Usar a Biblioteca de modelos e o Editor de layout

Em vez de criar e carregar um ficheiro Word próprio, é também possível desenhar diretamente no navegador o design dos orçamentos, faturas e guias de remessa: começa-se com um modelo pronto da Biblioteca de modelos e adapta-se ao branding no Editor de layout — tipo de letra, cores, logótipo, páginas, imagens, textos livres e as categorias de artigos que aparecem em cada local.

No vídeo, vê-se como criar um layout de orçamento a partir de um modelo, inserir textos, imagens e tabelas por categoria com subtotais e verificar o resultado na pré-visualização de impressão.

Video abspielen4:30

Os passos individuais estão também descritos por escrito abaixo.

Bom saber: Nos novos workspaces, o Editor de layout é o único caminho: já não existe carregamento de Word, e os layouts predefinidos usam o design «Clássico» com as cores do PDF do onboarding. O catálogo contém os seis designs (Clássico e cinco designs de catering) para orçamento, fatura, guia de remessa e nota de crédito. Com o filtro acima da lista, mostra-se apenas um tipo de documento. Os workspaces existentes mantêm os seus modelos Word.

Usar um modelo e abrir o editor

1. Abrir Definições > Layouts.
2. Na secção Biblioteca de modelos aparecem todos os modelos disponíveis, cada um com uma imagem de pré-visualização — a carta comercial clássica na vertical e os cinco designs de catering (ver secção seguinte).
3. Clicar em Usar modelo no modelo pretendido.
4. O Univents cria uma cópia própria desse modelo no workspace — o original na biblioteca mantém-se inalterado e pode ser usado de novo em qualquer altura — e abre a cópia diretamente no Editor de layout.

A nova cópia ainda não está atribuída a nenhum documento e também não passa automaticamente a predefinida. Como atribuir um layout a um documento ou defini-lo como predefinido está explicado em Como criar layouts para documentos financeiros?.

Os modelos prontos do catálogo

Cada modelo traz o documento completo: morada, dados principais, texto de apresentação, um espaço de texto livre para o programa, a tabela de linhas com linhas de categoria, totais, condições de pagamento, um espaço de texto livre para as condições e a linha de assinatura. O logótipo e os dados da empresa na faixa de cabeçalho e de rodapé vêm automaticamente das definições. Os espaços de foto e os textos livres ficam vazios até serem preenchidos.

Duas notas sobre as faixas de cabeçalho escuras de Corporate Clean e Bold Street: o logótipo é inserido ali automaticamente — se for escuro, desaparece na faixa. Nesse caso, carregar uma variante clara na secção Logótipo; ela substitui o logótipo das definições apenas neste layout. Além disso, as faixas de cabeçalho são superfícies coloridas dos Elementos livres — é possível alterar aí a sua cor ou removê-las.

Em todos os modelos, os nomes das linhas na tabela aparecem inicialmente no tipo de letra base do documento. Um tipo de letra próprio apenas para a tabela — por exemplo, serifada para o nome da linha e uma pequena descrição cinzenta por baixo — define-se por coluna em Formatação > Estilo de coluna (ver «Formatar tabelas de linhas»).

Alguns modelos do Univents trazem uma foto de exemplo própria. Ao usar um modelo desses, a foto é incluída na cópia — para a trocar pela foto própria:

• Foto na folha (a maioria dos modelos): clicar na foto e, na pequena barra por cima, em Substituir imagem — ou fazer duplo clique na foto. O mesmo botão encontra-se à direita, no cartão do elemento em Elementos livres. Posição, tamanho, efeitos e nível mantêm-se. Também é possível clicar diretamente numa foto que esteja no nível Atrás do conteúdo.
• Foto como fundo da página: trocar na secção Imagens com Substituir.

Modelos de catering: fotos reais e efeitos

Os cinco modelos de catering — Editorial Noir, Warm Craft, Corporate Clean, Bold Street e Swiss Grid — trazem fotos adequadas em vez de marcadores de posição vazios: a foto de capa, o banner ou o espaço de motivo já vêm preenchidos ao usar o modelo. Se a foto não agradar, clicar nela e trocá-la por uma foto própria com Substituir imagem (como descrito na secção anterior; uma foto como fundo da página troca-se na secção Imagens) — o modelo em si não é afetado.

O aspeto dos modelos assenta nas mesmas ferramentas disponíveis em todo o Editor de layout: o gradiente sobre a foto de capa no Editorial Noir, a imagem duotone (preto e branco com amarelo) no Bold Street, o motivo a preto e branco no Swiss Grid, os autocolantes rodados e a faixa inclinada no Bold Street, bem como as faixas de categoria coloridas na tabela de linhas e a faixa lateral com texto no Swiss Grid. Tudo isto são definições normais em Efeitos e Rotação (ver «Formatar: gradientes, contorno, rotação e efeitos» acima) — podem ser ajustadas ou removidas em qualquer altura depois de usar o modelo.

Editar o layout a partir do documento aberto

Para alterar o design, não é preciso ir às definições. Abrir um orçamento ou uma fatura, abrir a seleção de layout e clicar em Editar layout no cartão do layout — o mesmo editor abre num novo separador e o documento continua aberto. Assim, comparam-se lado a lado a alteração e o resultado: ajustar e guardar no editor, gerar novamente o PDF no documento.

O botão chama-se Editar layout assim que o layout corre no novo motor de impressão (ver «Mudar para o novo motor de impressão» mais abaixo) — independentemente de já ter sido desenhado no editor ou não. Se ainda corre no motor anterior, chama-se Editar cores e contornos e abre as habituais definições de cores.

