Utiliser la Bibliothèque de modèles et l’éditeur de mise en page

Au lieu de créer puis d'importer votre propre fichier Word, vous pouvez aussi concevoir le design de vos devis, factures et bons de livraison directement dans le navigateur : vous partez d'un modèle prêt à l'emploi de la Bibliothèque de modèles et l'adaptez à votre identité visuelle dans l'Éditeur de mise en page — police, couleurs, logo, pages, images, textes libres et catégories de produits à afficher à tel ou tel endroit.

Dans la vidéo, vous voyez comment créer une mise en page de devis à partir d'un modèle, insérer des textes, des images et des tableaux par catégorie avec sous-totaux, puis vérifier le résultat dans l'aperçu avant impression.

Video abspielen4:30

Vous retrouvez aussi ci-dessous chacune des étapes à lire.

Bon à savoir : dans les nouveaux workspaces, l'éditeur de mise en page est la seule voie : il n'y a plus d'import Word, et les mises en page par défaut utilisent le design « Classique » avec les couleurs de votre PDF d'onboarding. Le catalogue contient les six designs (Classique plus cinq designs pour traiteurs) pour devis, factures, bons de livraison et avoirs. Avec le filtre au-dessus de la liste, vous n'affichez qu'un seul type de document. Les workspaces existants conservent leurs modèles Word.

Reprendre un modèle et ouvrir l'éditeur

1. Ouvrez Paramètres > Mises en page.
2. Dans la section Bibliothèque de modèles, vous voyez tous les modèles disponibles avec une image d'aperçu — la lettre commerciale classique au format portrait et les cinq designs pour traiteurs (voir section suivante).
3. Cliquez, pour le modèle souhaité, sur Utiliser le modèle.
4. Univents crée une copie propre de ce modèle dans votre workspace — l'original reste inchangé dans la bibliothèque et peut être réutilisé à tout moment — et ouvre la copie directement dans l'éditeur de mise en page.

La nouvelle copie n'est encore affectée à aucun document et ne devient pas non plus automatiquement la mise en page par défaut. Pour savoir comment affecter une mise en page à un document ou la définir par défaut, consultez Comment créer des mises en page pour les documents financiers ?.

Les modèles prêts à l'emploi du catalogue

Chaque modèle comprend le document complet : adresse, données clés, texte d'introduction, un emplacement de texte libre pour le déroulé, le tableau des lignes avec lignes de catégorie, totaux, conditions de paiement, un emplacement de texte libre pour les conditions et la ligne de signature. Le logo et les coordonnées de l'entreprise dans le bandeau d'en-tête et de pied de page proviennent automatiquement de vos paramètres. Les emplacements photo et les textes libres restent vides tant que vous ne les remplissez pas.

Deux remarques sur les bandeaux d'en-tête sombres de Corporate Clean et Bold Street : votre logo y est inséré automatiquement — s'il est sombre, il disparaît sur le bandeau. Dans ce cas, importez une variante claire dans la zone Logo ; elle remplace le logo des paramètres uniquement dans cette mise en page. Et les bandeaux d'en-tête sont des surfaces colorées issues des Éléments libres — vous pouvez y modifier leur couleur ou les supprimer.

Dans tous les modèles, les noms des lignes du tableau s'affichent d'abord dans la police de base du document. Une police dédiée au seul tableau — par exemple une police à empattements pour le nom de la ligne et une petite description grise en dessous — se règle colonne par colonne sous Mise en forme > Style de colonne (voir « Mettre en forme les tableaux de lignes »).

Certains modèles Univents sont fournis avec leur propre photo d'exemple. Si vous utilisez un tel modèle, la photo est reprise dans votre copie — voici comment la remplacer par la vôtre :

• Photo sur la feuille (la plupart des modèles) : cliquez sur la photo, puis, dans la petite barre au-dessus, sur Remplacer l'image — ou double-cliquez sur la photo. Vous trouvez le même bouton à droite, dans la carte de l'élément sous Éléments libres. La position, la taille, les effets et le calque sont conservés. Une photo située sur le calque Derrière le contenu peut elle aussi être cliquée directement.
• Photo en arrière-plan de page : vous la remplacez dans la zone Images avec Remplacer.

Modèles pour traiteurs : vraies photos et effets

Les cinq modèles pour traiteurs — Editorial Noir, Warm Craft, Corporate Clean, Bold Street et Swiss Grid — sont fournis avec des photos adaptées au lieu de simples emplacements vides : la photo de couverture, la bannière ou l'emplacement visuel sont déjà remplis lorsque vous reprenez le modèle. Si la photo ne vous plaît pas, cliquez dessus et remplacez-la par la vôtre via Remplacer l'image (comme décrit dans la section ci-dessus ; une photo en arrière-plan de page se remplace dans la zone Images) — le modèle lui-même n'en est pas affecté.

Le style de ces modèles repose sur les mêmes outils que ceux disponibles dans tout l'éditeur de mise en page : le dégradé de couleur sur la photo de couverture d'Editorial Noir, l'image duotone (noir et blanc avec du jaune) de Bold Street, le visuel en noir et blanc de Swiss Grid, les stickers inclinés et le bandeau oblique de Bold Street, ainsi que les bandeaux de catégorie colorés dans le tableau des lignes et la bande latérale légendée de Swiss Grid. Tout cela correspond à des réglages ordinaires sous Effets et Rotation (voir « Mise en forme : dégradés, bordure, rotation et effets » ci-dessus) — vous pouvez à tout moment les ajuster ou les supprimer après avoir repris le modèle.

Modifier la mise en page depuis un document ouvert

Pour modifier le design, vous n'avez pas besoin d'aller dans les paramètres. Ouvrez un devis ou une facture, déroulez la sélection de la mise en page et cliquez, sur la carte de la mise en page, sur Modifier la mise en page — le même éditeur s'ouvre dans un nouvel onglet, le document reste ouvert. Vous comparez ainsi la modification et le résultat côte à côte : ajustez et enregistrez dans l'éditeur, puis régénérez le PDF dans le document.

Le bouton s'appelle Modifier la mise en page dès que la mise en page fonctionne avec le nouveau moteur d'impression (voir « Passer au nouveau moteur d'impression » plus bas) — que vous l'ayez déjà conçue dans l'éditeur ou non. Si elle fonctionne encore avec l'ancien moteur, il s'appelle Modifier les couleurs et les bordures et ouvre les réglages de couleurs habituels.

