E-factuur (XRechnung) bij facturen en creditnota’s

Bij elke uitgegeven Factuur, Creditnota en aanbetalings-/deelfactuur maakt Univents automatisch, naast de gebruikelijke PDF, ook een e-factuur in XRechnung-formaat (een XML-bestand volgens de Europese norm EN 16931). Dit artikel laat zien waar je die vindt, hoe je die automatisch aan klantmails bijvoegt en wat je moet doen als Univents wijst op ontbrekende gegevens.

In de video zie je hoe je een factuur uitgeeft, de e-factuur als XML downloadt en klantgegevens zoals het debiteurennummer en de Leitweg-ID invult.

Video afspelen2:30

Hieronder vind je de afzonderlijke stappen ook om na te lezen.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is geen PDF-bestand, maar een gestructureerde, machineleesbare dataset (XML). Boekhoudprogramma’s kunnen die automatisch inlezen, zonder dat iemand bedragen met de hand overtypt. In Duitsland moeten bedrijven sinds 1 januari 2025 e-facturen van andere bedrijven kunnen ontvangen; de verplichting om zelf e-facturen uit te geven wordt gefaseerd ingevoerd vanaf 1 januari 2027 (voor bedrijven met een omzet van meer dan € 800.000 in het voorgaande jaar) respectievelijk 1 januari 2028 (voor alle B2B-transacties). Univents maakt het bestand daar los van nu al bij elk document aan — of en wanneer je het aan klanten doorgeeft, bepaal je zelf. Dit is geen belastingadvies; neem bij vragen over jouw concrete verplichting contact op met je belastingadviseur.

Voor welke documenten is er een e-factuur?

• Facturen — inclusief aanbetalings- en deelfacturen.
• Creditnota’s.
• Offertes en pakbonnen krijgen geen e-factuur — daarvoor bestaat in de XRechnung-standaard geen equivalent.
• Puur Zwitserse binnenlandse transacties (jouw bedrijf EN de klant zijn allebei in Zwitserland gevestigd) krijgen ook geen XRechnung — daar geldt de QR-factuur, geen EN 16931-formaat. Zit ook maar één van beide partijen buiten Zwitserland — in welk land dan ook — dan wordt gewoon een e-factuur gemaakt.

Ook voor facturen en creditnota’s die al vóór deze functie zijn uitgegeven, is er een e-factuur: Univents maakt die bij de eerste download alsnog aan.

E-factuur downloaden

In het document (backoffice): open de uitgegeven factuur of creditnota in de document-editor. Naast het PDF-gedeelte vind je de link E-factuur downloaden als XML.

In het klantenportaal: je klanten vinden op de detailpagina van de factuur of creditnota in het klantenportaal (EventHub) naast PDF downloaden de knop E-factuur als XML.

E-factuur bijvoegen bij klantmails

Standaard voegt Univents de e-factuur niet automatisch bij de klantmail — het bestand kun je hoe dan ook altijd downloaden in het document en in het klantenportaal. Wil je dat het automatisch wordt meegestuurd:

1. Open Instellingen → Financiële documenten.
2. Zet de schakelaar E-factuur bijvoegen bij e-mails aan klanten aan.

Vanaf dat moment gaat het XML-bestand bij elke verzending van een factuur of creditnota automatisch als tweede bijlage naast de PDF mee.

Al in het concept zien wat er ontbreekt

Je hoeft niet te wachten tot na het uitgeven: zolang een factuur of creditnota nog een Concept is, controleert Univents in de document-editor voortdurend of alles voor een geldige e-factuur aanwezig is.

• Ontbreekt er iets, dan zie je de melding Voor de e-factuur ontbreekt nog: met de ontbrekende gegevens in gewone taal, bijvoorbeeld „Postcode van de koper” of „Telefoonnummer van de verkoper”. Erboven staat telkens waar je het gegeven invult: in het contact van de ontvanger, in de instellingen onder Bedrijf (met link, opent in een nieuw tabblad) of op dit document (bijvoorbeeld de betalingstermijn).
• Is alles compleet, dan staat er kort E-factuur compleet.
• Factuurnummer en factuurdatum verschijnen nooit in de lijst — beide kent Univents automatisch toe bij het uitgeven.
• De melding wordt bijgewerkt zodra je een andere ontvanger kiest of het adres van het contact bewerkt. Heb je je bedrijfsgegevens in een ander tabblad aangevuld, dan volstaat het om terug te gaan naar het document.