Abrir o layout a partir da vista geral de modelos

Em Definições > Modelos, os layouts aparecem entre todos os outros modelos. Um clique na linha leva diretamente ao local onde o layout pode ser editado: se corre no novo motor de impressão, abre-se o Editor de layout. Se ainda corre no motor anterior, abre-se a gestão de layouts com o formulário de cores, contornos e modelo Word.

Importar um layout existente para o editor

Se um layout que até agora era mantido através de um modelo Word foi mudado para o novo motor de impressão (ver abaixo), o editor indica na primeira abertura: «Este layout ainda não tem um novo design.» Está correto — até agora, a formatação está em cores, contornos e no modelo Word, e não num design que o editor consiga editar. Na mesma página, cria-se o design com um clique:

Importar do modelo Word (recomendado). O Univents lê o modelo Word deste layout e constrói a partir dele o design para o editor: cabeçalho e rodapé, morada, dados principais, texto de apresentação, áreas de linhas e totais — e ainda o cabeçalho das páginas seguintes, formas e linhas desenhadas, imagens que no modelo estão lado a lado e uma tabela própria para os serviços opcionais. Isto decorre em dois passos: um clique em Verificar modelo Word mostra primeiro o que seria importado — nada é guardado nesta fase, e os documentos continuam a ser impressos sem alterações. Só com Aplicar é que o design é criado. O modelo Word mantém-se inalterado e é possível voltar ao motor anterior em qualquer altura.

A verificação apresenta um breve balanço: quantas páginas e áreas de linhas seriam criadas, o que é importado tal e qual e o que teria de ser estimado ou omitido. Avisos típicos:

• As imagens vêm recortadas e em tamanho de impressão: um motivo que foi recortado no Word é importado exatamente com esse recorte; uma foto demasiado grande para impressão é reduzida pelo Univents para a resolução adequada, em vez de ser omitida.
• Tabela continua a ser tabela. As tabelas do modelo passam agora a vir como grelha — os dados principais ao lado do texto de apresentação, o programa, uma linha de contacto, o campo de assinatura. Larguras de coluna, células unidas, contornos, cores de célula e margens interiores ficam como no original, os marcadores de posição nas células continuam a ser marcadores de posição, e uma imagem numa célula passa para a mesma célula. Antes, o Univents omitia tabelas largas e as grelhas estreitas desfaziam-se em linhas soltas.
• Várias imagens na mesma linha ficam lado a lado. Se o modelo tiver selos, certificados ou marcas de homologação numa só linha, o Univents importa-os como Fila de imagens. Antes ficavam umas debaixo das outras, e a página quebrava por esse motivo.
• Formas e linhas desenhadas também são importadas. Os retângulos e linhas do modelo passam a superfícies no layout, no local onde estão no original — faixas de cor, linhas separadoras e molduras não precisam de ser recriadas. Uma caixa de texto e uma forma inclinada não podem ser importadas; ambas constam como perda no relatório.
• A tabela dos serviços opcionais passa a ser uma tabela própria. Os modelos que preveem uma segunda tabela para isso são importados pelo Univents como Tabela opcional — as linhas opcionais deixam, assim, de correr para a tabela principal.
• Um gráfico em formato EMF ou WMF continua a não poder ser importado — voltar a inseri-lo no Word como PNG e carregar de novo o modelo. Um TIFF é convertido durante a importação.
• Os formatos de parágrafo, listas e avanços de um texto livre perderam-se — o próprio texto encontra-se novamente no editor, em Textos livres.

Os marcadores de posição que a impressão resolve deixam de ser comunicados pela verificação como desconhecidos — só são comunicados nomes que realmente ninguém conhece, com a indicação de um possível erro de escrita. Isto aplica-se também a textos livres renomeados: um marcador de posição usado no modelo e nomeado de forma correspondente no layout é reconhecido pelo Univents. E um texto longo no rodapé — uma coordenada bancária completa ou um texto legal — já não interrompe a importação.

Ler os avisos com calma. Importante: assim que se clica em Aplicar, todos os documentos deste layout passam a ser impressos com o novo design — também os que são enviados automaticamente. Se o balanço não convencer, clicar em Cancelar; tudo fica como estava. Se o modelo Word tiver sido substituído entre a verificação e a aplicação, o Univents interrompe e pede para o verificar de novo. Se o modelo Word consistir, no essencial, numa imagem fixa, o Univents indica-o e deliberadamente não cria nada — no editor, um layout assim seria uma única imagem sem possibilidade de alteração. Nesse caso, começar com a estrutura atual.

Começar com a estrutura atual. O Univents importa exatamente o que os documentos imprimem hoje: logótipo, morada, dados principais, texto de apresentação, linhas, totais, condições de pagamento com coordenadas bancárias, eventualmente a linha de assinatura e o rodapé — com as cores, o tipo de letra e os contornos próprios. Depois disso, os documentos têm o mesmo aspeto de conteúdo que antes, e o design vai sendo ajustado no editor passo a passo.

Gerar a partir de um PDF não existe neste ponto: a criação por IA cria sempre um novo layout com modelo Word próprio e não altera este. O resultado pode depois ser importado da mesma forma. Esta função ainda não está ativada.

O caminho de volta continua aberto. Através de Editar cores e contornos continua a ser possível aceder à edição clássica — enquanto o layout não tiver um design para o editor, as cores e os contornos definidos aí continuam a atuar sem alterações nos documentos. E, através do interruptor (ver abaixo), o layout pode ser reposto no motor anterior em qualquer altura.

Depois de criado, o design mantém-se. Um design não pode voltar a ser removido no editor — por isso o Univents não grava nada enquanto não se clicar em Aplicar ou Importar estrutura atual. Abrir a página e verificar o modelo Word não altera nada.