Ouvrir une mise en page depuis l'aperçu des modèles

Sous Paramètres > Modèles, vos mises en page figurent parmi tous les autres modèles. Un clic sur la ligne vous amène directement là où vous pouvez modifier la mise en page : si elle fonctionne avec le nouveau moteur d'impression, l'éditeur de mise en page s'ouvre. Si elle fonctionne encore avec l'ancien, la gestion des mises en page s'ouvre avec le formulaire pour les couleurs, les bordures et le modèle Word.

Reprendre une mise en page existante dans l'éditeur

Si vous avez fait passer au nouveau moteur d'impression (voir ci-dessous) une mise en page que vous gériez jusqu'ici via un modèle Word, l'éditeur affiche à la première ouverture : « Cette mise en page n'a pas encore de nouveau design. » C'est normal — jusque-là, votre mise en forme se trouve dans les couleurs, les bordures et le modèle Word, et non dans un design que l'éditeur peut modifier. Sur la même page, vous le créez en un clic :

Reprendre depuis le modèle Word (recommandé). Univents lit le modèle Word de cette mise en page et en construit le design pour l'éditeur : en-tête et pied de page, adresse, données clés, texte d'introduction, zones de lignes et totaux — ainsi que l'en-tête des pages suivantes, les formes et traits dessinés, les images placées côte à côte dans le modèle, et un tableau dédié aux prestations optionnelles. Cela se fait en deux étapes : un clic sur Vérifier le modèle Word vous montre d'abord ce qui serait repris — rien n'est encore enregistré, vos documents continuent de s'imprimer à l'identique. Le design n'est créé qu'avec Appliquer. Votre modèle Word reste inchangé, et vous pouvez à tout moment revenir à l'ancien moteur.

La vérification affiche un court bilan : combien de pages et de zones de lignes seraient créées, ce qui est repris à l'identique et ce qui devrait être estimé ou omis. Remarques typiques :

• Les images sont reprises recadrées et à la taille d'impression : un visuel que vous avez recadré dans Word est repris exactement avec ce cadrage ; une photo trop grande pour l'impression est réduite par Univents à la résolution adaptée au lieu d'être omise.
• Un tableau reste un tableau. Les tableaux de votre modèle sont désormais repris sous forme de grilles — les données clés à côté du texte d'introduction, le déroulé, une ligne de contact, le champ de signature. Les largeurs de colonne, cellules fusionnées, cadres, couleurs de cellule et marges intérieures sont identiques à l'original, les variables dans les cellules restent des variables, et une image dans une cellule se retrouve dans la même cellule. Auparavant, Univents omettait les tableaux larges et les grilles étroites se disloquaient en lignes isolées.
• Plusieurs images sur une même ligne restent côte à côte. Si votre modèle contient des sceaux, certificats ou labels d'agrément sur une même ligne, Univents les reprend sous forme de Rangée d'images. Auparavant, elles étaient empilées, ce qui provoquait un saut de page.
• Les formes et traits dessinés sont repris. Les rectangles et traits de votre modèle deviennent des surfaces dans la mise en page, à l'endroit exact où ils se trouvent dans l'original — bandeaux de couleur, séparateurs et cadres, vous n'avez pas à les reconstruire. Une zone de texte et une forme oblique ne peuvent pas être reprises ; les deux figurent comme pertes dans le rapport.
• Le tableau des prestations optionnelles devient un tableau à part. Pour les modèles qui prévoient un second tableau à cet effet, Univents le reprend sous forme de Tableau optionnel — les lignes optionnelles ne se mêlent donc plus au tableau principal.
• Un graphique au format EMF ou WMF ne peut toujours pas être repris — réinsérez-le dans Word au format PNG, puis importez de nouveau le modèle. Un TIFF est converti lors de la reprise.
• Les formats de paragraphe, listes et retraits d'un texte libre ont été perdus — vous retrouvez le texte lui-même dans l'éditeur sous Textes libres.

Les variables que l'impression résout ne sont plus signalées comme inconnues par la vérification — seuls sont signalés les noms que personne ne connaît réellement, avec l'indication d'une faute de frappe. Cela vaut aussi pour les textes libres renommés : une variable que vous utilisez dans le modèle et que vous avez nommée en conséquence dans la mise en page est reconnue par Univents. Et un long texte de pied de page — des coordonnées bancaires complètes ou un texte juridique — n'interrompt plus la reprise.

Lisez ces remarques à tête reposée. Important : dès que vous cliquez sur Appliquer, tous les documents de cette mise en page s'impriment avec le nouveau design — y compris ceux envoyés automatiquement. Si le bilan ne vous convient pas, cliquez sur Annuler ; tout reste alors comme avant. Si le modèle Word a été remplacé entre la vérification et la reprise, Univents interrompt l'opération et vous demande de le vérifier de nouveau. Si votre modèle Word se compose pour l'essentiel d'une image fixe, Univents vous le signale et ne crée volontairement rien — dans l'éditeur, une telle mise en page ne serait qu'une seule image, impossible à modifier. Commencez alors avec la structure actuelle.

Commencer avec la structure actuelle. Univents reprend exactement ce que vos documents impriment aujourd'hui : logo, adresse, données clés, texte d'introduction, lignes, totaux, conditions de paiement avec coordonnées bancaires, le cas échéant la ligne de signature et le pied de page — avec vos couleurs, votre police et vos bordures. Vos documents ont ensuite le même contenu qu'avant, et vous adaptez le design pas à pas dans l'éditeur.

Générer à partir d'un PDF n'existe pas à cet endroit : la création par IA génère toujours une nouvelle mise en page avec son propre modèle Word et ne modifie pas celle-ci. Le résultat peut ensuite être repris de la même façon. Cette fonction n'est pas encore activée pour le moment.

Le retour en arrière reste possible. Via Modifier les couleurs et les bordures, vous accédez toujours à l'édition classique — tant que la mise en page n'a pas de design pour l'éditeur, les couleurs et bordures définies à cet endroit s'appliquent inchangées à vos documents. Et avec le sélecteur (voir ci-dessous), vous pouvez à tout moment repasser la mise en page sur l'ancien moteur.

Une fois créé, le design reste. Un design ne peut plus être supprimé dans l'éditeur — c'est pourquoi Univents n'écrit rien tant que vous ne cliquez pas sur Appliquer ou Reprendre la structure actuelle. Le simple fait d'ouvrir la page et de vérifier le modèle Word ne change rien.

