Finanzdokumente: Angebote, Rechnungen & Lieferscheine

Mit Finanzdokumenten erstellst du Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften direkt aus dem Event heraus und verschickst sie per E-Mail. Alle Dokumente teilen denselben Editor; spezifische Felder und Status-Aktionen passen sich automatisch an den Dokumenttyp an.

Ausnahme Lieferschein: Ein Lieferschein wird nicht per E-Mail versendet. Du druckst ihn als PDF oder lässt ihn vor Ort unterschreiben und markierst ihn anschließend als unterschrieben. Der Knopf „Speichern und senden" erscheint auf Lieferscheinen deshalb gar nicht. Stattdessen steht dort das Feld Lieferant: Wähle den Mitarbeiter aus, der die Tour fährt. Das Feld bleibt änderbar, auch wenn der Lieferschein bereits festgeschrieben oder unterschrieben ist — fällt jemand aus, trägst du einfach jemand anderen ein.

Wo befinden sich die Dokumente?

Finanzdokumente sind im Event unter dem Tab Dokumente zusammengefasst. Dort findest du Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften gemeinsam in einer Kartenansicht. Ein workspace-weiter Überblick über alle offenen Dokumente steht im Hauptmenü unter Finanzdokumente bereit.

Jede Karte nennt unter Belegnummer und Datum den Empfänger des Belegs — bei einer Ansprechperson zusätzlich ihre Firma. Steht dort „Kein Empfänger gewählt", fehlt der Kunde noch; versenden lässt sich der Beleg dann nicht.

Der Empfänger gehört zum Beleg, nicht zur Veranstaltung

Das ist der wichtigste Punkt zur Rechnungsadresse: Jeder Beleg speichert seinen Empfänger selbst. Der Kunde der Veranstaltung ist nur die Vorbelegung für neu angelegte Belege. Daraus folgt:

• Kopierst du eine Veranstaltung, übernehmen die mitkopierten Belege den Empfänger der Vorlage — auch wenn die Kopie für einen anderen Kunden gedacht ist. (Beim Kopieren kannst du das über den Schalter Rechnungsempfänger abwählen; dann bleiben die Belege der Kopie ohne Empfänger.)
• Wechselst du später den Kunden der Veranstaltung, ziehen bereits angelegte Belege nicht automatisch nach — sonst würde ein Kundenwechsel stillschweigend die Anschrift auf schon abgestimmten Belegen verändern. Univents fragt dich stattdessen direkt danach, siehe der nächste Abschnitt.

Kunde der Veranstaltung gewechselt: Belege gleich mitnehmen

Trägst du beim Bearbeiten einer Veranstaltung einen anderen Kunden ein, erscheint nach dem Speichern die Rückfrage Änderungen übernehmen? mit einem Abschnitt Kunde geändert. Dort steht jeder Entwurf, der noch an den bisherigen Kunden adressiert ist — mit Belegart, Belegnummer und aktuellem Empfänger. Du hakst an, welche davon auf den neuen Kunden umgestellt werden sollen, entweder einzeln oder über alle auswählen.

Dazu drei Dinge, die du wissen solltest:

• Nichts passiert von allein. Alle Häkchen sind zu Beginn leer. Bestätigst du die Rückfrage schnell weg, bleibt jeder Beleg bei seinem Empfänger.
• Nur Entwürfe stehen zur Auswahl. Versendete, festgeschriebene oder bereits ausgestellte Belege sind gesetzlich eingefroren und tauchen in der Liste nicht auf — deren Empfänger änderst du nur noch über eine Stornierung und einen neuen Beleg. Entwürfe, die ohnehin schon an den neuen Kunden gehen, bleiben ebenfalls außen vor.
• Der Standardrabatt kommt mit. Hat der neue Kunde einen hinterlegten Standardrabatt und der Beleg trägt noch keinen eigenen Kopfrabatt, wird er übernommen — genau wie beim Empfängerwechsel im Beleg selbst.

