Fatura eletrónica (XRechnung) para faturas e notas de crédito
Neste artigo fica a saber onde encontrar a fatura eletrónica (XML XRechnung) de uma fatura ou nota de crédito, como anexá-la automaticamente aos e-mails para clientes e o que significa o aviso «Fatura eletrónica incompleta».
Para cada fatura, nota de crédito e fatura de adiantamento/parcial emitida, o Univents cria automaticamente, além do habitual PDF, uma fatura eletrónica no formato XRechnung (um ficheiro XML conforme a norma europeia EN 16931). Este artigo indica onde a encontrar, como anexá-la automaticamente aos e-mails para clientes e o que fazer quando o Univents alerta para dados em falta.
No vídeo é mostrado como emitir uma fatura, transferir a fatura eletrónica em XML e registar os dados do cliente, como o número de devedor e a Leitweg-ID.
Os passos individuais também estão descritos por escrito abaixo.
O que é uma fatura eletrónica?
Uma fatura eletrónica não é um ficheiro PDF, mas um conjunto de dados estruturado e legível por máquina (XML). Os programas de contabilidade conseguem lê-lo automaticamente, sem que ninguém tenha de digitar valores à mão. Na Alemanha, as empresas têm de conseguir receber faturas eletrónicas de outras empresas desde 1 de janeiro de 2025; a obrigação de emitir faturas eletrónicas é introduzida de forma escalonada a partir de 1 de janeiro de 2027 (para empresas com um volume de negócios do ano anterior superior a 800 000 €) e de 1 de janeiro de 2028 (para todas as operações B2B). O Univents gera o ficheiro desde já para cada documento, independentemente disso — se e quando é entregue aos clientes fica ao critério de cada um. Isto não constitui aconselhamento fiscal; em caso de dúvidas sobre a obrigação concreta, recomenda-se contactar o consultor fiscal.
Para que documentos existe uma fatura eletrónica?
- Faturas — incluindo faturas de adiantamento e parciais.
- Notas de crédito.
- Orçamentos e guias de remessa não têm fatura eletrónica — não existe equivalente na norma XRechnung.
- Operações puramente nacionais na Suíça (a empresa E o cliente, ambos na Suíça) também não recebem XRechnung — aí aplica-se a QR-Rechnung, e não um formato EN 16931. Se apenas um dos lados estiver fora da Suíça — seja em que país for —, é gerada uma fatura eletrónica normalmente.
Também existe fatura eletrónica para faturas e notas de crédito emitidas antes desta funcionalidade: o Univents gera-a na primeira transferência.
Transferir a fatura eletrónica
No documento (backoffice): abrir a fatura ou nota de crédito emitida no editor de documentos. Junto à área do PDF encontra-se a ligação Transferir fatura eletrónica em XML.
No portal do cliente: na página de detalhe da fatura ou nota de crédito no portal do cliente (EventHub), os clientes encontram, junto a Transferir PDF, o botão Fatura eletrónica em XML.
Anexar a fatura eletrónica aos e-mails para clientes
Por predefinição, o Univents não anexa automaticamente a fatura eletrónica ao e-mail para o cliente — o ficheiro está sempre disponível para transferência no documento e no portal do cliente. Para que seja enviada automaticamente:
- Abrir Definições → Documentos financeiros.
- Ativar o interruptor Anexar e-fatura aos e-mails para clientes.
A partir daí, o ficheiro XML segue automaticamente, como segundo anexo a par do PDF, em cada envio de uma fatura ou nota de crédito.
Ver já no rascunho o que falta
Não é preciso esperar pela emissão: enquanto uma fatura ou nota de crédito ainda for um Rascunho, o Univents verifica continuamente no editor de documentos se existe tudo o que é necessário para uma fatura eletrónica válida.
- Se faltar algo, surge o aviso Falta ainda para a fatura eletrónica: com os dados em falta em linguagem clara, por exemplo «Código postal do comprador» ou «Número de telefone do emitente». Acima de cada um indica-se onde introduzir o dado: no contacto do destinatário, nas definições, em Empresa (com ligação, que abre num novo separador) ou neste documento (por exemplo, o prazo de pagamento).
