Layouts de Function Sheet: configurar a estrutura por departamento

Os Function Sheets utilizam o mesmo sistema de layouts dos orçamentos e das faturas. Um Layout define que blocos aparecem na folha, que colunas mostra a tabela de reservas e que textos fixos estão sempre incluídos. A própria folha imprime sempre os dados atuais do evento — não é preciso voltar a gerar nada.

Gerir layouts

Abrir Definições → Layouts e mudar para o separador Function Sheets. Aí é possível:

• criar um Novo layout — com todas as secções ou totalmente vazio,
• começar com um dos quatro exemplos prontos: Total, Cozinha, Serviço e Logística. Estão disponíveis em oito idiomas,
• Renomear e Duplicar um layout,
• definir um layout como padrão do workspace,
• Eliminar um layout. Se ainda for utilizado por folhas, é necessário escolher antes um layout de substituição.

Os novos Function Sheets — criados através do botão no evento, a partir de uma automatização ou através do chat de IA — usam o layout padrão do workspace. Se nenhum tiver sido definido, aplica-se o layout integrado Total: o mesmo conteúdo de antes, com o novo aspeto. Os exemplos Serviço e Logística já incluem a planta da sala; também pode ser adicionada num layout próprio.

O editor e os seus blocos

Um layout abre-se no mesmo editor que um layout de orçamento. Estão disponíveis os seguintes blocos:

• Texto de dados / dados essenciais — evento, data, hora, convidados, contacto, local.
• Colaboradores, Programa e Turnos.
• Reservas — a tabela das linhas reservadas. Escolhem-se as colunas: quantidade, real, unidade, produto, descrição, alergénios, dieta, local de armazenamento, eletricidade, hora da reserva, preço, total e notas. Há ainda agrupamento, títulos de categoria, a listagem dos componentes do pacote e subtotais.
• Dieta e alergias dos convidados — as indicações da lista de convidados.
• Planta da sala.
• Textos-padrão — texto livre com marcadores de posição, por exemplo indicações sobre a entrega ou a higiene.
• Títulos e Traços para estruturar.

Os novos blocos adicionam-se com o botão Bloco na barra de ferramentas. Se selecionar primeiro um bloco, o novo fica logo abaixo dele. Assim coloca, por exemplo, um texto-padrão exatamente entre o programa e as reservas. Sem seleção, fica no fim. Com Para cima e Para baixo move um bloco selecionado em qualquer momento.

A pré-visualização no editor mostra dados de exemplo, para ver de imediato o aspeto da folha.

Renomear cabeçalhos de colunas e definir larguras de colunas

Cada tabela — Reservas, Programa, Turnos, Colaboradores, bem como Dieta e alergias — pode ser adaptada à terminologia própria. Selecionar o bloco e clicar, na lista de colunas, no ícone de regulador junto a uma coluna:

• Cabeçalho da coluna: introduzir o termo próprio, por exemplo «Previsto» em vez de «Reservado» ou «PV» em vez de «Preço unitário». Se o campo ficar vazio, aparece o cabeçalho padrão no idioma do layout. O texto próprio não é traduzido.
• Largura em %: atribuir a uma coluna uma proporção fixa da largura da página, por exemplo 35 % para o produto. As colunas sem indicação repartem o restante automaticamente. Se as larguras fixas somarem mais de 100 %, são reduzidas proporcionalmente na impressão.
• Tipo de letra: mais abaixo define-se o tipo de letra da coluna: família, tamanho, negrito, itálico, sublinhado, cor do texto e cor de fundo. Aplica-se a todas as linhas desta coluna, por exemplo todos os pratos a negrito ou todas as quantidades a laranja. O cabeçalho e as linhas de categoria e de total ficam como estão; não serve para destacar linhas isoladas.

No Programa existe ainda a coluna Informação adicional. Mostra o texto introduzido como informação adicional no ponto do programa, por baixo do endereço — por exemplo «Entrada pelo pátio». Se o ponto do programa não tiver nenhuma sala associada, este texto aparece, por defeito, na coluna Local; com uma coluna própria de informação adicional, passa a aparecer apenas nessa.

Pré-selecionar categorias por layout

Para cada layout, é possível definir quais as categorias de produtos que constam da folha — por exemplo, apenas equipamento num layout Logística. Esta seleção é copiada para a nova folha no momento da criação e continua a poder ser alterada em cada Function Sheet.

Layouts por departamento com textos-padrão

Quando se trabalha com vários departamentos, cria-se um layout próprio para cada um:

1. Criar três layouts, por exemplo Cozinha, Serviço e Técnica — o mais rápido é duplicar um layout de exemplo.
2. Inserir em cada layout os textos-padrão do departamento: indicações de higiene para a cozinha, uniforme e programa para o serviço, eletricidade e montagem para a técnica.
3. Ajustar as Colunas da tabela de reservas em conformidade: a cozinha precisa de quantidade, alergénios e dieta, o serviço da hora da reserva, a técnica do local de armazenamento e da eletricidade — todos sem preços.
4. Pré-selecionar as Categorias que pertencem ao departamento.

Em cada evento cria-se então um Function Sheet por departamento e escolhe-se o layout adequado. Assim, cada departamento recebe exatamente a sua folha, com os seus textos fixos e os seus números.

Notas por folha

Como a folha mostra sempre os dados atuais, as notas manuais escrevem-se nos Campos de texto livre do layout — por folha, diretamente no Function Sheet. Mantêm-se mesmo quando as reservas se alteram.

Perguntas frequentes

É possível ocultar os preços numa folha? Sim. No bloco Reservas, remover as colunas de preço e de total.

É possível alterar os cabeçalhos das colunas? Sim. Através do ícone de regulador junto à coluna, introduz-se um cabeçalho próprio e, se desejado, uma largura fixa.

Posso imprimir os pratos a negrito ou as quantidades a cores? Sim, para toda a coluna. Através do ícone de regulador junto à coluna, em Tipo de letra, define-se por exemplo a coluna do produto a negrito ou uma cor para a coluna da quantidade. Aplica-se a todas as linhas da folha.

Uma alteração ao layout modifica as folhas existentes? Sim, todas as folhas que utilizam este layout mostram a alteração de imediato.

O que acontece aos modelos antigos? Foram convertidos automaticamente em layouts. Mais informações em Criar e utilizar o Function Sheet.