Function-Sheet-Layouts: Aufbau pro Abteilung gestalten

Function Sheets nutzen dasselbe Layout-System wie deine Angebote und Rechnungen. Ein Layout legt fest, welche Bausteine auf dem Blatt stehen, welche Spalten die Buchungstabelle zeigt und welche festen Texte immer dabei sind. Das Blatt selbst druckt dann immer die aktuellen Eventdaten — du musst nichts mehr neu erzeugen.

Layouts verwalten

Öffne Einstellungen → Layouts und wechsle auf den Reiter Function Sheets. Dort kannst du:

• ein neues Layout anlegen — mit allen Abschnitten oder komplett leer,
• mit einem der vier fertigen Beispiele starten: Gesamt, Küche, Service und Logistik. Sie gibt es in acht Sprachen,
• ein Layout umbenennen und duplizieren,
• ein Layout als Standard für den Workspace festlegen,
• ein Layout löschen. Wird es noch von Sheets verwendet, wählst du vorher ein Ersatz-Layout.

Neue Function Sheets — per Button im Event, aus einer Automatisierung oder über den KI-Chat — nutzen das Standard-Layout deines Workspace. Hast du keines festgelegt, gilt das eingebaute Layout Gesamt: derselbe Inhalt wie bisher, im neuen Look. Den Raumplan bringen die Beispiele Service und Logistik mit, oder du fügst ihn in einem eigenen Layout hinzu.

Der Editor und seine Bausteine

Ein Layout öffnest du im selben Editor wie ein Angebots-Layout. Folgende Bausteine stehen zur Verfügung:

• Datentext / Eckdaten — Veranstaltung, Datum, Uhrzeit, Gäste, Kontakt, Ort.
• Mitwirkende, Ablauf und Schichten.
• Buchungen — die Tabelle der gebuchten Positionen. Du wählst die Spalten: Menge, Ist, Einheit, Produkt, Beschreibung, Allergene, Diät, Lagerort, Strom, Buchungszeit, Preis, Summe und Notizen. Dazu gibt es Gruppierung, Kategorie-Überschriften, die Auflistung der Paket-Bestandteile und Zwischensummen.
• Diät & Allergien der Gäste — die Angaben aus der Gästeliste.
• Raumplan.
• Standardtexte — Freitext mit Platzhaltern, zum Beispiel Hinweise zur Anlieferung oder zur Hygiene.
• Überschriften und Linien zum Gliedern.

Neue Bausteine fügst du über den Knopf Baustein in der Leiste ein. Markierst du vorher einen Baustein, landet der neue direkt darunter. So setzt du zum Beispiel einen Standardtext genau zwischen Ablauf und Buchungen. Ohne Markierung kommt er ans Ende. Mit Nach oben und Nach unten verschiebst du einen markierten Baustein jederzeit.

Die Vorschau im Editor zeigt Beispieldaten, damit du sofort siehst, wie das Blatt aussieht.

Spaltenköpfe umbenennen und Spaltenbreiten festlegen

Jede Tabelle — Buchungen, Ablauf, Schichten, Mitwirkende sowie Diät & Allergien — lässt sich an deine Begriffe anpassen. Markiere den Baustein und klicke in der Spaltenliste neben einer Spalte auf das Regler-Symbol:

• Spaltenkopf: Trage deinen eigenen Begriff ein, zum Beispiel „Soll“ statt „Gebucht“ oder „VK“ statt „Einzelpreis“. Bleibt das Feld leer, steht der Standard-Kopf in der Sprache des Layouts da. Dein eigener Text wird nicht übersetzt.
• Breite in %: Gib einer Spalte einen festen Anteil an der Seitenbreite, etwa 35 % für das Produkt. Spalten ohne Angabe teilen sich den Rest automatisch. Ergeben deine festen Breiten zusammen mehr als 100 %, werden sie beim Drucken anteilig gekürzt.
• Schrift: Darunter stellst du die Schrift der Spalte ein: Schriftart, Größe, fett, kursiv, unterstrichen, Schriftfarbe und Hintergrundfarbe. Sie gilt in jeder Zeile dieser Spalte, zum Beispiel alle Gerichte fett oder alle Mengen in Orange. Spaltenkopf, Kategorie- und Summenzeilen bleiben, wie sie sind; einzelne Zeilen hebst du damit nicht hervor.

Im Ablauf gibt es außerdem die Spalte Zusatzinfo. Sie zeigt den Text, den du am Programmpunkt unter der Adresse als Zusatzinfo einträgst — zum Beispiel „Eingang über den Hof“. Ist am Programmpunkt kein Raum verknüpft, steht dieser Text sonst in der Spalte Ort; mit eigener Zusatzinfo-Spalte steht er nur noch dort.

Kategorien je Layout vorauswählen

Zu jedem Layout kannst du festlegen, welche Produktkategorien auf dem Blatt stehen — etwa nur Equipment für ein Logistik-Layout. Diese Auswahl wird beim Anlegen in das neue Blatt kopiert und lässt sich am einzelnen Sheet weiterhin ändern.

Abteilungs-Layouts mit Standardtexten

Arbeitest du mit mehreren Abteilungen, baust du je Abteilung ein eigenes Layout:

1. Lege drei Layouts an, zum Beispiel Küche, Service und Technik — am schnellsten per Duplizieren eines Beispiel-Layouts.
2. Füge in jedes Layout die Standardtexte der Abteilung ein: Hygienehinweise für die Küche, Dienstkleidung und Ablauf für den Service, Strom und Aufbau für die Technik.
3. Stelle die Spalten der Buchungstabelle passend ein: Die Küche braucht Menge, Allergene und Diät, der Service die Buchungszeit, die Technik Lagerort und Strom — alle ohne Preise.
4. Wähle die Kategorien vor, die zur Abteilung gehören.

Pro Veranstaltung legst du dann je Abteilung ein Function Sheet an und wählst das passende Layout. Jede Abteilung bekommt so genau ihr Blatt, mit ihren festen Texten und ihren Zahlen.

Notizen pro Blatt

Weil das Blatt immer die aktuellen Daten zeigt, schreibst du Handnotizen in die Freitext-Felder des Layouts — pro Blatt, direkt im Sheet. Sie bleiben stehen, auch wenn sich Buchungen ändern.

Häufige Fragen

Kann ich Preise auf einem Blatt ausblenden? Ja. Nimm im Buchungen-Baustein die Spalten Preis und Summe heraus.

Kann ich die Spaltenüberschriften ändern? Ja. Über das Regler-Symbol neben der Spalte trägst du einen eigenen Spaltenkopf und auf Wunsch eine feste Breite ein.

Kann ich Gerichte fett oder Mengen farbig drucken? Ja, für die ganze Spalte. Über das Regler-Symbol neben der Spalte stellst du unter Schrift zum Beispiel die Produktspalte auf fett oder die Mengenspalte auf eine Farbe. Das gilt in jeder Zeile des Blatts.

Ändert eine Layout-Änderung bestehende Blätter? Ja, alle Blätter, die dieses Layout nutzen, zeigen die Änderung sofort.

Was passiert mit meinen alten Vorlagen? Sie wurden automatisch in Layouts umgewandelt. Mehr dazu in Function Sheet erstellen & verwenden.