Facture électronique (XRechnung) pour les factures et les avoirs

Pour chaque Facture, chaque Avoir et chaque facture d’acompte/partielle émis, Univents génère automatiquement, en plus du PDF habituel, une facture électronique au format XRechnung (un fichier XML conforme à la norme européenne EN 16931). Cet article vous montre où la trouver, comment la joindre automatiquement aux e-mails clients et que faire lorsque Univents signale des informations manquantes.

La vidéo montre comment émettre une facture, télécharger la facture électronique en XML et enregistrer les données client, comme le numéro de compte client et la Leitweg-ID.

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Vous retrouvez aussi les différentes étapes par écrit ci-dessous.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique n’est pas un fichier PDF, mais un jeu de données structuré et lisible par machine (XML). Les logiciels de comptabilité peuvent le lire automatiquement, sans que personne n’ait à saisir les montants à la main. En Allemagne, les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques d’autres entreprises depuis le 1er janvier 2025 ; l’obligation d’émettre soi-même des factures électroniques s’applique de façon échelonnée à partir du 1er janvier 2027 (pour les entreprises dont le chiffre d’affaires de l’année précédente dépasse 800 000 €), puis du 1er janvier 2028 (pour toutes les opérations B2B). Univents génère déjà le fichier pour chaque document, indépendamment de ces échéances ; c’est à vous de décider si et quand vous le transmettez à vos clients. Ceci ne constitue pas un conseil fiscal ; pour toute question sur votre obligation concrète, adressez-vous à votre conseiller fiscal.

Quels documents ont une facture électronique ?

• Factures — y compris les factures d’acompte et les factures partielles.
• Avoirs.
• Les devis et les bons de livraison n’ont pas de facture électronique — la norme XRechnung ne prévoit aucun équivalent pour eux.
• Les opérations purement nationales en Suisse (votre entreprise ET le client sont tous deux en Suisse) n’ont pas non plus de XRechnung — c’est la facture QR qui s’applique, et non un format EN 16931. Dès qu’une seule des deux parties est établie en dehors de la Suisse, quel que soit le pays, une facture électronique est générée normalement.

Les factures et avoirs émis avant cette fonctionnalité ont eux aussi une facture électronique : Univents la génère lors du premier téléchargement.

Télécharger la facture électronique

Dans le document (back-office) : ouvrez la facture ou l’avoir émis dans l’éditeur de documents. À côté de la zone PDF, vous trouverez le lien Télécharger la facture électronique en XML.

Dans le portail client : vos clients trouvent, sur la page de détail de la facture ou de l’avoir dans le portail client (EventHub), le bouton Facture électronique au format XML à côté de Télécharger le PDF.

Joindre la facture électronique aux e-mails clients

Par défaut, Univents ne joint pas automatiquement la facture électronique à l’e-mail client — le fichier reste de toute façon toujours téléchargeable dans le document et dans le portail client. Si vous souhaitez qu’elle soit envoyée automatiquement :

1. Ouvrez Paramètres → Documents financiers.
2. Activez l’option Joindre la facture électronique aux e-mails clients.

À partir de là, le fichier XML est automatiquement joint, comme deuxième pièce jointe à côté du PDF, à chaque envoi d’une facture ou d’un avoir.

Voir dès le brouillon ce qui manque

Inutile d’attendre l’émission : tant qu’une facture ou un avoir est encore un Brouillon, Univents vérifie en continu dans l’éditeur de documents si tout est réuni pour une facture électronique valide.

• S’il manque quelque chose, vous voyez l’indication Il manque encore pour la facture électronique : suivie des informations manquantes en clair, par exemple « Code postal de l'acheteur » ou « Numéro de téléphone de l'émetteur ». Au-dessus de chaque groupe, un libellé indique où saisir l’information : dans le contact du destinataire, dans les paramètres, sous Entreprise (avec un lien qui s’ouvre dans un nouvel onglet) ou sur ce document (par exemple le délai de paiement).
• Si tout est complet, vous voyez simplement Facture électronique complète.
• Le numéro et la date de la facture n’apparaissent jamais dans la liste — Univents attribue les deux automatiquement lors de l’émission.
• L’indication se met à jour dès que vous choisissez un autre destinataire ou modifiez l’adresse du contact. Si vous avez complété les données de votre entreprise dans un autre onglet, il suffit de revenir dans le document.