Hat die Veranstaltung gar keinen Kunden, gibt es keinen Empfänger, auf den umgestellt werden könnte; der Abschnitt bleibt dann aus.

Steht auf einem Beleg die falsche Rechnungsadresse, änderst du sie deshalb im Beleg selbst: Beleg öffnen, im Kopfbereich das Feld Kunde aufklappen, den richtigen Kontakt wählen. Das Feld zeigt in der Auswahlliste zu jeder Person ihre Firma und ihre E-Mail-Adresse — hilfreich, wenn zwei Kontakte gleich heißen, aber zu verschiedenen Unternehmen gehören. Änderungen am Kontakt selbst (etwa eine neue E-Mail-Adresse) ändern die gedruckte Anschrift übrigens nicht: Die Adresse kommt bei einer Ansprechperson mit verknüpftem Unternehmen aus diesem Unternehmen.

So erstellst du ein neues Dokument im Event:

1. Öffne das Event und wechsle zum Tab Dokumente.
2. Klicke auf den Dropdown-Button Neu.
3. Wähle den gewünschten Typ: Neues Angebot, Neue Rechnung, Neuer Lieferschein oder Neue Gutschrift.
4. Der Editor öffnet sich sofort.

Kopfbereich ausfüllen

Der Kopfbereich ist für alle Dokumenttypen gleich. Felder werden automatisch gespeichert, sobald du das Feld verlässt.

Für Rechnungen erscheint zusätzlich der Abschnitt Rechnungsfelder mit Skonto-Tage, Skonto-Prozent, Reverse-Charge und Fälligkeitsdatum. Für Lieferscheine erscheint der Abschnitt Lieferung mit dem Feld Lieferdatum.

Lieferscheine haben außerdem einen eigenen Bereich Zusätzlich bereitgestellte Artikel unterhalb der normalen Positionen — für Dinge, die mitgeliefert, aber nicht berechnet werden (z. B. Leihgeschirr). Du fügst dort Positionen über die eigenen Buttons Position hinzufügen oder Aus Vorlage einfügen ein; sie zählen nicht zur Rechnungssumme, erscheinen aber als eigene Liste auf dem PDF.

Positionen bearbeiten

Unterhalb des Kopfbereichs findest du den Positionseditor. Jede Position enthält:

• Titel (Pflichtfeld)
• Beschreibung (optional, ein- und ausklappbar)
• Interne Notiz (optional) — nur für dein Team, erscheint nie auf dem PDF oder im Kundenportal
• Kategorie (Pflichtfeld)
• Einheit 1, 2, 3 für mehrstufige Mengenangaben
• EK netto (€) für die Deckungsbeitragsberechnung
• VK netto (€), Rabatt (%), USt. (%)

Der Einkaufspreis (EK) ist immer ein Nettopreis. Der Verkaufspreis richtet sich nach der Preis-Basis des Belegs (siehe Preise brutto oder netto eingeben); die Umsatzsteuer steuerst du je Position über die Spalte USt. (%).

Die letzte Spalte trägt ihre Seite im Titel und zeigt genau das, was dort steht:

• Gesamt netto (€) auf einem Beleg, der in Netto rechnet — der Zeilenbetrag ohne Umsatzsteuer, also Einzelpreis mal Menge minus Rabatt. Das ist die Voreinstellung.
• Gesamt brutto (€) auf einem Beleg, der in Brutto rechnet — der Zeilenbetrag inklusive Umsatzsteuer.

So passen Einzelpreis und Zeilensumme in derselben Zeile zusammen: Ein Netto-Beleg zeigt links „VK netto" und rechts „Gesamt netto", und du kannst die Zeile im Kopf nachrechnen. Die Zwischensumme über jedem Abschnitt weist Netto und Brutto weiterhin getrennt aus, und das Summenfeld am Ende des Editors zeigt unverändert beide Seiten.

