Eksport BMD: faktury jako paczka księgowań dla księgowości
Pobierz faktury sprzedaży jako paczkę księgowań CSV dla BMD NTCS: uzupełnij konta w artykułach i kontaktach, ustaw wartości domyślne, sprawdź podgląd i przekaż plik księgowości.
Jeśli Twoja księgowość pracuje z BMD NTCS, nie musisz przepisywać faktur: Univents tworzy z Twoich faktur sprzedaży plik CSV, który księgowość wczytuje do BMD jako paczkę księgowań.
Plik powstaje u Ciebie po kliknięciu i jest pobierany — nie ma bezpośredniego połączenia z BMD, plik przekazujesz dalej samodzielnie (np. e-mailem lub przez folder w chmurze).
Gdzie znajdziesz eksport
Otwórz w menu głównym Integracje i wybierz u góry kartę BMD.
Strona ma dwa obszary: u góry Eksport (wybór okresu, podgląd, pobieranie), pod nim Ustawienia (wartości domyślne).
Skąd pochodzą wartości w pliku
Każdy wiersz pliku to księgowanie. Dwa najważniejsze pola Univents pobiera z Twoich danych podstawowych:
| Pole w BMD | Skąd pochodzi |
|---|---|
| Konto przeciwstawne (GKTO) — konto przychodów | Z rekordu Artykuł. Jeśli nic tam nie wpisano, obowiązuje konto z rekordu Kategoria. Jeśli i ono jest puste, obowiązuje Twoja wartość domyślna dla danej stawki VAT (zobacz ustawienia). |
| Konto (KONTO) — konto klienta | Z rekordu Kontakt (pole „Numer dłużnika”). |
| Miejsce powstawania kosztów (KOST) | Z rekordu Artykuł. Jeśli nic tam nie wpisano, obowiązuje Twoje domyślne miejsce powstawania kosztów. |
| Kwota / Podatek / Stawka podatku | Z pozycji faktury. |
| Numer dokumentu i data | Z faktury. |
Konto przychodów przypisane bezpośrednio do pozycji dokumentu — Univents ustawia je automatycznie np. przy zaliczkach — zawsze ma pierwszeństwo przed artykułem i kategorią.
Uzupełnianie kont
- Konto przychodów w artykule: menu Inwentarz → otwórz artykuł → pole Konto przychodów.
- Konto przychodów w kategorii: menu Inwentarz → Kategorie → edytuj kategorię.
- Konto klienta w kontakcie: menu Kontakty → otwórz kontakt → pole Numer dłużnika.
Zapytaj księgowość o numery kont — zależą od planu kont Twojej firmy.
Ustawienia: wpisz wartości domyślne
W dolnej części strony BMD wpisujesz:
- Domyślne konta przychodów według stawki VAT (20 %, 13 %, 10 % dla Austrii; 19 %, 7 % dla Niemiec; 0 % dla transakcji zwolnionych z podatku). Obowiązują tylko wtedy, gdy ani artykuł, ani kategoria nie mają konta.
- Domyślne miejsce powstawania kosztów dla artykułów bez własnego miejsca powstawania kosztów.
- Zbiorcze konto klienta (opcjonalnie). Zalecamy pozostawić to pole puste: faktury bez konta klienta zostaną wtedy przed eksportem wymienione z nazwy, zamiast po cichu trafić na konto zbiorcze. Jeśli wpiszesz tu konto, takie faktury trafią właśnie na nie.
Kliknij następnie Zapisz ustawienia.
Eksport paczki księgowań
- Wybierz Okres (domyślnie: ostatni pełny miesiąc). Decyduje data faktury.
- Kliknij Sprawdź podgląd. Zobaczysz, ile faktur i ile wierszy księgowań powstanie — a pod spodem listę faktur, w których jeszcze czegoś brakuje:
- Brak konta klienta w kontakcie → faktura otrzymuje status Pominięto. Uzupełnij numer dłużnika w kontakcie i sprawdź podgląd ponownie.
- Pozycja bez konta przeciwstawnego → faktura otrzymuje status Pominięto. Księgowania bez konta przeciwstawnego nie da się sensownie dopracować w BMD. Uzupełnij konto przychodów w artykule lub jego kategorii — albo wpisz wartość domyślną dla danej stawki VAT.
- Faktura z odwrotnym obciążeniem → status Pominięto. Dla odwrotnego obciążenia kod podatkowy BMD nie jest jeszcze ustalony; takie faktury Twoja księgowość na razie księguje ręcznie.
- Kliknij Pobierz CSV BMD. Plik nazywa się
BMD_Export_<von>-<bis>.csvi trafia do Twojego folderu pobranych plików. - Przekaż plik księgowości. Zaimportuje go do BMD NTCS jako paczkę księgowań.
Co jest eksportowane, a co nie
- Eksportowane są Faktury, które są wystawione, wysłane, opłacone, przeterminowane lub stornowane, oraz Noty kredytowe, które są wystawione, wysłane lub rozliczone.
- Stornowana faktura i jej nota kredytowa trafiają do paczki obie: faktura została wystawiona klientowi i musi zostać zaksięgowana, a nota kredytowa ją wyrównuje. Nota kredytowa występuje w paczce z kwotą ujemną, ponieważ format BMD nie zna osobnego oznaczenia debet-kredyt.
- Wersje robocze nigdy nie są uwzględniane.
- Oferty i dowody dostawy nie są częścią paczki księgowań.
Brak podwójnego księgowania
Univents zapamiętuje, które faktury były już w eksporcie BMD. Przy następnym eksporcie są automatycznie pomijane — także wtedy, gdy okresy się nakładają.
Jeśli potrzebujesz faktury po raz drugi (np. po korekcie), zaznacz pole „Ponowny eksport: uwzględnij już wyeksportowane faktury”. Ustal to wcześniej z księgowością, w przeciwnym razie powstaną podwójne księgowania.
Eksport BMD jest liczony oddzielnie od eksportu DATEV: jeśli korzystasz z obu, każdy cel otrzymuje wszystkie faktury.
Często zadawane pytania
Dlaczego w pliku brakuje faktury? Albo jest jeszcze wersją roboczą, albo leży poza wybranym okresem, albo została już wyeksportowana, albo w jej kontakcie brakuje numeru dłużnika. Podgląd wyraźnie wskazuje ostatni przypadek.
Plik dziwnie otwiera się w Excelu. Plik jest przeznaczony do importu do BMD, a nie do przeglądania w Excelu. Jako separator używa średnika, a jako znaku dziesiętnego przecinka. Aby sprawdzić go w Excelu, użyj kreatora importu z separatorem „średnik”.
Czy Univents może księgować bezpośrednio w BMD? Nie. BMD nie udostępnia do tego otwartego interfejsu. Świadomie wybraną drogą jest plik, który importuje Twoja księgowość.
Kto może eksportować? Do wyświetlenia strony i podglądu wystarcza uprawnienie do odczytu finansów. Do eksportowania potrzebujesz dodatkowo uprawnienia do edycji finansów — eksport zaznacza przy każdej fakturze, że znalazła się w paczce, i właśnie ta adnotacja zapobiega później podwójnemu księgowaniu. Jeśli brakuje uprawnienia, eksport przerywa się z komunikatem, zamiast wygenerować plik bez adnotacji. Wartości domyślne zapisuje osoba, która może tworzyć lub edytować finanse. Eksport BMD jest dostępny od planu Growth.