O que se define no editor de layouts

O editor mostra o documento como uma folha ao centro, e o trabalho faz-se diretamente nela: um clique seleciona um elemento e abre à direita a área de definições correspondente. Um duplo clique permite escrever diretamente no documento o título, o texto de introdução, os textos livres e os elementos de texto próprios. Um duplo clique num espaço livre da folha cria aí um novo elemento de texto, e uma imagem arrasta-se simplesmente para a área pretendida (ou clica-se nessa área). Só é possível escrever nestes locais, incluindo um parágrafo de condições de pagamento com texto, por exemplo proveniente de um modelo Word importado: pode ser editado como qualquer outro texto, e o tipo de letra, o tamanho e o alinhamento alteram-se na área Texto, à direita (Repor formatação devolve o aspeto predefinido). O conteúdo da tabela de linhas e dos totais vem do documento: as linhas que a compõem, os respetivos nomes e preços gerem-se no documento, não no layout. Por isso, um duplo clique numa linha da tabela não abre nada para escrever. Ainda assim, é possível clicar na tabela para definir à direita o seu aspeto (ver «Configurar tabelas de linhas»). Cada alteração fica logo visível na folha. À direita encontram-se ainda todas as definições numa vista geral:

• Elementos livres — colocar caixas de texto, imagens, marcadores de posição e áreas de cor em qualquer ponto da página, arrastá-los e redimensioná-los, à frente ou atrás do conteúdo, à escolha. Também a própria área de texto (texto de introdução, linhas, totais) pode ser deslocada na página e tornada mais estreita ou mais larga; se ficar demasiado longa, continua na página seguinte como habitualmente. Nas caixas de texto funcionam os mesmos marcadores de posição que num modelo Word, incluindo os totais ({total_gross}, {VAT_total_7}), os totais por categoria ({Bier_subtotal_net}) e por «Nome para a fatura» ({Drinks_subtotal_net_invoice_display}), bem como o programa {Event_Schedule}; a lista completa está em Como criar layouts para documentos financeiros?. Uma palavra muito longa sem espaços quebra na margem da caixa de texto, em vez de ser cortada.
• Modelo/tema — tipo de letra, cores, margens da página (até 80 mm) e formato vertical ou horizontal para todo o documento. A lista de tipos de letra inclui 24 famílias, entre as quais Cormorant Garamond, Fraunces, Caveat, Archivo Black, Inter Tight, JetBrains Mono e IBM Plex Sans.
• Texto — aparece assim que se clica num texto da folha: tipo de letra, tamanho, negrito, itálico, sublinhado, maiúsculas, cor, fundo, Altura da linha e alinhamento, incluindo Justificar. Para EB Garamond, Spectral, Gelasio, Tinos, Cormorant Garamond e Fraunces, «Itálico» imprime o verdadeiro estilo itálico; nos tipos de letra sem estilo itálico próprio, aparece por baixo do botão a indicação «O itálico é simulado para este tipo de letra», e a pré-visualização e o PDF mostram então o mesmo tipo de letra normal inclinado.
• Logótipo — carregar o logótipo próprio e definir a posição e a largura máxima.
• Páginas — quais as páginas que o documento contém, mostrar ou ocultar páginas individuais, criar ou duplicar páginas e alterar a ordem por arrastar e largar ou com os botões de seta. Também é possível definir que uma página desapareça automaticamente quando ficaria sem conteúdo. Por tipo de página, definem-se aqui ainda as margens superior, direita, inferior e esquerda individualmente (até 120 mm em cima/em baixo, até 200 mm à esquerda/à direita); o conteúdo corrido acompanha de imediato, e o editor mostra a largura de conteúdo restante. Uma margem esquerda larga com caixas de texto em «Todas as páginas» (área Elementos livres, grupo Repetir) cria uma coluna na margem da página, como no Swiss Grid.
• Imagens — guardar imagens próprias para a capa, fundos de página ou páginas individuais, com uma Sobreposição e Efeitos de imagem por fundo (ver «Imagens e logótipo»).
• Fila de imagens — colocar várias imagens lado a lado na folha, por exemplo selos, certificados ou marcas de homologação. O botão Fila de imagens na barra de elementos cria uma fila; no respetivo cartão, escolhe-se o ficheiro de cada imagem, altera-se a ordem com Para a esquerda e Para a direita, removem-se imagens individuais e definem-se o Espaçamento, a Altura e o Alinhamento (à esquerda, ao centro, à direita ou distribuído por toda a largura). Cabem até oito imagens numa fila; se a fila ficar mais larga do que a área de texto, a Univents reduz-na na impressão.
• Tabela livre — uma tabela que se preenche manualmente e que nada tem a ver com as linhas do documento: um resumo de dados essenciais, um programa, um campo de assinatura. O botão Tabela livre na barra de elementos cria-a; na grelha, clica-se na célula que se pretende editar. Para a estruturar, inserem-se Linha acima, Linha abaixo, Coluna à esquerda ou Coluna à direita e eliminam-se de novo com Eliminar linha ou Eliminar coluna; duas células unem-se com Unir à direita ou Unir abaixo, e Desligar volta a separá-las em duas. Na célula escreve-se texto (as quebras de linha mantêm-se na impressão), inserem-se através de Marcadores de posição os mesmos elementos que num modelo Word e definem-se a área, o alinhamento, o tipo de letra e uma imagem na célula. Por tabela, definem-se as Larguras das colunas em milímetros, a Margem interna das células e, em Linhas da grelha, a cor e a espessura das linhas. Se uma linha ou coluna já tiver conteúdo, a Univents pergunta antes de eliminar. Se a tabela for mais larga do que a área de texto, a Univents reduz-la na impressão.
• Lista de campos — uma lista de rótulos e valores, por exemplo um quadro «O seu evento» com data, hora, número de convidados e local. Com duplo clique num rótulo ou num valor escreve-se diretamente na folha; no valor aparece o marcador de posição (por exemplo {event_date}) e não o valor de exemplo, e o botão Marcador de posição da barra insere outro na posição do cursor. Enter conclui, Shift+Enter muda de linha. Com um clique na lista, aparece à direita a secção Lista de campos com todas as linhas (rótulo e valor), um botão Marcador de posição por linha, a Introdução acima da lista e a Largura do rótulo. Novas linhas acrescentam-se com Adicionar linha (ou + Linha na moldura, no máximo 40); movem-se ou removem-se na secção ou com os pequenos botões junto à linha. Uma linha sem valor não é impressa; uma linha acabada de adicionar e ainda vazia mostra na folha uma indicação cinzenta, para que se possa clicar nela de imediato — a indicação nunca é impressa.
• Assinatura — os rótulos sob as duas linhas («Local, data», «Assinatura do cliente») alteram-se com duplo clique na folha ou à direita na secção Assinatura. Um campo vazio volta a imprimir o rótulo padrão no idioma do documento.
• Resumo por categoria — o resumo «Total comida / Total bebidas» soma as posições por grupo. Na secção Resumo por categoria criam-se grupos, dão-se-lhes nomes (também com duplo clique na folha), atribuem-se categorias, ordenam-se e decide-se com Mostrar os totais do documento abaixo se o subtotal, o IVA e o total são impressos. Os grupos sem faturação não são impressos. Se um grupo de um modelo Word estiver associado por nome, a primeira seleção inclui também as categorias com esse nome: o total não perde nada. Um grupo com conteúdo só é removido após confirmação.
• Bloco de totais — além das linhas divisórias, é possível alterar os rótulos das linhas: subtotal, linha de IVA, valor total e desconto — separadamente para documentos com preços líquidos e documentos com preços brutos, porque um documento bruto indica o IVA de outra forma. No imposto e no desconto, o Univents acrescenta a taxa automaticamente. Por isso, no imposto e no desconto não se colocam números nem o sinal % no rótulo — o editor não aceita essas entradas. Se o layout se aplicar a todos os tipos de documento, o rótulo aparece igual em orçamentos, faturas e notas de crédito. Um campo vazio imprime o rótulo padrão.
• Rodapé da empresa — com Rodapé da empresa com colunas ativo, a secção Rodapé mostra à direita o título e as linhas de cada coluna como campos (um dado por linha, no máximo seis). Sem alterações, as colunas vêm automaticamente dos dados da empresa; à primeira alteração, o Univents cria colunas próprias com marcadores como {workspace_IBAN}, que leem os mesmos dados, e o NIF de IVA passa a ser uma linha da primeira coluna. Se um marcador ficar vazio no documento, o seu rótulo também não é impresso, e uma coluna sem nenhuma linha impressa desaparece. Adicionam-se ou removem-se colunas (no máximo três; uma coluna com conteúdo só após confirmação); Repor o padrão recupera as colunas automáticas. Se um layout de fatura não imprimir o NIF de IVA nem o número fiscal da empresa, a secção assinala-o.
• Mais definições do elemento selecionado — tipo de documento acima da carta, dados bancários e linha de desconto de pronto pagamento nas condições de pagamento, tamanho e alinhamento dos títulos de página, cor, largura e espessura das linhas divisórias, linha do remetente, número de cliente e NIF do cliente na morada (enquanto não tiver modelo próprio) e «Imprimir o rótulo mesmo sem texto» nos textos livres. Em Logótipo definem-se ainda o nome da empresa e uma linha adicional no cabeçalho; em Modelo/tema, uma marca de água.
• Textos livres — os blocos de texto editáveis do layout, com designação e texto predefinido, como já se conhece das anteriores definições de layout. Para trazer um texto livre existente para a folha, clicar em Texto livre na barra de elementos: a lista mostra todos os textos livres que ainda não estão na folha, com a designação e o início do texto. Um clique insere-o; por baixo, cria-se um novo como até aqui. Num campo de texto livre selecionado, escolhe-se à direita, em Conteúdo de, qual o texto livre que mostra.
• Atribuição de grupos de produtos — quais as categorias de produtos que se imprimem em cada área do documento.

