Angebot in Lieferschein oder Rechnung umwandeln
Nach dem Erstellen eines Angebots kannst du direkt einen Lieferschein oder eine Rechnung anlegen und die Buchungspositionen mit einem Klick übernehmen.
Sobald ein Angebot versendet wurde, kannst du in Univents einen passenden Lieferschein oder eine Rechnung anlegen, ohne alle Positionen neu eingeben zu müssen. Die Buchungspositionen des Events lassen sich direkt in das neue Dokument übernehmen.
Neues Dokument anlegen
- Öffne das gewünschte Event und wechsle zum Tab Dokumente.
- Klicke auf Dokument (oben rechts).
- Wähle im Dialog Neues Dokument erstellen aus dem Dropdown entweder Lieferschein oder Rechnung.
- Klicke auf Erstellen — der Editor öffnet sich sofort.
Alternativ erreichst du alle Dokumente aller Events über den Bereich Finanzdokumente in der Hauptnavigation.
Buchungen und Schichten übernehmen
Im Editor befindet sich der aufklappbare Bereich Noch nicht eingetragene Buchungen. Dort erscheinen alle offenen Positionen des Events gesammelt in einer Liste – sowohl die Buchungen aus dem Event als auch die geplanten Schichten, die noch nicht auf diesem Dokumenttyp abgerechnet wurden. Beide sind in der Liste mit Typ-Hinweis und Netto-Preis gekennzeichnet.
- Klicke für eine einzelne Position auf Hinzufügen.
- Klicke auf Alle hinzufügen, um alle offenen Buchungen und Schichten auf einmal zu übernehmen.
Die Positionen erscheinen danach direkt in der Positionstabelle des neuen Dokuments.
Dokument absenden
Wenn alle Positionen stimmen, stehen am unteren Rand des Editors zwei Optionen bereit:
- Entwurf speichern — speichert das Dokument ohne es zu versenden; Status bleibt Entwurf.
- Speichern und senden — sendet das Dokument per E-Mail an den Kunden; Status wechselt auf Versendet.
Nach dem Versand kannst du den Status über den Abschnitt Status-Aktionen weiter pflegen, zum Beispiel eine Rechnung Als bezahlt markieren oder einen Lieferschein Als unterschrieben markieren.
Status-Übergänge verstehen
Der aktuelle Status eines Dokuments bestimmt, welche Aktionen verfügbar sind:
| Dokument | Status | Mögliche Aktionen |
|---|---|---|
| Angebot | Versendet | Akzeptieren, Ablehnen, Stornieren |
| Angebot | Angenommen | Stornieren |
| Rechnung | Versendet / Überfällig | Als bezahlt markieren, Als überfällig markieren (nur bei „Versendet"), Rechnung korrigieren, Vollstorno (Gutschrift erstellen), Stornieren |
| Rechnung | Bezahlt | Rechnung korrigieren, Erstatten (nur bei Stripe-Zahlung), Vollstorno (Gutschrift erstellen) |
| Lieferschein | Versendet | Als unterschrieben markieren |
Ein storniertes Dokument (Storniert) kann nicht wiederhergestellt werden — diese Aktion erfordert eine Bestätigung.
Bei Rechnungen sind zwei Storno-Wege zu unterscheiden: Das einfache Stornieren storniert die Rechnung direkt, ohne eine Gutschrift zu erzeugen. Vollstorno (Gutschrift erstellen) legt dagegen automatisch eine Gutschrift als Entwurf an — erst sobald diese Gutschrift versendet ist, gilt die ursprüngliche Rechnung als storniert. Rechnung korrigieren geht noch einen Schritt weiter: Es storniert die Rechnung im Hintergrund (stille Gutschrift, keine Kundenmail) und legt sofort einen bearbeitbaren korrigierten Entwurf an, der beim Versand eine neue Rechnungsnummer erhält. Erstatten steht nur bei per Stripe bezahlten Rechnungen zur Verfügung und zahlt den Betrag ganz oder teilweise an die ursprüngliche Zahlungsmethode zurück.
Tipps
- Mehrere Dokumente pro Event: Du kannst beliebig viele Lieferscheine und Rechnungen zu einem Event anlegen. Der Bereich Noch nicht eingetragene Buchungen zeigt immer nur die Buchungen und Schichten an, die noch keinem Dokument dieses Typs zugeordnet sind – eine Schicht, die du auf der Rechnung abgerechnet hast, kannst du z. B. weiterhin auf einem Lieferschein übernehmen.
- Rechnungsfelder: Bei einer Rechnung kannst du im Abschnitt Rechnungsfelder zusätzliche Felder wie Fälligkeitsdatum, Skonto-Tage und Skonto-Prozent direkt im Editor pflegen.