Belege als Paket exportieren (Excel-Liste, PDFs, E-Rechnungen)
Nach diesem Artikel weißt du, wie du deine Belege eines Zeitraums als ein ZIP herunterlädst — mit Excel-Liste, allen PDFs und den E-Rechnungen — und was die beiden Spalten am Ende der Liste bedeuten.
Für den Steuerberater, den Jahresabschluss, eine Betriebsprüfung oder einen Umzug in ein anderes Programm brauchst du deine Belege manchmal nicht einzeln, sondern alle auf einmal. Genau dafür gibt es unter Finanzdokumente den Knopf Belege exportieren.
Was im Paket liegt
Der Export lädt eine ZIP-Datei herunter. Darin findest du:
belege.xlsx— eine Zeile je Beleg mit Belegnummer, Belegart, Status, Kunde, Veranstaltung, Leistungs- und Ausstellungsdatum, Fälligkeit, Bezahlt-Datum sowie Netto, USt. und Brutto. Die Beträge sind echte Zahlen, du kannst in Excel direkt damit rechnen.pdf/— die gerenderten Belege als PDF.xrechnung/— die E-Rechnungen (XRechnung-XML) deiner Rechnungen. Fehlt die Datei zu einer älteren Rechnung noch, wird sie beim Export erzeugt.
So exportierst du
- Öffne links Finanzdokumente.
- Stelle die Liste so ein, wie du sie brauchst: Belegart (zum Beispiel nur Rechnungen), Status (zum Beispiel nur bezahlte), Zeitraum und bei Bedarf die Suche.
- Klicke oben rechts auf Belege exportieren.
- Der Download startet. Bei vielen Belegen dauert es einen Moment — das Paket wird erzeugt, während es lädt.
Wichtig: Exportiert wird immer genau das, was der Filter zeigt — und zwar über alle Seiten, nicht nur die 50 Belege, die du gerade siehst.
Die beiden letzten Spalten: „PDF im Paket" und „E-Rechnung im Paket"
Damit du dich auf das Paket verlassen kannst, hält die Liste zu jedem Beleg fest, ob die Datei wirklich dabei ist:
| Eintrag | Bedeutung |
|---|---|
| ja | Die Datei liegt im Paket. |
| nein — noch nicht erzeugt | Zu diesem Beleg gibt es noch kein PDF. Öffne den Beleg und lass das PDF erzeugen, dann ist es beim nächsten Export dabei. |
| nein — Datei nicht lesbar | Das PDF konnte nicht geladen werden. Öffne den Beleg und erzeuge das PDF neu. |
| nein — Paketgrenze erreicht | Das Paket hat seine Größengrenze erreicht; die restlichen PDFs fehlen. Exportiere den Zeitraum in kleineren Abschnitten. |
| nein — nur für Rechnungen | E-Rechnungen gibt es nur zu Rechnungen — Angebote, Lieferscheine und Gutschriften bekommen keine. |
| nein — Erzeugung fehlgeschlagen | Zur Rechnung fehlten Angaben für die E-Rechnung. Was fehlt, siehst du im Beleg selbst (siehe E-Rechnung (XRechnung)). |
Wenn zu viele Belege im Filter sind
Ein Paket fasst bis zu 300 Belege. Liegen mehr im Filter, ist der Knopf gesperrt und nennt dir die Trefferzahl. Grenze dann den Zeitraum ein — zum Beispiel quartals- oder halbjahresweise.
Das ist Absicht: Ein Paket, das stillschweigend nur die ersten 300 Belege enthielte, sähe vollständig aus. Lieber zwei Downloads, auf die du dich verlassen kannst.
Was der Export nicht tut
- Er ändert nichts an deinen Belegen: kein Status wechselt, nichts wird als exportiert markiert. Du kannst denselben Zeitraum beliebig oft ziehen.
- Er erzeugt keine PDFs. Belege ohne PDF bleiben ohne PDF (siehe Tabelle oben).
- Er ist kein Buchungsstapel. Wenn deine Steuerberatung Buchungssätze statt Belege braucht, sind der DATEV-Export (Integrationen → DATEV) beziehungsweise der BMD-Export der richtige Weg — beides ergänzt sich.
Wer darf exportieren
Jedes Mitglied, das Finanzdokumente sehen darf. Das Paket enthält genau die Belege, die die Person auch in der Liste sieht — nicht mehr.