O editor requer um ecrã com pelo menos 1024 px de largura, ou seja, computador ou tablet na horizontal. No telemóvel aparece, em vez disso, uma indicação com o caminho de regresso aos layouts; os layouts mantêm-se inalterados.

Colocar texto num ponto específico

Para escrever algo em qualquer ponto da folha sem deslocar o resto, fazer um duplo clique num espaço livre da folha. Aí surge um elemento de texto com o canto superior esquerdo na posição do clique, e é possível escrever de imediato. O elemento fica Acima do conteúdo e não desloca nada por baixo; para o mover, basta arrastá-lo para outro ponto. Se o clique for perto da margem da folha, o elemento recua para dentro o suficiente para ficar totalmente na folha. Se se sair do elemento sem ter escrito nada, este desaparece por si. Para remover um elemento mais tarde, clica-se nele e prime-se Del (ou usa-se Eliminar na barra do elemento). Um duplo clique numa imagem, pelo contrário, não cria um elemento de texto, mas abre a seleção de ficheiros para trocar a imagem.

Há dois tipos de texto que se distinguem:

• Texto é igual em todos os documentos, por exemplo uma indicação fixa ou uma linha na margem da página. É assim que o duplo clique no espaço livre o cria.
• Texto livre é preenchido por documento. Cria-se através do botão Texto livre na barra de elementos.

Para inserir um texto dentro de um texto existente, num ponto específico: o duplo clique seleciona primeiro o texto todo. Clicar então uma vez no ponto onde se quer inserir algo (ou usar as teclas de seta) e começar a escrever.