Die interne Notiz gehört zur Position, nicht zum einzelnen Beleg: Schreibst du sie in einem Beleg, erscheint sie automatisch bei derselben Position in den anderen offenen Belegen der Veranstaltung und in der Buchungsübersicht. Bereits ausgestellte oder versendete Belege werden dabei nicht verändert.

Über Aus Vorlage einfügen öffnet sich der Dialog Vorlage auswählen. Dort kannst du gespeicherte Positionsvorlagen suchen und per Klick auf Hinzufügen übernehmen. Mit Vorlagen bearbeiten verwaltest du bestehende Vorlagen; mit Vorlage erstellen legst du neue an.

Unterhalb der Positionen findest du den aufklappbaren Bereich Positionen übernehmen. Er zeigt in Gruppen alles, was sich in dieses Dokument übernehmen lässt: Buchungen ohne Beleg und Schichten ohne Beleg — offene Buchungen bzw. geplante Schichten des Events, die noch in keinem Beleg stehen — sowie Aus anderen Belegen: je eine eigene, aufklappbare Sektion pro anderem Beleg desselben Events (z. B. ein bereits erstellter Lieferschein oder ein Angebot), mit dessen Netto-Summe im Kopf. Mit Einfügen übernimmst du eine einzelne Zeile, mit Alle einfügen alle Positionen einer Gruppe bzw. eines Belegs auf einmal. Hat dein Dokument bereits Abschnitte, wählst du dafür oben im Bereich zusätzlich einen Ziel-Abschnitt — er gilt sowohl für Einfügen als auch für Alle einfügen; ohne Auswahl landen die Positionen unter „Ohne Abschnitt". Übernommene Positionen behalten Titel, Menge, Preis und Rabatt exakt wie in der Quelle und verschwinden danach aus allen anderen Sektionen, damit nichts doppelt landet.

Eine Schicht wird unter Schichten ohne Beleg nicht mehr angeboten, sobald sie selbst auf einem Beleg der Veranstaltung steht — oder wenn ihre Leistung dort bereits aus einer Buchung bzw. als getippte Position liegt. Im zweiten Fall steht sie stattdessen in der Gruppe Schichten, die schon über eine Buchung abgerechnet sind mit dem Vermerk Über Buchung abgerechnet: ein zweites Mal übernehmen lässt sie sich nicht, sonst stünde die Leistung doppelt im Beleg. Änderst du danach Zeiten oder Personenzahl der Schicht, folgt die Position ihr nicht von selbst — die Zeile stammt aus der Buchung. Weicht sie ab, zeigt die Gruppe das an und du kannst die Mengen mit Mengen übernehmen auf den Stand der Schicht setzen: Anzahl und Stunden ziehen mit, Preis, Rabatt und Text bleiben unverändert, die Belegsumme ändert sich entsprechend. Vor dem Schreiben siehst du jede betroffene Position mit Vorher und Nachher. Rechnen mehrere Schichten über dieselbe Position ab, gibt es den Knopf bewusst nicht — welcher Anteil auf welche Schicht entfällt, trägst du dann direkt an der Position ein. Mehrere Schichten mit demselben Artikel — zum Beispiel zwei Servicekraft-Schichten zu verschiedenen Zeiten oder zwei Grillstationen — sind dagegen mehrere verkaufte Leistungen: sie bleiben einzeln wählbar und lassen sich alle übernehmen.

Steht eine angebotene Buchung inhaltlich schon als Position im Dokument — gleiches Produkt, gleiche Menge, gleicher Preis —, ist sie mit steht schon im Dokument markiert. Solche Buchungen werden von Alle einfügen übersprungen (du bekommst danach eine Meldung, wie viele es waren), und beim einzelnen Hinzufügen fragt Univents vorher nach. So kann eine Leistung nicht versehentlich zweimal im Dokument landen. Willst du sie wirklich zweimal berechnen, bestätigst du einfach mit Trotzdem hinzufügen.

