Esportazione BMD: le fatture come lotto di registrazioni per la contabilità

Se la tua contabilità lavora con BMD NTCS, non devi ribattere le fatture: Univents genera dalle tue fatture emesse un file CSV che la tua contabilità importa in BMD come lotto di registrazioni.

Il file viene creato da te con un clic e scaricato — non esiste una connessione diretta con BMD, quindi il file lo inoltri tu stesso (ad es. via e-mail o in una cartella cloud).

Dove trovi l’esportazione

Apri Integrazioni nel menu principale e seleziona in alto la scheda BMD.

La pagina ha due aree: in alto l’Esportazione (scegli il periodo, anteprima, download), sotto le Impostazioni (valori predefiniti).

Da dove provengono i valori nel file

Ogni riga del file è una registrazione. I due campi più importanti Univents li prende dai tuoi dati anagrafici:

Un conto di ricavo impostato direttamente su una riga del documento — Univents lo imposta automaticamente, ad esempio, per gli acconti — ha sempre la precedenza su articolo e categoria.

Gestire i conti

• Conto di ricavo sull’articolo: menu Inventario → apri l’articolo → campo Conto di ricavo.
• Conto di ricavo sulla categoria: menu Inventario → Categorie → modifica la categoria.
• Conto cliente sul contatto: menu Contatti → apri il contatto → campo Numero debitore.

Chiedi i numeri di conto alla tua contabilità: dipendono dal piano dei conti della tua azienda.

Impostazioni: imposta i valori predefiniti

Nell’area inferiore della pagina BMD inserisci:

• Conti di ricavo predefiniti per aliquota IVA (20 %, 13 %, 10 % per l’Austria; 19 %, 7 % per la Germania; 0 % per operazioni esenti). Valgono solo se né l’articolo né la categoria hanno un conto.
• Centro di costo predefinito per gli articoli senza un centro di costo proprio.
• Conto cliente collettivo (facoltativo). Ti consigliamo di lasciare il campo vuoto: le fatture senza conto cliente vengono così elencate per nome prima dell’esportazione, invece di essere registrate in silenzio su un conto collettivo. Se inserisci qui un conto, queste fatture finiscono su quel conto.

Poi clicca su Salva impostazioni.

Esportare il lotto di registrazioni

1. Scegli il Periodo (predefinito: l’ultimo mese intero). Fa fede la data della fattura.
2. Clicca su Controlla anteprima. Vedi quante fatture e quante righe di registrazione verranno generate — e sotto un elenco delle fatture per cui manca ancora qualcosa:
   • Nessun conto cliente sul contatto → questa fattura viene segnata come Saltato. Inserisci il numero debitore sul contatto e controlla di nuovo l’anteprima.
   • Riga senza controconto → la fattura viene segnata come Saltato. Una registrazione senza controconto non si può rielaborare in modo sensato in BMD. Inserisci il conto di ricavo sull’articolo o sulla sua categoria — oppure imposta un valore predefinito per l’aliquota IVA.
   • Fattura in reverse charge → viene segnata come Saltato. Per il reverse charge il codice IVA BMD non è ancora definito; per ora la tua contabilità registra queste fatture a mano.
3. Clicca su Scarica CSV BMD. Il file si chiama BMD_Export_<von>-<bis>.csv e finisce nella tua cartella dei download.
4. Consegna il file alla tua contabilità. La contabilità lo importa in BMD NTCS come lotto di registrazioni.

Cosa viene esportato — e cosa no

• Vengono esportate le Fatture emesse, inviate, pagate, scadute o stornate, nonché le Note di credito emesse, inviate o compensate.
• Una fattura stornata e la sua nota di credito vengono esportate entrambe: la fattura è stata emessa al cliente e va registrata, la nota di credito la compensa. La nota di credito compare nel lotto con importo negativo, perché il formato BMD non prevede un indicatore dare/avere a sé stante.
• Le bozze non sono mai incluse.
• Preventivi e documenti di trasporto (DDT) non fanno parte del lotto di registrazioni.

Nessuna doppia registrazione

Univents tiene traccia di quali fatture sono già state incluse in un’esportazione BMD. Alla prossima esportazione restano automaticamente escluse — anche se i periodi si sovrappongono.

Se ti serve una fattura una seconda volta (ad esempio dopo una correzione), spunta la casella «Riesportazione: includi le fatture già esportate». Concordalo prima con la tua contabilità, altrimenti si creano registrazioni doppie.

L’esportazione BMD viene conteggiata separatamente da quella DATEV: se usi entrambe, ogni destinazione riceve tutte le fatture.

Domande frequenti

Perché manca una fattura nel file? O è ancora una bozza, o è fuori dal periodo, o è già stata esportata, oppure al suo contatto manca il numero debitore. L’anteprima segnala esplicitamente quest’ultimo caso.

Il file si apre in modo strano in Excel. Il file è pensato per l’importazione in BMD, non per essere visualizzato in Excel. Usa il punto e virgola come separatore e la virgola come separatore decimale. Per controllarlo in Excel, usa la procedura guidata di importazione con separatore «punto e virgola».

Univents può registrare direttamente in BMD? No. BMD non offre un’interfaccia aperta a questo scopo. La strada è volutamente il file che la tua contabilità importa.

Chi può esportare? Per vedere la pagina e l’anteprima basta l’autorizzazione di lettura per Finanze. Per esportare serve in più l’autorizzazione di modifica per Finanze — l’esportazione annota su ogni fattura che è stata inclusa nel lotto, ed è proprio questa annotazione che in seguito impedisce la doppia registrazione. Se manca l’autorizzazione, l’esportazione si interrompe con un avviso, invece di generare un file senza annotazione. I valori predefiniti li salva chi può creare o modificare in Finanze. L’esportazione BMD è disponibile dal piano Growth.