Fattura elettronica (XRechnung) per fatture e note di credito
Dopo aver letto questo articolo sai dove trovare la fattura elettronica (XML XRechnung) di una fattura o di una nota di credito, come allegarla automaticamente alle e-mail ai clienti e cosa significa l’avviso «Fattura elettronica incompleta».
Per ogni Fattura, Nota di credito e fattura di acconto/parziale emessa, Univents genera automaticamente, oltre al consueto PDF, anche una fattura elettronica in formato XRechnung (un file XML conforme allo standard europeo EN 16931). Questo articolo ti mostra dove trovarla, come allegarla automaticamente alle e-mail ai clienti e cosa fare quando Univents segnala dati mancanti.
Nel video vedi come emettere una fattura, scaricare la fattura elettronica in XML e registrare i dati del cliente, come il codice debitore e il Leitweg-ID.
I singoli passaggi li trovi qui sotto anche in forma scritta.
Cos’è una fattura elettronica?
Una fattura elettronica non è un file PDF, ma un insieme di dati strutturato e leggibile da una macchina (XML). I programmi di contabilità possono leggerlo automaticamente, senza che nessuno debba digitare gli importi a mano. In Germania, dal 1° gennaio 2025 le aziende devono essere in grado di ricevere fatture elettroniche da altre aziende; l’obbligo di emettere a propria volta fatture elettroniche scatta gradualmente dal 1° gennaio 2027 (per le imprese con un fatturato dell’anno precedente superiore a 800.000 €) e dal 1° gennaio 2028 (per tutte le operazioni B2B). Univents genera il file già da ora per ogni documento, indipendentemente da questo: se e quando inoltrarlo ai clienti lo decidi tu. Questa non è consulenza fiscale; per domande sul tuo obbligo specifico rivolgiti al tuo consulente fiscale.
Per quali documenti esiste una fattura elettronica?
- Fatture — incluse le fatture di acconto e parziali.
- Note di credito.
- Preventivi e documenti di trasporto (DDT) non hanno una fattura elettronica — nello standard XRechnung non esiste un equivalente.
- Operazioni puramente interne svizzere (la tua azienda E il cliente, entrambi in Svizzera) non ricevono nemmeno una XRechnung — lì vale la QR-fattura, non un formato EN 16931. Se anche solo una delle due parti ha sede fuori dalla Svizzera — in qualsiasi paese —, la fattura elettronica viene generata normalmente.
Una fattura elettronica esiste anche per le fatture e le note di credito emesse prima di questa funzione: Univents la genera al primo download.
Scaricare la fattura elettronica
Nel documento (back office): apri la fattura o la nota di credito emessa nell’editor dei documenti. Accanto all’area PDF trovi il link Scarica fattura elettronica in XML.
Nel portale clienti: i tuoi clienti trovano, nella pagina di dettaglio della fattura o della nota di credito nel portale clienti (EventHub), accanto a Scarica PDF il pulsante Fattura elettronica in XML.
Allega la fattura elettronica alle e-mail ai clienti
Per impostazione predefinita Univents non allega automaticamente la fattura elettronica all’e-mail al cliente — il file è comunque sempre scaricabile dal documento e dal portale clienti. Se vuoi che venga inviata automaticamente:
- Apri Impostazioni → Documenti.
- Attiva l’interruttore Allega la fattura elettronica alle e-mail ai clienti.
D’ora in poi il file XML viene inviato automaticamente, come secondo allegato accanto al PDF, a ogni invio di una fattura o di una nota di credito.
Vedere già nella bozza cosa manca
Non devi aspettare di aver emesso il documento: finché una fattura o una nota di credito è ancora una Bozza, Univents controlla di continuo nell’editor se c’è tutto il necessario per una fattura elettronica valida.
- Se manca qualcosa, vedi l’avviso Per la fattura elettronica manca ancora: con i dati mancanti in chiaro, ad esempio «CAP dell’acquirente» o «Numero di telefono dell’emittente». Sopra ciascun gruppo è indicato dove inserire il dato: nel contatto del destinatario, nelle impostazioni, alla voce Azienda (con link, si apre in una nuova scheda) oppure in questo documento (ad esempio i termini di pagamento).