Ook hier geldt: de melding blokkeert niets. Je kunt de factuur altijd uitgeven en versturen, ook als er nog iets ontbreekt.

Als gegevens ontbreken: „E-factuur onvolledig”

Een e-factuur heeft een aantal verplichte gegevens nodig die een gewone PDF niet per se nodig heeft — bijvoorbeeld je btw-id of belastingnummer, of het volledige adres van de klant. Ontbreekt er een, dan wordt de factuur toch gewoon uitgegeven en verstuurd — het uitgeven wordt nooit geblokkeerd. In het document verschijnt in plaats daarvan onder de downloadlink de melding E-factuur onvolledig met een lijst van de ontbrekende gegevens.

Afhankelijk van wat er ontbreekt, vul je het gegeven aan op een van deze twee plekken:

• Je eigen gegevens (btw-id, belastingnummer, adres, IBAN) — onder Instellingen → Bedrijf.
• Adres van de klant — in de contactgegevens van de klant onder Contacten.

Nadat je het gegeven hebt aangevuld, wordt de melding op het betreffende document niet met terugwerkende kracht automatisch bijgewerkt — download de e-factuur opnieuw zodra het gegeven is aangevuld.

• Telefoonnummer van het bedrijf — de e-factuur vereist dit verplicht (minimaal drie cijfers). Instellingen → Bedrijf.

Koperreferentie en Leitweg-ID

Elke e-factuur bevat een koperreferentie. Bij facturen aan overheidsinstanties is dat de Leitweg-ID die de instantie aan je heeft toegewezen — zonder die ID wijst het factuurportaal van de overheid de factuur af. Vul die in bij het contact onder Koperreferentie / Leitweg-ID.

Bij zakelijke klanten kun je hetzelfde veld gebruiken voor een bestel- of klantreferentie die de klant op de factuur wil zien. Laat je het veld leeg, dan vult Univents automatisch het documentnummer in — voor facturen tussen bedrijven is dat toegestaan.

Veelgestelde vragen

Moet ik de e-factuur bij elke factuur bijvoegen? Nee. Het bestand wordt altijd gemaakt en is altijd te downloaden, maar het gaat alleen automatisch mee met de klantmail als je de schakelaar onder Instellingen → Financiële documenten aanzet. Zonder die schakelaar krijgen klanten per mail nog steeds alleen de PDF — de e-factuur kunnen ze zo nodig zelf downloaden in het klantenportaal.

Krijgen offertes en pakbonnen ook een e-factuur? Nee, daarvoor bestaat in de XRechnung-standaard geen equivalent. Alleen facturen (inclusief aanbetalings-/deelfacturen) en creditnota’s krijgen er een.

Ik zit in Zwitserland — krijg ik ook een e-factuur? Alleen als je klant niet ook in Zwitserland zit. Univents onderdrukt de XRechnung uitsluitend bij puur Zwitserse binnenlandse transacties — beide partijen in Zwitserland —, omdat daar de QR-factuur de gebruikelijke standaard is. Verkoop je aan klanten buiten Zwitserland, in welk land dan ook, dan krijg je zoals gewoonlijk een e-factuur.

Wat betekent de melding „E-factuur onvolledig”? Voor de e-factuur ontbreekt een verplicht gegeven, bijvoorbeeld je btw-id/belastingnummer of het adres van de klant. De lijst in de melding noemt precies wat er ontbreekt. Het uitgeven en versturen van de factuur wordt hierdoor niet beïnvloed — alleen de e-factuur zelf blijft onvolledig totdat het gegeven is aangevuld.

Ik heb een oudere factuur — krijg ik daarvoor ook een e-factuur? Ja. Open het document en klik op de downloadlink — Univents maakt de e-factuur bij de eerste aanvraag aan.

Waar vul ik mijn btw-id of belastingnummer alsnog in? Onder Instellingen → Bedrijf in het gedeelte met belastinggegevens. Meer details vind je onder Bedrijfsgegevens beheren.