Ce que vous réglez dans l'éditeur de mise en page

L'éditeur affiche votre document sous forme de feuille au centre, et vous travaillez directement dessus : un clic sélectionne un élément et ouvre à droite la zone de réglages correspondante, un double-clic vous permet d'écrire le titre, le texte d'introduction, les textes libres et vos propres éléments de texte directement dans le document, un double-clic sur un emplacement libre de la feuille y crée un nouvel élément de texte, et il suffit de glisser une image sur la surface voulue (ou de cliquer dessus). Vous ne pouvez écrire qu'à ces endroits, y compris dans un paragraphe «Conditions de paiement» contenant du texte, par exemple issu d'un modèle Word importé : vous pouvez le modifier comme n'importe quel autre texte et en changer la police, la taille et l'alignement via la zone Texte à droite (Réinitialiser le format rétablit l'apparence standard). Le contenu du tableau des lignes et des totaux provient du document : les lignes qui y figurent, leur intitulé et leur prix se gèrent dans le document, pas dans la mise en page. Un double-clic sur une ligne du tableau n'ouvre donc aucun champ de saisie. Vous pouvez néanmoins cliquer sur le tableau pour régler sa mise en forme à droite (voir « Mettre en forme les tableaux de lignes »). Chaque modification est immédiatement visible sur la feuille. À droite, vous retrouvez en plus tous les réglages en un coup d'œil :

• Éléments libres : placez des champs de texte, des images, des variables et des aplats de couleur à n'importe quel endroit de la page, déplacez-les et redimensionnez-les, au choix devant ou derrière le contenu. Vous pouvez aussi déplacer le bloc de texte principal lui-même (texte d'introduction, lignes, totaux) sur la page et le rendre plus étroit ou plus large ; s'il devient trop long, il se poursuit comme d'habitude sur la page suivante. Dans les champs de texte, les mêmes variables que dans un modèle Word fonctionnent, y compris les totaux ({total_gross}, {VAT_total_7}), les totaux par catégorie ({Bier_subtotal_net}) et par « Nom pour la facture » ({Drinks_subtotal_net_invoice_display}), ainsi que le déroulé {Event_Schedule} ; la liste complète figure dans Comment créer des mises en page pour les documents financiers ?. Un mot très long sans espace passe à la ligne au bord du champ de texte au lieu d'être coupé.
• Modèle/thème : police, couleurs, marges de page (jusqu'à 80 mm) et format portrait ou paysage pour l'ensemble du document. La liste des polices comprend 24 familles, dont Cormorant Garamond, Fraunces, Caveat, Archivo Black, Inter Tight, JetBrains Mono et IBM Plex Sans.
• Texte : apparaît dès que vous cliquez sur un texte de la feuille : police, taille, Gras, Italique, Souligné, majuscules, Couleur, arrière-plan, Interligne et alignement, y compris Justifier. Pour EB Garamond, Spectral, Gelasio, Tinos, Cormorant Garamond et Fraunces, « Italique » imprime la vraie variante italique ; pour les polices sans variante italique propre, la mention « L'italique est simulé pour cette police » s'affiche sous le bouton, et l'aperçu comme le PDF montrent alors la même police normale inclinée.
• Logo : importez votre propre logo, définissez sa position et sa largeur maximale.
• Pages : quelles pages contient votre document, afficher ou masquer chaque page, créer ou dupliquer des pages et modifier leur ordre par glisser-déposer ou avec les boutons fléchés. Vous pouvez aussi régler une page pour qu'elle disparaisse automatiquement si elle n'avait aucun contenu. Par type de page, vous réglez en outre ici séparément les marges du haut, de droite, du bas et de gauche (jusqu'à 120 mm en haut et en bas, jusqu'à 200 mm à gauche et à droite) : le contenu courant se décale immédiatement, et l'éditeur affiche la largeur de contenu restante. Une large marge gauche avec des champs de texte réglés sur « Toutes les pages » (zone Éléments libres, groupe Réessayer) donne une colonne en bord de page, comme dans Swiss Grid.
• Images : enregistrez vos propres images pour la page de garde, les arrière-plans de page ou certaines pages, avec pour chaque arrière-plan une Superposition et des Effets d'image (voir « Images & logo »).
• Rangée d'images : placez plusieurs images côte à côte sur la feuille, par exemple des sceaux, des certificats ou des labels d'agrément. Le bouton Rangée d'images de la barre d'éléments crée une rangée ; dans sa carte, vous choisissez le fichier de chaque image, modifiez l'ordre avec Vers la gauche et Vers la droite, supprimez des images une à une et réglez Espacement, Hauteur et Alignement (à gauche, au centre, à droite ou réparties sur toute la largeur). Une rangée peut contenir jusqu'à huit images ; si la rangée devient plus large que la zone de texte, Univents la réduit à l'impression.
• Tableau libre : un tableau que vous remplissez vous-même et qui n'a rien à voir avec vos lignes : un récapitulatif de données clés, un déroulé, un champ de signature. Le bouton Tableau libre de la barre d'éléments le crée ; dans la grille, vous cliquez sur la cellule à modifier. Pour construire le tableau, vous insérez Ligne au-dessus, Ligne en dessous, Colonne à gauche ou Colonne à droite et vous les retirez avec Supprimer la ligne ou Supprimer la colonne ; vous fusionnez deux cellules avec Fusionner avec la cellule de droite ou Fusionner avec la cellule du dessous, et Déconnecter en refait deux cellules. Dans la cellule, vous saisissez du texte (les retours à la ligne sont conservés à l'impression), insérez via Variables les mêmes éléments que dans un modèle Word et réglez la surface, l'alignement, la police et une image dans la cellule. Pour chaque tableau, vous réglez les Largeurs des colonnes en millimètres, la marge intérieure des cellules et, sous Lignes de grille, la couleur et l'épaisseur des traits. Si une ligne ou une colonne contient déjà du contenu, Univents demande confirmation avant de la supprimer. Si le tableau est plus large que la zone de texte, Univents le réduit à l'impression.
• Liste de champs : une liste de libellés et de valeurs, par exemple un encadré « Votre événement » avec la date, l'heure, le nombre d'invités et le lieu. Double-cliquez sur un libellé ou une valeur pour écrire directement sur la feuille ; pour la valeur, vous voyez la variable (par exemple {event_date}) et non la valeur d'exemple, et le bouton Variable de la barre en insère une autre à l'emplacement du curseur. Entrée valide, Maj+Entrée ajoute un saut de ligne. Cliquez une fois sur la liste : la section Liste de champs apparaît à droite avec toutes les lignes (libellé et valeur), un bouton Variable par ligne, l'Introduction au-dessus de la liste et la Largeur du libellé. Ajoutez des lignes avec Ajouter une ligne (ou + Ligne sur le cadre de la liste, 40 au maximum) ; déplacez-les ou supprimez-les dans la section ou avec les petits boutons à côté de la ligne. Une ligne sans valeur n'est pas imprimée ; une ligne nouvellement ajoutée, encore vide, affiche sur la feuille une indication grise pour que vous puissiez cliquer dessus — cette indication n'est jamais imprimée.
• Signature : modifiez les libellés sous les deux lignes (« Lieu, date », « Signature du client ») par double-clic sur la feuille ou dans la section Signature à droite. Un champ vide imprime à nouveau le libellé standard dans la langue du document.
• Récapitulatif par catégorie : le récapitulatif « Total cuisine / Total boissons » additionne les postes par groupe. Dans la section Récapitulatif par catégorie, vous créez des groupes, les nommez (ou par double-clic sur la feuille), leur attribuez des catégories, les réordonnez et choisissez avec Afficher les totaux du document en dessous si le sous-total, la TVA et le total sont imprimés. Les groupes sans chiffre d'affaires ne sont pas imprimés. Si un groupe issu d'un modèle Word est associé par nom, votre première sélection reprend aussi les catégories de ce nom : le total ne perd rien. Un groupe avec contenu n'est supprimé qu'après confirmation.
• Bloc des totaux : en plus des lignes de séparation, vous pouvez renommer le sous-total, la ligne de TVA, le montant total et la remise — séparément pour les documents avec prix HT et les documents avec prix TTC, car un document TTC indique la TVA autrement. Pour la TVA et la remise, Univents ajoute le taux automatiquement. Pour la TVA et la remise, n'indiquez donc ni chiffre ni signe % dans le libellé : l'éditeur ne reprend pas ces saisies. Si la mise en page sert à tous les types de documents, votre libellé apparaît de la même façon sur les devis, factures et avoirs. Un champ vide imprime le libellé standard dans la langue du document.
• Pied de page société : lorsque Pied de page société en colonnes est activé, la section Pied de page affiche à droite le titre et les lignes de chaque colonne (une information par ligne, six au maximum). Sans modification, les colonnes proviennent automatiquement de vos données d'entreprise ; à la première modification, Univents crée vos propres colonnes avec des variables comme {workspace_IBAN}, qui lisent les mêmes données, et le numéro de TVA devient une ligne de la première colonne. Si une variable reste vide sur le document, son libellé n'est pas imprimé non plus, et une colonne sans ligne imprimée disparaît. Vous ajoutez ou supprimez des colonnes (trois au maximum ; une colonne avec contenu seulement après confirmation) ; Rétablir la valeur standard reprend les colonnes automatiques. Si une mise en page de facture n'imprime ni votre numéro de TVA ni votre numéro fiscal, la section vous le signale.
• Autres réglages de l'élément sélectionné : type de document au-dessus de la lettre, coordonnées bancaires et ligne d'escompte dans les conditions de paiement, taille et alignement des titres de page, couleur, largeur et épaisseur des lignes de séparation, ligne d'expéditeur, numéro client et n° de TVA du client dans l'adresse (tant qu'elle n'a pas de modèle propre) et « Imprimer le libellé même sans texte » pour les textes libres. Dans Logo, vous réglez en plus le nom de l'entreprise et une ligne supplémentaire dans l'en-tête ; dans Modèle/thème, un filigrane.
• Textes libres : les blocs de texte modifiables de votre mise en page, avec intitulé et texte par défaut, comme vous les connaissez depuis les anciens réglages de mise en page. Pour amener un texte libre existant sur la feuille, cliquez sur Texte libre dans la barre d'éléments : la liste affiche tous les textes libres qui ne figurent pas encore sur la feuille, avec leur intitulé et le début du texte. Un clic l'insère ; en dessous, vous en créez un nouveau comme avant. Pour un champ de texte libre sélectionné, vous choisissez à droite sous Contenu issu de quel texte libre il affiche.
• Affectation des catégories : quelles catégories de produits sont imprimées dans quelle zone du document.

