Diseños de Function Sheet: configura la estructura por departamento

Los Function Sheets usan el mismo sistema de diseños que tus presupuestos y facturas. Un diseño define qué bloques aparecen en la hoja, qué columnas muestra la tabla de reservas y qué textos fijos se incluyen siempre. La hoja imprime siempre los datos actuales del evento, así que ya no tienes que volver a generar nada.

Gestionar diseños

Abre Ajustes → Diseños y cambia a la pestaña Function Sheets. Allí puedes:

• crear un Nuevo diseño, con todas las secciones o completamente vacío,
• empezar con uno de los cuatro ejemplos predefinidos: Total, Cocina, Servicio y Logística. Están disponibles en ocho idiomas,
• Renombrar y Duplicar un diseño,
• establecer un diseño como predeterminado del workspace,
• Eliminar un diseño. Si todavía lo usan hojas, eliges antes un diseño de sustitución.

Los nuevos Function Sheets, ya se creen con el botón del evento, desde una automatización o a través del chat de IA, usan el diseño predeterminado de tu workspace. Si no has definido ninguno, se aplica el diseño integrado Total: el mismo contenido de siempre, con el nuevo aspecto. El plano de sala viene incluido en los ejemplos Servicio y Logística, o puedes añadirlo en un diseño propio.

El editor y sus bloques

Un diseño se abre en el mismo editor que un diseño de presupuesto. Tienes estos bloques disponibles:

• Texto de datos / datos básicos: evento, fecha, hora, invitados, contacto, lugar.
• Colaboradores, Programa y Turnos.
• Reservas: la tabla de las líneas reservadas. Tú eliges las columnas: cantidad, real, unidad, producto, descripción, alérgenos, dieta, lugar de almacenamiento, electricidad, hora de reserva, precio, suma y notas. Además hay agrupación, títulos de categoría, el desglose de los componentes de los paquetes y subtotales.
• Dieta y alergias de los invitados: los datos de la lista de invitados.
• Plano de sala.
• Textos estándar: texto libre con marcadores, por ejemplo indicaciones sobre la entrega o la higiene.
• Títulos y Líneas para estructurar.

Añades bloques nuevos con el botón Bloque de la barra de herramientas. Si antes seleccionas un bloque, el nuevo se coloca justo debajo. Así colocas, por ejemplo, un texto estándar exactamente entre el programa y las reservas. Sin selección, se añade al final. Con Subir y Bajar mueves un bloque seleccionado en cualquier momento.

La vista previa del editor muestra datos de ejemplo para que veas al instante el aspecto de la hoja.

Renombrar encabezados de columna y definir anchos de columna

Todas las tablas (Reservas, Programa, Turnos, Colaboradores, así como Dieta y alergias) se pueden adaptar a tus términos. Selecciona el bloque y haz clic en el icono de reguladores situado junto a una columna en la lista de columnas:

• Encabezado de columna: escribe tu propio término, por ejemplo «Previsto» en lugar de «Reservado» o «PVP» en lugar de «Precio unitario». Si dejas el campo vacío, se muestra el encabezado estándar en el idioma del diseño. Tu propio texto no se traduce.
• Ancho en %: asigna a una columna una parte fija del ancho de la página, por ejemplo un 35 % para el producto. Las columnas sin valor se reparten el resto automáticamente. Si la suma de tus anchos fijos supera el 100 %, se reducen proporcionalmente al imprimir.
• Fuente: debajo ajustas la fuente de la columna: tipo de letra, tamaño, negrita, cursiva, subrayado, color del texto y color de fondo. Se aplica a cada fila de esta columna, por ejemplo todos los platos en negrita o todas las cantidades en naranja. El encabezado y las filas de categoría y de total no cambian; no sirve para resaltar filas sueltas.

En el Programa también hay la columna Información adicional. Muestra el texto que introduces como información adicional en el punto del programa, debajo de la dirección, por ejemplo «Entrada por el patio». Si el punto del programa no tiene ningún espacio vinculado, este texto aparece por defecto en la columna Lugar; con una columna propia de información adicional, solo aparece ahí.

Preseleccionar categorías por diseño

Para cada diseño puedes definir qué categorías de producto aparecen en la hoja, por ejemplo solo equipamiento para un diseño de Logística. Esta selección se copia a la nueva hoja al crearla y se puede seguir modificando en cada Function Sheet.

Diseños por departamento con textos estándar

Si trabajas con varios departamentos, crea un diseño propio para cada uno:

1. Crea tres diseños, por ejemplo Cocina, Servicio y Técnica; lo más rápido es duplicando un diseño de ejemplo.
2. Añade a cada diseño los textos estándar del departamento: indicaciones de higiene para la cocina, uniforme y programa para el servicio, electricidad y montaje para la técnica.
3. Ajusta las columnas de la tabla de reservas según corresponda: la cocina necesita cantidad, alérgenos y dieta; el servicio, la hora de reserva; la técnica, lugar de almacenamiento y electricidad. Todas sin precios.
4. Preselecciona las categorías que pertenecen al departamento.

Después, para cada evento creas un Function Sheet por departamento y eliges el diseño correspondiente. Así cada departamento recibe exactamente su hoja, con sus textos fijos y sus cifras.

Notas por hoja

Como la hoja siempre muestra los datos actuales, las notas manuales las escribes en los Campos de texto libre del diseño, por hoja y directamente en el Function Sheet. Se conservan aunque cambien las reservas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo ocultar los precios en una hoja? Sí. Quita las columnas de precio y suma del bloque Reservas.

¿Puedo cambiar los encabezados de las columnas? Sí. Con el icono de reguladores situado junto a la columna introduces un encabezado de columna propio y, si quieres, un ancho fijo.

¿Puedo imprimir los platos en negrita o las cantidades en color? Sí, para toda la columna. Con el icono de reguladores situado junto a la columna, en Fuente, pones por ejemplo la columna de producto en negrita o das un color a la columna de cantidad. Se aplica a cada fila de la hoja.

¿Un cambio en un diseño modifica las hojas existentes? Sí, todas las hojas que usan ese diseño muestran el cambio de inmediato.

¿Qué ha pasado con mis plantillas antiguas? Se convirtieron automáticamente en diseños. Encontrarás más información en Crear y usar Function Sheet.