Arbeiten mit Vorlagen in Univents
Nach dieser Anleitung weißt du, welche Vorlagentypen es in Univents gibt, wie der zentrale Vorlagen-Hub sie organisiert und wo du Positionsvorlagen, Finanzdokumentvorlagen und Layouts im Detail anlegst.
Univents bündelt alle Vorlagentypen an einem Ort: Der Vorlagen-Hub unter Einstellungen > Vorlagen ist dein zentraler Einstieg — von Positionsvorlagen über komplette Finanzdokumentvorlagen bis zu Ablaufplänen, Eventvorlagen und Vertragstexten. Dieser Artikel richtet sich an Caterer und Eventmanager und zeigt dir, was der Hub kann und wohin du für die Details der einzelnen Typen weiterklickst.
Der Vorlagen-Hub — dein zentraler Einstieg
- Öffne Einstellungen in der Hauptnavigation und wähle die Karte Vorlagen.
- Die Filterleiste oben (Alle plus ein Chip pro Typ) schränkt die Liste auf einen bestimmten Vorlagentyp ein.
- Über Neue Vorlage oben rechts öffnest du ein gruppiertes Dropdown-Menü:
- Event-Bausteine: Eventvorlage, Aufgabenliste, Ablaufplan, Mitwirkendengruppen, Personal/Job
- Dokumente & Finanzen: Vertrag, Positionsvorlage, Finanzdokumentvorlage, Layout-Vorlage, dazu das Untermenü Dokument (Upload, Whiteboard, Freitext)
- Stammdaten: Personal-Stammdaten
- Für Eventvorlage und Layout-Vorlage öffnet sich ein eigener Editor auf einer separaten Seite. Alle anderen Typen öffnen einen Dialog direkt im Hub.
- Klickst du auf eine bestehende Zeile in der Liste, öffnet sich derselbe Dialog im Bearbeiten-Modus mit allen gespeicherten Werten — Name, Beschreibung und Inhalt änderst du dort.
Eine Ausnahme: Dokument-Vorlage (ein komplettes Angebot oder eine Rechnung als Ganzes) erscheint zwar als Filter im Hub, entsteht aber nicht über „Neue Vorlage". Du legst sie direkt an einem bestehenden Finanzdokument über Als Vorlage speichern an.
Positionsvorlage, Finanzdokumentvorlage und Layout — nicht verwechseln
Diese drei Begriffe klingen ähnlich, meinen aber unterschiedliche Dinge:
| Begriff | Was es ist | Wo du es anlegst |
|---|---|---|
| Positionsvorlage | Ein gespeichertes Bündel aus Abschnitten und einzelnen Positionen — kein Datum, kein Kunde, kein Layout. Fügst du in jedes Angebot oder jede Rechnung ein. | Hub > Neue Vorlage > Positionsvorlage, oder direkt aus einem Finanzdokument über Als Positionsvorlage speichern |
| Finanzdokumentvorlage | Ein komplettes Angebot, eine Rechnung oder ein Lieferschein als Vorlage — inklusive Positionen, Fälligkeit, Zuständigem und Layout. | Hub > Neue Vorlage > Finanzdokumentvorlage |
| Layout | Die visuelle Gestaltung des PDFs: Farben, Logo, welche Sektionen erscheinen. Unabhängig vom Inhalt der Positionen. | Hub > Neue Vorlage > Layout-Vorlage |
Wie du eine Positionsvorlage im Detail anlegst, bearbeitest und einfügst, steht in Finanzpositionsvorlagen erstellen & nutzen. Für komplette Finanzdokumentvorlagen mit Fälligkeit, Zuständigem und Layout siehe Finanzdokumentvorlagen erstellen & nutzen. Farben, Logo und Sektionen im PDF konfigurierst du wie unter Wie erstelle ich Layouts für Finanzdokumente? beschrieben.
Weitere Vorlagentypen im Überblick
| Typ | Wofür |
|---|---|
| Eventvorlage | Komplette Event-Vorlage inkl. Titel, Tags und optionaler Location |
| Ablaufplan | Wiederkehrende Ablauf-/Zeitpläne für Events |
| Aufgabenliste | Wiederverwendbare Aufgabenlisten mit Fristen |
| Mitwirkendengruppen | Wiederkehrende Crew-Zusammenstellungen für Events |
| Personal/Job | Job-Paket mit Schichten, wiederverwendbar für Events |
| Personal-Stammdaten | Vorausgefüllte Mitarbeiterprofile (Rolle, Stundensatz, Qualifikation) |
| Vertrag | Vertragstexte mit Platzhaltern |
| Dokument (Upload/Whiteboard/Freitext) | Dateien, Whiteboards oder Freitext als Vorlage |
Zeitlogik: relative Offsets
Für Ablaufplan-, Aufgaben- und Personal/Job-Vorlagen speichert Univents Zeiten nicht als festes Datum, sondern relativ zum Eventdatum. Das Offset-Feld setzt du auf Event-Start oder Event-Ende als Bezugspunkt, kombiniert mit einer Angabe in Minuten, Stunden oder Tage und der Richtung vor oder nach.
Beispiel: Eine Aufgabe mit dem Offset „4 Tage vor Event-Start" erscheint bei einem Event am 20.09. automatisch als fällig am 16.09. — ohne dass du manuell umrechnen musst.
Vertragsvorlagen anlegen
Über Neue Vorlage > Vertrag legst du direkt im Hub eine neue Vertragsvorlage an: Vergib einen Namen und schreibe den Vertragstext im Editor, inklusive Platzhalter-Dropdown für variable Werte wie Kundenname oder Eventdatum. Beim Erstellen eines neuen Vertrags im Event wählst du die Vorlage aus; Inhalt und Titel werden übernommen, Empfänger und Signaturen nicht.
Die vollständige Liste deiner Vertragsvorlagen inklusive Umbenennen und Löschen verwaltest du auf der Seite Vertragsvorlagen — Details dazu im Artikel Vertragsvorlagen anlegen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Positionsvorlage und Finanzdokumentvorlage? Eine Positionsvorlage ist nur ein Bündel aus Positionen ohne Dokumentkontext — du fügst sie in ein bestehendes Angebot oder eine Rechnung ein. Eine Finanzdokumentvorlage ist das ganze Dokument inklusive Fälligkeit, Zuständigem und Layout.
Kann ich eine Vorlage nachträglich umbenennen? Ja. Klicke im Vorlagen-Hub auf die gewünschte Zeile — der Bearbeiten-Dialog des jeweiligen Typs öffnet sich mit allen gespeicherten Werten. Ändere den Namen und bestätige mit Speichern.
Werden bestehende Events oder Dokumente beeinflusst, wenn ich eine Vorlage lösche? Nein. Events und Dokumente, die bereits aus einer Vorlage erstellt wurden, bleiben unverändert. Die Vorlage steht danach nur für künftige Einsätze nicht mehr zur Verfügung.
Wo speichere ich Positionen aus einem laufenden Angebot direkt als Vorlage? Im Positions-Editor eines Finanzdokuments über Als Positionsvorlage speichern — die aktuelle Zusammenstellung aus Positionen und Abschnitten wird als neue Positionsvorlage gesichert, ohne dass du den Editor verlässt.