L'éditeur nécessite un écran d'au moins 1024 px de large, donc un ordinateur ou une tablette en mode paysage. Sur un téléphone, un message s'affiche à la place, avec le chemin pour retourner aux mises en page ; vos mises en page restent inchangées.

Placer du texte à un endroit précis

Vous voulez écrire quelque chose n'importe où sur la feuille sans que le reste ne bouge ? Faites un double-clic sur un emplacement libre de la feuille. Un élément de texte y est créé, son coin supérieur gauche se trouvant à l'endroit de votre clic, et vous pouvez taper immédiatement. L'élément se trouve Au-dessus du contenu et ne déplace rien en dessous ; pour le déplacer, il suffit de le faire glisser ailleurs. Si votre clic est proche du bord de la feuille, l'élément se décale vers l'intérieur de façon à rester entièrement sur la feuille. Si vous quittez l'élément sans avoir rien écrit, il disparaît de lui-même. Pour supprimer un élément plus tard, cliquez dessus et appuyez sur Suppr (ou utilisez Supprimer dans la barre de l'élément). Un double-clic sur une image ne crée en revanche pas d'élément de texte, mais ouvre la sélection de fichier pour remplacer l'image.

Deux types de texte se distinguent ici :

• Texte est identique sur chaque document, par exemple une mention fixe ou une ligne dans la marge. C'est ce que crée le double-clic sur un emplacement libre.
• Texte libre se remplit pour chaque document. Vous le créez avec le bouton Texte libre de la barre d'éléments.

Pour insérer un texte dans un texte existant à un endroit précis : le double-clic sélectionne d'abord tout le texte. Cliquez ensuite une fois à l'endroit où vous voulez insérer quelque chose (ou utilisez les touches fléchées) et tapez.