- Se è tutto completo, compare semplicemente Fattura elettronica completa.
- Numero e data della fattura non compaiono mai nell’elenco — entrambi vengono assegnati automaticamente da Univents all’emissione.
- L’avviso si aggiorna non appena scegli un altro destinatario o modifichi l’indirizzo del contatto. Se hai completato i dati aziendali in un’altra scheda, basta tornare al documento.
Anche qui vale: l’avviso non blocca nulla. Puoi emettere e inviare la fattura in qualsiasi momento, anche se manca ancora qualcosa.
Quando mancano dei dati: «Fattura elettronica incompleta»
Una fattura elettronica richiede alcuni dati obbligatori che un normale PDF non richiede necessariamente — ad esempio il tuo numero di identificazione IVA o il numero fiscale, oppure l’indirizzo completo del cliente. Se ne manca uno, la fattura viene comunque emessa e inviata normalmente — l’emissione non viene mai bloccata. Nel documento compare invece, sotto il link di download, l’avviso Fattura elettronica incompleta con l’elenco dei dati mancanti.
A seconda di ciò che manca, integra il dato in uno di questi due punti:
- Dati propri (numero di identificazione IVA, numero fiscale, indirizzo, IBAN) — in Impostazioni → Azienda.
- Indirizzo del cliente — nei dati anagrafici del cliente, in Contatti.
Dopo aver integrato il dato, l’avviso sul documento interessato non si aggiorna automaticamente in modo retroattivo — scarica di nuovo la fattura elettronica dopo aver aggiunto il dato.
- Numero di telefono dell’azienda — la fattura elettronica lo richiede obbligatoriamente (almeno tre cifre). Impostazioni → Azienda.
Riferimento acquirente e Leitweg-ID
Ogni fattura elettronica riporta un riferimento dell’acquirente. Per le fatture a enti pubblici è il Leitweg-ID che ti è stato assegnato dall’ente — senza di esso il portale di fatturazione della pubblica amministrazione rifiuta la fattura. Inseriscilo nel contatto, nel campo Riferimento acquirente / Leitweg-ID.
Per i clienti aziendali puoi usare lo stesso campo per un riferimento d’ordine o cliente che il cliente desidera vedere in fattura. Se lasci il campo vuoto, Univents inserisce automaticamente il numero del documento — per le fatture tra aziende è ammesso.
Domande frequenti
Devo allegare la fattura elettronica a ogni fattura? No. Il file viene sempre generato ed è scaricabile, ma viene inviato automaticamente con l’e-mail al cliente solo se attivi l’interruttore in Impostazioni → Documenti. Senza l’interruttore attivo, i clienti continuano a ricevere via e-mail solo il PDF — la fattura elettronica possono scaricarla da soli, se serve, nel portale clienti.
Anche i preventivi e i documenti di trasporto hanno una fattura elettronica? No, nello standard XRechnung non esiste un equivalente. Solo le fatture (incluse le fatture di acconto/parziali) e le note di credito ne hanno una.
Ho sede in Svizzera — ricevo anch’io una fattura elettronica? Solo se il tuo cliente non ha sede a sua volta in Svizzera. Univents sopprime la XRechnung esclusivamente per le operazioni puramente interne svizzere — entrambe le parti in Svizzera — perché lì lo standard abituale è la QR-fattura. Se vendi a clienti fuori dalla Svizzera, in qualsiasi paese, ricevi una fattura elettronica come di consueto.
Cosa significa l’avviso «Fattura elettronica incompleta»? Per la fattura elettronica manca un dato obbligatorio, ad esempio il tuo numero di identificazione IVA/numero fiscale o l’indirizzo del cliente. L’elenco nell’avviso indica esattamente cosa manca. L’emissione e l’invio della fattura non ne risentono — solo la fattura elettronica in sé resta incompleta finché il dato non viene integrato.
Ho una fattura più vecchia — ricevo una fattura elettronica anche per questa? Sì. Apri il documento e clicca sul link di download — Univents genera la fattura elettronica alla prima richiesta.
Dove inserisco il mio numero di identificazione IVA o il numero fiscale? In Impostazioni → Azienda, nella sezione delle informazioni fiscali. Maggiori dettagli in Gestire i dati aziendali.