Mises en page des Function Sheets : concevoir la structure par département

Les Function Sheets utilisent le même système de mise en page que vos devis et vos factures. Une Mise en page définit quels blocs figurent sur la feuille, quelles colonnes affiche le tableau des réservations et quels textes fixes sont toujours inclus. La feuille elle-même imprime ensuite toujours les données actuelles de l’événement — vous n’avez plus rien à régénérer.

Gérer les mises en page

Ouvrez Paramètres → Mises en page et passez à l’onglet Function Sheets. Vous pouvez y :

• créer une Nouvelle mise en page — avec toutes les sections ou entièrement vide,
• partir de l’un des quatre exemples prêts à l’emploi : Total, Cuisine, Service et Logistique. Ils existent en huit langues,
• Renommer et Dupliquer une mise en page,
• définir une mise en page comme mise en page par défaut du workspace,
• Supprimer une mise en page. Si des feuilles l’utilisent encore, vous choisissez d’abord une mise en page de remplacement.

Les nouveaux Function Sheets — créés via le bouton dans l’événement, depuis une automatisation ou via le chat IA — utilisent la mise en page par défaut de votre workspace. Si vous n’en avez défini aucune, c’est la mise en page intégrée Total qui s’applique : le même contenu qu’auparavant, avec le nouveau look. Les exemples Service et Logistique incluent le plan de salle ; sinon, vous l’ajoutez dans votre propre mise en page.

L’éditeur et ses blocs

Vous ouvrez une mise en page dans le même éditeur que celle d’un devis. Les blocs suivants sont disponibles :

• Texte de données / Données clés — événement, date, heure, invités, contact, lieu.
• Intervenants, Déroulé et Services.
• Réservations — le tableau des lignes réservées. Vous choisissez les colonnes : quantité, réel, unité, produit, description, allergènes, régime, lieu de stockage, électricité, heure de réservation, prix, total et notes. S’y ajoutent le regroupement, les titres de catégorie, la liste des composants du pack et les sous-totaux.
• Régimes & allergies des invités — les informations de la liste d’invités.
• Plan de salle.
• Textes standard — texte libre avec variables, par exemple des consignes de livraison ou d’hygiène.
• Titres et Traits pour structurer.

Vous ajoutez de nouveaux blocs avec le bouton Bloc de la barre d’outils. Si vous sélectionnez d’abord un bloc, le nouveau se place juste en dessous. Vous placez ainsi un texte standard exactement entre le déroulé et les réservations, par exemple. Sans sélection, il s’ajoute à la fin. Avec Monter et Descendre, vous déplacez à tout moment un bloc sélectionné.

L’aperçu dans l’éditeur affiche des données d’exemple, afin que vous voyiez immédiatement à quoi ressemble la feuille.

Renommer les en-têtes de colonne et définir les largeurs de colonne

Chaque tableau — Réservations, Déroulé, Services, Intervenants ainsi que Régimes & allergies — peut être adapté à votre vocabulaire. Sélectionnez le bloc et cliquez, dans la liste des colonnes, à côté d’une colonne, sur l’icône de réglage :

• En-tête de colonne : saisissez votre propre terme, par exemple « Prévu » au lieu de « Réservé » ou « PV » au lieu de « Prix unitaire ». Si le champ reste vide, l’en-tête standard s’affiche dans la langue de la mise en page. Votre propre texte n’est pas traduit.
• Largeur en % : attribuez à une colonne une part fixe de la largeur de la page, par exemple 35 % pour le produit. Les colonnes sans valeur se partagent automatiquement le reste. Si vos largeurs fixes totalisent plus de 100 %, elles sont réduites proportionnellement à l’impression.
• Police : en dessous, vous réglez la police de la colonne : famille, taille, gras, italique, souligné, couleur du texte et couleur de fond. Elle s’applique à chaque ligne de cette colonne, par exemple tous les plats en gras ou toutes les quantités en orange. L’en-tête, les lignes de catégorie et de total restent inchangés ; cela ne met pas en évidence des lignes isolées.

Dans le Déroulé, il existe en outre la colonne Infos complémentaires. Elle affiche le texte que vous saisissez comme info complémentaire sous l’adresse du point du programme — par exemple « Entrée par la cour ». Si aucune salle n’est associée au point du programme, ce texte apparaît sinon dans la colonne Lieu ; avec une colonne Infos complémentaires dédiée, il n’apparaît plus que là.

Présélectionner les catégories par mise en page

Pour chaque mise en page, vous pouvez définir quelles catégories de produits figurent sur la feuille — par exemple uniquement l’équipement pour une mise en page Logistique. Cette sélection est copiée dans la nouvelle feuille lors de sa création et reste modifiable sur chaque Function Sheet.

Mises en page par département avec textes standard

Si vous travaillez avec plusieurs départements, créez une mise en page propre à chaque département :

1. Créez trois mises en page, par exemple Cuisine, Service et Technique — le plus rapide est de dupliquer une mise en page d’exemple.
2. Insérez dans chaque mise en page les textes standard du département : consignes d’hygiène pour la cuisine, tenue de travail et déroulé pour le service, électricité et montage pour la technique.
3. Réglez les Colonnes du tableau des réservations en conséquence : la cuisine a besoin de la quantité, des allergènes et du régime, le service de l’heure de réservation, la technique du lieu de stockage et de l’électricité — tous sans prix.
4. Présélectionnez les Catégories qui correspondent au département.

Pour chaque événement, vous créez ensuite un Function Sheet par département et choisissez la mise en page correspondante. Chaque département obtient ainsi exactement sa propre feuille, avec ses textes fixes et ses chiffres.

Notes par feuille

Comme la feuille affiche toujours les données actuelles, vous saisissez vos notes manuelles dans les Champs de texte libre de la mise en page — par feuille, directement dans la feuille. Elles restent en place, même si les réservations changent.

Questions fréquentes

Puis-je masquer les prix sur une feuille ? Oui. Retirez les colonnes Prix et Total du bloc Réservations.

Puis-je modifier les titres de colonne ? Oui. Avec l’icône de réglage à côté de la colonne, vous saisissez votre propre en-tête de colonne et, si vous le souhaitez, une largeur fixe.

Puis-je imprimer les plats en gras ou les quantités en couleur ? Oui, pour toute la colonne. Avec l’icône de réglage à côté de la colonne, sous Police, vous passez par exemple la colonne Produit en gras ou donnez une couleur à la colonne Quantité. Cela s’applique à chaque ligne de la feuille.

Une modification de mise en page change-t-elle les feuilles existantes ? Oui, toutes les feuilles qui utilisent cette mise en page affichent immédiatement la modification.

Que deviennent mes anciens modèles ? Ils ont été convertis automatiquement en mises en page. Plus d’informations dans Créer et utiliser un Function Sheet.