Summen und PDF-Einstellungen

Am Ende des Editors zeigt das Summenfeld:

• Zwischensumme (Netto), Rabatt, USt., Gesamt
• Ausgabe (Netto) und Deckungsbeitrag (Netto) als interne Kennzahlen

Beim Deckungsbeitrag (Netto) steht neben dem Betrag zusätzlich die Quote in Prozent, zum Beispiel 1.234,00 € (32,1 %). Sie sagt dir, welcher Anteil deines Netto-Umsatzes nach Abzug der erfassten Einkaufspreise übrig bleibt — 1.234 € auf 3.000 € Umsatz sind eine andere Nachricht als dieselben 1.234 € auf 60.000 €. Ist der Deckungsbeitrag negativ, steht das Minus vor Betrag und Prozentwert. Hat der Beleg noch keinen Netto-Umsatz, zeigt Univents nur den Betrag und keine Quote: eine Prozentzahl ohne Bezugsgröße wäre geraten.

Weicht die gespeicherte Gesamtsumme von der Summe der Positionen ab, steht darunter ein Hinweis mit beiden Beträgen. Das kann bei älteren, bereits ausgestellten Dokumenten vorkommen, deren Positionen später noch verändert wurden: Die gespeicherte Summe wird bei ausgestellten Dokumenten nicht mehr nachgerechnet, das PDF rechnet dagegen immer frisch aus den Positionen. Maßgeblich ist der Betrag im PDF — das ist der, den dein Kunde bekommen hat.

Im Feld Interne Notizen kannst du Hinweise für dein Team erfassen. Diese erscheinen nicht in der PDF.

Unter PDF-Einstellungen steuerst du das Verhalten der generierten PDF:

• Gesamt-Spalte: Netto- statt Brutto-Preise anzeigen — im PDF druckt die Spalte Gesamt sonst den Bruttobetrag je Position. Dauerhaft für neue Belege stellst du das unter Einstellungen → Dokumente → Finanzdokument-Darstellung um
• Positionen zusammenfassen und nur Gesamtpreis zeigen
• USt.-Spalte anzeigen
• Seitenumbruch innerhalb einer Tabellenzeile erlauben
• Tabellen-Kopfzeile auf jeder neuen Seite wiederholen
• Produktbilder anzeigen
• Tabellen nach Lieferscheinen sortieren
• Positionen nach Abschnitten und deiner Reihenfolge sortieren (statt nach Kategorien)
• Zwischensumme je Abschnitt nach Steuersätzen aufschlüsseln: Der Abschnitt endet dann nicht mehr mit einem Betrag, sondern mit Zwischensumme … (netto), je vorkommendem Steuersatz einer Zeile zzgl. USt. 7 % bzw. zzgl. USt. 19 % und Zwischensumme … (brutto). Der Schalter schaltet die Abschnitts-Sortierung mit ein, weil es ohne Abschnitte keine Zwischensummen im PDF gibt. Abschnitte ganz ohne Umsatzsteuer behalten ihre eine Zeile

E-Rechnung (XRechnung)

Zu jeder ausgestellten Rechnung und Gutschrift (auch Anzahlungs-/Teilrechnungen) erzeugt Univents zusätzlich zum PDF automatisch eine E-Rechnung im XRechnung-Format — herunterladbar im Beleg und im Kundenportal, optional auch automatisch als Mail-Anhang. Details dazu, inklusive was der Hinweis „E-Rechnung unvollständig" bedeutet, findest du unter E-Rechnung (XRechnung) zu Rechnungen und Gutschriften.

