E-faktura (XRechnung) do faktur i not kredytowych

Dla każdego wystawionego dokumentu — Faktura, Nota kredytowa lub faktura zaliczkowa/częściowa — Univents oprócz zwykłego pliku PDF automatycznie generuje także e-fakturę w formacie XRechnung (plik XML zgodny z europejską normą EN 16931). Z tego artykułu dowiesz się, gdzie ją znaleźć, jak automatycznie dołączać ją do e-maili do klientów i co zrobić, gdy Univents wskazuje na brakujące dane.

W wideo zobaczysz, jak wystawić fakturę, pobrać e-fakturę jako XML i zapisać dane klienta, takie jak numer kontrahenta i Leitweg-ID.

Odtwórz wideo2:30

Poszczególne kroki możesz też przeczytać poniżej.

Czym jest e-faktura?

E-faktura nie jest plikiem PDF, lecz ustrukturyzowanym, czytelnym maszynowo zestawem danych (XML). Programy księgowe mogą wczytać ją automatycznie, bez ręcznego przepisywania kwot. W Niemczech od 1 stycznia 2025 r. firmy muszą być w stanie odbierać e-faktury od innych firm; obowiązek samodzielnego wystawiania e-faktur wchodzi etapami: od 1 stycznia 2027 r. (dla firm z obrotem w poprzednim roku powyżej 800 000 €) oraz od 1 stycznia 2028 r. (dla wszystkich transakcji B2B). Univents generuje plik niezależnie od tego już teraz do każdego dokumentu — to Ty decydujesz, czy i kiedy przekażesz go klientom. To nie jest doradztwo podatkowe; w razie pytań o Twój konkretny obowiązek zwróć się do swojego doradcy podatkowego.

Dla jakich dokumentów powstaje e-faktura?

• Faktury — łącznie z fakturami zaliczkowymi i częściowymi.
• Noty kredytowe.
• Oferty i dowody dostawy (WZ) nie mają e-faktury — w standardzie XRechnung nie ma dla nich odpowiednika.
• Czysto szwajcarskie transakcje krajowe (Twoja firma ORAZ klient mają siedzibę w Szwajcarii) również nie otrzymują XRechnung — obowiązuje tam QR-faktura, a nie format EN 16931. Jeśli choć jedna ze stron ma siedzibę poza Szwajcarią — w dowolnym kraju — e-faktura jest generowana jak zwykle.

E-faktura jest dostępna także dla faktur i not kredytowych wystawionych przed wprowadzeniem tej funkcji: Univents generuje ją przy pierwszym pobraniu.

Pobieranie e-faktury

W dokumencie (backoffice): Otwórz wystawioną fakturę lub notę kredytową w edytorze dokumentu. Obok obszaru PDF znajdziesz link Pobierz e-fakturę jako XML.

W portalu klienta: Twoi klienci znajdą na stronie szczegółów faktury lub noty kredytowej w portalu klienta (EventHub) obok Pobierz PDF przycisk E-faktura jako XML.

Dołączanie e-faktury do e-maili do klientów

Domyślnie Univents nie dołącza e-faktury automatycznie do e-maila do klienta — plik jest niezależnie od tego zawsze dostępny do pobrania w dokumencie i w portalu klienta. Jeśli chcesz, aby był wysyłany automatycznie:

1. Otwórz Ustawienia → Dokumenty finansowe.
2. Włącz przełącznik Dołączaj e-fakturę do e-maili do klientów.

Od tego momentu plik XML przy każdej wysyłce faktury lub noty kredytowej automatycznie trafia do klienta jako drugi załącznik obok PDF.

Sprawdź już w wersji roboczej, czego brakuje

Nie musisz czekać do wystawienia: dopóki faktura lub nota kredytowa ma jeszcze status Wersja robocza, Univents na bieżąco sprawdza w edytorze dokumentu, czy są wszystkie dane potrzebne do prawidłowej e-faktury.

• Jeśli czegoś brakuje, zobaczysz komunikat Do e-faktury brakuje jeszcze: z brakującymi danymi wypisanymi wprost, na przykład „Kod pocztowy nabywcy” lub „Numer telefonu sprzedawcy”. Nad nimi podano, gdzie wpisać dane: w kontakcie odbiorcy, w ustawieniach w sekcji Firma (z linkiem, otwiera się w nowej karcie) lub w tym dokumencie (na przykład termin płatności).
• Jeśli wszystko jest kompletne, pojawia się krótko E-faktura kompletna.
• Numer faktury i data faktury nigdy nie pojawiają się na liście — obie wartości Univents nadaje automatycznie przy wystawianiu.
• Komunikat aktualizuje się, gdy wybierzesz innego odbiorcę lub zmienisz adres kontaktu. Jeśli dane firmy zostały uzupełnione w innej karcie, wystarczy wrócić do dokumentu.