Mettre en forme certains mots

Un bloc de texte n'a pas besoin d'avoir un aspect uniforme. Si vous voulez mettre en valeur un seul mot ou une partie de phrase, faites un double-clic dans le texte, sélectionnez le passage à la souris : une petite barre apparaît alors au-dessus, avec précisément ces formats :

• Gras, Italique, Souligné
• Couleur
• Police : les mêmes polices intégrées que sous Modèle/thème
• Taille de police en pt

Un clic applique la mise en forme, un nouveau clic la retire. Le reste du bloc reste inchangé ; les réglages à droite dans la zone Texte continuent de s'appliquer à tout le bloc : les passages sélectionnés ne les remplacent que là où vous avez défini quelque chose. Pour annuler, sélectionnez le passage et cliquez de nouveau sur le format.

• Les variables restent insécables. {total_gross}, {Customer_Name} et toutes les autres variables ne peuvent pas être coupées en deux : une variable porte la mise en forme du passage de texte dans lequel elle se trouve et est imprimée en entier ; il n'existe pas de variable à moitié en gras.
• Importé depuis Word. Si votre modèle Word contient un mot en gras au milieu d'une phrase, il apparaît à l'identique dans la mise en page importée. Seuls ces formats sont repris : gras, italique, souligné, couleur, police et taille de police ; l'alignement, l'interligne et l'arrière-plan restent propres au bloc entier.
• Champs de texte libre. Vous mettez aussi en forme de cette façon les textes par défaut de vos textes libres (par exemple les conditions de paiement) : dans l'éditeur via le champ de texte libre, dans la barre latérale sous Textes libres. Si quelqu'un saisit son propre texte dans le texte libre sur le document, celui-ci s'imprime dans la police du bloc ; les valeurs par défaut mises en forme ne s'appliquent que tant que le document n'a pas de valeur propre.
• Non disponibles mot par mot : la couleur d'arrière-plan, les liens et les listes à puces, qui n'existent toujours que pour le bloc entier (arrière-plan) ou pas du tout.

Aligner les éléments et les ajuster avec précision

Pour le travail de précision sur une mise en page, par exemple pour centrer exactement un logo, une photo ou un champ de texte, vous trouvez ces outils dans la carte de chaque élément libre (zone Éléments libres) :

• Aligner : six boutons placent l'élément à gauche, au centre horizontalement ou à droite, ou en haut, au centre verticalement ou en bas. Avec Référence, vous choisissez si cela se rapporte à toute la Feuille ou seulement à la Zone de texte (la zone de texte à l'intérieur des marges de page). Pour un champ de texte dont la hauteur augmente avec le texte, seul « Haut » est possible.
• Touches fléchées : un élément sélectionné sur la feuille se déplace de 1 mm avec les touches fléchées, de 5 mm avec la touche Maj enfoncée. Les champs X, Y, L et H acceptent toujours des valeurs exactes en millimètres.
• Ajuster l'image : pour un élément image, vous décidez si le motif reste entièrement visible (« Ajuster ») ou s'il recouvre complètement la surface en étant rogné sur les bords (« Remplir »).
• Dupliquer l'élément : si vous avez besoin du même élément une seconde fois (une deuxième surface, une autre photo, un champ de texte de même mise en forme), cliquez sur l'icône de duplication dans la petite barre au-dessus de l'élément sélectionné ou appuyez sur ⌘D (Mac) ou Ctrl+D (Windows). La copie se place légèrement décalée à côté de l'original, reprend le calque, la mise en forme, l'image et tous les réglages, et elle est immédiatement sélectionnée : vous pouvez la faire glisser directement à sa place. Vous trouvez le même bouton dans la carte de l'élément, dans la zone Éléments libres. ⌘D agit toujours sur l'élément sélectionné ; même si rien n'est sélectionné, le raccourci n'ajoute pas de favori dans le navigateur. Les blocs comme le tableau des lignes, le texte d'introduction ou les totaux ne peuvent pas être dupliqués : leur nombre et leur disposition proviennent du document, et un second exemplaire n'aurait pas de source de données. L'éditeur vous l'indique par un bref message.
• Copier un élément et l'insérer sur une autre page : pour reprendre la même mise en forme ailleurs, cliquez sur l'élément sur la feuille, puis dans la carte sous Éléments libres cliquez sur Copier ou appuyez sur ⌘C (Mac) ou Ctrl+C (Windows). L'éditeur affiche « Copié ». Faites ensuite défiler jusqu'à l'endroit où la copie doit aller, puis cliquez sur Insérer dans la barre d'éléments en haut ou appuyez sur ⌘V ou Ctrl+V. La copie arrive sur la page que vous voyez à ce moment-là, vous n'avez donc pas besoin de cliquer d'abord sur la page de destination ; elle est légèrement décalée comme pour une duplication et immédiatement sélectionnée. Pour un champ de texte libre, la copie affiche le même champ de document que l'original ; dans l'éditeur de document, il reste un champ de saisie. La copie s'applique aux éléments texte, image et forme de la barre d'éléments ; les blocs issus du modèle (tableau des lignes, texte d'introduction, totaux) ne peuvent pas être copiés, et le bouton Insérer reste grisé tant que vous n'avez rien copié.
• Réessayer : définit sur quelles pages imprimées un élément apparaît : Page 1 uniquement (le cas habituel), Toutes les pages ou À partir de la page 2. Ce choix prend effet dès que le contenu s'étend sur plusieurs pages imprimées. À partir de la page 2 correspond à l'en-tête que la première page ne porte pas, c'est-à-dire, dans Word, l'en-tête des pages suivantes avec « première page différente » ; l'élément y apparaît à partir du premier saut de page du document.

Les images qui font partie du flux de texte, par exemple la photo d'une page de garde, se modifient en cliquant dessus sur la feuille : la zone Image sur la page apparaît à droite, avec l'alignement (à gauche, au centre, à droite), la largeur et la hauteur en millimètres, « Ajuster l'image » et un cadre blanc en guise de passe-partout. Si la largeur dépasse la zone de texte, l'éditeur vous le signale : à l'impression, la page serait sinon réduite.

Avec le bouton Vérifier le PDF d'impression, vous générez à tout moment le PDF définitif avec des données d'exemple : vous y voyez aussi les sauts de page exacts, que la feuille ne signale dans l'éditeur que par un trait. Cela fonctionne même si vous n'avez encore créé aucun vrai devis ni aucune vraie facture dans votre workspace.