Was zum Versenden fehlt: Sende-Validierung

Bevor du ein Dokument versenden kannst, prüft Univents automatisch, ob alle Pflichtangaben vollständig sind. Fehlt etwas, zeigt der Senden-Bereich den Hinweis „Zum Senden fehlt noch:" mit der konkreten Liste offener Punkte. Jeder Punkt heißt genau so wie das Feld, in das er gehört:

• Dokumentenname (das oberste Feld im Kopfbereich — nicht der Titel einer Position)
• Kunde
• Ausstellungsdatum
• Leistungszeitraum (Beginn) und Leistungszeitraum (Ende)
• Gültigkeit / Zahlungsziel
• Mindestens eine Position — mit Bezeichnung, Menge und Kategorie bei jeder Position
• Firmenname, Firmenadresse sowie Steuernummer oder USt-IdNr. (alle drei aus deinen Einstellungen)
• Name des Empfängers und Adresse des Empfängers — bei Rechnungen bis 250 € brutto entfällt die Adresse (Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV); der Name bleibt immer Pflicht
• Steht bei einem Kunden aus deiner alten Software nur eine einzeilige Anschrift (zum Beispiel „Leopoldstraße 25, München"), heißt der Hinweis Vollständige Empfängeradresse (Straße, PLZ und Ort einzeln erfassen). Die Zeile wird auf dem PDF zwar gedruckt, für eine Rechnung braucht es die Anschrift aber getrennt nach Straße, PLZ und Ort. Klick im Hinweis auf Kontakt bearbeiten — die alte Zeile ist dort bereits aufgeteilt vorausgefüllt, du ergänzt nur noch Fehlendes und speicherst

Erst wenn diese Liste leer ist, lässt sich das Dokument versenden.

Dokument versenden und Status verwalten

Sobald das Dokument fertig ist, stehen dir im unteren Bereich drei Buttons zur Verfügung:

• Abbrechen verlässt den Editor.
• Entwurf speichern speichert das Dokument im Status „Entwurf" und verlässt den Editor.
• Speichern und senden rendert die PDF, versendet sie per E-Mail an den Kunden und wechselt den Status auf „Versendet".

Nach dem Versand erscheint der Abschnitt Status-Aktionen. Welche Aktionen verfügbar sind, hängt von Typ und Status ab:

Destruktive Aktionen wie Stornieren, Vollstorno oder Rechnung korrigieren verlangen eine Bestätigung.

Rechnung stornieren

Eine ausgestellte Rechnung lässt sich nicht löschen — der Storno läuft immer über eine Gutschrift, in drei Schritten:

1. Auf der Rechnung Vollstorno (Gutschrift erstellen) klicken. Univents legt eine Gutschrift als Entwurf an und öffnet sie.
2. In der Gutschrift Gutschrift ausstellen klicken. Die Gutschrift bekommt ihre endgültige Nummer, und die ursprüngliche Rechnung gilt ab diesem Moment als storniert. Eine E-Mail geht dabei noch nicht raus.
3. Optional: die Gutschrift zusätzlich versenden, damit der Kunde den Beleg bekommt.

Solange die Gutschrift ein Entwurf ist, passiert mit der Rechnung nichts — sie bleibt offen. Gibt es zu einer Rechnung schon eine Gutschrift, öffnet ein erneuter Klick auf Vollstorno genau diesen Entwurf, statt einen zweiten anzulegen.

Die Positionen bringt der Vollstorno schon mit. Univents übernimmt beim Anlegen alle Positionen der Rechnung automatisch mit negativem Betrag — die Gutschrift ist damit sofort betragsgleich zur Rechnung. Deshalb bietet eine Gutschrift den Bereich Positionen aus anderen Belegen übernehmen nicht an: eine von dort übernommene Position käme positiv herein und würde den Storno um genau ihren Betrag wieder aufheben. Willst du nur einen Teil erstatten, nimm auf der Rechnung Teilstorno… und wähle die Positionen aus. Einzelne Zeilen kannst du im Gutschrift-Entwurf außerdem direkt löschen oder in der Menge anpassen.

Rechnung korrigieren

Statt eine fehlerhafte Rechnung nur zu stornieren, ersetzt du sie mit Rechnung korrigieren in einem Schritt durch eine überarbeitete Version: Univents storniert die Rechnung im Hintergrund (eine stille Gutschrift, ohne E-Mail an den Kunden) und legt sofort einen bearbeitbaren Entwurf mit denselben Positionen an. Beim Versand erhält dieser Entwurf eine neue Rechnungsnummer und das aktuelle Ausstellungsdatum.

