QR-Rechnung für die Schweiz einrichten

Nach diesem Artikel weißt du, wie du den Schweizer QR-Zahlteil an deine Rechnungen anhängst, was du dafür hinterlegen musst und wann kein Zahlteil erscheint.

Mit der QR-Rechnung hängt Univents an jede Rechnung auf Wunsch den Schweizer QR-Zahlteil an. Das ist eine zusätzliche letzte Seite mit Empfangsschein und Zahlteil samt Swiss QR Code, Trennlinie mit Schere und dem Hinweis „Vor der Einzahlung abzutrennen". Dein Kunde scannt den Code im E-Banking oder zahlt am Schalter ein. Betrag, Konto und Referenz sind schon ausgefüllt.

Das brauchst du

Währung CHF oder EUR für deinen Workspace.
Eine Schweizer oder Liechtensteiner IBAN oder eine QR-IBAN.
Firmenname, PLZ, Ort und Land in deinen Firmendaten.

So richtest du es ein

Öffne Einstellungen → Unternehmen und gehe zum Bereich Bankverbindung.
Trage deine IBAN ein. Hast du eine QR-IBAN von deiner Bank, trägst du sie im Feld QR-IBAN (optional) ein.
Gib bei Bedarf die BESR-ID (von eurer Bank, optional) ein. Das Feld erscheint nur, wenn eine QR-IBAN hinterlegt ist.
Schalte QR-Zahlteil an Rechnungen anhängen ein.
Speichere die Firmendaten.

Der Schalter bleibt ausgegraut, solange etwas fehlt. Der Hinweis darunter nennt genau, was noch fehlt, zum Beispiel PLZ, Ort, Land oder eine passende IBAN.

QR-IBAN oder normale IBAN

Mit QR-IBAN bekommt jede Rechnung eine QR-Referenz (27 Ziffern). Diese Variante bevorzugen die meisten Schweizer Banken.
Mit normaler IBAN bekommt jede Rechnung eine RF-Referenz (Creditor Reference nach ISO 11649).

Hast du eine QR-IBAN versehentlich ins normale IBAN-Feld getippt, erkennt Univents das und behandelt sie als QR-IBAN. Steht dagegen eine normale IBAN im Feld QR-IBAN (optional), zeigt Univents dir einen Fehler. Eine QR-IBAN hat an Stelle 5 bis 9 eine Zahl zwischen 30000 und 31999.

BESR-ID

Die BESR-ID brauchst du nur, wenn deine Bank sie vorgibt. Sie hat meist 6 Ziffern und steht in deinem E-Banking. Univents setzt sie an den Anfang der QR-Referenz.

Was dein Kunde bekommt

Eine zusätzliche letzte Seite im Rechnungs-PDF mit Empfangsschein und Zahlteil.
Als Betrag steht der offene Betrag zum Zeitpunkt, an dem das PDF erstellt wird. Bereits bezahlte Teilbeträge und Teil-Gutschriften sind abgezogen.
Die Referenz bleibt gleich, wenn das PDF neu erstellt wird. Sie ändert sich nie.
Als Zusatzinformation steht die Rechnungsnummer auf dem Zahlteil.

Wann kein Zahlteil erscheint

In der Vorschau eines Entwurfs ohne Rechnungsnummer.
Bei einer Rechnung, die bereits bezahlt ist (offener Betrag 0).
Bei einer stornierten Rechnung.
Wenn Firmendaten fehlen oder die Bankverbindung nicht passt.

Fehlt der Zahlteil, obwohl der Schalter eingeschaltet ist, steht auf der Rechnung ein Hinweis mit dem Grund. Der Zahlteil fällt nie stillschweigend weg.

Wechselst du nach dem ersten Zahlteil von einer QR-IBAN zu einer normalen IBAN (oder umgekehrt), passt die bereits vergebene Referenz nicht mehr zum Konto. Für diese Rechnung erscheint dann kein neuer Zahlteil, der Hinweis erklärt das.

Gut zu wissen

Mahnungen hängen das ursprüngliche Rechnungs-PDF an. Der Zahlteil darin zeigt den Betrag zum Zeitpunkt der Rechnung.
Der automatische Abgleich eingehender Zahlungen über die Referenz ist noch nicht verfügbar. Zahlungen ordnest du weiterhin wie gewohnt zu.
Der Chat kann deine Bankverbindung ändern, aber erst, nachdem du die Änderung bestätigt hast.

Mehr zu den Firmendaten findest du im Artikel Unternehmensdaten pflegen.