Esportare i documenti come pacchetto (elenco Excel, PDF, fatture elettroniche)
Dopo aver letto questo articolo saprai come scaricare i documenti di un periodo in un unico ZIP, con elenco Excel, tutti i PDF e le fatture elettroniche, e cosa significano le ultime due colonne dell’elenco.
Per il commercialista, la chiusura d’esercizio, una verifica fiscale o il passaggio a un altro programma, a volte ti servono i documenti non uno alla volta, ma tutti insieme. Per questo in Documenti finanziari trovi il pulsante Esporta documenti.
Cosa contiene il pacchetto
L’esportazione scarica un file ZIP. All’interno trovi:
belege.xlsx: una riga per ogni documento con numero del documento, tipo di documento, stato, cliente, evento, data della prestazione e di emissione, scadenza, data di pagamento, nonché netto, IVA e lordo. Gli importi sono numeri veri e propri, quindi puoi calcolarci direttamente in Excel.pdf/: i documenti generati in formato PDF.xrechnung/: le fatture elettroniche (XML XRechnung) delle tue fatture. Se manca il file di una fattura meno recente, viene generato durante l’esportazione.
Come esportare
- Apri Documenti finanziari nel menu a sinistra.
- Imposta l’elenco come ti serve: Tipo di documento (per esempio solo fatture), Stato (per esempio solo quelle pagate), Periodo e, se necessario, la ricerca.
- Clicca in alto a destra su Esporta documenti.
- Il download parte. Con molti documenti ci vuole un attimo: il pacchetto viene creato mentre scarichi.
Importante: viene esportato sempre esattamente ciò che mostra il filtro, e lo fa su Tutte le pagine, non solo sui 50 documenti che vedi in quel momento.
Le ultime due colonne: «PDF nel pacchetto» e «Fattura elettronica nel pacchetto»
Per permetterti di fidarti del pacchetto, l’elenco registra per ogni documento se il file è davvero incluso:
| Voce | Significato |
|---|---|
| Sì | Il file è nel pacchetto. |
| no — non ancora generato | Per questo documento non esiste ancora un PDF. Apri il documento e fai generare il PDF: sarà incluso nella prossima esportazione. |
| no — file non leggibile | Non è stato possibile caricare il PDF. Apri il documento e genera di nuovo il PDF. |
| no — limite del pacchetto raggiunto | Il pacchetto ha raggiunto il limite di dimensione; mancano i PDF restanti. Esporta il periodo in intervalli più piccoli. |
| no — solo per le fatture | Le fatture elettroniche esistono solo per le fatture: preventivi, documenti di trasporto e note di credito non ne hanno. |
| no — generazione non riuscita | Per la fattura mancavano dati necessari per la fattura elettronica. Cosa manca lo vedi nel documento stesso (vedi Fattura elettronica (XRechnung)). |
Se nel filtro ci sono troppi documenti
Un pacchetto contiene fino a 300 documenti. Se nel filtro ce ne sono di più, il pulsante è bloccato e ti indica il numero di risultati. In tal caso restringi il Periodo, per esempio per trimestre o per semestre.
È voluto: un pacchetto che contenesse in silenzio solo i primi 300 documenti sembrerebbe completo. Meglio due download di cui ti puoi fidare.
Cosa l’esportazione non fa
- Non modifica nulla nei tuoi documenti: nessuno stato cambia, nulla viene contrassegnato come esportato. Puoi scaricare lo stesso periodo quante volte vuoi.
- Non genera PDF. I documenti senza PDF restano senza PDF (vedi la tabella sopra).
- Non è un lotto di registrazioni contabili. Se il tuo commercialista ha bisogno di scritture contabili anziché di documenti, la strada giusta è l’esportazione DATEV (Integrazioni → DATEV) oppure l’esportazione BMD: le due soluzioni si completano a vicenda.
Chi può esportare
Ogni persona che può vedere i documenti finanziari. Il pacchetto contiene esattamente i documenti che la persona vede anche nell’elenco, non di più.