Także tutaj obowiązuje: komunikat niczego nie blokuje. Fakturę możesz wystawić i wysłać w dowolnym momencie, nawet jeśli czegoś jeszcze brakuje.

Gdy brakuje danych: „E-faktura niekompletna”

E-faktura wymaga kilku obowiązkowych danych, których zwykły PDF niekoniecznie potrzebuje — na przykład Twojego identyfikatora VAT lub numeru podatkowego albo pełnego adresu klienta. Jeśli któregoś brakuje, faktura i tak zostanie wystawiona i wysłana normalnie — wystawianie nigdy nie jest blokowane. Zamiast tego w dokumencie pod linkiem do pobrania pojawia się komunikat E-faktura niekompletna z listą brakujących danych.

W zależności od tego, czego brakuje, uzupełnisz dane w jednym z dwóch miejsc:

• Własne dane (identyfikator VAT, numer podatkowy, adres, IBAN) — w Ustawienia → Firma.
• Adres klienta — w danych podstawowych kontaktu klienta w sekcji Kontakty.

Po uzupełnieniu danych komunikat w danym dokumencie nie aktualizuje się automatycznie wstecz — pobierz e-fakturę ponownie, gdy dane zostaną uzupełnione.

• Numer telefonu firmy — e-faktura bezwzględnie go wymaga (co najmniej trzy cyfry). Ustawienia → Firma.

Referencja nabywcy i Leitweg-ID

Każda e-faktura zawiera referencję nabywcy. W przypadku faktur dla urzędów jest to Leitweg-ID przydzielony Ci przez urząd — bez niego portal fakturowania administracji publicznej odrzuci fakturę. Wpisz go w kontakcie w polu Referencja nabywcy / Leitweg-ID.

W przypadku klientów firmowych możesz użyć tego samego pola na numer zamówienia lub referencję klienta, którą klient chce widzieć na fakturze. Jeśli pole zostanie puste, Univents automatycznie wstawi numer dokumentu — w fakturach między firmami jest to dopuszczalne.

Najczęstsze pytania

Czy muszę dołączać e-fakturę do każdej faktury? Nie. Plik jest zawsze generowany i dostępny do pobrania, ale automatycznie trafia do e-maila do klienta tylko wtedy, gdy włączysz przełącznik w Ustawienia → Dokumenty finansowe. Bez włączonego przełącznika klienci nadal otrzymują e-mailem tylko PDF — w razie potrzeby mogą sami pobrać e-fakturę w portalu klienta.

Czy oferty i dowody dostawy też mają e-fakturę? Nie, w standardzie XRechnung nie ma dla nich odpowiednika. E-fakturę otrzymują tylko faktury (łącznie z fakturami zaliczkowymi i częściowymi) oraz noty kredytowe.

Mam siedzibę w Szwajcarii — czy też dostanę e-fakturę? Tylko jeśli Twój klient nie ma również siedziby w Szwajcarii. Univents pomija XRechnung wyłącznie przy czysto szwajcarskich transakcjach krajowych — obie strony w Szwajcarii — ponieważ standardem jest tam QR-faktura. Jeśli sprzedajesz klientom spoza Szwajcarii, w dowolnym kraju, e-faktura jest generowana jak zwykle.

Co oznacza komunikat „E-faktura niekompletna”? Do e-faktury brakuje obowiązkowych danych, na przykład Twojego identyfikatora VAT/numeru podatkowego albo adresu klienta. Lista w komunikacie podaje dokładnie, czego brakuje. Nie ma to wpływu na wystawienie i wysłanie faktury — niekompletna pozostaje tylko sama e-faktura, dopóki dane nie zostaną uzupełnione.

Mam starszą fakturę — czy dla niej też będzie e-faktura? Tak. Otwórz dokument i kliknij link do pobrania — Univents generuje e-fakturę przy pierwszym pobraniu.

Gdzie uzupełnię swój identyfikator VAT lub numer podatkowy? W Ustawienia → Firma w sekcji z informacjami podatkowymi. Szczegóły znajdziesz w artykule Zarządzanie danymi firmy.