Rechnung erstatten (Stripe)

Wurde eine Rechnung per Stripe bezahlt, erscheint bei Status Bezahlt zusätzlich die Aktion Erstatten. Im Dialog wählst du zwischen Vollständig erstatten und Teilbetrag erstatten; bei einem Teilbetrag trägst du den Betrag (€) ein und kannst einen internen Grund hinterlegen. Die Erstattung fließt an die ursprüngliche Zahlungsmethode zurück — die Rechnung selbst bleibt als bezahlt markiert.

Gutschrift als verrechnet markieren

Bei einer versendeten Gutschrift markierst du mit Als verrechnet markieren, dass der Betrag mit dem Kunden verrechnet wurde, z. B. gegen eine neue Rechnung.

Stale-Chain-Warnung: Folgedokumente aus einer alten Angebots-Version

Wird ein angenommenes Angebot nachträglich noch einmal geändert, können bereits erzeugte Rechnungen oder Lieferscheine auf einer veralteten Angebots-Version basieren. Univents zeigt dir in diesem Fall eine Warnung, dass die Folgedokumente nicht automatisch aktualisiert wurden, zusammen mit dem Button Aus dieser Version neu erzeugen — die alten Entwurfs-Dokumente werden dabei als ersetzt markiert.

Status „Abgelaufen" und „Ungültig"

• Abgelaufen — ein versendetes Angebot, dessen hinterlegte Gültigkeit (Tage) verstrichen ist, setzt Univents automatisch auf „Abgelaufen".
• Ungültig — diesen Status trägt ein Dokument, das durch eine neuere Version ersetzt wurde, etwa wenn Folgedokumente über die Stale-Chain-Warnung aus einer aktuelleren Angebots-Version neu erzeugt wurden.

Rechnung festschreiben, ohne sie sofort zu versenden

Rechnungen und Gutschriften im Entwurf haben zusätzlich zu den Buttons oben eine eigene Aktion: Rechnung ausstellen. Sie trennt die endgültige Nummernvergabe vom E-Mail-Versand — du schreibst das Dokument rechtssicher fest, ohne es in diesem Moment an den Kunden schicken zu müssen.

1. Öffne die Rechnung im Entwurf und klicke auf Rechnung ausstellen.
2. Im Dialog Rechnungsnummer endgültig vergeben? siehst du die konkrete nächste Nummer. Bestätige mit Ausstellen.
3. Univents vergibt die Nummer, schreibt das Dokument §14-konform fest und rendert direkt die PDF. Der Status wechselt auf Ausgestellt.

Eine ausgestellte Rechnung lässt sich nicht mehr bearbeiten oder löschen — nur noch per Storno korrigieren. Den E-Mail-Versand entscheidest du unabhängig davon: Er bleibt jederzeit über den gewohnten Sende-Weg im Tab Dokumente möglich.

Standardrabatt für Stammkunden

Trägst du bei einem Kontakt unter Standardrabatt (%) einen Wert ein (Kontakt-Formular, im Bereich neben der Debitorennummer), wird dieser Rabatt bei jedem neu angelegten Beleg für diesen Kunden automatisch als Kopfrabatt vorbelegt — egal ob du den Beleg manuell erstellst, er aus einer angenommenen Anfrage entsteht oder automatisch aus einer Buchungsseiten-Bestellung kommt. Trägt ein Beleg bereits einen eigenen Kopfrabatt, bleibt dieser unangetastet; der Standardrabatt greift nur, solange dort 0 % steht. Wechselst du im Beleg-Editor den Empfänger, übernimmt Univents unter derselben Bedingung den Standardrabatt des neuen Kunden.

