Finanzdokumente: Angebote, Rechnungen & Lieferscheine
Angebote, Rechnungen und Lieferscheine im Event erstellen, bearbeiten, versenden und den Status verwalten.
Mit Finanzdokumenten erstellst und versendest du Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften direkt aus dem Event heraus. Alle Dokumente teilen denselben Editor; spezifische Felder und Status-Aktionen passen sich automatisch an den Dokumenttyp an.
Wo befinden sich die Dokumente?
Finanzdokumente sind im Event unter dem Tab Dokumente zusammengefasst. Dort findest du Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften gemeinsam in einer Kartenansicht. Ein workspace-weiter Überblick über alle offenen Dokumente steht im Hauptmenü unter Finanzdokumente bereit.
So erstellst du ein neues Dokument im Event:
- Öffne das Event und wechsle zum Tab Dokumente.
- Klicke auf den Dropdown-Button Neu.
- Wähle den gewünschten Typ: Neues Angebot, Neue Rechnung, Neuer Lieferschein oder Neue Gutschrift.
- Der Editor öffnet sich sofort.
Kopfbereich ausfüllen
Der Kopfbereich ist für alle Dokumenttypen gleich. Felder werden automatisch gespeichert, sobald du das Feld verlässt.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Dokumentenname | Interner Titel, z. B. „Angebot Hochzeit Müller" |
| Kunde | Kontakt aus deiner Kontaktliste |
| Zeitpunkt | Ausstellungsdatum |
| Sachbearbeiter | Teammitglied, das das Dokument verantwortet |
| Leistungszeitraum Start / Leistungszeitraum Ende | Erbrachter Leistungszeitraum für die PDF |
| Gültig für (Tage) | Ablaufzeitraum bei Angeboten |
| Erinnerungen senden | Tage vor Fälligkeit, an denen automatisch erinnert wird (z. B. 1, 3, 7, 14, 30 Tage vorher) |
Für Rechnungen erscheint zusätzlich der Abschnitt Rechnungsfelder mit Skonto-Tage, Skonto-Prozent, Reverse-Charge und Fälligkeitsdatum. Für Lieferscheine erscheint der Abschnitt Lieferung mit dem Feld Lieferdatum.
Positionen bearbeiten
Unterhalb des Kopfbereichs findest du den Positionseditor. Jede Position enthält:
- Titel (Pflichtfeld)
- Beschreibung (optional, ein- und ausklappbar)
- Kategorie (Pflichtfeld)
- Einheit 1, 2, 3 für mehrstufige Mengenangaben
- Preis EK (€) für die Deckungsbeitragsberechnung
- Preis VK (€) (netto), Rabatt (%), USt. (%)
Über Aus Vorlage einfügen öffnet sich der Dialog Vorlage auswählen. Dort kannst du gespeicherte Positionsvorlagen suchen und per Klick auf Hinzufügen übernehmen. Mit Vorlagen bearbeiten verwaltest du bestehende Vorlagen; mit Vorlage erstellen legst du neue an.
Wenn Buchungen existieren, die noch nicht in einem Dokument erfasst sind, erscheint automatisch der Bereich Noch nicht eingetragene Buchungen. Einzelne Positionen übernimmst du mit Hinzufügen, alle auf einmal mit Alle hinzufügen.
Summen und PDF-Einstellungen
Am Ende des Editors zeigt das Summenfeld:
- Zwischensumme (Netto), Rabatt, USt., Gesamt
- Ausgabe (Netto) und Deckungsbeitrag (Netto) als interne Kennzahlen
Im Feld Interne Notizen kannst du Hinweise für dein Team erfassen. Diese erscheinen nicht in der PDF.
Unter PDF-Einstellungen steuerst du das Verhalten der generierten PDF:
- Spalte „Gesamt" zeigt netto Preise
- Positionen zusammenfassen und nur Gesamtpreis zeigen
- USt.-Spalte anzeigen
- Seitenumbruch innerhalb einer Tabellenzeile erlauben
- Tabellen-Kopfzeile auf jeder neuen Seite wiederholen
- Produktbilder anzeigen
- Tabellen nach Lieferscheinen sortieren
Dokument versenden und Status verwalten
Sobald das Dokument fertig ist, stehen dir im unteren Bereich drei Buttons zur Verfügung:
- Abbrechen verlässt den Editor.
- Entwurf speichern speichert das Dokument im Status „Entwurf" und verlässt den Editor.
- Speichern und senden rendert die PDF, versendet sie per E-Mail an den Kunden und wechselt den Status auf „Versendet".
Nach dem Versand erscheint der Abschnitt Status-Aktionen. Welche Aktionen verfügbar sind, hängt von Typ und Status ab:
| Dokumenttyp | Status | Verfügbare Aktionen |
|---|---|---|
| Angebot | Versendet | Akzeptieren, Ablehnen, Stornieren |
| Angebot | Angenommen | Stornieren |
| Rechnung | Versendet | Als bezahlt markieren, Als überfällig markieren, Stornieren |
| Lieferschein | Versendet | Als unterschrieben markieren |
Destruktive Aktionen wie Stornieren verlangen eine Bestätigung.
Häufige Fragen
Wo finde ich alle offenen Rechnungen workspace-weit? Unter Finanzdokumente im Hauptmenü siehst du eine Liste aller aktuellen Dokumente aus allen Events inklusive KPI-Kacheln für offene Beträge, überfällige Rechnungen und bezahlte Rechnungen im laufenden Monat.
Was ist der Unterschied zwischen Layout und Vorlage? Ein Layout bestimmt das visuelle Design der PDF (Farben, Ränder, DOCX-Vorlagendatei). Eine Positionsvorlage enthält wiederverwendbare Zeilen, die du per Klick in ein Dokument einfügst. Beide sind unabhängig voneinander konfigurierbar.
Wie funktioniert die Erinnerungsfunktion? Im Feld Erinnerungen senden aktivierst du Chips für vordefinierte Zeiträume (1, 3, 7, 14 oder 30 Tage vorher) oder gibst einen eigenen Wert ein. Univents sendet automatisch eine Erinnerungs-E-Mail an den hinterlegten Kunden.