Formatar palavras individuais

Um bloco de texto não tem de ter um aspeto uniforme. Para destacar apenas uma palavra ou parte de uma frase, faz-se um duplo clique no texto, seleciona-se a passagem com o rato, e por cima aparece uma pequena barra com precisamente estes formatos:

• Negrito, Itálico, Sublinhado
• Cor
• Tipo de letra — os mesmos tipos de letra incorporados que em Modelo/tema
• Tamanho do tipo de letra em pt

Um clique aplica a formatação, e um novo clique remove-a. O resto do bloco mantém-se inalterado; as definições à direita, na área Texto, continuam a valer para o bloco inteiro, e as passagens selecionadas só as substituem onde algo foi definido. Para anular, seleciona-se a passagem e clica-se de novo no formato.

• Os marcadores de posição são indivisíveis. {total_gross}, {Customer_Name} e todos os outros marcadores de posição não podem ser cortados a meio: um marcador de posição assume a formatação do trecho de texto em que se encontra e é impresso por inteiro — não existe meio negrito.
• Importado do Word. Se o modelo Word trouxer uma palavra a negrito no meio de uma frase, esta aparece da mesma forma no layout importado. Só são importados estes formatos: negrito, itálico, sublinhado, cor, tipo de letra e tamanho do tipo de letra — o alinhamento, a altura da linha e o fundo continuam a ser definidos para o bloco inteiro.
• Campos de texto livre. Os textos predefinidos dos textos livres (por exemplo, as condições de pagamento) também se formatam desta forma — no editor, através do campo de texto livre; na barra lateral, em Textos livres. Se alguém escrever no documento um texto próprio no texto livre, este é impresso com o tipo de letra do bloco; as predefinições formatadas só valem enquanto o documento não tiver um valor próprio.
• Não é possível por palavra a cor de fundo, as ligações e as listas com marcadores — estas continuam a existir apenas para o bloco inteiro (fundo) ou não existem de todo.

Alinhar elementos e fazer ajustes finos

Para o trabalho de pormenor num layout, por exemplo para colocar um logótipo, uma fotografia ou uma caixa de texto exatamente ao centro, o cartão de cada elemento livre (área Elementos livres) oferece estas ferramentas:

• Alinhar — seis botões colocam o elemento à esquerda, ao centro na horizontal ou à direita, bem como em cima, ao centro na vertical ou em baixo. Com Referência escolhe-se se isto se refere à Folha inteira ou apenas à Área de texto (a zona de texto dentro das margens da página). Numa caixa de texto cuja altura cresce com o texto, só é possível «Superior».
• Teclas de seta — um elemento selecionado na folha desloca-se 1 mm com as teclas de seta e 5 mm com a tecla Shift premida. Os campos X, Y, L e A continuam a aceitar valores exatos em milímetros.
• Ajustar imagem — num elemento de imagem, decide-se se o motivo fica totalmente visível («Ajustar») ou se cobre por completo a área, sendo cortado nas margens («Preencher»).
• Duplicar elemento — se for preciso o mesmo elemento mais uma vez (uma segunda área, outra fotografia, uma caixa de texto com a mesma formatação), clicar no símbolo de duplicar na pequena barra por cima do elemento selecionado ou premir ⌘D (Mac) ou Ctrl+D (Windows). A cópia fica ligeiramente deslocada ao lado do original, mantém o nível, a formatação, a imagem e todas as definições, e fica logo selecionada, podendo ser arrastada diretamente para o seu lugar. O mesmo botão encontra-se também no cartão do elemento, na área Elementos livres. ⌘D atua sempre sobre o elemento selecionado; mesmo quando não há nada selecionado, o atalho não abre um marcador no navegador. Blocos como a tabela de linhas, o texto de introdução ou os totais não podem ser duplicados: o número e a disposição vêm do documento, e um segundo exemplar não teria fonte de dados. O editor indica-o com um breve aviso.
• Copiar um elemento e inseri-lo noutra página — para a mesma composição noutro local: clicar no elemento na folha, depois, no cartão em Elementos livres, clicar em Copiar ou premir ⌘C (Mac) ou Ctrl+C (Windows). O editor mostra «Copiado». Em seguida, deslocar-se até onde a cópia deve ficar e clicar em Inserir na barra de elementos, em cima, ou premir ⌘V ou Ctrl+V. A cópia fica na página que está a ser visualizada, pelo que não é preciso clicar antes na página de destino; fica ligeiramente deslocada, como ao duplicar, e fica logo selecionada. Num campo de texto livre, a cópia mostra o mesmo campo do documento que o original; no editor de documentos, continua a ser um campo de introdução. Copiar aplica-se a texto, imagem e forma da barra de elementos; os blocos do modelo (tabela de linhas, texto de introdução, totais) não podem ser copiados, e o botão Inserir fica desativado enquanto nada tiver sido copiado.
• Repetir — define em que páginas impressas um elemento aparece: Só página 1 (o caso normal), Todas as páginas ou A partir da página 2. A seleção produz efeito quando o conteúdo se estende por várias páginas impressas. A partir da página 2 é o cabeçalho que a primeira página não tem, ou seja, no Word, o cabeçalho das páginas seguintes com «primeira página diferente»; o elemento aparece aí a partir da primeira quebra de página do documento.

As imagens que estão no fluxo de texto, por exemplo a fotografia numa capa, editam-se clicando nelas na folha: à direita aparece a área Imagem na página, com alinhamento (à esquerda, ao centro, à direita), largura e altura em milímetros, «Ajustar imagem» e uma moldura branca como passe-partout. Se a largura for maior do que a área de texto, o editor assinala-o, pois na impressão a página seria reduzida.

Com o botão Verificar PDF de impressão, gera-se a qualquer momento o PDF final com dados de exemplo; aí veem-se também as quebras de página exatas, que a folha no editor apenas sugere com uma linha. Isto funciona mesmo que ainda não tenha sido criado nenhum orçamento ou fatura real no workspace.

