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Unternehmensdaten pflegen

Nach diesem Artikel hast du Firmenname, Adresse, Steuer- und Rechnungsangaben deines Workspaces vollständig hinterlegt.

Unter Einstellungen > Unternehmen pflegst du alle zentralen Stammdaten deines Workspaces: von Firmenname und Rechtsform über Steuerinformationen bis hin zu Adresse, Kontaktdaten und rechtlichen Angaben. Diese Daten fließen in Angebote, Rechnungen und andere Dokumente ein.

Unternehmensdaten pflegen

Seite aufrufen

  1. Klicke in der linken Navigation auf Einstellungen.
  2. In der Seitenleiste findest du den Abschnitt Univents — dort wähle Unternehmen.
  3. Die Seite zeigt das Formular mit fünf Bereichen: Grunddaten, Steuerinformationen, Adresse, Kontakt und Rechtliches.

Grunddaten

Im Bereich Grunddaten trägst du die beiden wichtigsten Eckdaten ein:

  • Firmenname — der vollständige Name deines Unternehmens, z. B. "Muster GmbH". Dieser Name erscheint auf allen ausgehenden Dokumenten.
  • Rechtsform — wähle aus dem Dropdown die passende Option: GmbH, UG (haftungsbeschränkt), GbR, OHG, KG, AG, Einzelunternehmen, Freiberufler oder Sonstige.

Steuerinformationen

  1. Trage im Feld Steuernummer deine vom Finanzamt vergebene Steuernummer ein (Format je Bundesland unterschiedlich, z. B. "123/456/78901").
  2. Falls vorhanden, gib im Feld USt-IdNr. deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein (Format "DE123456789").
  3. Bist du Kleinunternehmer nach §19 UStG, aktiviere den Schalter Kleinunternehmer nach §19 UStG. Univents weist dann auf Rechnungen keine Umsatzsteuer aus.

Adresse

  1. Nutze das Feld Adresse suchen, um eine Adresse per Autocomplete zu finden — die Felder Straße, PLZ, Ort und Land werden automatisch befüllt.
  2. Alternativ kannst du alle vier Felder manuell ausfüllen oder nachträglich korrigieren.

Die Adresse wird u. a. im Impressum und auf Angeboten und Rechnungen verwendet.

Kontaktdaten und Rechtliches

Im Abschnitt Kontakt hinterlegst du Telefon, Mobil, Fax, E-Mail und Website des Unternehmens.

Im Abschnitt Rechtliches pflegst du:

  • Handelsregisternummer und Amtsgericht (z. B. "HRB 12345" / "Amtsgericht Berlin-Charlottenburg") — Pflichtangaben auf Rechnungen für eingetragene Gesellschaften.
  • Impressum-URL — Link zur Impressumsseite deiner Website.
  • Geschäftsführer — Namen eingeben und Enter drücken, um sie als Tags hinzuzufügen. Mehrere Einträge sind möglich. Einen Eintrag entfernst du mit dem X neben dem Namen.

Klicke abschließend auf Speichern, damit alle Änderungen übernommen werden.

Häufige Fragen

Muss ich alle Felder ausfüllen? Nein. Pflichtfeld ist lediglich der Firmenname. Alle anderen Angaben sind optional, aber vollständigere Daten sorgen für rechtssichere Dokumente.

Ich bin Kleinunternehmer — was ändert sich auf Rechnungen? Ist der Schalter Kleinunternehmer nach §19 UStG aktiv, erscheint auf Rechnungen kein Umsatzsteuer-Ausweis. Stattdessen wird ein entsprechender Hinweis ergänzt.

Werden Änderungen sofort auf bestehende Dokumente angewendet? Nein. Bereits erstellte Dokumente behalten ihre gespeicherten Daten. Neue Dokumente verwenden automatisch die aktuellen Einstellungen.

Wie trage ich mehrere Geschäftsführer ein? Namen nacheinander ins Textfeld bei Geschäftsführer eingeben und jeweils Enter drücken. Über die Schaltfläche Hinzufügen kannst du einen eingetippten Namen ebenfalls bestätigen.