Mettre en forme : dégradés, bordure, rotation et effets

La carte d'un élément libre est organisée en quatre groupes : Géométrie (position, taille, rotation, aligner), Style, Effets et Calque. La carte n'affiche que ce qu'un élément peut faire : une image n'a pas de remplissage, un texte n'a que la rotation et l'opacité.

Style (rectangle). Sous Remplissage, vous choisissez Uni ou Historique. Un dégradé comporte de deux à quatre paliers de couleur, chacun avec une couleur, une position en pourcentage et sa propre opacité. Vous obtenez ainsi « Noir → transparent » en un clic sur l'un des trois modèles (noir, blanc, couleur d'accentuation). L'Angle détermine la direction (180° va de haut en bas, 0° de bas en haut). S'y ajoutent une Bordure (couleur, épaisseur en pt, trait continu, tirets ou points), un Arrondi des coins en millimètres et un Biais en haut ou en bas (les valeurs positives tirent le bord droit vers le bas). La bordure et l'arrondi ne sont pas disponibles tant qu'un biais est défini ; la carte l'indique directement. Un rectangle peut mesurer jusqu'à 0,3 mm de haut : il devient alors un filet. À la souris, la taille s'aligne toujours sur des millimètres entiers ; saisissez la valeur plus fine dans le champ H.

Rotation. Vous faites pivoter un texte, une image ou un rectangle avec la poignée ronde située au-dessus du cadre de sélection, ou via le champ Rotation (−180° à 180°). Avec la touche Maj enfoncée, la poignée s'aligne par pas de 15° ; Alt + flèche gauche/droite fait pivoter de 1°. Le cadre de sélection pivote avec l'élément ; Aligner, les guides et le déplacement des poignées fonctionnent avec la surface non pivotée, ce que la carte signale. Un élément réglé sur Toutes les pages (groupe Réessayer) apparaît sur chaque page avec la même rotation.

Effets. Le curseur Opacité s'applique aux images, aux rectangles et aux textes ; à 0 %, la carte indique « L'élément est invisible », mais vous pouvez toujours le sélectionner. Le Mode de fusion (Normal, Produit, Écran, Superposition, Couleur) permet à un rectangle de se fondre avec ce qui se trouve en dessous dans le même calque ; il ne se mélange ni avec un élément de l'autre calque ni avec l'arrière-plan de la page. Si rien ne se trouve en dessous dans le même calque, le mode de fusion est grisé. Les Effets d'image (niveaux de gris, luminosité, contraste, sépia) sont repliés sous les effets d'une image ; le bouton Duotone passe l'image en niveaux de gris et place juste au-dessus un rectangle de la couleur d'accentuation avec le mode de fusion « Produit » : les deux restent modifiables séparément. Une image peut en outre avoir une bordure et un arrondi des coins. Réinitialiser les effets supprime d'un coup tous les effets d'un élément, sans toucher à la position, au texte ni à l'image.

Calque. À côté de Devant et Derrière, il y a Avancer et Reculer (touches ] et [) : ils modifient l'ordre au sein du calque, c'est-à-dire laquelle de plusieurs surfaces qui se chevauchent se trouve au-dessus. Au début et à la fin de l'ordre, le bouton correspondant est grisé.

Mettre en forme les tableaux de lignes

Si vous cliquez sur un tableau de lignes sur la feuille, la zone Tableau de lignes apparaît à droite. Elle sépare clairement les deux aspects : Quelles lignes figurent dans le tableau provient du document ; ici, vous réglez quelles catégories le tableau affiche, son titre et son apparence. En dessous, sous Mise en forme, vous réglez l'aspect de ce seul tableau : surfaces de l'en-tête de colonne, du bandeau de catégorie et des lignes, couleur du texte, couleur et épaisseur des traits, en-tête de colonne en majuscules ou non, taille de police de l'en-tête de colonne et du bandeau de catégorie, ainsi que, sous Colonnes, le titre et la largeur en millimètres de chaque colonne (la colonne « Ligne » prend la largeur restante).

Sur la feuille, chaque tableau s'affiche avec des lignes d'exemple pour les catégories qui lui sont associées. Un tableau auquel aucune catégorie n'est encore associée affiche à la place la ligne « Nom du tableau : aucune ligne ». Il reste ainsi visible et cliquable, pour que vous puissiez à tout moment lui associer des catégories. Cette ligne n'apparaît pas dans le document imprimé ; un tableau vide y est simplement omis. Il en va de même pour les pages réglées sur « Masquer si vide » : dans l'éditeur, elles restent visibles et portent en haut un bandeau indiquant que le document les masquerait avec ces données d'exemple.

Pour modifier la taille d'un tableau, trois endroits sont possibles :

• Taille de police des lignes : elle suit la taille de police du document sous Modèle/Thème > Taille de police (pt) et est toujours inférieure de 1 pt. La zone Texte, qui apparaît quand vous cliquez sur le titre du tableau, ne s'applique qu'à ce titre.
• Largeur du tableau : elle remplit toujours le cadre de contenu de la page. Vous la modifiez dans la zone Éléments libres, via la carte Cadre de contenu (texte courant) (champ L pour la largeur), ou en faisant glisser le cadre sur la feuille par les poignées latérales. Cela vaut pour tout ce qui se trouve dans le flux de texte de cette page.
• Largeurs des colonnes : sous Mise en forme > Colonnes, pour chaque colonne, en millimètres.

Style de colonne et points de conduite. Sous Mise en forme > Style de colonne, vous choisissez une colonne (nom, description, unité, prix, TVA ou total) et vous réglez pour elle la police, la taille, le gras, l'italique, le souligné, les majuscules, la couleur et la hauteur de ligne ; « Description » est la ligne située sous le nom de la ligne. Vous obtenez ainsi un aspect de carte de restaurant : nom de la ligne en serif, description petite et grise. Une colonne que le document actuel n'imprime pas (par exemple le prix sur un bon de livraison) reste sélectionnable et porte l'indication « Ne s'imprime pas sur ce document ». Avec Points de conduite, vous tracez une ligne pointillée ou continue depuis le nom de la ligne jusqu'à la colonne imprimée suivante ; si la colonne des prix est masquée, elle s'arrête à la colonne des unités. L'Espacement des lignes en millimètres donne plus d'air à chaque ligne ; les sous-totaux et les bandeaux de catégorie n'en sont pas affectés.

La hauteur du tableau découle des lignes imprimées. Si une page déborde, le tableau se poursuit à l'impression sur la feuille suivante ; l'éditeur l'indique à l'avance par l'avertissement « 1 feuille déborde ».