Estilo: gradientes, contorno, rotação e efeitos

O cartão de um elemento livre está organizado em quatro grupos: Geometria (posição, tamanho, rotação, alinhamento), Estilo, Efeitos e Camada. O que um elemento não suporta, o cartão também não mostra: uma imagem não tem preenchimento e um texto só tem rotação e opacidade.

Estilo (retângulo). Em Preenchimento, escolhe-se Cor única ou Histórico. Um gradiente tem de duas a quatro paragens de cor, cada uma com cor, posição em percentagem e opacidade própria. Assim, obtém-se «Preto → transparente» com um clique num dos três modelos (preto, branco, cor de destaque). O Ângulo define a direção (180° vai de cima para baixo, 0° de baixo para cima). Acrescem um Contorno (cor, espessura em pt, contínuo, tracejado ou pontilhado), um Arredondamento dos cantos em milímetros e uma Inclinação em cima ou em baixo (valores positivos puxam a aresta direita para baixo). Contorno e arredondamento não estão disponíveis enquanto houver uma inclinação definida; o cartão indica-o no próprio local. Um retângulo pode ter a partir de 0,3 mm de altura, o que o transforma numa linha fina. Com o rato, o tamanho continua a encaixar em milímetros inteiros; o valor mais fino escreve-se no campo A.

Rotação. Texto, imagem e retângulo rodam-se na pega redonda por cima da moldura de seleção ou no campo Rotação (−180° a 180°). Com a tecla Shift premida, a pega encaixa em passos de 15°; Alt + seta para a esquerda/direita roda 1°. A moldura de seleção roda em conjunto; Alinhar, as guias e o arrastar das pegas trabalham com a área sem rotação, e o cartão avisa disso. Um elemento com Todas as páginas (grupo Repetir) aparece com a mesma rotação em todas as páginas.

Efeitos. O controlo Opacidade aplica-se a imagem, retângulo e texto; a 0 %, o cartão indica «O elemento está invisível», mas continua a ser possível selecioná-lo. O Modo de mistura (Normal, Multiplicar, Ecrã, Sobrepor, Cor) faz um retângulo fundir-se com o que está por baixo na mesma camada; não se mistura com um elemento da outra camada nem com o fundo da página. Se não houver nada por baixo na mesma camada, o modo de mistura fica desativado. Os Efeitos de imagem (tons de cinzento, brilho, contraste, sépia) ficam recolhidos nos efeitos de uma imagem; o botão Duotone coloca a imagem em tons de cinzento e sobrepõe-lhe exatamente um retângulo na cor de destaque com o modo de mistura «Multiplicar». Ambos continuam a poder ser editados individualmente. Uma imagem pode ainda ter contorno e arredondamento dos cantos. Repor efeitos remove de uma só vez todos os efeitos de um elemento, sem tocar na posição, no texto nem na imagem.

Camada. Além de Para a frente e Para trás, existem Trazer para a frente e Enviar para trás (teclas ] e [): alteram a ordem dentro da camada, ou seja, qual de várias áreas sobrepostas fica por cima. No início e no fim da ordem, o botão correspondente fica desativado.

Estilo das tabelas de linhas

Ao clicar numa tabela de linhas na folha, surge à direita a secção Tabela de linhas. Separa claramente as duas vertentes: Que linhas constam da tabela vem do documento; aqui define-se Que categorias a tabela mostra, o seu Título e o seu Aspeto. Por baixo, em Estilo, ajusta-se a aparência dessa tabela em particular: áreas do cabeçalho das colunas, da faixa de categoria e das linhas, cor do texto, cor e espessura das linhas, se o cabeçalho das colunas está em maiúsculas, o tamanho do tipo de letra do cabeçalho e da faixa de categoria e, em Colunas, o título e a largura em milímetros de cada coluna (a coluna «Linha» ocupa a largura restante).

Na folha, cada tabela surge com linhas de exemplo para as categorias que lhe estão atribuídas. Uma tabela à qual ainda não foi atribuída nenhuma categoria mostra, em vez disso, a linha «Nome da tabela: sem linhas». Fica assim visível e clicável, para que seja possível atribuir-lhe categorias a qualquer momento. No documento impresso, esta linha não aparece; aí, uma tabela vazia é simplesmente omitida. O mesmo vale para as páginas definidas como «Ocultar se vazia»: no editor continuam visíveis e mostram no topo uma faixa a avisar que o documento as ocultaria com estes dados de exemplo.

Para alterar o tamanho de uma tabela, há três locais:

• Tamanho do tipo de letra das linhas — segue o tamanho do tipo de letra do documento em Modelo/Tema > Tamanho do tipo de letra (pt) e é sempre 1 pt menor. A secção Texto, que surge ao clicar no título da tabela, aplica-se apenas a esse título.
• Largura da tabela — preenche sempre a moldura de conteúdo da página. Esta altera-se na secção Elementos livres, através do cartão Moldura de conteúdo (texto corrido) (campo L para a largura), ou arrastando a moldura na folha pelas pegas laterais. Isto vale para tudo o que, nessa página, está no fluxo do texto.
• Larguras das colunas — em Estilo > Colunas, por coluna, em milímetros.

Estilo da coluna e linha de preenchimento. Em Estilo > Estilo da coluna, escolhe-se uma coluna (nome, descrição, unidade, preço, IVA ou total) e definem-se para ela o tipo de letra, o tamanho, o negrito, o itálico, o sublinhado, as maiúsculas, a cor e a altura da linha; «Descrição» é a linha sob o nome da linha. Obtém-se assim um aspeto de ementa: nome da linha com serifa, descrição pequena e cinzenta. Uma coluna que o documento atual não imprime (por exemplo, o preço numa guia de remessa) continua a poder ser escolhida e mostra o aviso «Não é impresso neste documento». Com Linha de preenchimento, traça-se uma linha pontilhada ou contínua desde o nome da linha até à coluna impressa seguinte; se a coluna do preço estiver oculta, termina na coluna da unidade. O Espaçamento das linhas, em milímetros, dá mais espaço a cada linha; subtotais e faixas de categoria não são afetados.

