Finanzdokumente: Angebote, Rechnungen & Lieferscheine

Mit Finanzdokumenten erstellst und versendest du Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften direkt aus dem Event heraus. Alle Dokumente teilen denselben Editor; spezifische Felder und Status-Aktionen passen sich automatisch an den Dokumenttyp an.

Wo befinden sich die Dokumente?

Finanzdokumente sind im Event unter dem Tab Dokumente zusammengefasst. Dort findest du Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften gemeinsam in einer Kartenansicht. Ein workspace-weiter Überblick über alle offenen Dokumente steht im Hauptmenü unter Finanzdokumente bereit.

So erstellst du ein neues Dokument im Event:

1. Öffne das Event und wechsle zum Tab Dokumente.
2. Klicke auf den Dropdown-Button Neu.
3. Wähle den gewünschten Typ: Neues Angebot, Neue Rechnung, Neuer Lieferschein oder Neue Gutschrift.
4. Der Editor öffnet sich sofort.

Kopfbereich ausfüllen

Der Kopfbereich ist für alle Dokumenttypen gleich. Felder werden automatisch gespeichert, sobald du das Feld verlässt.

Für Rechnungen erscheint zusätzlich der Abschnitt Rechnungsfelder mit Skonto-Tage, Skonto-Prozent, Reverse-Charge und Fälligkeitsdatum. Für Lieferscheine erscheint der Abschnitt Lieferung mit dem Feld Lieferdatum.

Positionen bearbeiten

Unterhalb des Kopfbereichs findest du den Positionseditor. Jede Position enthält:

• Titel (Pflichtfeld)
• Beschreibung (optional, ein- und ausklappbar)
• Kategorie (Pflichtfeld)
• Einheit 1, 2, 3 für mehrstufige Mengenangaben
• Preis EK (€) für die Deckungsbeitragsberechnung
• Preis VK (€) (netto), Rabatt (%), USt. (%)

Über Aus Vorlage einfügen öffnet sich der Dialog Vorlage auswählen. Dort kannst du gespeicherte Positionsvorlagen suchen und per Klick auf Hinzufügen übernehmen. Mit Vorlagen bearbeiten verwaltest du bestehende Vorlagen; mit Vorlage erstellen legst du neue an.

Wenn offene Positionen existieren, die noch nicht in einem Dokument erfasst sind, erscheint automatisch der Bereich Noch nicht eingetragene Buchungen. Er sammelt sowohl die Buchungen des Events als auch die geplanten Schichten, die noch nicht auf diesem Dokumenttyp abgerechnet wurden, in einer Liste – jeweils mit Typ-Hinweis und Netto-Preis. Einzelne Positionen übernimmst du mit Hinzufügen, alle auf einmal mit Alle hinzufügen.

Summen und PDF-Einstellungen

Am Ende des Editors zeigt das Summenfeld:

• Zwischensumme (Netto), Rabatt, USt., Gesamt
• Ausgabe (Netto) und Deckungsbeitrag (Netto) als interne Kennzahlen

Im Feld Interne Notizen kannst du Hinweise für dein Team erfassen. Diese erscheinen nicht in der PDF.

Unter PDF-Einstellungen steuerst du das Verhalten der generierten PDF:

• Spalte „Gesamt" zeigt netto Preise
• Positionen zusammenfassen und nur Gesamtpreis zeigen
• USt.-Spalte anzeigen
• Seitenumbruch innerhalb einer Tabellenzeile erlauben
• Tabellen-Kopfzeile auf jeder neuen Seite wiederholen
• Produktbilder anzeigen
• Tabellen nach Lieferscheinen sortieren

Was zum Versenden fehlt: Sende-Validierung

Bevor du ein Dokument versenden kannst, prüft Univents automatisch, ob alle Pflichtangaben vollständig sind. Fehlt etwas, zeigt der Senden-Bereich den Hinweis „Zum Senden fehlt noch:" mit der konkreten Liste offener Punkte:

• Titel
• Kunde
• Ausstellungsdatum
• Leistungszeitraum (Beginn) und Leistungszeitraum (Ende)
• Gültigkeit / Zahlungsziel
• Mindestens eine Position — mit Bezeichnung, Menge und Kategorie bei jeder Position
• Firmenname, Firmenadresse sowie Steuernummer oder USt-IdNr. (alle drei aus deinen Einstellungen)
• Name des Empfängers und Adresse des Empfängers

Erst wenn diese Liste leer ist, lässt sich das Dokument versenden.

Dokument versenden und Status verwalten

Sobald das Dokument fertig ist, stehen dir im unteren Bereich drei Buttons zur Verfügung:

• Abbrechen verlässt den Editor.
• Entwurf speichern speichert das Dokument im Status „Entwurf" und verlässt den Editor.
• Speichern und senden rendert die PDF, versendet sie per E-Mail an den Kunden und wechselt den Status auf „Versendet".

Nach dem Versand erscheint der Abschnitt Status-Aktionen. Welche Aktionen verfügbar sind, hängt von Typ und Status ab:

Destruktive Aktionen wie Stornieren, Vollstorno oder Rechnung korrigieren verlangen eine Bestätigung.

