Arbeiten mit Vorlagen in Univents
Nach dieser Anleitung weißt du, welche Vorlagentypen es in Univents gibt und wie du sie über den zentralen Vorlagen-Hub erstellst, bearbeitest und verwendest.
Univents bündelt alle Vorlagentypen an einem Ort: unter Einstellungen > Vorlagen findest du eine einheitliche Übersicht, von Finanzdokumenten über Ablaufpläne bis zu Schicht- und Aufgabenvorlagen.
Der Vorlagen-Hub
Der Hub unter Einstellungen > Vorlagen listet alle gespeicherten Vorlagen auf einer Seite. Über die Filterschaltflächen — Alle, Finanzdokument, Ablaufplan, Event, Team, Mitwirkende, Aufgaben, Schicht — kannst du schnell auf einen bestimmten Typ einschränken.
Neue Vorlagen legst du über die Schaltfläche Neue Vorlage oben rechts an. Ein Dropdown zeigt alle verfügbaren Typen. Bei Typen, die einen eigenen Editor haben (Finanzdokument, Ablaufplan, Event), springst du direkt in den jeweiligen Editor; bei den übrigen öffnet sich ein Dialog direkt im Hub.
Am unteren Rand des Hubs gibt es den Abschnitt Weitere Vorlagen mit direkten Links zu Vertrags-Vorlagen, Whiteboard-Vorlagen, Finanzdokument-Layouts und Personalplan-Vorlagen.
Vorlagentypen im Überblick
| Typ | Wo verwalten | Wofür |
|---|---|---|
| Finanzdokument | Einstellungen > Vorlagen | Positionsblöcke (z. B. Menüpakete, Technikpauschalen) auf einmal einfügen |
| Ablaufplan | Einstellungen > Ablaufplan-Vorlagen | Strukturierte Zeitpläne, Zeiten relativ zum Eventdatum |
| Event | Einstellungen > Event-Vorlagen | Komplette Eventvorlagen inkl. Titel, Tags und optionaler Location |
| Team | Einstellungen > Vorlagen (Dialog) | Standard-Teamprofile mit Anstellungsart, Stundensatz, Fähigkeiten |
| Mitwirkende | Einstellungen > Vorlagen (Dialog) | Kontaktgruppen mit Farbe für schnelle Zuweisung |
| Aufgaben | Einstellungen > Vorlagen (Dialog) | Aufgabenlisten mit relativen Fälligkeitsoffsets |
| Schicht | Einstellungen > Vorlagen (Dialog) | Schichtprofile mit Start/Ende-Offset und Pausenminuten |
| Vertragsvorlagen | Einstellungen > Vertragsvorlagen | Wiederverwendbare Vertragstexte mit Platzhaltern |
| Finanzdokument-Layouts | Einstellungen > Vorlagen > Weitere Vorlagen | Design und Format von Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen |
Zeitlogik: relative Offsets
Für Ablaufplan-, Aufgaben- und Schichtvorlagen speichert Univents Zeiten nicht als festes Datum, sondern relativ zum Eventdatum. Das Offset-Feld lässt sich auf Event-Start oder Event-Ende als Bezugspunkt setzen, kombiniert mit einer Angabe in Minuten, Stunden oder Tage und der Richtung vor oder nach.
Beispiel: Eine Aufgabe mit dem Offset „4 Tage vor Event-Start" erscheint bei einem Event am 20.09. automatisch als fällig am 16.09. Du musst nichts manuell umrechnen.
Vertragsvorlagen verwalten
Vertragsvorlagen sind unter Einstellungen > Vertragsvorlagen (auch erreichbar über Weitere Vorlagen im Hub) gebündelt. Eine neue Vorlage entsteht nicht hier, sondern direkt aus einem bestehenden Vertrag heraus: Vertrag öffnen, dann „Als Vorlage speichern" wählen.
In der Einstellungsseite siehst du alle gespeicherten Vertragsvorlagen mit Name und Datum der letzten Änderung. So bearbeitest du eine Vorlage:
- Klicke auf den Vorlagennamen — das Feld wird direkt editierbar.
- Ändere den Namen und bestätige mit Enter oder verlasse das Feld.
- Um eine Vorlage zu entfernen, klicke das Löschen-Symbol in der Zeile und bestätige den Dialog.
Beim Erstellen eines neuen Vertrags kannst du eine gespeicherte Vorlage auswählen; Inhalt und Titel werden übernommen, Empfänger und Signaturen nicht.
Häufige Fragen
Kann ich eine Vorlage nachträglich umbenennen? Ja — im Vorlagen-Hub klickst du auf den Vorlagennamen in der Zeile, tippst den neuen Namen und bestätigst mit Enter. Bei Vertragsvorlagen funktioniert es genauso auf der Seite Vertragsvorlagen.
Werden bestehende Events beeinflusst, wenn ich eine Vorlage lösche? Nein. Events und Dokumente, die aus einer Vorlage erstellt wurden, bleiben unverändert. Die Vorlage wird nur für künftige Einsätze entfernt.
Wo speichere ich Ablaufpläne als Vorlage? Direkt im Event: Ablauf-Tab öffnen, einen Plan aufrufen und dort „Als Vorlage speichern" wählen. Die Vorlage erscheint danach unter Einstellungen > Ablaufplan-Vorlagen und im Hub.
Kann ich mehrere Positionen auf einmal aus einer Vorlage einfügen? Das erledigen Finanzdokument-Vorlagen (früher „Positionsvorlagen"): Du fasst mehrere Positionen in einer Vorlage zusammen und fügst den gesamten Block in ein Angebot oder eine Rechnung ein.