BMD-export: facturen als boekingsbatch naar de boekhouding

Werkt je boekhouding met BMD NTCS? Dan hoef je facturen niet over te typen: Univents maakt van je verkoopfacturen een CSV-bestand dat je boekhouding als boekingsbatch in BMD inleest.

Het bestand maak je zelf met één klik en wordt gedownload. Er is geen directe koppeling met BMD, dus je geeft het bestand zelf door (bijvoorbeeld per e-mail of via een gedeelde cloudmap).

Waar je de export vindt

Open in het hoofdmenu Integraties en kies bovenaan het tabblad BMD.

De pagina heeft twee delen: bovenaan de export (periode kiezen, voorbeeld, download) en daaronder de Instellingen (standaardwaarden).

Waar de waarden in het bestand vandaan komen

Elke regel in het bestand is een boeking. De twee belangrijkste velden haalt Univents uit je stamgegevens:

Een omzetrekening direct op een documentregel — die zet Univents bijvoorbeeld bij vooruitbetalingen automatisch — heeft altijd voorrang op artikel en categorie.

Rekeningen bijhouden

• Omzetrekening bij het artikel: menu Inventaris → artikel openen → veld Omzetrekening.
• Omzetrekening bij de categorie: menu Inventaris → Categorieën → categorie bewerken.
• Klantrekening bij het contact: menu Contacten → contact openen → veld Debiteurennummer.

Vraag de rekeningnummers op bij je boekhouding — ze hangen af van het rekeningschema van je bedrijf.

Instellingen: standaardwaarden instellen

In het onderste deel van de BMD-pagina vul je in:

• Standaard omzetrekeningen per btw-tarief (20 %, 13 %, 10 % voor Oostenrijk; 19 %, 7 % voor Duitsland; 0 % voor btw-vrij). Ze gelden alleen als noch het artikel noch de categorie een rekening heeft.
• Standaardkostenplaats voor artikelen zonder eigen kostenplaats.
• Verzamelklantrekening (optioneel). We raden aan het veld leeg te laten: facturen zonder klantrekening worden dan vóór de export met naam opgesomd, in plaats van ongemerkt op een verzamelrekening te worden geboekt. Vul je hier wel een rekening in, dan komen zulke facturen daarop terecht.

Klik daarna op Instellingen opslaan.

Boekingsbatch exporteren

1. Kies de Periode (standaard: de laatste volledige maand). Bepalend is de factuurdatum.
2. Klik op Voorbeeld controleren. Je ziet hoeveel facturen en hoeveel boekingsregels er ontstaan — en daaronder een lijst met facturen waarbij nog iets ontbreekt:
   • Geen klantrekening bij het contact → deze factuur wordt Overgeslagen. Vul het debiteurennummer bij het contact aan en controleer het voorbeeld opnieuw.
   • Regel zonder tegenrekening → de factuur wordt Overgeslagen. Een boeking zonder tegenrekening is in BMD niet zinvol na te bewerken. Vul de omzetrekening aan bij het artikel of bij de categorie — of stel een standaardwaarde in voor het btw-tarief.
   • Factuur met btw verlegd (reverse charge) → wordt Overgeslagen. Voor reverse charge staat de BMD-belastingcode nog niet vast; zulke facturen boekt je boekhouding voorlopig met de hand.
3. Klik op BMD-CSV downloaden. Het bestand heet BMD_Export_<von>-<bis>.csv en komt in je downloadmap terecht.
4. Geef het bestand door aan je boekhouding. Zij importeert het in BMD NTCS als boekingsbatch.

Wat er wel en niet wordt geëxporteerd

• Geëxporteerd worden Facturen die zijn uitgegeven, verstuurd, betaald, achterstallig of geannuleerd, plus Creditnota's die zijn uitgegeven, verstuurd of verrekend.
• Een geannuleerde factuur en de bijbehorende creditnota gaan allebei mee: de factuur is naar de klant gestuurd en moet worden geboekt, de creditnota vereffent haar. De creditnota staat met een negatief bedrag in de batch, omdat het BMD-formaat geen eigen debet/credit-indicator kent.
• Concepten zijn er nooit bij.
• Offertes en pakbonnen maken geen deel uit van de boekingsbatch.

Geen dubbele boekingen

Univents onthoudt welke facturen al in een BMD-export zaten. Bij de volgende export blijven ze automatisch buiten beschouwing — ook als de periodes elkaar overlappen.

Heb je een factuur een tweede keer nodig (bijvoorbeeld na een correctie), zet dan een vinkje bij „Opnieuw exporteren: al geëxporteerde facturen meenemen”. Overleg dit eerst met je boekhouding, anders ontstaan er dubbele boekingen.

De BMD-export telt los van de DATEV-export: gebruik je beide, dan krijgt elke bestemming alle facturen.

Veelgestelde vragen

Waarom ontbreekt een factuur in het bestand? Of het is nog een concept, of de factuur valt buiten de periode, of ze is al geëxporteerd, of het contact heeft geen debiteurennummer. Het voorbeeld noemt dat laatste geval uitdrukkelijk.

Het bestand ziet er raar uit in Excel. Het bestand is bedoeld voor de import in BMD, niet om te bekijken in Excel. Het gebruikt een puntkomma als scheidingsteken en een komma als decimaalteken. Gebruik om het in Excel te controleren de importwizard met „puntkomma” als scheidingsteken.

Kan Univents rechtstreeks in BMD boeken? Nee. BMD biedt hier geen open koppeling voor. De route is bewust het bestand dat je boekhouding importeert.

Wie mag exporteren? Voor het bekijken van de pagina en het voorbeeld volstaat leesrecht op Financiën. Om te exporteren heb je daarnaast bewerkrecht op Financiën nodig — de export markeert bij elke factuur dat ze in de batch zat, en precies die markering voorkomt later een dubbele boeking. Ontbreekt het recht, dan stopt de export met een melding in plaats van een bestand zonder markering te maken. De standaardwaarden slaat op wie Financiën mag aanmaken of bewerken. De BMD-export is beschikbaar vanaf het Growth-abonnement.