Gerir os dados da empresa

Em Definições > Empresa, mantêm-se todos os dados principais do workspace: do nome da empresa e da forma jurídica às informações fiscais, passando pela morada, pelos dados de contacto e pelas indicações legais. Estes dados são incluídos em orçamentos, faturas e outros documentos.

Aceder à página

1. Clicar em Definições na navegação à esquerda.
2. Na barra lateral, na secção Univents, selecionar Empresa.
3. A página mostra o formulário com oito áreas: Dados gerais, Informações fiscais, Dados bancários, Contabilidade, Avaliações de clientes, Morada, Contacto e Informação legal.

Dados gerais

Na área Dados gerais preenchem-se os dois dados essenciais:

• Nome da empresa — o nome completo da empresa, p. ex. «Empresa Exemplo, Lda.». Este nome aparece em todos os documentos emitidos.
• Forma jurídica — escolher no menu pendente a opção adequada: GmbH, UG (haftungsbeschränkt), GbR, OHG, KG, AG, Einzelunternehmen, Freiberufler ou Sonstige.

O nome da empresa não é o nome do workspace. O nome da empresa indicado aqui é impresso em orçamentos, faturas e guias de remessa. O nome que aparece no cabeçalho, na barra de navegação (breadcrumbs) e no seletor entre vários workspaces é o Nome do workspace, que se altera em Definições > Workspace. Os dois podem ser diferentes: internamente «Equipa de catering», na fatura «Empresa Exemplo, Lda.».

Mudar o nome do workspace

1. Clicar em Definições na navegação à esquerda.
2. Na barra lateral, em Geral, escolher Workspace (na vista geral das definições, é o cartão Workspace).
3. Introduzir o novo nome no campo Nome do workspace e clicar em Guardar workspace.

O nome pode ser alterado por todos os proprietários e administradores com a permissão «Editar definições»; os restantes utilizadores veem-no apenas em modo de leitura. O endereço web (a abreviatura no URL) continua a poder ser alterado apenas pelo proprietário original.

O novo nome aparece de imediato no cabeçalho e no seletor de workspaces. O endereço do workspace não muda — os links guardados e os marcadores continuam a funcionar.

Informações fiscais

1. No campo Número fiscal, introduzir o número fiscal atribuído pelas Finanças (o formato varia consoante o estado federado, p. ex. «123/456/78901»).
2. Se existir, indicar no campo N.º de IVA intracomunitário o número de identificação para efeitos de IVA (formato «DE123456789»).
3. Em caso de enquadramento como pequeno empresário, ativar o interruptor Pequeno empresário nos termos do §19 UStG. O Univents deixa então de discriminar IVA nas faturas.

Dados bancários

Na área Dados bancários, registam-se o Banco, o IBAN e o BIC da empresa.

Contabilidade

Na área Contabilidade, é possível indicar uma Conta de adiantamentos opcional (p. ex. «1718» segundo o SKR03 ou «3270» segundo o SKR04). Na exportação DATEV, o Univents lança nesta conta os adiantamentos recebidos e as linhas de dedução.

Avaliações de clientes

Na área Avaliações de clientes, indica-se um Link de avaliação do Google público. O Univents disponibiliza este link aos clientes satisfeitos após o evento, no portal e no e-mail de seguimento (loop). Se o campo ficar vazio, é solicitado apenas feedback interno.

Morada

1. Utilizar o campo Pesquisar morada para encontrar uma morada através de preenchimento automático — os campos Rua, Código postal, Local e País são preenchidos automaticamente.
2. Em alternativa, os quatro campos podem ser preenchidos manualmente ou corrigidos posteriormente.

A morada é utilizada, entre outros, no aviso legal e em orçamentos e faturas.

Dados de contacto e informação legal

Na secção Contacto, registam-se o Telefone, o Telemóvel, o Fax, o E-mail e o Website da empresa.

Na secção Informação legal, preenchem-se:

• Número de registo comercial e Tribunal de registo (p. ex. «HRB 12345» / «Amtsgericht Berlin-Charlottenburg») — dados obrigatórios nas faturas das sociedades registadas.
• URL do aviso legal — link para a página do aviso legal do website.
• Gerentes — introduzir o nome e premir Enter para o adicionar como etiqueta. É possível adicionar vários. Para remover uma entrada, clicar no X junto ao nome.

Por fim, clicar em Guardar para aplicar todas as alterações.

Perguntas frequentes

É preciso preencher todos os campos? Não. O único campo obrigatório é o nome da empresa. Todos os outros dados são opcionais, mas dados mais completos garantem documentos juridicamente seguros.

Sou pequeno empresário — o que muda nas faturas? Com o interruptor Pequeno empresário nos termos do §19 UStG ativo, as faturas não mostram IVA discriminado. Em vez disso, é acrescentada a menção correspondente.

As alterações são aplicadas de imediato aos documentos existentes? Não. Os documentos já criados mantêm os dados guardados. Os novos documentos utilizam automaticamente as definições atuais.

Como se introduzem vários gerentes? Introduzir os nomes um a um no campo de texto de Gerentes e premir Enter após cada um. Também é possível confirmar um nome já escrito através do botão Adicionar.