Annuler et rétablir

Avec ⌘Z (Mac) ou Ctrl+Z (Windows), ou avec la flèche Annuler dans la barre du haut, vous revenez sur la dernière modification ; avec ⇧⌘Z ou Ctrl+Y, ou avec Rétablir, vous la récupérez. L'éditeur garde en mémoire les 100 dernières étapes ; un déplacement à la souris, un curseur réglé ou un mot tapé compte pour une étape. Lorsque le curseur se trouve dans un champ de texte, ⌘Z ne s'applique qu'à ce que vous y avez tapé. L'enregistrement n'efface pas ces étapes. Le logo et les valeurs par défaut de vos textes libres (intitulé et texte par défaut) sont enregistrés immédiatement et ne peuvent donc pas être annulés.

Revenir à l'original du modèle, un état chargé depuis l'Historique et un état non enregistré restauré s'annulent de la même façon. Si vous annulez quelque chose après avoir enregistré, l'éditeur signale de nouveau des modifications non enregistrées. Si vous rechargez la page ou ouvrez une autre mise en page, l'éditeur repart sans étapes en mémoire.

Enregistrer et réinitialiser

Les modifications faites dans l'éditeur ne sont prises en compte qu'avec Enregistrer. Tant que vous n'avez pas enregistré, l'éditeur affiche un avertissement de modifications non enregistrées, et quitter l'éditeur déclenche d'abord une nouvelle confirmation.

Si vous souhaitez abandonner toutes vos personnalisations, cliquez sur Revenir à l'original du modèle : l'éditeur remet votre mise en page dans l'état où elle se trouvait lors de sa reprise depuis la bibliothèque.

Récupérer des états plus anciens. Ce que vous avez enregistré lors d'une session précédente n'est plus accessible avec Annuler. Pour cela, l'Historique (voir ci-dessous) est le moyen de revenir en arrière : chargez un état enregistré antérieur et enregistrez-le de nouveau.

Quelqu'un d'autre modifie-t-il la même mise en page ? Si une deuxième personne enregistre entre-temps la même mise en page, vous voyez, lors de votre propre enregistrement, le message « Quelqu'un d'autre a modifié entre-temps cette mise en page ». Vos propres modifications ne sont pas perdues, tant que vous ne rechargez pas ou n'enregistrez pas de nouveau de votre propre initiative.

Plantage ? L'état non enregistré est toujours là

Pendant que vous travaillez, Univents sauvegarde discrètement votre état dans votre navigateur toutes les quelques secondes, même si vous n'avez pas encore enregistré. Si l'onglet plante, si le courant est coupé ou si vous rechargez la page par erreur, un message apparaît tout en haut à la prochaine ouverture de l'éditeur : « Restaurer l'état non enregistré de 14:32 ».

• Restaurer remet votre état sur la feuille. Il n'est pas encore enregistré pour autant : vous le consultez, puis vous cliquez vous-même sur Enregistrer.
• Abandonner le supprime ; c'est le dernier état enregistré qui reste affiché.

Si quelqu'un d'autre a enregistré entre-temps la même mise en page, le message le précise. Vous pouvez tout de même restaurer : lors de l'enregistrement, Univents vous demandera alors une nouvelle confirmation.

Deux choses sont bonnes à savoir : l'état se trouve uniquement dans ce navigateur sur cet appareil. Il n'est pas disponible sur un autre ordinateur ou dans un autre navigateur, et une fenêtre de navigation privée ou la suppression des données du navigateur l'efface. Et il vous appartient : si plusieurs personnes partagent un ordinateur, chacune se voit proposer son propre état.

Historique : récupérer un état antérieur

Avec le bouton Historique en haut de l'éditeur, vous voyez les dix derniers états enregistrés de cette mise en page, avec la date et l'heure, la personne et la taille.

1. Cliquez sur Historique.
2. Cherchez l'état souhaité dans la liste.
3. Cliquez sur Charger dans l'éditeur.

L'état arrive sur la feuille et vous pouvez l'examiner tranquillement. Il n'est enregistré que lorsque vous cliquez sur « Enregistrer » ; d'ici là, vous pouvez à tout moment charger un autre état ou quitter la page.

Une nouvelle entrée est créée à chaque enregistrement qui modifie réellement le design. Une fausse manipulation n'est donc plus une perte : si quelqu'un a cliqué par erreur sur Revenir à l'original du modèle puis a enregistré, il récupère l'état précédent depuis l'historique.

Images et logo

Pour le logo et les images, les formats PNG, JPG et WebP sont pris en charge. Les images importées sont automatiquement redimensionnées de manière adaptée. Les fichiers SVG ne sont pas pris en charge.

Quelle taille une mise en page peut-elle atteindre ? En haut de l'éditeur, à côté du bouton Enregistrer, est indiqué l'espace occupé au total par les images de votre mise en page, par exemple « Images 2,0 Mo sur 11,4 Mo ». Jusqu'à cette limite, la mise en page s'imprime ; lorsqu'elle s'en approche, l'affichage change de couleur. L'enregistrement fonctionne aussi pour un livret comportant beaucoup de photos.

Ce qui compte : chaque photo coûte la taille de son fichier, et ce pour chaque endroit où elle se trouve : la même photo sur cinq pages compte cinq fois. Un arrière-plan que vous définissez sous Images au niveau du type de page (« Arrière-plan du type de page … ») ne compte en revanche qu'une seule fois, quel que soit le nombre de pages sur lesquelles il apparaît. Les aplats de couleur, les traits et les textes des éléments libres ne coûtent pratiquement rien : un arrière-plan composé de surfaces et de formes est donc toujours plus économe que le même motif sous forme d'image.

Superposition sur l'arrière-plan de la page. Sous chaque arrière-plan de la zone Images, qu'il soit défini au niveau du type de page ou d'une page individuelle, vous placez avec Ajouter une superposition un dégradé ou un aplat de couleur entre la photo et le contenu : les mêmes trois modèles (noir, blanc, couleur d'accentuation → transparent), le même éditeur de dégradé avec angle et paliers de couleur que pour le rectangle, ainsi qu'une Opacité propre. Ainsi, un texte blanc reste lisible sur une photo claire sans que vous ayez à retoucher l'image au préalable ; Retirer la superposition la supprime. En dessous se trouvent les Effets d'image pour l'arrière-plan lui-même : niveaux de gris, luminosité, contraste, sépia. La photo reste enregistrée sans modification ; tous les effets n'agissent qu'à l'impression et ne coûtent aucun espace.

