Factura electrónica (XRechnung) para facturas y notas de crédito

Por cada factura, nota de crédito y factura de anticipo o parcial emitida, Univents genera automáticamente, además del PDF habitual, una factura electrónica en formato XRechnung (un archivo XML conforme al estándar europeo EN 16931). Este artículo te muestra dónde encontrarla, cómo adjuntarla automáticamente a los correos a clientes y qué hacer cuando Univents te avisa de que faltan datos.

En el vídeo ves cómo emitir una factura, descargar la factura electrónica como XML y registrar los datos del cliente, como el número de deudor y el Leitweg-ID.

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Los pasos también los tienes por escrito a continuación.

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica no es un archivo PDF, sino un conjunto de datos estructurado y legible por máquina (XML). Los programas de contabilidad pueden leerlo automáticamente, sin que nadie tenga que teclear importes a mano. En Alemania, las empresas deben poder recibir facturas electrónicas de otras empresas desde el 1 de enero de 2025; la obligación de emitir facturas electrónicas se introduce de forma escalonada a partir del 1 de enero de 2027 (para empresas con una facturación del ejercicio anterior superior a 800.000 €) y del 1 de enero de 2028 (para todas las operaciones B2B). Univents genera el archivo de todos modos para cada documento desde ya: tú decides si se lo entregas a tus clientes y cuándo. Esto no es asesoramiento fiscal; si tienes dudas sobre tu obligación concreta, consulta con tu asesor fiscal.

¿Qué documentos tienen factura electrónica?

• Facturas, incluidas las facturas de anticipo y parciales.
• Notas de crédito.
• Los presupuestos y los albaranes no tienen factura electrónica: el estándar XRechnung no contempla un equivalente para ellos.
• Operaciones puramente nacionales suizas (tu empresa Y el cliente, ambos en Suiza) tampoco reciben XRechnung: allí se aplica la factura QR, que no es un formato EN 16931. Si al menos una de las partes está fuera de Suiza, sea en el país que sea, se genera una factura electrónica con normalidad.

También las facturas y notas de crédito emitidas antes de que existiera esta función tienen factura electrónica: Univents la genera en la primera descarga.

Descargar la factura electrónica

En el documento (backoffice): abre la factura o nota de crédito emitida en el editor de documentos. Junto a la zona del PDF encontrarás el enlace Descargar factura electrónica como XML.

En el portal de clientes: tus clientes encuentran, en la página de detalle de la factura o nota de crédito del portal de clientes (EventHub), el botón Factura electrónica en XML junto a Descargar PDF.

Adjuntar la factura electrónica a los correos a clientes

Por defecto, Univents no adjunta automáticamente la factura electrónica al correo al cliente; el archivo, en cualquier caso, siempre se puede descargar desde el documento y desde el portal de clientes. Si quieres que se envíe automáticamente:

1. Abre Ajustes → Documentos financieros.
2. Activa el interruptor Adjuntar la factura electrónica a los correos a clientes.

A partir de ese momento, el archivo XML se enviará automáticamente como segundo adjunto junto al PDF cada vez que envíes una factura o nota de crédito.

Ver lo que falta ya en el borrador

No tienes que esperar a haber emitido el documento: mientras una factura o nota de crédito siga siendo un borrador, Univents comprueba continuamente en el editor de documentos si hay todo lo necesario para una factura electrónica válida.

• Si falta algo, verás el aviso Para la factura electrónica aún falta: con los datos que faltan en lenguaje claro, por ejemplo «Código postal del comprador» o «Teléfono del emisor de la factura». Encima de cada grupo se indica dónde introducir el dato: en el contacto del destinatario, en los ajustes, en Empresa (con un enlace que se abre en una pestaña nueva) o en este documento (por ejemplo, el plazo de pago).
• Si todo está completo, aparece brevemente Factura electrónica completa.
• El número de factura y la fecha de factura nunca aparecen en la lista: Univents asigna ambos automáticamente al emitir.
• El aviso se actualiza en cuanto eliges otro destinatario o editas la dirección del contacto. Si has completado los datos de tu empresa en otra pestaña, basta con volver al documento.

También aquí se aplica lo mismo: el aviso no bloquea nada. Puedes emitir y enviar la factura en cualquier momento, aunque todavía falte algo.

Cuando faltan datos: «Factura electrónica incompleta»

Una factura electrónica necesita algunos datos obligatorios que un PDF normal no exige necesariamente, por ejemplo tu número de identificación a efectos del IVA o tu número fiscal, o la dirección completa del cliente. Si falta alguno, la factura se emite y se envía igualmente con normalidad: emitir nunca se bloquea. En su lugar, en el documento aparece, bajo el enlace de descarga, el aviso Factura electrónica incompleta con una lista de los datos que faltan.

Según lo que falte, completa el dato en uno de estos dos sitios:

• Tus propios datos (número de identificación a efectos del IVA, número fiscal, dirección, IBAN): en Ajustes → Empresa.
• Dirección del cliente: en los datos maestros del contacto del cliente, en Contactos.

Al completar el dato, el aviso del documento afectado no se actualiza de forma retroactiva automáticamente: vuelve a descargar la factura electrónica cuando hayas añadido el dato.

• Teléfono de la empresa: la factura electrónica lo exige obligatoriamente (al menos tres dígitos). Ajustes → Empresa.

Referencia del comprador y Leitweg-ID

Toda factura electrónica lleva una referencia del comprador. En las facturas dirigidas a administraciones públicas, es el Leitweg-ID que te ha asignado la administración; sin él, el portal de facturación del sector público rechaza la factura. Introdúcelo en el contacto, en Referencia del comprador / Leitweg-ID.

En el caso de clientes empresariales, puedes usar el mismo campo para una referencia de pedido o de cliente que el cliente quiera ver en la factura. Si dejas el campo vacío, Univents inserta automáticamente el número del documento, lo cual es admisible para facturas entre empresas.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que adjuntar la factura electrónica a todas las facturas? No. El archivo siempre se genera y se puede descargar, pero solo se envía automáticamente con el correo al cliente si activas el interruptor en Ajustes → Documentos financieros. Sin el interruptor activado, los clientes siguen recibiendo solo el PDF por correo; si lo necesitan, pueden descargar la factura electrónica ellos mismos en el portal de clientes.

¿Los presupuestos y los albaranes también tienen factura electrónica? No, el estándar XRechnung no contempla un equivalente. Solo las facturas (incluidas las facturas de anticipo y parciales) y las notas de crédito la tienen.

Estoy en Suiza, ¿tengo también factura electrónica? Solo si tu cliente no está también en Suiza. Univents suprime la XRechnung únicamente en las operaciones puramente nacionales suizas (ambas partes en Suiza), porque allí el estándar habitual es la factura QR. Si vendes a clientes fuera de Suiza, sea cual sea el país, obtienes una factura electrónica como siempre.

¿Qué significa el aviso «Factura electrónica incompleta»? Falta un dato obligatorio para la factura electrónica, por ejemplo tu número de identificación a efectos del IVA o número fiscal, o la dirección del cliente. La lista del aviso indica exactamente qué falta. Esto no afecta a la emisión ni al envío de la factura; solo la propia factura electrónica queda incompleta hasta que se añada el dato.

Tengo una factura antigua, ¿también tiene factura electrónica? Sí. Abre el documento y haz clic en el enlace de descarga: Univents genera la factura electrónica en la primera consulta.

¿Dónde añado mi número de identificación a efectos del IVA o mi número fiscal? En Ajustes → Empresa, en el apartado de información fiscal. Encontrarás más detalles en Gestionar los datos de la empresa.