Preis an der Produktkarte, im Warenkorb, an der Kasse und in der abgeschickten Bestellung gleichermaßen. Das gilt auch für Webshop-Seiten, auf denen die Räumlichkeiten als Kacheln zur Auswahl stehen. Ticketseiten haben keine Ortswahl: dort rechnet die Seite ohne Räumlichkeit, und die Regel greift erst, wenn du im Backoffice eine Räumlichkeit an der Veranstaltung hinterlegst und der Beleg neu berechnet wird.

Location-Gruppen stehen bewusst nicht zur Auswahl: An einer Veranstaltung hängt immer eine konkrete Räumlichkeit, nie deren Gruppe — eine Regel auf die Gruppe würde nie greifen. Wähle die Räumlichkeiten der Gruppe einzeln aus.

Regeln, die der Kategorie des Produkts zugeordnet sind, erscheinen im Block Aus Kategorie geerbte Regeln als Nur-Lese-Ansicht. Anlegen und ändern kannst du sie unter Inventar > Kategorien > Bearbeiten > Preisregeln — sie gelten dann für jedes Produkt dieser Kategorie.

Das Feld Priorität steuert nur die Reihenfolge, in der die Regeln in der Preis-Aufschlüsselung erscheinen — eine kleinere Zahl steht weiter vorn. Es entscheidet nicht, welche Regel gewinnt: Passen mehrere Regeln auf dieselbe Position, werden sie alle zusammengerechnet. Hast du nur eine Regel, ist der Wert egal.

Eine Regel greift nur, wenn ihre Bedingung auch ausgefüllt ist. Eine Regel der Art Uhrzeit ohne Von- und Bis-Zeit oder eine der Art Menge ohne Mengenbereich wird nie angewendet — in der Liste trägt sie dann die Kennzeichnung Ohne Wirkung. Ergänze die fehlende Bedingung über Bearbeiten oder lösche die Regel.

Buchung

Unter Buchung findest du zwei Unterbereiche:

Benutzerdefinierte Fragen — Verknüpfe Fragen mit diesem Produkt. Sie erscheinen auf der Buchungsseite, sobald ein Kunde das Produkt auswählt (z. B. "Sollen die Cocktails alkoholfrei sein?"). Neue Fragen kannst du direkt hier erstellen oder aus dem zentralen Fragenpool im Tab Fragen hinzufügen.

Buchbare Zeitslots — Aktiviere Zeitslots, wenn das Produkt zu konkreten Uhrzeiten gebucht werden soll (z. B. eine Fotobox von 14:00–16:00 Uhr, unabhängig von der Eventdauer). Wähle einen Modus (manuelle Zeiten oder feste Intervalle) und eine Kapazität pro Slot.

Backoffice

Der Abschnitt Backoffice bündelt Einstellungen, die Kunden nie sehen. Er gliedert sich in drei Bereiche:

Buchhaltung — Trage Gegenkonto und Kostenstelle ein. Über den Link Erweiterte Felder anzeigen werden zusätzlich Habenkonto und Erlöskonto sichtbar — nützlich für DATEV-Exporte.

Automatisierung — Wähle unter Personalplan-Vorlagen eine Vorlage aus, damit bei Buchungsbestätigung automatisch Schichten erstellt werden. Aktiviere Bestellmail automatisch senden, um bei einer neuen Buchung eine interne Benachrichtigung auszulösen. Über Wer soll bei einer neuen Buchung benachrichtigt werden? fügst du Benutzer oder Kontakte hinzu. Unter Zulieferer hinterlegst du den Lieferanten dieses Artikels und darunter unter Art.-Nr. beim Lieferanten die Nummer, unter der er den Artikel in seinem Katalog führt. Diese Nummer erscheint auf dem Zulieferauftrag — in der Vorschau, im PDF und in der Bestellmail —, damit der Lieferant seine Position sofort wiedererkennt. Ist keine Nummer hinterlegt, steht dort wie bisher eure eigene Artikelnummer.

