Exportação BMD: faturas como lote de lançamentos para a contabilidade

Se a contabilidade trabalha com BMD NTCS, não é necessário digitar faturas: o Univents gera, a partir das faturas emitidas, um ficheiro CSV que a contabilidade importa para o BMD como lote de lançamentos.

O ficheiro é criado com um clique e descarregado — não existe ligação direta ao BMD, pelo que o ficheiro tem de ser entregue (por exemplo, por e-mail ou numa pasta na cloud).

Onde encontrar a exportação

No menu principal, abrir Integrações e escolher, no topo, o separador BMD.

A página tem duas áreas: em cima, a Exportação (escolher o período, pré-visualização, descarga) e, por baixo, as Definições (valores predefinidos).

De onde vêm os valores do ficheiro

Cada linha do ficheiro é um lançamento. Os dois campos mais importantes são obtidos pelo Univents a partir dos dados de base:

Uma conta de receitas definida diretamente numa linha do documento — o Univents fá-lo automaticamente, por exemplo, nos adiantamentos — tem sempre prioridade sobre o artigo e a categoria.

Manter as contas

• Conta de receitas no artigo: menu Inventário → abrir o artigo → campo Conta de receitas.
• Conta de receitas na categoria: menu Inventário → Categorias → editar a categoria.
• Conta de cliente no contacto: menu Contactos → abrir o contacto → campo Número de devedor.

Os números das contas devem ser pedidos à contabilidade — dependem do plano de contas da empresa.

Definições: guardar valores predefinidos

Na área inferior da página do BMD, preenchem-se:

• Contas de receitas predefinidas por taxa de IVA (20 %, 13 %, 10 % para a Áustria; 19 %, 7 % para a Alemanha; 0 % para isento). Só se aplicam quando nem o artigo nem a categoria têm conta.
• Centro de custo predefinido para artigos sem centro de custo próprio.
• Conta de cliente coletiva (opcional). Recomenda-se deixar o campo vazio: as faturas sem conta de cliente são então listadas por nome antes da exportação, em vez de serem lançadas silenciosamente numa conta coletiva. Se for indicada aqui uma conta, essas faturas ficam registadas nela.

Depois, clicar em Guardar definições.

Exportar o lote de lançamentos

1. Escolher o Período (predefinição: o último mês completo). Conta a data da fatura.
2. Clicar em Verificar pré-visualização. É apresentado o número de faturas e de linhas de lançamento que serão geradas — e, por baixo, uma lista das faturas em que ainda falta alguma coisa:
   • Sem conta de cliente no contacto → esta fatura fica com o estado Ignorado. Preencher o número de devedor no contacto e verificar de novo a pré-visualização.
   • Linha sem contrapartida → a fatura fica com o estado Ignorado. Um lançamento sem contrapartida não pode ser tratado de forma útil no BMD. Preencher a conta de receitas no artigo ou na respetiva categoria — ou definir um valor predefinido para a taxa de IVA.
   • Fatura com autoliquidação → fica com o estado Ignorado. Para a autoliquidação, o código de imposto do BMD ainda não está definido; por agora, a contabilidade lança essas faturas manualmente.
3. Clicar em Descarregar CSV BMD. O ficheiro chama-se BMD_Export_<von>-<bis>.csv e fica na pasta de descargas.
4. Entregar o ficheiro à contabilidade, que o importa para o BMD NTCS como lote de lançamentos.

O que é exportado — e o que não é

• São exportadas as Faturas emitidas, enviadas, pagas, em atraso ou anuladas, bem como as Notas de crédito emitidas, enviadas ou compensadas.
• Uma fatura anulada e a respetiva nota de crédito seguem ambas: a fatura foi apresentada ao cliente e tem de ser lançada, e a nota de crédito compensa-a. A nota de crédito consta do lote com valor negativo, porque o formato BMD não prevê um indicador próprio de débito/crédito.
• Os rascunhos nunca são incluídos.
• Os orçamentos e as guias de remessa não fazem parte do lote de lançamentos.

Sem lançamentos em duplicado

O Univents regista quais as faturas que já constaram de uma exportação BMD. Na exportação seguinte ficam automaticamente de fora — mesmo que os períodos se sobreponham.

Se for necessária uma fatura pela segunda vez (por exemplo, após uma correção), assinalar a opção «Reexportação: incluir faturas já exportadas». Convém combinar isto previamente com a contabilidade; caso contrário, surgem lançamentos duplicados.

A exportação BMD é contabilizada em separado da exportação DATEV: quem utilizar ambas obtém todas as faturas em cada um dos destinos.

Perguntas frequentes

Porque é que falta uma fatura no ficheiro? Ou ainda é um rascunho, ou está fora do período, ou já foi exportada, ou falta o número de devedor no respetivo contacto. A pré-visualização indica expressamente este último caso.

O ficheiro abre de forma estranha no Excel. O ficheiro destina-se à importação no BMD, não à visualização no Excel. Usa o ponto e vírgula como separador e a vírgula como separador decimal. Para o verificar no Excel, utilizar o assistente de importação com o separador «ponto e vírgula».

O Univents pode lançar diretamente no BMD? Não. O BMD não disponibiliza uma interface aberta para isso. O caminho é, de propósito, o ficheiro que a contabilidade importa.

Quem pode exportar? Para ver a página e a pré-visualização basta a permissão de leitura em Finanças. Para exportar é necessária, além disso, a permissão de edição em Finanças — a exportação regista em cada fatura que esta constou do lote, e é precisamente esse registo que evita mais tarde o lançamento em duplicado. Sem a permissão, a exportação é interrompida com um aviso, em vez de gerar um ficheiro sem esse registo. Os valores predefinidos são guardados por quem pode criar ou editar Finanças. A exportação BMD está disponível a partir do plano Growth.