Exportación a BMD: facturas como lote de asientos para la contabilidad

Si tu contabilidad trabaja con BMD NTCS, no tienes que teclear las facturas: Univents genera a partir de tus facturas emitidas un archivo CSV que tu contabilidad importa en BMD como lote de asientos.

El archivo se genera con un clic y se descarga en tu equipo. No hay conexión directa con BMD, así que eres tú quien hace llegar el archivo (por ejemplo, por correo electrónico o en una carpeta en la nube).

Dónde encontrar la exportación

En el menú principal, abre Integraciones y selecciona arriba la pestaña BMD.

La página tiene dos áreas: arriba, la exportación (elegir periodo, vista previa, descarga) y debajo, los Ajustes (valores predeterminados).

De dónde salen los valores del archivo

Cada línea del archivo es un asiento. Univents toma los dos campos más importantes de tus datos maestros:

Una cuenta de ingresos establecida directamente en una línea del documento (Univents lo hace automáticamente, por ejemplo, en los anticipos) tiene siempre prioridad sobre el artículo y la categoría.

Mantener las cuentas

• Cuenta de ingresos en el artículo: menú Inventario → abre el artículo → campo Cuenta de ingresos.
• Cuenta de ingresos en la categoría: menú Inventario → Categorías → edita la categoría.
• Cuenta de cliente en el contacto: menú Contactos → abre el contacto → campo Número de deudor.

Pide los números de cuenta a tu contabilidad: dependen del plan de cuentas de tu empresa.

Ajustes: definir los valores predeterminados

En el área inferior de la página de BMD introduces:

• Cuentas de ingresos predeterminadas por tipo de IVA (20 %, 13 %, 10 % para Austria; 19 %, 7 % para Alemania; 0 % para operaciones exentas). Solo se aplican si ni el artículo ni la categoría tienen una cuenta.
• Centro de coste predeterminado para los artículos sin centro de coste propio.
• Cuenta de cliente colectiva (opcional). Te recomendamos dejar el campo vacío: así, las facturas sin cuenta de cliente se listan por nombre antes de la exportación, en lugar de contabilizarse sin avisar en una cuenta colectiva. Si introduces aquí una cuenta, esas facturas se asientan en ella.

Después, haz clic en Guardar ajustes.

Exportar el lote de asientos

1. Elige el Periodo (por defecto, el último mes completo). Lo que cuenta es la fecha de la factura.
2. Haz clic en Revisar vista previa. Verás cuántas facturas y cuántas líneas de asiento se generarán, y debajo una lista de las facturas a las que aún les falta algo:
   • Sin cuenta de cliente en el contacto → esta factura se omite. Añade el número de deudor en el contacto y vuelve a revisar la vista previa.
   • Línea sin contrapartida → la factura se omite. Un asiento sin contrapartida no se puede retocar de forma razonable en BMD. Completa la cuenta de ingresos en el artículo o en su categoría, o define un valor predeterminado para el tipo de IVA.
   • Factura con inversión del sujeto pasivo → se omite. Para la inversión del sujeto pasivo todavía no está definido el código de impuesto de BMD, así que tu contabilidad asienta de momento estas facturas a mano.
3. Haz clic en Descargar CSV de BMD. El archivo se llama BMD_Export_<von>-<bis>.csv y se guarda en tu carpeta de descargas.
4. Entrega el archivo a tu contabilidad. La contabilidad lo importa en BMD NTCS como lote de asientos.

Qué se exporta y qué no

• Se exportan las facturas emitidas, enviadas, pagadas, vencidas o anuladas, así como las notas de crédito emitidas, enviadas o compensadas.
• Una factura anulada y su nota de crédito se incluyen las dos: la factura se emitió al cliente y hay que contabilizarla, y la nota de crédito la compensa. La nota de crédito aparece en el lote con importe negativo, porque el formato de BMD no tiene un indicador propio de debe/haber.
• Los borradores nunca se incluyen.
• Los presupuestos y albaranes no forman parte del lote de asientos.

Sin asientos duplicados

Univents recuerda qué facturas ya estuvieron en una exportación a BMD. En la siguiente exportación se excluyen automáticamente, incluso si los periodos se solapan.

Si necesitas una factura por segunda vez (por ejemplo, tras una corrección), marca la casilla «Reexportación: incluir facturas ya exportadas». Habla antes con tu contabilidad; de lo contrario, se generarán asientos duplicados.

La exportación a BMD se contabiliza por separado de la exportación a DATEV: si usas ambas, cada destino recibe todas las facturas.

Preguntas frecuentes

¿Por qué falta una factura en el archivo? O bien sigue siendo un borrador, o está fuera del periodo, o ya se exportó, o a su contacto le falta el número de deudor. La vista previa menciona expresamente este último caso.

El archivo se ve raro en Excel. El archivo está pensado para importarlo en BMD, no para verlo en Excel. Usa el punto y coma como separador y la coma como signo decimal. Para revisarlo en Excel, utiliza el asistente de importación con el separador «punto y coma».

¿Puede Univents contabilizar directamente en BMD? No. BMD no ofrece una interfaz abierta para ello. El camino elegido es, deliberadamente, el archivo que importa tu contabilidad.

¿Quién puede exportar? Para ver la página y la vista previa basta con el permiso de lectura de Finanzas. Para exportar necesitas además el permiso de edición de Finanzas: la exportación deja constancia en cada factura de que estuvo en el lote, y es precisamente esa marca la que evita después el asiento duplicado. Si falta el permiso, la exportación se interrumpe con un aviso en lugar de generar un archivo sin esa marca. Los valores predeterminados los guarda quien tenga permiso para crear o editar Finanzas. La exportación a BMD está disponible a partir del plan Growth.