Exportar documentos como paquete (lista de Excel, PDF, facturas electrónicas)
Después de leer este artículo sabrás cómo descargar los documentos de un periodo en un único ZIP, con lista de Excel, todos los PDF y las facturas electrónicas, y qué significan las dos últimas columnas de la lista.
Para el asesor fiscal, el cierre del ejercicio, una inspección o el traslado a otro programa, a veces no necesitas tus documentos de uno en uno, sino todos a la vez. Para eso existe el botón Exportar documentos en Documentos financieros.
Qué contiene el paquete
La exportación descarga un archivo ZIP. Dentro encontrarás:
belege.xlsx: una fila por documento con número de documento, tipo de documento, estado, cliente, evento, fecha de prestación y de emisión, vencimiento, fecha de pago, además de neto, IVA y bruto. Los importes son números reales, así que puedes calcular con ellos directamente en Excel.pdf/: los documentos renderizados en PDF.xrechnung/: las facturas electrónicas (XML de XRechnung) de tus facturas. Si todavía falta el archivo de una factura antigua, se genera durante la exportación.
Cómo exportar
- Abre Documentos financieros en el menú de la izquierda.
- Configura la lista como la necesites: Tipo de documento (por ejemplo, solo facturas), Estado (por ejemplo, solo las pagadas), Periodo y, si hace falta, la búsqueda.
- Haz clic en Exportar documentos, arriba a la derecha.
- Empieza la descarga. Si hay muchos documentos, tarda un momento: el paquete se genera mientras se descarga.
Importante: siempre se exporta exactamente lo que muestra el filtro, y en Todas las páginas, no solo los 50 documentos que ves en pantalla.
Las dos últimas columnas: «PDF en el paquete» y «Factura electrónica en el paquete»
Para que puedas fiarte del paquete, la lista indica de cada documento si el archivo está realmente incluido:
| Entrada | Significado |
|---|---|
| Sí | El archivo está en el paquete. |
| no — aún no generado | Este documento todavía no tiene PDF. Abre el documento y genera el PDF; así se incluirá en la próxima exportación. |
| no — archivo ilegible | No se pudo cargar el PDF. Abre el documento y vuelve a generar el PDF. |
| no — límite del paquete alcanzado | El paquete ha alcanzado su límite de tamaño y faltan los PDF restantes. Exporta el periodo en tramos más pequeños. |
| no — solo para facturas | Las facturas electrónicas solo existen para facturas: los presupuestos, albaranes y notas de crédito no la tienen. |
| no — error al generarla | Faltaban datos en la factura para generar la factura electrónica. Lo que falta lo ves en el propio documento (consulta Factura electrónica (XRechnung)). |
Si hay demasiados documentos en el filtro
Un paquete admite hasta 300 documentos. Si el filtro incluye más, el botón queda bloqueado y te indica el número de resultados. En ese caso, acota el Periodo, por ejemplo por trimestres o por semestres.
Es a propósito: un paquete que contuviera en silencio solo los primeros 300 documentos parecería completo. Mejor dos descargas en las que puedas confiar.
Lo que la exportación no hace
- No modifica nada en tus documentos: no cambia ningún estado ni se marca nada como exportado. Puedes descargar el mismo periodo tantas veces como quieras.
- No genera PDF. Los documentos sin PDF siguen sin PDF (consulta la tabla de arriba).
- No es un lote de asientos. Si tu asesoría necesita asientos contables en lugar de documentos, la vía adecuada es la exportación a DATEV (Integraciones → DATEV) o la exportación a BMD; ambas se complementan.
Quién puede exportar
Cualquier persona que pueda ver los documentos financieros. El paquete contiene exactamente los documentos que esa persona ve también en la lista, ni uno más.