- Se estiver tudo completo, aparece simplesmente Fatura eletrónica completa.
- O número e a data da fatura nunca aparecem na lista — ambos são atribuídos automaticamente pelo Univents na emissão.
- O aviso atualiza-se assim que se escolhe outro destinatário ou se edita a morada do contacto. Se os dados da empresa tiverem sido completados noutro separador, basta voltar ao documento.
Também aqui: o aviso não bloqueia nada. A fatura pode ser emitida e enviada a qualquer momento, mesmo que ainda falte algo.
Quando faltam dados: «Fatura eletrónica incompleta»
Uma fatura eletrónica exige alguns dados obrigatórios que um PDF normal não exige necessariamente — por exemplo, o NIF-IVA ou número fiscal, ou a morada completa do cliente. Se faltar algum, a fatura é emitida e enviada normalmente — a emissão nunca é bloqueada. No documento surge, em vez disso, por baixo da ligação de transferência, o aviso Fatura eletrónica incompleta com uma lista dos dados em falta.
Consoante o que faltar, o dado é completado num destes dois locais:
- Dados próprios (NIF-IVA, número fiscal, morada, IBAN) — em Definições → Empresa.
- Morada do cliente — nos dados de base do contacto do cliente, em Contactos.
Depois de completado o dado, o aviso no documento em causa não é atualizado automaticamente de forma retroativa — transferir novamente a fatura eletrónica assim que o dado estiver completo.
- Número de telefone da empresa — a fatura eletrónica exige-o obrigatoriamente (no mínimo três dígitos). Definições → Empresa.
Referência do comprador e Leitweg-ID
Cada fatura eletrónica contém uma referência do comprador. Nas faturas a entidades públicas, é a Leitweg-ID atribuída pela entidade — sem ela, o portal de faturação do setor público rejeita a fatura. Introduzi-la no contacto, em Referência do comprador / Leitweg-ID.
Para clientes empresariais, o mesmo campo pode ser usado para uma referência de encomenda ou de cliente que o cliente queira ver na fatura. Se o campo ficar vazio, o Univents preenche automaticamente o número do documento — nas faturas entre empresas, isto é admissível.
Perguntas frequentes
Tenho de anexar a fatura eletrónica a todas as faturas? Não. O ficheiro é sempre gerado e pode ser transferido, mas só segue automaticamente com o e-mail para o cliente se o interruptor em Definições → Documentos financeiros estiver ativado. Sem o interruptor ativado, os clientes continuam a receber apenas o PDF por e-mail — se necessário, podem transferir eles próprios a fatura eletrónica no portal do cliente.
Os orçamentos e as guias de remessa também recebem fatura eletrónica? Não, na norma XRechnung não existe equivalente. Só as faturas (incluindo faturas de adiantamento/parciais) e as notas de crédito a recebem.
Estou na Suíça — também recebo fatura eletrónica? Só se o cliente não estiver igualmente na Suíça. O Univents suprime a XRechnung exclusivamente em operações puramente nacionais na Suíça — ambos os lados na Suíça —, porque aí a QR-Rechnung é o padrão habitual. Nas vendas a clientes fora da Suíça, seja em que país for, recebe-se uma fatura eletrónica como é habitual.
O que significa o aviso «Fatura eletrónica incompleta»? Falta um dado obrigatório para a fatura eletrónica, por exemplo o NIF-IVA/número fiscal ou a morada do cliente. A lista no aviso indica exatamente o que falta. A emissão e o envio da fatura não são afetados — apenas a própria fatura eletrónica fica incompleta até o dado ser completado.
Tenho uma fatura mais antiga — recebo também uma fatura eletrónica? Sim. Abrir o documento e clicar na ligação de transferência — o Univents gera a fatura eletrónica no primeiro acesso.
Onde completo o NIF-IVA ou o número fiscal? Em Definições → Empresa, na secção de informações fiscais. Mais detalhes em Gerir os dados da empresa.