Pourquoi mon document ne peut-il pas être émis ?

Un document (devis, facture, bon de livraison ou avoir) ne peut pas être émis ni envoyé si la mise en page choisie n'imprimerait pas une ou plusieurs lignes du document, par exemple parce que la mise en page ne prévoit aucune zone pour les lignes « Autres » ou non affectées, ou parce que le tableau de lignes manque au document dans la mise en page choisie. Univents vous affiche alors un message d'erreur compréhensible.

Voici comment résoudre le problème :

1. Ouvrez la mise en page concernée dans l'éditeur de mise en page, sous Paramètres > Mises en page.
2. Dans la zone Affectation des catégories, vérifiez s'il existe une zone pour les catégories « Autres » ou non expressément affectées, et si chaque catégorie nécessaire est affectée à une zone.
3. Vous pouvez aussi choisir pour le document concerné une autre mise en page qui couvre toutes les lignes.

Passer au nouveau moteur d'impression

Univents imprime actuellement vos documents de deux manières : avec l'ancien moteur et avec un nouveau moteur, nettement plus rapide au rendu. Les deux fonctionnent en parallèle, et vous choisissez pour chaque mise en page celui qui est utilisé.

Chaque mise en page porte un badge qui indique avec quel moteur elle imprime aujourd'hui : Ancien moteur ou Nouveau moteur. Vous le trouvez à deux endroits : sous Paramètres → Mises en page, dans la ligne de la mise en page, et directement dans le document, sur la carte de mise en page. Les deux mènent au même sélecteur.

Pour faire passer une mise en page au nouveau moteur :

1. Cliquez sur le badge. Une fenêtre s'ouvre avec l'état actuel.
2. Cliquez sur Passer au nouveau moteur.
3. La vérification se lance toute seule. Univents prend le dernier document de cette mise en page pour lequel un PDF finalisé existe (les documents émis et envoyés en premier) et l'imprime une fois avec chaque moteur. La comparaison porte sur le contenu : montants, quantités, pourcentages, date, numéro de document et tous les mots d'au moins trois caractères. Si tout ce qui figure aujourd'hui sur le document figure aussi dans le nouveau PDF, le passage se fait en un clic.
4. S'il manque quelque chose, c'est vous qui décidez. La fenêtre vous indique les contenus qui n'apparaîtraient plus dans le nouveau PDF, et une case à cocher pour confirmer se trouve en dessous. Le passage n'est possible qu'une fois la case cochée ; sinon, tout reste comme avant. Prenez le temps d'examiner la liste : si une ligne, un sous-total ou un texte manque, il reste presque toujours quelque chose à ajuster dans la mise en page avant de la faire passer au nouveau moteur.
5. Sans document disposant d'un PDF finalisé, il n'y a rien à comparer. Univents vous le signale, et vous pouvez quand même effectuer le passage : la vérification peut être rattrapée dès que le premier document est imprimé. Si le document de comparaison a été modifié après la création de son PDF, la fenêtre l'indique : les contenus manquants peuvent alors aussi provenir de vos propres modifications.
6. Dans la même fenêtre, vous trouvez ensuite Créer le design dans l'éditeur. Le lien vous amène à l'endroit où vous reprenez le design de votre modèle Word ou commencez avec la structure actuelle (voir « Reprendre une mise en page existante dans l'éditeur » plus haut). Si la mise en page a déjà un design, le lien s'intitule Modifier le design.

La vérification compare la couche de texte de votre document, pas son apparence. Elle signale les contenus qui manquent dans le nouveau PDF ; les contenus supplémentaires sont autorisés et ne constituent pas une erreur. Elle ne dit pas si les couleurs, les espacements et les sauts de page sont exactement les mêmes qu'avant.

Ce sont deux étapes distinctes : tant que vous ne créez pas de design, vos documents continuent de s'imprimer à l'identique, avec les couleurs, les marges et le modèle Word que la mise en page possède déjà. La vérification ne modifie rien : elle imprime le dernier document deux fois, sans le remplacer.

Le passage s'applique à toute la mise en page, donc à chaque document qui l'utilise, et pas seulement à celui que vous avez ouvert. C'est aussi indiqué dans la fenêtre elle-même, car vous accédez au sélecteur depuis un document individuel.

Le passage peut être annulé à tout moment. Votre modèle Word et votre mise en forme sont conservés ; seul change le moteur qui imprime les documents à venir. Le retour à l'ancien moteur se fait en un clic et sans vérification ; seul le passage vers le nouveau moteur est vérifié.

Les PDF déjà générés restent inchangés. Le nouveau moteur n'intervient que lorsqu'un document est de nouveau rendu. Pour un document déjà envoyé, cela signifie qu'un nouveau rendu peut lui donner un aspect différent de la version que votre client a déjà reçue.

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Questions fréquentes

Mes modifications changent-elles l'original dans la bibliothèque de modèles ? Non. « Utiliser le modèle » crée une copie personnelle dans votre workspace. L'original reste inchangé pour vous et pour tous les autres workspaces, et vous pouvez le reprendre autant de fois que vous le souhaitez.

Puis-je essayer plusieurs modèles ? Oui. Vous pouvez reprendre plusieurs modèles sous forme de copies personnelles et les adapter en parallèle. Vous ne choisissez celui que vous utilisez réellement pour un document qu'au moment de l'attribution de la mise en page sur le document.

Puis-je toujours importer mon propre modèle Word ? Oui. La gestion existante sous « Mes mises en page » reste inchangée et fonctionne comme d'habitude. Pour une mise en page que vous concevez dans l'éditeur de mises en page, vous enregistrez le modèle via Importer un modèle sur la carte de mise en page ; cette option est également disponible dans le formulaire de mise en page. Si vous utilisez la variante linguistique, vous y importez à nouveau le modèle.

Je ne peux pas reprendre de modèle ni ouvrir l'éditeur : que faire ? La bibliothèque de modèles, l'éditeur de mises en page et le sélecteur du moteur d'impression sont à la disposition de tous les workspaces. En revanche, pour reprendre et modifier un modèle, vous avez besoin de l'autorisation de modifier les paramètres. Si vous ne l'avez pas, adressez-vous au propriétaire ou à un admin de votre workspace.