Documenten als pakket exporteren (Excel-lijst, PDF’s, e-facturen)
Na dit artikel weet je hoe je de documenten van een periode als één ZIP downloadt — met Excel-lijst, alle PDF’s en de e-facturen — en wat de twee kolommen aan het eind van de lijst betekenen.
Voor de accountant, de jaarrekening, een belastingcontrole of een overstap naar een ander programma heb je je documenten soms niet los nodig, maar allemaal tegelijk. Daarvoor staat onder Financiële documenten de knop Documenten exporteren.
Wat er in het pakket zit
De export downloadt één ZIP-bestand. Daarin vind je:
belege.xlsx— één regel per document met documentnummer, documenttype, status, klant, evenement, prestatiedatum en uitgiftedatum, vervaldatum, betaaldatum en netto, btw en bruto. De bedragen zijn echte getallen, dus je kunt er in Excel direct mee rekenen.pdf/— de gegenereerde documenten als PDF.xrechnung/— de e-facturen (XRechnung-XML) van je facturen. Ontbreekt het bestand bij een oudere factuur nog, dan wordt het tijdens de export aangemaakt.
Zo exporteer je
- Open links Financiële documenten.
- Stel de lijst in zoals je hem nodig hebt: Documenttype (bijvoorbeeld alleen facturen), Status (bijvoorbeeld alleen betaalde), Periode en zo nodig het zoekveld Zoeken.
- Klik rechtsboven op Documenten exporteren.
- De download start. Bij veel documenten duurt het even — het pakket wordt samengesteld terwijl het downloadt.
Belangrijk: er wordt altijd precies geëxporteerd wat het filter toont — en wel over Alle pagina’s, niet alleen de 50 documenten die je nu ziet.
De twee laatste kolommen: „PDF in pakket” en „E-factuur in pakket”
Zodat je op het pakket kunt vertrouwen, legt de lijst bij elk document vast of het bestand er echt in zit:
| Vermelding | Betekenis |
|---|---|
| Ja | Het bestand zit in het pakket. |
| nee — nog niet aangemaakt | Van dit document bestaat nog geen PDF. Open het document en laat de PDF aanmaken, dan zit hij bij de volgende export in het pakket. |
| nee — bestand onleesbaar | De PDF kon niet worden geladen. Open het document en maak de PDF opnieuw aan. |
| nee — pakketlimiet bereikt | Het pakket heeft de groottelimiet bereikt; de overige PDF’s ontbreken. Exporteer de periode in kleinere delen. |
| nee — alleen voor facturen | E-facturen bestaan alleen bij facturen — offertes, pakbonnen en creditnota’s krijgen er geen. |
| nee — aanmaken mislukt | Bij de factuur ontbraken gegevens voor de e-factuur. Wat er ontbreekt, zie je in het document zelf (zie E-factuur (XRechnung)). |
Als er te veel documenten in het filter zitten
Een pakket bevat maximaal 300 documenten. Zitten er meer in het filter, dan is de knop geblokkeerd en zie je het aantal treffers. Beperk dan de Periode — bijvoorbeeld per kwartaal of per half jaar.
Dat is bewust: een pakket dat stilzwijgend alleen de eerste 300 documenten bevat, zou er compleet uitzien. Liever twee downloads waarop je kunt vertrouwen.
Wat de export niet doet
- Hij wijzigt niets aan je documenten: er verandert geen status en niets wordt als geëxporteerd gemarkeerd. Je kunt dezelfde periode zo vaak ophalen als je wilt.
- Hij maakt geen PDF’s aan. Documenten zonder PDF blijven zonder PDF (zie de tabel hierboven).
- Hij is geen boekingsbatch. Heeft je accountant journaalposten nodig in plaats van documenten, dan zijn de DATEV-export (Integraties → DATEV) of de BMD-export de juiste weg — de twee vullen elkaar aan.
Wie mag exporteren
Iedereen die Financiële documenten mag zien. Het pakket bevat precies de documenten die die persoon ook in de lijst ziet — niet meer.