A altura da tabela resulta das linhas impressas. Se, por isso, uma página transbordar, a tabela passa para a folha seguinte na impressão; o editor mostra-o antecipadamente com o aviso «1 folha transborda».

Desfazer e refazer

Com ⌘Z (Mac) ou Ctrl+Z (Windows), ou com a seta Desfazer na barra superior, desfaz-se a última alteração; com ⇧⌘Z ou Ctrl+Y, ou com Refazer, recupera-se. O editor memoriza os últimos 100 passos; um arrastar com o rato, um controlo deslizante ou uma palavra escrita contam como um passo. Com o cursor num campo de texto, ⌘Z aplica-se apenas ao que foi escrito nesse campo. Guardar não apaga estes passos. O logótipo e os valores predefinidos dos textos livres (designação e texto predefinido) são guardados de imediato e, por isso, não podem ser desfeitos.

Também Repor o original do modelo, uma versão carregada a partir do Histórico e uma versão não guardada restaurada podem ser desfeitos da mesma forma. Ao desfazer algo depois de guardar, o editor volta a mostrar alterações por guardar. Ao recarregar a página ou abrir outro layout, o editor começa sem passos memorizados.

Guardar e repor

As alterações feitas no editor só são aplicadas com Guardar. Enquanto não houver alterações guardadas, o editor mostra um aviso de alterações por guardar e, ao sair do editor, pede confirmação.

Para descartar todas as personalizações, clicar em Repor o original do modelo: o editor repõe o layout no estado em que estava quando foi adotado a partir da biblioteca.

Recuperar versões mais antigas. O que foi guardado numa sessão anterior já não se alcança com Desfazer. Para isso, o caminho de volta é o Histórico (ver abaixo): carregar uma versão guardada anterior e guardá-la novamente.

Alguém mais está a editar o mesmo layout? Se outra pessoa guardar entretanto o mesmo layout, ao guardar surge a mensagem «Entretanto, outra pessoa alterou este layout». As alterações próprias não se perdem, enquanto não se voltar a carregar ativamente ou guardar de novo.

Falha inesperada? A versão não guardada ainda lá está

Enquanto se trabalha, o Univents guarda silenciosamente a versão atual no browser, a cada poucos segundos, mesmo que ainda não se tenha guardado. Se o separador falhar, faltar a corrente ou a página for recarregada por engano, na próxima abertura do editor surge no topo um aviso: «Restaurar versão não guardada das 14:32».

• Restaurar traz a versão de volta para a folha. Ainda não fica guardada: é possível vê-la e, depois, clicar em Guardar.
• Descartar elimina-a; permanece a última versão guardada.

Se entretanto outra pessoa tiver guardado o mesmo layout, o aviso refere-o. É possível restaurar na mesma; ao guardar, o Univents volta a pedir confirmação.

Há duas coisas a saber: a versão fica apenas neste browser, neste dispositivo. Noutro computador ou noutro browser não existe, e uma janela privada ou a eliminação dos dados do browser apaga-a. E pertence a cada utilizador: se várias pessoas partilharem um computador, cada uma recebe a sua própria versão.

Histórico: recuperar uma versão anterior

Com o botão Histórico, no topo do editor, consultam-se as últimas dez versões guardadas deste layout, com data e hora, pessoa e tamanho.

1. Clicar em Histórico.
2. Procurar a versão pretendida na lista.
3. Clicar em Abrir no editor.

A versão fica na folha e pode ser analisada com calma. Só é guardada quando se clica em «Guardar»; até lá, é possível carregar outra versão ou sair da página a qualquer momento.

Cada gravação que altere realmente o design cria uma nova entrada. Assim, um engano deixa de ser uma perda: quem clicou por engano em Repor o original do modelo e depois guardou recupera a versão anterior a partir do histórico.

Imagens e logótipo

Para logótipo e imagens, são suportados os formatos PNG, JPG e WebP. As imagens carregadas são automaticamente reduzidas para o tamanho adequado. Os ficheiros SVG não são suportados.

Que tamanho pode ter um layout? No topo do editor, junto ao botão Guardar, indica-se quanto espaço ocupam em conjunto as imagens do layout, por exemplo «Imagens 2,0 MB de 11,4 MB». Até este limite, o layout imprime; quando se aproxima dele, o indicador muda de cor. Guardar funciona mesmo com um livreto com muitas fotografias.

O que conta: cada fotografia custa o tamanho do seu ficheiro, por cada local onde se encontra; a mesma fotografia em cinco páginas conta cinco vezes. Um fundo definido em Imagens no tipo de página («Fundo do tipo de página …») conta, em contrapartida, apenas uma vez, independentemente do número de páginas em que aparece. Áreas de cor, linhas e textos dos elementos livres praticamente não custam nada; por isso, um fundo feito de áreas e formas é sempre mais económico do que o mesmo motivo como imagem.

Sobreposição sobre o fundo da página. Por baixo de cada fundo, na secção Imagens, tanto no tipo de página como numa página individual, Adicionar sobreposição coloca um gradiente ou uma área de cor entre a fotografia e o conteúdo: os mesmos três modelos (preto, branco, cor de destaque → transparente), o mesmo editor de gradientes com ângulo e paragens de cor do retângulo e ainda uma Opacidade própria. Assim, o texto branco continua legível sobre uma fotografia clara, sem ser necessário editar antes a imagem; Remover sobreposição elimina-a. Por baixo, encontram-se os Efeitos de imagem para o próprio fundo: tons de cinzento, brilho, contraste, sépia. A fotografia permanece guardada sem alterações; todos os efeitos só atuam na impressão e não ocupam espaço.