Anzahlung von der Schlussrechnung abziehen

Hat der Kunde für dieselbe Veranstaltung schon eine Rechnung bezahlt, ziehst du diesen Betrag im Entwurf der Schlussrechnung ab. Über der Positionsliste steht dafür die Karte Anzahlung mit dem Button Anzahlung abziehen: Er öffnet die Liste der bezahlten Rechnungen dieser Veranstaltung (bei einem Beleg ohne Veranstaltung: die dieses Kunden) mit Nummer, Betrag und Datum. Ein Klick auf Abziehen setzt die Anzahlung als negative Position ein — Titel „./. Anzahlung <Nummer> vom <Datum>", und bei gemischten Steuersätzen eine eigene Zeile je Satz, damit Umsatzsteuer und Endbetrag stimmen.

Wichtig dazu:

• Nur im Entwurf. Sobald die Rechnung ausgestellt ist, sind ihre Positionen festgeschrieben (GoBD) — die Karte erscheint dort nicht mehr.
• Nur einmal je Rechnung. Eine bereits abgezogene Rechnung ist in der Liste als Bereits abgezogen markiert. Sind alle bezahlten Rechnungen verrechnet, sagt dir die Karte das.
• Nichts zu sehen? Dann gibt es für diese Veranstaltung keine bezahlte Rechnung. Der Abzug greift erst, wenn die Anzahlungsrechnung auf Bezahlt steht.
• Anzahlungsrechnungen aus einem angenommenen Angebot werden weiterhin automatisch beim Versenden der Schlussrechnung abgezogen — dort musst du nichts tun. Diese Karte ist der Weg für alle anderen Fälle, etwa wenn du die Anzahlung als ganz normale Rechnung geschrieben hast.
• Nicht über „Positionen übernehmen" abziehen. Die Positionsübernahme kopiert eine Zeile so, wie sie im Ausgangsbeleg steht — eine so kopierte Anzahlung wird deshalb addiert, nicht abgezogen.
• Übersteigen die Anzahlungen die Schlussrechnung, lässt sie sich nicht versenden. Stelle in dem Fall eine Gutschrift über den Differenzbetrag aus.

Rechnung online bezahlbar machen

Ist eine Zahlungsanbindung (Stripe) verbunden, kann ein Kunde eine versendete Rechnung direkt im Kundenportal per Karte bezahlen. Im Beleg-Editor steuerst du das je Rechnung über den Schalter Online-Zahlung erlauben. Wie neue Rechnungen starten, legst du einmal unter Integrationen → Zahlungen mit Neue Rechnungen bieten Online-Zahlung an fest (Standard: an). Ohne verbundene Zahlungsanbindung erscheint weder der eine noch der andere Schalter, und jede Rechnung bleibt auf aus — es gäbe dann nichts zu erlauben. Mit Zahlungslink kopieren holst du dir die passende Portal-URL direkt in die Zwischenablage, etwa um sie telefonisch oder per Chat zu teilen. Ist die Rechnung (noch) nicht zahlbar — zum Beispiel weil sie noch nicht versendet, schon bezahlt oder der offene Betrag unter 10 € ist — ist der Button ausgegraut und nennt den Grund im Tooltip.

Angebot nachfassen

Ein versendetes Angebot lässt sich über den Button Nachfassen in der Status-Leiste direkt anstoßen: Ein Dialog zeigt den Empfänger und eine Checkbox Angebots-PDF anhängen; nach dem Bestätigen geht eine freundliche Erinnerungs-Mail an den Kunden, ohne dass sich am Angebot selbst etwas ändert. Wie oft und wann zuletzt nachgefasst wurde, steht danach unter dem Button.

Zusätzlich läuft das automatisch: Bei Angeboten zählt das Feld Erinnerungen senden im Kopfbereich die Tage nach dem Versand (anders als bei Rechnungen, wo dieselben Chips die Mahnstufen nach der Fälligkeit steuern). Trägst du dort z. B. 14 und 30 ein, verschickt Univents zu diesen Zeitpunkten automatisch dieselbe Nachfass-Mail — ohne Eintrag passiert nichts.