Stornieren vs. Vollstorno: Bei Rechnungen stehen zwei verschiedene Storno-Wege nebeneinander. Stornieren storniert die Rechnung direkt, ohne eine Gutschrift zu erzeugen. Vollstorno (Gutschrift erstellen) dagegen legt automatisch eine Gutschrift als Entwurf an — sobald diese Gutschrift versendet ist, wird die ursprüngliche Rechnung als storniert markiert.

Rechnung korrigieren

Statt eine fehlerhafte Rechnung nur zu stornieren, ersetzt du sie mit Rechnung korrigieren in einem Schritt durch eine überarbeitete Version: Univents storniert die Rechnung im Hintergrund (eine stille Gutschrift, ohne E-Mail an den Kunden) und legt sofort einen bearbeitbaren Entwurf mit denselben Positionen an. Beim Versand erhält dieser Entwurf eine neue Rechnungsnummer und das aktuelle Ausstellungsdatum.

Rechnung erstatten (Stripe)

Wurde eine Rechnung per Stripe bezahlt, erscheint bei Status Bezahlt zusätzlich die Aktion Erstatten. Im Dialog wählst du zwischen Vollständig erstatten und Teilbetrag erstatten; bei einem Teilbetrag trägst du den Betrag (€) ein und kannst einen internen Grund hinterlegen. Die Erstattung fließt an die ursprüngliche Zahlungsmethode zurück — die Rechnung selbst bleibt als bezahlt markiert.

Gutschrift als verrechnet markieren

Bei einer versendeten Gutschrift markierst du mit Als verrechnet markieren, dass der Betrag mit dem Kunden verrechnet wurde, z. B. gegen eine neue Rechnung.

Stale-Chain-Warnung: Folgedokumente aus einer alten Angebots-Version

Wird ein angenommenes Angebot nachträglich noch einmal geändert, können bereits erzeugte Rechnungen oder Lieferscheine auf einer veralteten Angebots-Version basieren. Univents zeigt dir in diesem Fall eine Warnung, dass die Folgedokumente nicht automatisch aktualisiert wurden, zusammen mit dem Button Aus dieser Version neu erzeugen — die alten Entwurfs-Dokumente werden dabei als ersetzt markiert.

Status „Abgelaufen" und „Ungültig"

• Abgelaufen — ein versendetes Angebot, dessen hinterlegte Gültigkeit (Tage) verstrichen ist, setzt Univents automatisch auf „Abgelaufen".
• Ungültig — diesen Status trägt ein Dokument, das durch eine neuere Version ersetzt wurde, etwa wenn Folgedokumente über die Stale-Chain-Warnung aus einer aktuelleren Angebots-Version neu erzeugt wurden.

Rechnung festschreiben, ohne sie sofort zu versenden

Rechnungen und Gutschriften im Entwurf haben zusätzlich zu den Buttons oben eine eigene Aktion: Rechnung ausstellen. Sie trennt die endgültige Nummernvergabe vom E-Mail-Versand — du schreibst das Dokument rechtssicher fest, ohne es in diesem Moment an den Kunden schicken zu müssen.

1. Öffne die Rechnung im Entwurf und klicke auf Rechnung ausstellen.
2. Im Dialog Rechnungsnummer endgültig vergeben? siehst du die konkrete nächste Nummer. Bestätige mit Ausstellen.
3. Univents vergibt die Nummer, schreibt das Dokument §14-konform fest und rendert direkt die PDF. Der Status wechselt auf Ausgestellt.

Eine ausgestellte Rechnung lässt sich nicht mehr bearbeiten oder löschen — nur noch per Storno korrigieren. Den E-Mail-Versand entscheidest du unabhängig davon: Er bleibt jederzeit über den gewohnten Sende-Weg im Tab Dokumente möglich.

Häufige Fragen

Wo finde ich alle offenen Rechnungen workspace-weit? Unter Finanzdokumente im Hauptmenü siehst du eine Liste aller aktuellen Dokumente aus allen Events inklusive KPI-Kacheln für offene Beträge, überfällige Rechnungen und bezahlte Rechnungen im laufenden Monat.

Was ist der Unterschied zwischen Layout und Vorlage? Ein Layout bestimmt das visuelle Design der PDF (Farben, Ränder, DOCX-Vorlagendatei). Eine Positionsvorlage enthält wiederverwendbare Zeilen, die du per Klick in ein Dokument einfügst. Beide sind unabhängig voneinander konfigurierbar.

Wie funktioniert die Erinnerungsfunktion? Im Feld Erinnerungen senden aktivierst du Chips für vordefinierte Zeiträume (1, 3, 7, 14 oder 30 Tage vorher) oder gibst einen eigenen Wert ein. Univents sendet automatisch eine Erinnerungs-E-Mail an den hinterlegten Kunden.

Was passiert, wenn ich eine Rechnung ausstelle? Sie bekommt ihre endgültige Nummer und wird §14-konform festgeschrieben — editier- oder löschbar ist sie danach nicht mehr, nur noch per Storno korrigierbar. Der Versand per E-Mail ist davon unabhängig: Ausstellen und Versenden sind zwei getrennte Schritte, du entscheidest selbst, wann (oder ob) die Rechnung rausgeht.