Porque não é possível emitir o meu documento?

Um documento (orçamento, fatura, guia de remessa ou nota de crédito) não pode ser emitido nem enviado se o layout escolhido não imprimir uma ou várias linhas do documento, por exemplo porque o layout não prevê nenhuma área para linhas «Outros» ou não atribuídas, ou porque falta ao documento a tabela de linhas no layout escolhido. O Univents mostra uma mensagem de erro compreensível a esse respeito.

Para resolver:

1. Abrir o layout em causa no editor de layouts, em Definições > Layouts.
2. Verificar, na secção Atribuição de grupos de produtos, se existe uma área para grupos de produtos «Outros»/não atribuídos expressamente e se cada grupo de produtos necessário está atribuído a uma área.
3. Em alternativa, escolher para o documento em causa outro layout que abranja todas as linhas.

Mudar para o novo motor de impressão

Neste momento, o Univents imprime os teus documentos de duas formas: com o motor anterior e com um novo, que processa de forma claramente mais rápida. Ambos funcionam em paralelo e és tu quem decide, por layout, qual é utilizado.

Cada layout tem um selo que indica com que motor imprime atualmente: Motor anterior ou Novo motor. Encontras o selo em dois locais: em Definições → Layouts, na linha do layout, e diretamente no documento, no cartão do layout. Ambos levam ao mesmo comutador.

Para mudar um layout:

1. Clica no selo. Abre-se uma janela com o estado atual.
2. Clica em Mudar para o novo motor.
3. A verificação decorre automaticamente. O Univents seleciona o último documento deste layout para o qual exista um PDF final (começando pelos documentos emitidos e enviados) e imprime-o uma vez com cada motor. São comparados os conteúdos: valores, quantidades, percentagens, data, número do documento e todas as palavras com três ou mais caracteres. Se tudo o que consta atualmente no documento também constar do novo PDF, a mudança fica concluída com um clique.
4. Se faltar algo, a decisão é tua. A janela indica os conteúdos que deixariam de constar do novo PDF e, por baixo, surge uma caixa de seleção para confirmar. Só com a caixa marcada é possível mudar — caso contrário, fica tudo como está. Analisa a lista com calma: se faltar uma linha, um subtotal ou um texto, quase sempre há ainda algo a acertar no layout antes de mudar.
5. Sem um documento com PDF final não há nada para comparar. O Univents informa-te disso e podes mudar na mesma — a verificação pode ser feita mais tarde, assim que o primeiro documento for impresso. Se o documento usado na comparação tiver sido alterado depois de gerado o respetivo PDF, a janela indica-o: nesse caso, os conteúdos em falta também podem resultar das tuas próprias alterações.
6. Na mesma janela surge depois Criar o design no editor. A ligação leva-te ao local onde podes aproveitar o design do teu modelo Word ou começar com a estrutura atual (ver «Transferir um layout existente para o editor» mais acima). Se o layout já tiver um design, a ligação chama-se Editar design.

A verificação compara o nível de texto do documento, não o aspeto visual. Assinala os conteúdos que faltam no novo PDF — conteúdos adicionais são permitidos e não constituem erro. Não indica se as cores, os espaçamentos e as quebras de página ficam exatamente como antes.

São dois passos distintos: enquanto não criares um design, os teus documentos continuam a ser impressos sem alterações — com as cores, as margens e o modelo Word que o layout já tem. A verificação não altera nada: imprime o último documento duas vezes, sem o substituir.

A mudança aplica-se ao layout inteiro, ou seja, a todos os documentos que o utilizam — não apenas àquele que tens aberto neste momento. Isto também é referido na própria janela, porque o comutador é acessível a partir de um único documento.

A mudança pode ser revertida a qualquer momento. O teu modelo Word e a tua formatação mantêm-se — só muda o motor que imprime os documentos futuros. Voltar ao motor anterior faz-se com um clique e sem verificação; só o caminho para o novo motor é verificado.

Os PDF já gerados permanecem inalterados. O novo motor só entra em ação quando um documento é processado novamente — no caso de um documento já enviado, isso significa que um novo processamento pode torná-lo diferente da versão que o teu cliente já recebeu.

Artigos relacionados

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• Criar e utilizar modelos de documentos financeiros — guardar documentos completos, incluindo linhas, como modelo reutilizável.

Perguntas frequentes

O original na biblioteca de modelos é alterado pelas minhas adaptações? Não. «Usar modelo» cria uma cópia própria no teu workspace. O original permanece inalterado para ti e para todos os outros workspaces, e pode ser adotado novamente as vezes que quiseres.

Posso experimentar vários modelos? Sim. Podes adotar vários modelos como cópias próprias e adaptá-los em paralelo. Qual deles utilizas efetivamente num documento só decides na atribuição do layout no documento.

Posso continuar a carregar um modelo Word próprio? Sim. A gestão existente em «Os meus layouts» mantém-se inalterada e funciona como habitualmente. Num layout que crias no editor de layouts, associas o modelo através de Carregar modelo no cartão do layout — este caminho também existe no formulário do layout. Se usares a variante de idioma, carrega novamente o modelo aí.

Não consigo adotar um modelo nem abrir o editor — o que fazer? A biblioteca de modelos, o editor de layouts e o comutador do motor de impressão estão disponíveis para todos os workspaces. No entanto, para adotar e editar, é necessária a permissão para editar as definições. Se não a tiveres, contacta o proprietário ou um administrador do teu workspace.