Meerdaagse evenementen: leverdag per regel en een pakbon per dag

Duurt een evenement meerdere dagen (beurs, congres, bruiloftsweekend), dan wordt meestal niet alles op de eerste dag geleverd. Daarvoor geldt in Univents: één evenement, één offerte, per dag een pakbon. In de offerte geef je bij elke regel aan op welke dag die wordt geleverd. Univents maakt daaruit per dag een pakbon aan met precies die regels.

Leverdag instellen bij een regel

1. Open de offerte van een evenement dat minstens twee dagen duurt. De offerte moet een concept zijn.
2. Naast de naam van elke regel staat een keuzelijst Leverdag. Kies de dag, bijvoorbeeld Dag 2 · dinsdag 03-11-2026.
3. Heel evenement betekent: geen specifieke dag. Zo staat elke regel totdat je iets kiest.

De keuzelijst verschijnt alleen bij meerdaagse evenementen. Bij een eendaags evenement zie je niets nieuws.

Meerdere regels tegelijk: Selecteer de regels met het vakje links. In de balk erboven kies je onder Leverdag instellen … de dag voor alle geselecteerde regels.

Een hele sectie: Werk je met secties, dan vind je in de kop van elke sectie Leverdag voor sectie …. Alle regels van de sectie krijgen dan die dag.

Onderdelen van een pakket of de gerechten van een buffet worden altijd samen met hun regel geleverd en hebben geen eigen keuzelijst.

Vanuit de webshop: Komt er een aanvraag binnen via een boekingspagina met winkelwagen per dag, dan krijgt elke regel automatisch zijn dag. De secties „Dag 1 – …” blijven zoals ze waren.

Wat er verandert bij „Per uur”

Een regel met afrekening Per uur of per persoon per uur rekent nadat je de leverdag hebt ingesteld met de uren van die dag, niet meer met die van het hele evenement. Dit is dezelfde regel als in de webshop. Verandert er hierdoor een prijs, dan toont de editor een melding met de betreffende regels. Een met de hand ingevoerd aantal uren blijft staan.

Pakbonnen per dag aanmaken

Zodra minstens één regel een leverdag heeft, verschijnt in de offerte de kaart Pakbonnen per leverdag.

1. Klik op Pakbonnen per dag aanmaken.
2. Univents maakt voor elke leverdag die in de offerte voorkomt een concept-pakbon aan. Die bevat precies de regels van die dag, en de leverdatum in de kop is die dag.
3. Regels zonder leverdag (bijvoorbeeld drankjes voor het hele evenement) komen op de pakbon van de eerste leverdag.

Klik je opnieuw, dan maakt Univents niets dubbel aan: een bestaande dagpakbon (concept) wordt alleen aangevuld met ontbrekende regels. Regels die al op een pakbon van het evenement staan, worden niet nog eens overgenomen. Verzonden of afgesloten pakbonnen blijven ongewijzigd.

De knop werkt ook bij een geaccepteerde offerte. Pakbonnen per dag zijn beschikbaar vanaf het abonnement Core.

Automatisch bij acceptatie

Heb je onder Instellingen → Financiële documenten ingesteld dat er bij acceptatie automatisch een pakbon wordt aangemaakt, dan geldt: heeft de offerte regels met een leverdag, dan ontstaat er per dag een pakbon in plaats van één enkele. Zonder leverdagen blijft het bij één pakbon, zoals voorheen.

Melding „Regels gewijzigd”

Verplaats je later een regel naar een andere dag, dan toont de pakbon van de oude dag (zolang die een concept is) de melding Regels gewijzigd met een link naar de offerte. Stem hem dan met de hand af. Univents wijzigt pakbonnen nooit stilzwijgend.

In de PDF indelen per dag

Schakel in de offerte onder PDF-instellingen de optie Tabellen sorteren op pakbonnen in. Regels op een pakbon staan onder die pakbon. Regels met een leverdag die (nog) op geen enkele pakbon staan, staan onder een kop met hun dag. Dit geldt in de nieuwe lay-out (HTML), niet in Word-lay-outs.

Kopiëren, sjablonen en AI-assistent

• Evenement kopiëren: Kopieer je een evenement naar een andere datum, dan schuiven de leverdagen mee (een week later ⇒ elke dag een week later).
• Nieuwe offerteversie, dupliceren: De leverdag blijft behouden.
• Sjablonen: Een sjabloon onthoudt „Dag 2” in plaats van een datum. Pas je het toe op een ander evenement, dan komt de regel op de tweede dag van dat evenement terecht. Heeft het evenement minder dagen, dan geldt Heel evenement.
• AI-assistent: Schrijf bijvoorbeeld „Zet in de offerte het ontbijt op dinsdag en maak per dag een pakbon”.

Wordt het evenement ingekort?

Valt een leverdag na een wijziging van de periode buiten het evenement, dan waarschuwt de offerte bovenaan en noemt de betreffende regels. Stel hun leverdag dan opnieuw in.

Wat er niet kan

• Een regel over meerdere dagen verdelen (bijvoorbeeld 100 broodjes maandag, 80 dinsdag). Maak daarvoor per dag een eigen regel aan.
• Een tijdstip per regel. Alleen de dag telt.
• Een factuur per dag. De factuur blijft er één per offerte.