Function Sheet-lay-outs: opbouw per afdeling vormgeven

Function Sheets gebruiken hetzelfde lay-outsysteem als je offertes en facturen. Een Lay-out bepaalt welke blokken op het blad staan, welke kolommen de boekingstabel toont en welke vaste teksten er altijd bij zitten. Het blad zelf drukt dan altijd de actuele evenementgegevens af — je hoeft niets meer opnieuw te genereren.

Lay-outs beheren

Open Instellingen → Lay-outs en ga naar het tabblad Function Sheets. Daar kun je:

• een Nieuwe lay-out aanmaken — met alle onderdelen of helemaal leeg,
• starten met een van de vier kant-en-klare voorbeelden: Totaal, Keuken, Bediening en Logistiek. Ze zijn beschikbaar in acht talen,
• een lay-out Hernoemen en Dupliceren,
• een lay-out instellen als standaard voor de workspace,
• een lay-out Verwijderen. Wordt de lay-out nog door Sheets gebruikt, dan kies je eerst een vervangende lay-out.

Nieuwe Function Sheets — via de knop in het evenement, vanuit een automatisering of via de AI-chat — gebruiken de standaardlay-out van je workspace. Heb je er geen ingesteld, dan geldt de ingebouwde lay-out Totaal: dezelfde inhoud als voorheen, in de nieuwe look. Het zaalplan zit in de voorbeelden Bediening en Logistiek, of je voegt het toe in een eigen lay-out.

De editor en zijn blokken

Een lay-out open je in dezelfde editor als een offerte-lay-out. De volgende blokken zijn beschikbaar:

• Gegevenstekst / kerngegevens — evenement, datum, tijd, gasten, contact, plaats.
• Medewerkers, Draaiboek en Diensten.
• Boekingen — de tabel met geboekte regels. Jij kiest de kolommen: aantal, werkelijk, eenheid, product, omschrijving, allergenen, dieet, opslaglocatie, stroom, boekingstijd, prijs, totaal en notities. Daarnaast zijn er groepering, categoriekoppen, de weergave van pakketonderdelen en subtotalen.
• Dieet & allergieën van gasten — de gegevens uit de gastenlijst.
• Zaalplan.
• Standaardteksten — vrije tekst met plaatshouders, bijvoorbeeld instructies voor aanlevering of hygiëne.
• Koppen en Lijnen om te structureren.

Nieuwe blokken voeg je toe met de knop Blok in de werkbalk. Selecteer je eerst een blok, dan komt het nieuwe direct daaronder. Zo zet je bijvoorbeeld een standaardtekst precies tussen het draaiboek en de boekingen. Zonder selectie komt het aan het einde. Met Omhoog en Omlaag verplaats je een geselecteerd blok op elk moment.

De voorbeeldweergave in de editor toont voorbeeldgegevens, zodat je direct ziet hoe het blad eruitziet.

Kolomkoppen hernoemen en kolombreedtes instellen

Elke tabel — Boekingen, Draaiboek, Diensten, Medewerkers en Dieet & allergieën — kun je op jouw eigen termen afstemmen. Selecteer het blok en klik in de kolomlijst naast een kolom op het schuifregelaar-pictogram:

• Kolomkop: Vul je eigen term in, bijvoorbeeld „Norm” in plaats van „Geboekt” of „VP” in plaats van „Eenheidsprijs”. Blijft het veld leeg, dan staat de standaardkop in de taal van de lay-out. Je eigen tekst wordt niet vertaald.
• Breedte in %: Geef een kolom een vast aandeel van de paginabreedte, bijvoorbeeld 35 % voor het product. Kolommen zonder waarde delen automatisch de rest. Is de som van je vaste breedtes meer dan 100 %, dan worden ze bij het afdrukken naar verhouding verkleind.
• Lettertype: Daaronder stel je het lettertype van de kolom in: lettertype, grootte, vet, cursief, onderstreept, tekstkleur en achtergrondkleur. Het geldt in elke regel van deze kolom, bijvoorbeeld alle gerechten vet of alle aantallen in oranje. De kolomkop, categorie- en totaalregels blijven zoals ze zijn; afzonderlijke regels markeer je hiermee niet.

In het Draaiboek is er ook de kolom Extra info. Die toont de tekst die je bij het programmaonderdeel onder het adres als extra info invult — bijvoorbeeld „Ingang via de binnenplaats”. Is er bij het programmaonderdeel geen ruimte gekoppeld, dan staat deze tekst anders in de kolom Plaats; met een eigen kolom Extra info staat hij alleen nog daar.

Categorieën per lay-out vooraf selecteren

Voor elke lay-out kun je bepalen welke productcategorieën op het blad staan — bijvoorbeeld alleen materiaal voor een Logistiek-lay-out. Deze selectie wordt bij het aanmaken naar het nieuwe blad gekopieerd en kan per Sheet nog steeds worden gewijzigd.

Afdelingslay-outs met standaardteksten

Werk je met meerdere afdelingen, dan bouw je per afdeling een eigen lay-out:

1. Maak drie lay-outs aan, bijvoorbeeld Keuken, Bediening en Techniek — het snelst door een voorbeeldlay-out te dupliceren.
2. Voeg in elke lay-out de Standaardteksten van de afdeling toe: hygiëne-instructies voor de keuken, dienstkleding en draaiboek voor de bediening, stroom en opbouw voor de techniek.
3. Stel de Kolommen van de boekingstabel passend in: de keuken heeft aantal, allergenen en dieet nodig, de bediening de boekingstijd, de techniek opslaglocatie en stroom — allemaal zonder prijzen.
4. Selecteer vooraf de Categorieën die bij de afdeling horen.

Per evenement maak je dan voor elke afdeling een Function Sheet aan en kies je de passende lay-out. Zo krijgt elke afdeling precies haar eigen blad, met haar vaste teksten en haar eigen cijfers.

Notities per blad

Omdat het blad altijd de actuele gegevens toont, schrijf je handmatige notities in de Vrije tekstvelden van de lay-out — per blad, direct in het Sheet. Ze blijven staan, ook als boekingen wijzigen.

Veelgestelde vragen

Kan ik prijzen op een blad verbergen? Ja. Haal in het blok Boekingen de kolommen Prijs en Totaal weg.

Kan ik de kolomkoppen wijzigen? Ja. Via het schuifregelaar-pictogram naast de kolom vul je een eigen kolomkop en, als je wilt, een vaste breedte in.

Kan ik gerechten vet of aantallen in kleur afdrukken? Ja, voor de hele kolom. Via het schuifregelaar-pictogram naast de kolom zet je onder Lettertype bijvoorbeeld de productkolom op vet of geef je de aantalkolom een kleur. Dat geldt in elke regel van het blad.

Wijzigt een aanpassing van een lay-out ook bestaande bladen? Ja, alle bladen die deze lay-out gebruiken, tonen de wijziging direct.

Wat gebeurt er met mijn oude sjablonen? Ze zijn automatisch omgezet in lay-outs. Meer hierover in Function Sheet aanmaken & gebruiken.