Sonstiges — Vergib Tags zur Filterung und trage Interne Notizen ein, die auf Produktionslisten und Function Sheets erscheinen.

Tipps

• Entwurf vs. Veröffentlicht: Ein neu angelegtes Produkt startet als Entwurf. Erst nach Klick auf Veröffentlichen ist es auf Buchungsseiten sichtbar. Gespeicherte Änderungen an bereits aktiven Produkten sind sofort wirksam.
• Position umbenennen statt neues Produkt anlegen: Du kannst den Namen einer Position direkt im Angebot, in der Rechnung oder im Lieferschein überschreiben — etwa aus „Ciabatta mit Schinken“ ein „Ciabatta mit Salami“ machen, weil es den Artikel so noch nicht gibt. Dieser Name gilt dann überall: auf dem Beleg, auf dem Küchenzettel, im Zulieferauftrag, in der Materialplanung und im Tab Buchungen. Der Artikelstamm bleibt unverändert. Wird der Name im Beleg wieder geleert, greift automatisch wieder der Produktname. Dasselbe gilt, wenn du auf einer Position den Artikel tauschst: der Name des neuen Artikels wandert auf alle Blätter mit.
• Beschreibung kommt von der Position: Der Beschreibungstext unter dem Positionsnamen — die Zutaten oder Beilagen eines Gerichts — wird auf Küchenzettel und Produktionsliste so gedruckt, wie er auf dem Beleg steht. Passt du ihn auf einer Position an, gilt die angepasste Fassung. Nur wenn die Position keinen eigenen Text hat, greift die Beschreibung aus dem Artikelstamm.
• Interner Name für Sortierung nutzen: Präfixe wie 00, 01, 02 am Anfang des internen Namens steuern die Reihenfolge in Listen, in der Positions-Auswahl von Angeboten und Rechnungen sowie in der Produktauswahl deiner Buchungsseite. Der Kunde sieht immer nur den normalen Namen. Produkte ohne internen Namen werden nach ihrem normalen Namen einsortiert.
• Kategorien alphabetisch ansehen: Im Tab Kategorien schaltest du oben rechts unter Sortierung zwischen Reihenfolge und A–Z um. Die A–Z-Ansicht hilft beim Suchen in langen Listen und ändert nichts an der gespeicherten Reihenfolge — die steuert weiterhin Auswahllisten, Belege und den Küchenzettel. Zum Umsortieren per Ziehen wechselst du zurück auf Reihenfolge.
• Produktionskategorien bleiben unter sich: Die Kategorien aus dem Tab Produktionskategorien (Küche, Lager, Logistik …) strukturieren nur den Küchenmonitor. In der Produktauswahl von Angeboten und Rechnungen, in Filtern und auf Buchungsseiten tauchen sie nicht auf.
• Kategorie-Reihenfolge schlägt den Namen: Auf der Buchungsseite entscheidet zuerst die Sortierung deiner Kategorien (Inventar → Kategorien, Feld Reihenfolge), erst danach der interne Name. Willst du Anfahrt oder Equipment unten haben, gib diesen Kategorien eine höhere Zahl.
• Sortierung im Katalog umschalten: Der Katalog zeigt neueste Produkte zuerst. Über das Auswahlfeld in der Filterzeile wechselst du auf internen Namen, Produktnamen oder Preis.
• Bundle-Preis automatisch berechnen: Aktiviere Errechne den Preis des Bundles aus den Bundle Produkten im Abschnitt Preis & Lagerbestand, damit der Verkaufspreis aus den Einzelkomponenten summiert wird.
• Mehrsprachige Produkte: Über den Sprachen-Umschalter im Abschnitt Stammdaten kannst du Namen und Beschreibungen auf Englisch (oder weiteren Sprachen) pflegen — nützlich für internationale Kunden.
• Kategorien direkt im Produkt anlegen: Wenn eine passende Kategorie fehlt, klicke im Kategorie-Feld auf das Plus-Symbol. Der Kategorien-Dialog öffnet sich, ohne dass du den Produkt-Editor verlassen musst.