Export BMD : les factures en lot d’écritures pour la comptabilité

Si votre comptabilité travaille avec BMD NTCS, vous n’avez pas à ressaisir vos factures : Univents génère à partir de vos factures clients un fichier CSV que votre comptabilité importe dans BMD sous forme de lot d’écritures.

Le fichier est créé d’un clic chez vous et téléchargé. Il n’existe aucune connexion directe avec BMD : c’est à vous de transmettre le fichier (par exemple par e-mail ou via un dossier cloud).

Où trouver l’export

Dans le menu principal, ouvrez Intégrations, puis sélectionnez en haut l’onglet BMD.

La page comporte deux zones : en haut l’export (choix de la période, aperçu, téléchargement), en dessous les Paramètres (valeurs par défaut).

D’où viennent les valeurs du fichier

Chaque ligne du fichier est une écriture. Univents récupère les deux champs les plus importants dans vos données de base :

Un compte de produits défini directement sur une ligne de document — Univents le fait automatiquement, par exemple pour les acomptes — est toujours prioritaire sur l’article et la catégorie.

Renseigner les comptes

• Compte de produits sur l’article : menu Inventaire → ouvrez l’article → champ Compte de produits.
• Compte de produits sur la catégorie : menu Inventaire → Catégories → modifiez la catégorie.
• Compte client sur le contact : menu Contacts → ouvrez le contact → champ Numéro de débiteur.

Demandez les numéros de compte à votre comptabilité : ils dépendent du plan comptable de votre entreprise.

Paramètres : définir les valeurs par défaut

Dans la partie basse de la page BMD, vous renseignez :

• Comptes de produits par défaut par taux de TVA (20 %, 13 %, 10 % pour l’Autriche ; 19 %, 7 % pour l’Allemagne ; 0 % pour les opérations exonérées). Ils ne s’appliquent que si ni l’article ni la catégorie n’ont de compte.
• Centre de coûts par défaut pour les articles sans centre de coûts propre.
• Compte client collectif (facultatif). Nous recommandons de laisser ce champ vide : les factures sans compte client sont alors listées nommément avant l’export, au lieu d’être comptabilisées silencieusement sur un compte collectif. Si vous saisissez ici un compte, ces factures y seront rattachées.

Cliquez ensuite sur Enregistrer les paramètres.

Exporter un lot d’écritures

1. Choisissez la Période (par défaut : le dernier mois complet). La date de facture fait foi.
2. Cliquez sur Vérifier l'aperçu. Vous voyez combien de factures et combien de lignes d’écriture seront générées, ainsi qu’en dessous la liste des factures pour lesquelles il manque encore quelque chose :
   • Aucun compte client sur le contact → cette facture est marquée Ignoré. Ajoutez le numéro de débiteur sur le contact, puis vérifiez à nouveau l’aperçu.
   • Ligne sans compte de contrepartie → la facture est marquée Ignoré. Une écriture sans compte de contrepartie ne peut pas être reprise correctement dans BMD. Renseignez le compte de produits sur l’article ou sur sa catégorie, ou définissez une valeur par défaut pour le taux de TVA.
   • Facture en autoliquidation → marquée Ignoré. Le code de taxe BMD pour l’autoliquidation n’est pas encore arrêté ; votre comptabilité comptabilise donc ces factures à la main pour le moment.
3. Cliquez sur Télécharger le CSV BMD. Le fichier s’appelle BMD_Export_<von>-<bis>.csv et est enregistré dans votre dossier de téléchargements.
4. Transmettez le fichier à votre comptabilité. Elle l’importe dans BMD NTCS en tant que lot d’écritures.

Ce qui est exporté — et ce qui ne l’est pas

• Sont exportées les Factures émises, envoyées, payées, en retard ou annulées, ainsi que les Avoirs émis, envoyés ou soldés.
• Une facture annulée et son avoir sont tous deux exportés : la facture a été adressée au client et doit être comptabilisée, l’avoir la compense. L’avoir figure dans le lot avec un montant négatif, car le format BMD ne connaît pas d’indicateur débit/crédit distinct.
• Les brouillons ne sont jamais inclus.
• Les devis et bons de livraison ne font pas partie du lot d’écritures.

Pas de double comptabilisation

Univents mémorise quelles factures ont déjà fait l’objet d’un export BMD. Lors de l’export suivant, elles sont automatiquement exclues, même si les périodes se chevauchent.

Si vous avez besoin d’une facture une seconde fois (par exemple après une correction), cochez la case « Réexport : inclure les factures déjà exportées ». Convenez-en au préalable avec votre comptabilité, sinon vous créerez des doubles écritures.

L’export BMD est comptabilisé séparément de l’export DATEV : si vous utilisez les deux, chaque destination reçoit toutes les factures.

Questions fréquentes

Pourquoi une facture est-elle absente du fichier ? Soit elle est encore à l’état de brouillon, soit elle se situe en dehors de la période, soit elle a déjà été exportée, soit son contact n’a pas de numéro de débiteur. L’aperçu mentionne explicitement ce dernier cas.

Le fichier s’affiche bizarrement dans Excel. Le fichier est conçu pour l’import dans BMD, pas pour être consulté dans Excel. Il utilise le point-virgule comme séparateur et la virgule comme séparateur décimal. Pour le vérifier dans Excel, utilisez l’assistant d’importation avec le séparateur « point-virgule ».

Univents peut-il comptabiliser directement dans BMD ? Non. BMD ne propose pas d’interface ouverte pour cela. Le choix du fichier importé par votre comptabilité est délibéré.

Qui a le droit d’exporter ? Pour consulter la page et l’aperçu, l’autorisation de lecture sur les finances suffit. Pour exporter, il faut en plus l’autorisation de modification sur les finances : l’export note sur chaque facture qu’elle a figuré dans un lot, et c’est précisément cette mention qui évite ensuite la double comptabilisation. Sans cette autorisation, l’export s’interrompt avec un message plutôt que de produire un fichier sans cette mention. Les valeurs par défaut peuvent être enregistrées par toute personne autorisée à créer ou modifier les finances. L’export BMD est disponible à partir de la formule Growth.