Layout dei Function Sheet: progettare la struttura per ogni reparto

I Function Sheet usano lo stesso sistema di layout dei tuoi preventivi e delle tue fatture. Un layout stabilisce quali blocchi compaiono nel foglio, quali colonne mostra la tabella delle prenotazioni e quali testi fissi sono sempre presenti. Il foglio stampa poi sempre i dati aggiornati dell’evento: non devi più rigenerare nulla.

Gestire i layout

Apri Impostazioni → Layout e passa alla scheda Function Sheet. Qui puoi:

• creare un nuovo layout, con tutte le sezioni oppure completamente vuoto,
• partire da uno dei quattro esempi già pronti: Totale, Cucina, Servizio e Logistica. Sono disponibili in otto lingue,
• rinominare e duplicare un layout,
• impostare un layout come predefinito per il workspace,
• eliminare un layout. Se è ancora usato da alcuni fogli, scegli prima un layout sostitutivo.

I nuovi Function Sheet, creati con il pulsante nell’evento, da un’automazione o tramite la chat IA, usano il layout predefinito del tuo workspace. Se non ne hai impostato uno, vale il layout integrato Totale: stesso contenuto di prima, con il nuovo aspetto. La piantina della sala è inclusa negli esempi Servizio e Logistica, oppure puoi aggiungerla in un layout personalizzato.

L’editor e i suoi blocchi

Apri un layout nello stesso editor di un layout di preventivo. Sono disponibili i seguenti blocchi:

• Testo dati / dati principali — evento, data, orario, ospiti, contatto, luogo.
• Collaboratori, Programma e Turni.
• Prenotazioni — la tabella delle righe prenotate. Scegli tu le colonne: quantità, effettivo, unità, prodotto, descrizione, allergeni, dieta, luogo di stoccaggio, corrente elettrica, orario di prenotazione, prezzo, importo e note. Sono previsti anche il raggruppamento, i titoli delle categorie, l’elenco dei componenti dei pacchetti e i subtotali.
• Diete e allergie degli ospiti — i dati della lista ospiti.
• Piantina della sala.
• Testi standard — testo libero con segnaposto, ad esempio indicazioni per la consegna o per l’igiene.
• Titoli e Linee per strutturare il foglio.

Aggiungi nuovi blocchi con il pulsante Blocco nella barra degli strumenti. Se prima selezioni un blocco, il nuovo finisce subito sotto. Così inserisci, ad esempio, un testo standard esattamente tra il programma e le prenotazioni. Senza selezione finisce in fondo. Con Sposta su e Sposta giù sposti in qualsiasi momento un blocco selezionato.

L’anteprima nell’editor mostra dati di esempio, così vedi subito come apparirà il foglio.

Rinominare le intestazioni e definire la larghezza delle colonne

Ogni tabella — Prenotazioni, Programma, Turni, Collaboratori e Diete e allergie — può essere adattata ai tuoi termini. Seleziona il blocco e, nell’elenco delle colonne, clicca sull’icona del cursore accanto a una colonna:

• Intestazione colonne: inserisci il termine che preferisci, ad esempio «Previsto» al posto di «Prenotato» oppure «Vendita» al posto di «Prezzo unitario». Se il campo resta vuoto, viene usata l’intestazione standard nella lingua del layout. Il testo che inserisci tu non viene tradotto.
• Larghezza in %: assegna a una colonna una quota fissa della larghezza della pagina, ad esempio il 35 % per il prodotto. Le colonne senza indicazione si dividono automaticamente lo spazio restante. Se le larghezze fisse sommate superano il 100 %, in fase di stampa vengono ridotte in proporzione.
• Carattere: più sotto imposti il carattere della colonna: tipo, dimensione, grassetto, corsivo, sottolineato, colore del testo e colore di sfondo. Vale per ogni riga di questa colonna, ad esempio tutti i piatti in grassetto o tutte le quantità in arancione. Intestazione, righe di categoria e di totale restano come sono; non serve a evidenziare singole righe.

Nel Programma c’è inoltre la colonna Informazioni aggiuntive. Mostra il testo che inserisci come informazione aggiuntiva sotto l’indirizzo della voce del programma, ad esempio «Ingresso dal cortile». Se alla voce non è collegata nessuna sala, questo testo compare altrimenti nella colonna Luogo; con una colonna Informazioni aggiuntive dedicata compare solo lì.

Preselezionare le categorie per ogni layout

Per ogni layout puoi stabilire quali categorie di prodotti compaiono nel foglio, ad esempio solo attrezzatura per un layout Logistica. Questa selezione viene copiata nel nuovo foglio al momento della creazione e può comunque essere modificata sul singolo foglio.

Layout per reparto con testi standard

Se lavori con più reparti, crea un layout dedicato per ciascuno:

1. Crea tre layout, ad esempio Cucina, Servizio e Tecnica: il modo più rapido è duplicare un layout di esempio.
2. Inserisci in ogni layout i testi standard del reparto: indicazioni sull’igiene per la cucina, divisa e programma per il servizio, corrente elettrica e allestimento per la tecnica.
3. Imposta le Colonne della tabella delle prenotazioni di conseguenza: la cucina ha bisogno di quantità, allergeni e dieta, il servizio dell’orario di prenotazione, la tecnica del luogo di stoccaggio e della corrente elettrica — tutti senza prezzi.
4. Preseleziona le Categorie che appartengono al reparto.

Per ogni evento crei poi un Function Sheet per reparto e scegli il layout adatto. Così ogni reparto riceve esattamente il suo foglio, con i suoi testi fissi e i suoi numeri.

Note per foglio

Poiché il foglio mostra sempre i dati aggiornati, le note manuali vanno scritte nei Campi di testo libero del layout, per ogni foglio, direttamente nel Function Sheet. Restano al loro posto anche se le prenotazioni cambiano.

Domande frequenti

Posso nascondere i prezzi in un foglio? Sì. Nel blocco Prenotazioni rimuovi le colonne Prezzo e Importo.

Posso cambiare le intestazioni delle colonne? Sì. Con l’icona del cursore accanto alla colonna inserisci un’intestazione personalizzata e, se vuoi, una larghezza fissa.

Posso stampare i piatti in grassetto o le quantità a colori? Sì, per l’intera colonna. Con l’icona del cursore accanto alla colonna, sotto Carattere, imposti ad esempio la colonna del prodotto in grassetto o dai un colore alla colonna delle quantità. Vale per ogni riga del foglio.

La modifica di un layout cambia i fogli esistenti? Sì, tutti i fogli che usano quel layout mostrano subito la modifica.

Che fine hanno fatto i miei vecchi modelli? Sono stati convertiti automaticamente in layout. Maggiori informazioni in Creare e usare un Function Sheet.