Exporter les documents sous forme d’archive (liste Excel, PDF, factures électroniques)
Après la lecture de cet article, vous saurez comment télécharger les documents d’une période dans un seul ZIP — avec la liste Excel, tous les PDF et les factures électroniques — et ce que signifient les deux dernières colonnes de la liste.
Pour l’expert-comptable, la clôture annuelle, un contrôle fiscal ou une migration vers un autre logiciel, vous avez parfois besoin de vos documents non pas un par un, mais tous à la fois. C’est précisément le rôle du bouton Exporter les documents sous Documents financiers.
Ce que contient l’archive
L’export télécharge un fichier ZIP. Vous y trouverez :
belege.xlsx— une ligne par document avec le numéro de document, le type de document, le statut, le client, l’événement, les dates de prestation et d’émission, l’échéance, la date de paiement ainsi que le HT, la TVA et le TTC. Les montants sont de vrais nombres, vous pouvez donc calculer directement avec dans Excel.pdf/— les documents générés au format PDF.xrechnung/— les factures électroniques (XML XRechnung) de vos factures. Si le fichier d’une ancienne facture n’existe pas encore, il est généré lors de l’export.
Comment exporter
- Ouvrez Documents financiers à gauche.
- Réglez la liste selon vos besoins : Type de document (par exemple uniquement les factures), Statut (par exemple uniquement les documents payés), Période et, si nécessaire, la recherche.
- Cliquez en haut à droite sur Exporter les documents.
- Le téléchargement démarre. Avec de nombreux documents, cela prend un moment — l’archive est générée pendant le téléchargement.
Important : l’export contient toujours exactement ce que le filtre affiche, et ce sur Toutes les pages, pas seulement les 50 documents que vous voyez à l’écran.
Les deux dernières colonnes : « PDF dans l'archive » et « Facture électronique dans l'archive »
Pour que vous puissiez vous fier à l’archive, la liste indique pour chaque document si le fichier est réellement inclus :
| Entrée | Signification |
|---|---|
| Oui | Le fichier se trouve dans l’archive. |
| non — pas encore généré | Ce document n’a pas encore de PDF. Ouvrez le document et faites générer le PDF : il sera inclus lors du prochain export. |
| non — fichier illisible | Le PDF n’a pas pu être chargé. Ouvrez le document et générez à nouveau le PDF. |
| non — limite de taille de l'archive atteinte | L’archive a atteint sa limite de taille ; les PDF restants manquent. Exportez la période par tranches plus petites. |
| non — uniquement pour les factures | Les factures électroniques n’existent que pour les factures — les devis, les bons de livraison et les avoirs n’en ont pas. |
| non — échec de la génération | Des informations nécessaires à la facture électronique manquaient dans la facture. Vous voyez ce qui manque dans le document lui-même (voir Facture électronique (XRechnung)). |
Lorsque le filtre contient trop de documents
Une archive contient jusqu’à 300 documents. Si le filtre en contient davantage, le bouton est bloqué et vous indique le nombre de résultats. Réduisez alors la Période — par exemple par trimestre ou par semestre.
C’est voulu : une archive qui ne contiendrait silencieusement que les 300 premiers documents paraîtrait complète. Mieux vaut deux téléchargements sur lesquels vous pouvez compter.
Ce que l’export ne fait pas
- Il ne modifie rien à vos documents : aucun statut ne change, rien n’est marqué comme exporté. Vous pouvez extraire la même période autant de fois que vous le souhaitez.
- Il ne génère pas de PDF. Les documents sans PDF restent sans PDF (voir le tableau ci-dessus).
- Ce n’est pas un lot d’écritures comptables. Si votre cabinet d’expertise comptable a besoin d’écritures comptables plutôt que de documents, l’export DATEV (Intégrations → DATEV) ou l’export BMD est la bonne voie — les deux se complètent.
Qui peut exporter
Toute personne autorisée à consulter les documents financiers. L’archive contient exactement les documents que la personne voit aussi dans la liste — pas davantage.