Là encore : l’indication ne bloque rien. Vous pouvez émettre et envoyer la facture à tout moment, même s’il manque encore quelque chose.

Quand des informations manquent : « Facture électronique incomplète »

Une facture électronique exige quelques mentions obligatoires qu’un PDF classique ne requiert pas nécessairement — par exemple votre numéro de TVA ou votre numéro fiscal, ou l’adresse complète du client. S’il en manque une, la facture est tout de même émise et envoyée normalement — l’émission n’est jamais bloquée. À la place, le document affiche sous le lien de téléchargement l’indication Facture électronique incomplète, avec la liste des informations manquantes.

Selon ce qui manque, vous complétez l’information à l’un de ces deux endroits :

• Vos propres informations (numéro de TVA, numéro fiscal, adresse, IBAN) — sous Paramètres → Entreprise.
• Adresse du client — dans les données de base du contact du client, sous Contacts.

Une fois l’information ajoutée, l’indication ne se met pas à jour rétroactivement et automatiquement sur le document concerné — téléchargez à nouveau la facture électronique dès que l’information est complétée.

• Numéro de téléphone de l’entreprise — la facture électronique l’exige impérativement (au moins trois chiffres). Paramètres → Entreprise.

Référence acheteur et Leitweg-ID

Chaque facture électronique porte une référence acheteur. Pour les factures adressées à des administrations, il s’agit de la Leitweg-ID que l’administration vous a attribuée — sans elle, le portail de facturation du secteur public rejette la facture. Saisissez-la dans le contact sous Référence acheteur / Leitweg-ID.

Pour les clients professionnels, vous pouvez utiliser ce même champ pour une référence de commande ou de client que le client souhaite voir figurer sur la facture. Si vous laissez le champ vide, Univents insère automatiquement le numéro du document — ce qui est admis pour les factures entre entreprises.

Questions fréquentes

Dois-je joindre la facture électronique à chaque facture ? Non. Le fichier est toujours généré et téléchargeable, mais il n’est joint automatiquement à l’e-mail client que si vous activez l’option sous Paramètres → Documents financiers. Sans cette option, les clients ne reçoivent toujours que le PDF par e-mail — ils peuvent, si besoin, télécharger eux-mêmes la facture électronique dans le portail client.

Les devis et les bons de livraison ont-ils aussi une facture électronique ? Non, la norme XRechnung ne prévoit aucun équivalent. Seules les factures (y compris les factures d’acompte/partielles) et les avoirs en ont une.

Je suis établi en Suisse — ai-je aussi une facture électronique ? Seulement si votre client n’est pas lui aussi établi en Suisse. Univents ne supprime le XRechnung que pour les opérations purement nationales en Suisse — les deux parties en Suisse — car la facture QR y est la norme usuelle. Si vous vendez à des clients en dehors de la Suisse, quel que soit le pays, vous obtenez une facture électronique comme d’habitude.

Que signifie l’indication « Facture électronique incomplète » ? Il manque une mention obligatoire pour la facture électronique, par exemple votre numéro de TVA/numéro fiscal ou l’adresse du client. La liste dans l’indication précise exactement ce qui manque. L’émission et l’envoi de la facture n’en sont pas affectés — seule la facture électronique elle-même reste incomplète tant que l’information n’est pas ajoutée.

J’ai une ancienne facture — obtiens-je aussi une facture électronique ? Oui. Ouvrez le document et cliquez sur le lien de téléchargement — Univents génère la facture électronique lors du premier appel.

Où saisir mon numéro de TVA ou mon numéro fiscal ? Sous Paramètres → Entreprise, dans la section consacrée aux informations fiscales. Vous trouverez plus de détails sous Gérer les données de l’entreprise.