Dokumente in eine andere Sprache übersetzen

Jeder Beleg-Entwurf hat im Kopfbereich ein Feld Sprache. Stellst du sie um, bietet Univents an, das passende PDF-Layout mitzuwechseln. Direkt daneben übersetzt der Button Fehlende Übersetzungen erzeugen Positionstitel, -beschreibungen und den Dokumenttitel per KI in die eingestellte Sprache — ein Prüf-Dialog zeigt jeden Vorschlag einzeln zum Abhaken, bevor er übernommen wird; nicht ausgewählte Vorschläge bleiben unangetastet. Übernommene Übersetzungen ersetzen den bisherigen Text direkt im Dokument, es entsteht keine zweite Version. Die Funktion ist ab dem Growth-Plan verfügbar, verbraucht KI-Guthaben und funktioniert nur bei Entwürfen — ausgestellte Belege sind sprachlich eingefroren.

Häufige Fragen

Wo finde ich alle offenen Rechnungen workspace-weit? Unter Finanzdokumente im Hauptmenü siehst du eine Liste aller Dokumente aus allen Events inklusive KPI-Kacheln für offene Beträge, überfällige Rechnungen und bezahlte Rechnungen im laufenden Monat.

Wie finde ich einen älteren Beleg? Die Liste zeigt 50 Belege pro Seite, sortiert nach dem zuletzt erstellten. Über Zurück/Weiter unter der Tabelle blätterst du durch alle weiteren; die Zeile daneben nennt dir, wie viele Belege der aktuelle Filter insgesamt trifft. Schneller geht es über das Suchfeld über der Tabelle: es sucht in Belegnummer, Kundenname und Veranstaltungsname über alle Seiten hinweg und lässt sich mit den Filtern für Typ, Status und Zeitraum kombinieren. Belege, die aus dem alten Univents übernommen wurden, findest du auf demselben Weg — sie tragen alle das Datum der Übernahme und stehen deshalb in der Standard-Sortierung weit hinten.

Warum sehe ich alte Versionen eines Angebots nicht mehr in der Liste? Überarbeitest du ein Angebot über Neue Version, blendet Univents die ersetzte alte Version standardmäßig aus — sowohl in der Finanzdokumente-Übersicht als auch in der Belegliste der Veranstaltung. So bleibt sichtbar, welches Angebot das aktuelle ist. Über den Schalter Ersetzte Angebote anzeigen (Übersicht) bzw. Ersetzte anzeigen (Event-Belegliste) holst du sie zurück; jede trägt dann das Kennzeichen Alte Version mit Link auf die aktuelle Fassung. Rechnungen und Lieferscheine werden nie ausgeblendet.

Was ist der Unterschied zwischen Layout und Vorlage? Ein Layout bestimmt das visuelle Design der PDF (Farben, Ränder, DOCX-Vorlagendatei). Eine Positionsvorlage enthält wiederverwendbare Zeilen, die du per Klick in ein Dokument einfügst. Beide sind unabhängig voneinander konfigurierbar.

Wie funktioniert die Erinnerungsfunktion? Im Feld Erinnerungen senden aktivierst du Chips für vordefinierte Zeiträume (1, 3, 7, 14 oder 30 Tage) oder gibst einen eigenen Wert ein — bei Angeboten gerechnet ab dem Versand, bei Rechnungen ab der Fälligkeit. Univents sendet automatisch eine Erinnerungs-E-Mail an den hinterlegten Kunden.

Was passiert, wenn ich eine Rechnung ausstelle? Sie bekommt ihre endgültige Nummer und wird §14-konform festgeschrieben — editier- oder löschbar ist sie danach nicht mehr, nur noch per Storno korrigierbar. Der Versand per E-Mail ist davon unabhängig: Ausstellen und Versenden sind zwei getrennte Schritte, du entscheidest selbst, wann (oder ob) die Rechnung rausgeht.