E-Rechnung (XRechnung) zu Rechnungen und Gutschriften

Zu jeder ausgestellten Rechnung, Gutschrift und Anzahlungs-/Teilrechnung erzeugt Univents automatisch zusätzlich zum gewohnten PDF eine E-Rechnung im XRechnung-Format (eine XML-Datei nach dem europäischen Standard EN 16931). Dieser Artikel zeigt dir, wo du sie findest, wie du sie automatisch an Kundenmails anhängst und was zu tun ist, wenn Univents auf fehlende Angaben hinweist.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei, sondern ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz (XML). Buchhaltungsprogramme können ihn automatisch einlesen, ohne dass jemand Beträge von Hand abtippt. In Deutschland müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können; die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, kommt gestaffelt ab dem 1. Januar 2027 (für Betriebe mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 €) beziehungsweise dem 1. Januar 2028 (für alle B2B-Geschäfte). Univents erzeugt die Datei unabhängig davon schon jetzt zu jedem Beleg — ob und wann du sie an Kunden weitergibst, entscheidest du. Das ist keine Steuerberatung; wende dich bei Fragen zu deiner konkreten Pflicht an deine Steuerberatung.

Für welche Belege gibt es eine E-Rechnung?

• Rechnungen — inklusive Anzahlungs- und Teilrechnungen.
• Gutschriften.
• Angebote und Lieferscheine bekommen keine E-Rechnung — für sie gibt es kein Pendant im XRechnung-Standard.
• Rein schweizerische Inlandsgeschäfte (dein Unternehmen UND der Kunde beide in der Schweiz) bekommen ebenfalls keine XRechnung — dort gilt die QR-Rechnung, kein EN-16931-Format. Sitzt auch nur eine Seite außerhalb der Schweiz — egal in welchem Land —, wird ganz normal eine E-Rechnung erzeugt.

Auch für Rechnungen und Gutschriften, die schon vor dieser Funktion ausgestellt wurden, gibt es eine E-Rechnung: Univents erzeugt sie beim ersten Download nach.

E-Rechnung herunterladen

Im Beleg (Backoffice): Öffne die ausgestellte Rechnung oder Gutschrift im Beleg-Editor. Neben dem PDF-Bereich findest du den Link E-Rechnung als XML herunterladen.

Im Kundenportal: Deine Kunden finden auf der Detailseite der Rechnung oder Gutschrift im Kundenportal (EventHub) neben PDF herunterladen den Button E-Rechnung als XML.

E-Rechnung an Kundenmails anhängen

Standardmäßig hängt Univents die E-Rechnung nicht automatisch an die Kundenmail an — die Datei ist unabhängig davon immer im Beleg und im Kundenportal herunterladen. Möchtest du, dass sie automatisch mitgeschickt wird:

1. Öffne Einstellungen → Finanzdokumente.
2. Aktiviere den Schalter E-Rechnung an Kundenmails anhängen.

Ab dann geht die XML-Datei bei jedem Versand einer Rechnung oder Gutschrift automatisch als zweiter Anhang neben dem PDF mit raus.

Wenn Angaben fehlen: „E-Rechnung unvollständig“

Eine E-Rechnung braucht ein paar Pflichtangaben, die ein normales PDF nicht zwingend braucht — zum Beispiel deine Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer, oder die vollständige Adresse des Kunden. Fehlt eine davon, wird die Rechnung trotzdem ganz normal ausgestellt und versendet — das Ausstellen wird nie blockiert. Im Beleg erscheint stattdessen unter dem Download-Link der Hinweis E-Rechnung unvollständig mit einer Liste der fehlenden Angaben.

Je nachdem, was fehlt, pflegst du die Angabe an einer dieser beiden Stellen nach:

• Eigene Angaben (Umsatzsteuer-ID, Steuernummer, Adresse, IBAN) — unter Einstellungen → Unternehmen.
• Adresse des Kunden — in den Kontakt-Stammdaten des Kunden unter Kontakte.

Nach dem Nachtragen der Angabe aktualisiert sich der Hinweis auf dem betroffenen Beleg nicht rückwirkend automatisch — lade die E-Rechnung erneut herunter, sobald die Angabe ergänzt ist.

Käuferreferenz und Leitweg-ID

Jede E-Rechnung trägt eine Käuferreferenz. Bei Rechnungen an Behörden ist das die Leitweg-ID, die dir die Behörde zugeteilt hat — ohne sie weist das Rechnungsportal der öffentlichen Hand die Rechnung ab. Trage sie im Kontakt unter Käuferreferenz / Leitweg-ID ein.

Bei Firmenkunden kannst du dasselbe Feld für eine Bestell- oder Kundenreferenz nutzen, die der Kunde auf der Rechnung sehen möchte. Lässt du das Feld leer, setzt Univents automatisch die Belegnummer ein — für Rechnungen zwischen Unternehmen ist das zulässig.

Häufige Fragen

Muss ich die E-Rechnung an jede Rechnung anhängen? Nein. Die Datei ist immer erzeugt und herunterladbar, aber sie geht nur dann automatisch mit der Kundenmail raus, wenn du den Schalter unter Einstellungen → Finanzdokumente aktivierst. Ohne aktivierten Schalter bekommen Kunden weiterhin nur das PDF per Mail — die E-Rechnung können sie sich bei Bedarf selbst im Kundenportal herunterladen.

Bekommen auch Angebote und Lieferscheine eine E-Rechnung? Nein, dafür gibt es im XRechnung-Standard kein Pendant. Nur Rechnungen (inklusive Anzahlungs-/Teilrechnungen) und Gutschriften bekommen eine.

Ich bin in der Schweiz — bekomme ich auch eine E-Rechnung? Nur wenn dein Kunde nicht ebenfalls in der Schweiz sitzt. Univents unterdrückt die XRechnung ausschließlich bei rein schweizerischen Inlandsgeschäften — beide Seiten in der Schweiz —, weil dort die QR-Rechnung der übliche Standard ist. Verkaufst du an Kunden außerhalb der Schweiz, egal in welchem Land, bekommst du wie gewohnt eine E-Rechnung.

Was bedeutet der Hinweis „E-Rechnung unvollständig“? Für die E-Rechnung fehlt eine Pflichtangabe, zum Beispiel deine Umsatzsteuer-ID/Steuernummer oder die Adresse des Kunden. Die Liste im Hinweis nennt genau, was fehlt. Das Ausstellen und Versenden der Rechnung ist davon nicht betroffen — nur die E-Rechnung selbst ist unvollständig, bis die Angabe ergänzt ist.

Ich habe eine ältere Rechnung — bekomme ich dafür auch eine E-Rechnung? Ja. Öffne den Beleg und klicke auf den Download-Link — Univents erzeugt die E-Rechnung beim ersten Abruf.

Wo trage ich meine Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer nach? Unter Einstellungen → Unternehmen im Bereich Steuerinformationen. Details dazu findest du unter Unternehmensdaten pflegen.